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Admins können Benutzer auf drei Arten zu absentify hinzufügen: manuelle Eingabe, Excel-Import oder Microsoft Teams/Entra ID-Gruppensynchronisierung. Planabhängige Import- und Willkommens-E-Mail-Optionen vergleichst du in der Plan-Feature-Matrix. Wenn du einen Benutzer mit E-Mail einzeln hinzufügst, wählst du, wann die Person Zugriff erhält. Im Excel-Import setzt du Konto Aktiviert pro Zeile auf Aktiv oder Inaktiv. Lass die Zelle leer, um den Benutzer als Inaktiv zu erstellen.

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Checkliste vor dem Hinzufügen von Benutzern

Bevor du Benutzer zu absentify einlädst, solltest du einige grundlegende Einstellungen überprüfen und anpassen, damit alles korrekt funktioniert und den Richtlinien deines Unternehmens entspricht. Diese Schritte solltest du vor dem Einladen neuer Benutzer abschließen. Sie sorgen dafür, dass Anmeldung, Abwesenheitsberechnung und Organisationsstruktur korrekt eingerichtet sind.
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Datenschutzeinstellungen aktualisieren

Gehe zu den Datenschutzeinstellungen und passe sie an die internen Richtlinien deines Unternehmens an.
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Bevorzugte Anmeldemethode festlegen

Navigiere zu Authentifizierung und lege fest, ob sich Benutzer mit Microsoft 365 oder per E-Mail (Magic Link) anmelden sollen.
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Feiertagskalender hinzufügen

Gehe zu den Feiertagskalendern und füge alle relevanten Kalender hinzu.
Diese werden später einzelnen Benutzern zugewiesen.
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Abwesenheitsarten anlegen

Erstelle unter Abwesenheitsarten alle Abwesenheitsarten, die in deinem Unternehmen erlaubt sind.
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Kontingente und Regeln erstellen und verknüpfen

Falls dein Unternehmen abziehbare Abwesenheiten (z. B. Urlaub) anbietet, gehe zu Kontingente, lege diese an und verknüpfe sie mit den entsprechenden Abwesenheitsarten.
Lege anschließend die Kontingentregeln an, die deine Policies abbilden, zum Beispiel einen Standardvertrag und einen Teilzeitvertrag. Lege die Regeln an, die du zuweisen willst, bevor du jemanden einlädst. Oder plane Manuell verwalten für Benutzer, deren Beträge du selbst setzt.
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Abteilungen erstellen

Erstelle unter Abteilungen alle Abteilungen, die in deinem Unternehmen genutzt werden.
Diese Einstellung ist besonders wichtig für den Benutzerimport oder die Entra-ID-Synchronisation.
Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedlichen Policies folgen, lege in der Abteilungskonfiguration die Kontingentregeln für neue Mitarbeiter fest. Neue Benutzer erhalten dann automatisch die passende Regel oder Manuell verwalten vorausgewählt.
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Standard-Benutzereinstellungen festlegen

Lege unter Standard-Benutzereinstellungen die Werte fest, die automatisch für neue Benutzer übernommen werden.
So sparst du dir manuelle Anpassungen später.
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Arbeitszeiten festlegen

Definiere die Standard-Arbeitszeiten für dein Unternehmen in den Allgemeinen Einstellungen.
Diese Zeiten werden automatisch allen neuen Benutzern zugewiesen.Falls erforderlich, kannst du die Arbeitszeiten einzelner Benutzer später über die Einstellungen zum Arbeitszeitplan anpassen.

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So fügst du Benutzer hinzu

Wenn du dich per E-Mail (statt mit Microsoft 365) registriert hast, musst du zuerst deine E-Mail-Adresse bestätigen, bevor du Benutzer einladen oder importieren kannst. Wenn du einlädst oder importierst, öffnet absentify Bestätige deine E-Mail-Adresse. Der Dialog enthält Danach wird deine Einladung versendet. oder Danach wird dein Import fortgesetzt. Nach der Bestätigung wird die Einladung oder der Import fortgesetzt.

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1. Benutzer einzeln hinzufügen

Verwende die manuelle Eingabe, wenn du schnell einen einzelnen Benutzer hinzufügen möchtest — perfekt für einmalige Ergänzungen oder kleine Teams.
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Zu „Benutzer“ navigieren

  • Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke am Ende der Liste auf Einen neuen Benutzer einladen.
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Benutzerdetails ausfüllen

  • E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse ein (Pflichtfeld).
    • Für Microsoft 365-Anmeldung: Die E-Mail muss mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein.
    • Für E-Mail-Anmeldung (Magic Link): Jede gültige E-Mail-Adresse ist nutzbar.
      Wenn du mit Microsoft 365 angemeldet bist, kannst du im E-Mail-Feld in deinem Verzeichnis suchen. Wenn du einen Benutzer auswählst, füllt absentify Vorname, Nachname und Angezeigter Name.
  • Vorname: Gib den Vornamen ein (Pflichtfeld).
  • Nachname: Gib den Nachnamen ein (Pflichtfeld).
  • Angezeigter Name: Der Name, der in absentify angezeigt wird (Pflichtfeld). absentify füllt ihn anhand des Standard-Namensformats deines Workspace. Wenn du Vorname und Nachname eingibst oder jemanden aus dem Verzeichnis auswählst, folgt das Feld diesem Format. Bei Microsoft Displayname übernimmt absentify den Namen aus dem Verzeichnis. Du kannst Angezeigter Name selbst ändern, wenn du einen anderen Wert behalten willst.
  • Abteilung(en): Weise den Benutzer einer Abteilung zu. Weitere Abteilungen kannst du später über das Profil des Benutzers oder über die Funktion zur Massenbearbeitung hinzufügen.
  • Feiertagskalender: Weise den Kalender zu, der für den Standort des Benutzers gilt.
  • Datum des Beginns der Beschäftigung: Gib das Eintrittsdatum an. Ab diesem Datum baut die Person Kontingent auf. Ein Eintritt mitten im Jahr wird automatisch anteilig berechnet.
  • Wann soll diese Person Zugriff erhalten?: Du siehst das, nachdem du eine E-Mail eingegeben hast. Wähle Am Eintrittsdatum, Sofort oder Später, ich aktiviere die Person selbst. Am Eintrittsdatum erscheint, wenn Datum des Beginns der Beschäftigung nach heute liegt. Es ist in diesem Fall ausgewählt, und der Benutzer wird als Inaktiv erstellt. absentify aktiviert die Person an diesem Tag und sendet die Willkommens-E-Mail. Wenn Datum des Beginns der Beschäftigung heute ist, ist Sofort ausgewählt und der Benutzer wird als Aktiv erstellt. Wenn kein Eintrittsdatum gesetzt ist oder das Datum in der Vergangenheit liegt, ist Später, ich aktiviere die Person selbst ausgewählt und der Benutzer wird als Inaktiv erstellt.
  • Standard Kontingent: Wähle für jedes Kontingent die Regel aus, der der Benutzer zugewiesen wird. Die Vorauswahl stammt von den Abteilungsstandards und kann hier geändert werden. Wähle Manuell verwalten, wenn die Person einen individuellen Betrag braucht. Diesen legst du danach im Profil unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingent fest, indem du die Jahreszeile bearbeitest und Kontingente und Überstunden einträgst.
Wenn eine der ausgewählten Regeln das Kontingentjahr am Eintrittsdatum beginnt, ist dieses Datum Pflicht. Ohne Datum fordert dich das Formular auf, ein Eintrittsdatum zu setzen, eine andere Regel zu wählen oder Manuell verwalten auszuwählen.
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Benutzer speichern

  • Wähle Einladen, wenn du Sofort gewählt hast. Wähle Benutzer hinzufügen, wenn du Am Eintrittsdatum oder Später, ich aktiviere die Person selbst gewählt hast.
  • Ist der Benutzer Inaktiv, erhält er keine E-Mails und kann sich nicht anmelden. Ein Anmeldeversuch zeigt eine Nachricht, dass das Konto inaktiv ist, und fordert zur Kontaktaufnahme mit dem HR-Team auf. Abwesenheiten können erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
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Benutzer aktivieren, wenn bereit

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2. Benutzer per Excel-Import hinzufügen

Der Excel-Import eignet sich ideal, um größere Gruppen hinzuzufügen. Wenn du Zugriff auf Microsoft Teams/Entra ID Gruppen hast, kannst du die Excel-Vorlage mit vorhandenen Benutzerdaten vorausfüllen lassen.
Bevor du Benutzer per Excel importierst, stelle sicher, dass Feiertagskalender, Abteilungen und Kontingente bereits in absentify angelegt wurden.
Diese Einstellungen sind erforderlich, um Benutzerprofile vollständig zu erfassen und eine korrekte Abwesenheitsverfolgung zu ermöglichen.
Schritte für den Excel-Import:
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Schritt 1: Excel-Vorlage herunterladen

  • Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren.
  • Wenn die Teams-/Entra-ID-Gruppensynchronisierung aktiv ist, beginnt der Assistent auf Excel befüllen. Wähle Gruppen aus, um die Datei mit Benutzern vorzufüllen, die noch nicht in absentify sind. So aktivierst du die Einstellung im Admin-Leitfaden zur Benutzerintegration.
  • Auf Vorlage herunterladen wähle Herunterladen, um eine Vorlage zu erhalten, die zum aktuellen Workspace passt. Wenn du bereits eine Datei hast, wähle Weiter, um Excel hochladen zu öffnen.
  • Wenn sich die Konfiguration deines Workspaces seit dem letzten Download geändert hat, lade eine neue Vorlage herunter. Halte alle Spalten und die vordefinierte Struktur unverändert. Entferne oder benenne keine Spalten um.
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Schritt 2: Vorlage ausfüllen

Trage auf dem Blatt Daten importieren eine Zeile pro Benutzer ein. Anzeigename, Vorname und Nachname sind Pflichtfelder. Anzeigename, Vorname, Nachname, E-Mail und Abteilung (erforderlich).Die Vorlage listet zulässige Werte auf den Hilfsblättern Abteilungen, Feiertagskalender, Zeitzonen, Datumsformat, Kontingentarten und Regeln. Wähle die Werte aus den Dropdowns, statt einen neuen Namen zu tippen.

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Aufbau der ersten Spalten

Die ersten neun Spalten der Vorlage haben eine feste Reihenfolge:Alle weiteren Spalten folgen ab Spalte J in der unten beschriebenen Reihenfolge. Lass eine optionale Zelle leer, um den Workspace-Standard zu behalten.

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Erweiterte Spalten

Genehmiger-EinstellungenVertreter-Einstellungen (erfordert Essentials- oder Plus-Plan)
Vertreter-Spalten sind nur im Essentials- oder Plus-Plan verfügbar. Ein Workspace ohne Essentials oder Plus erhält diese Spalten nicht in der Vorlage. Wenn du sie trotzdem einfügst, zeigt die Validierung Die Einstellungen für Vertreter erfordern den Essentials- oder Plus-Plan.
Persönliche EinstellungenKontingent-Sichtbarkeit, Regeln und BeträgeFür jede Kontingentart ergänzt die Vorlage Spalten in dieser Reihenfolge: sichtbar (zum Beispiel Urlaub sichtbar), dann {Typ} Rule (zum Beispiel Urlaub Rule), dann die Betragsspalten für das aktuelle und das nächste Jahr.Setze sichtbar auf Ja oder Nein. Lass die Zelle leer, damit die Art sichtbar bleibt. Mindestens eine Kontingentart muss sichtbar bleiben. Die als Standardkontingent gewählte Art muss sichtbar sein.Wähle eine Kontingentregel aus dem Dropdown (Werte stehen auf dem Blatt Regeln), oder Manuell verwalten, um die Beträge für das aktuelle und das nächste Jahr selbst einzugeben. Eine ausgewählte Regel weist diese Regel dem Benutzer zu und ersetzt die jährlichen Betragsspalten für diesen Typ. Wenn die Regelzelle leer ist, trage die Beträge für das aktuelle und das nächste Jahr ein.Gib Tage als Zahl ein. Gib Stunden im Format HH:MM ein (zum Beispiel 37:30 für 37 Stunden 30 Minuten).Wenn du eine benannte Regel wählst und trotzdem Beträge einträgst, meldet die Validierung, dass du für dieses Kontingent keine Abwesenheit manuell hinzufügen kannst, solange die Regel ausgewählt ist.
Die Vorlage enthält ein Arbeitsblatt Zeitzonen mit allen gültigen Zeitzonencodes. Verwende die Werte aus Spalte A, um die Spalte Zeitzone auf dem Hauptblatt auszufüllen.
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Schritt 3: Datei hochladen

Wähle auf Excel hochladen Hochladen und suche die ausgefüllte .xlsx-Datei. Verwende eine Vorlage, die du aus diesem Assistenten heruntergeladen hast. Wenn sich die Workspace-Einstellungen seit dem letzten Download geändert haben, gehe zurück und lade zuerst eine neue Vorlage herunter.
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Schritt 4: Daten validieren

Daten validieren listet jede Zeile mit Angezeigter Name und E-Mail. Fahre mit der Maus über eine gekürzte Zelle, um den vollständigen Wert zu sehen.Wenn Spalten fehlen, zeigt der Assistent Diese Datei stimmt nicht mit deinem aktuellen Workspace überein und Aktuelle Vorlage herunterladen. Lade eine aktuelle Vorlage herunter und lade sie erneut hoch. Benutzer hinzufügen bleibt deaktiviert, bis die Datei zum Workspace passt.Du kannst Fehler in Excel oder zeilenweise im Assistenten korrigieren. Klappe eine Zeile auf, wähle Bearbeiten und dann Änderungen anwenden. Ungültige Zeilen kannst du mit Zeile überspringen oder Alle ungültigen Zeilen überspringen auslassen. Du kannst auch Zurück wählen, die Tabelle korrigieren und die Datei erneut Hochladen.Wenn die E-Mail bereits existiert, überspringt absentify diese Zeile und zeigt Wir überspringen diesen Eintrag.
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Schritt 5: Benutzer hinzufügen

Wähle Benutzer hinzufügen, um jede gültige Zeile hinzuzufügen, die du nicht übersprungen hast. Der Assistent zeigt währenddessen, wie viele Benutzer bereits angelegt wurden. Wenn der Import fertig ist, prüfe die Ergebnistabelle. Wenn Zeilen übersprungen wurden oder noch Fehler haben, wähle Download übersprungen und Fehlerzeilen, aktualisiere diese Datei und importiere sie später. Schließe danach den Assistenten.
Nur Benutzer, die in der Excel-Datei als Aktiv markiert sind, erhalten eine Einladungs-E-Mail. Benutzer mit dem Status Inaktiv oder mit leerer Zelle Konto Aktiviert werden ohne E-Mail-Versand angelegt, sodass du ihre Profile vor der Aktivierung vervollständigen kannst.
Wenn du die Profile zuerst prüfen und mit unserer Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern abgleichen möchtest, kannst du diesen Schritt einfach überspringen.
Später kannst du die Massenbearbeitungsfunktion nutzen, um mehrere Benutzer auf einmal zu aktivieren.

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3. Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen

Die Synchronisierung von Microsoft Teams- oder Entra ID-Gruppen bietet eine automatisierte Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen und sie Abteilungen in absentify zuzuweisen. Schritte zur Einrichtung der Synchronisierung:
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Teams/Entra ID-Synchronisierung aktivieren

  • Gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere Teams- und Entra ID-Gruppensynchronisierung.
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Eine Gruppe mit einer Abteilung verknüpfen

  • Navigiere zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID-Gruppensynchronisierung.
  • Wähle eine Microsoft-Gruppe und verknüpfe sie mit einer Abteilung in absentify.
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Automatische Erstellung aktivieren

  • Aktiviere die Option Benutzerkonten automatisch erstellen, um Gruppenmitglieder automatisch zu absentify hinzuzufügen. Sieh dir diesen Artikel an, um eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der Entra ID-Gruppensynchronisierung für die automatische Benutzererstellung zu erhalten.
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Benutzer synchronisieren und verwalten

  • Neu synchronisierte Benutzer werden automatisch als inaktiv erstellt. Admins müssen sie aktivieren, bevor sie auf das System zugreifen können.
  • Sie erhalten den Kontingentstandard ihrer Abteilung oder den Organisationsstandard, wenn die Abteilung keine eigene Auswahl festlegt. Dieser Standard kann eine gemeinsame Regel oder Manuell verwalten sein. Das Eintrittsdatum, also der Tag der Aufnahme in die Gruppe, bestimmt, wie viel im ersten Jahr bereits verdient ist.
  • Nach der Synchronisierung können Admins Benutzerprofile manuell anpassen, zum Beispiel eine andere Regel zuweisen oder eine Anpassung hinzufügen.
Wenn du die Profile zuerst prüfen und mit unserer Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern abgleichen möchtest, kannst du die Aktivierung vorerst überspringen.
Später kannst du die Massenbearbeitungsfunktion nutzen, um mehrere Benutzer auf einmal zu aktivieren.

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4. Benutzer über SCIM-Provisioning hinzufügen

Mit SCIM-Provisioning kannst du Benutzer automatisch zwischen deinem Identity Provider (IdP) (z. B. Microsoft Entra ID oder Okta) und absentify synchronisieren.
Anstatt Benutzer manuell anzulegen oder Gruppen zu synchronisieren, erstellt, aktualisiert und deaktiviert dein Identity-System Benutzerkonten in absentify automatisch basierend auf den Einstellungen in deinem Verzeichnis. Voraussetzungen:
  • Ein Identity Provider mit Unterstützung für SCIM 2.0-Provisioning (z. B. Microsoft Entra ID oder Okta).
  • Administratorzugriff, um SCIM-Provisioning im Identity Provider zu konfigurieren.
  • Die SCIM-Integration ist in absentify aktiviert.
Vorteile:
  • Automatisiertes Benutzer-Lifecycle-Management: Benutzer werden automatisch erstellt, aktualisiert oder deaktiviert, wenn sich Daten im Identity-System ändern.
  • Weniger manueller Aufwand: Keine Excel-Imports oder manuelle Benutzeranlage nötig.
  • Konsistente Benutzerdaten: Benutzerdaten bleiben zwischen Identity Provider und absentify synchron.
  • Mehr Sicherheit und Kontrolle: Wenn ein Benutzer im Identity-System deaktiviert wird, wird der Zugriff in absentify automatisch entzogen.
SCIM-Provisioning eignet sich besonders für Organisationen, die Benutzer zentral über ein Identity-System verwalten und Onboarding- sowie Offboarding-Prozesse automatisieren möchten.
Weitere Details zur Einrichtung und zum Funktionsumfang findest du im SCIM-Integrationsleitfaden.

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Wichtige Hinweise zu inaktiven und nicht-anmeldbaren Benutzern

  • Inaktive Benutzer erhalten keine E-Mails: Dies ermöglicht es Admins, Profile vollständig einzurichten, bevor sie aktiviert werden.
  • Inaktive Benutzer können sich nicht anmelden: Beim Anmeldeversuch erscheint ein Hinweis auf den inaktiven Status mit der Aufforderung, das HR-Team zu kontaktieren.
  • Nachträgliche Abwesenheitseinträge sind möglich: Abwesenheiten können erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
  • Nicht-anmeldbare Benutzer: Benutzer ohne E-Mail-Adresse können sich nicht anmelden, Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleitungen fungieren. Ihre Abwesenheiten können jedoch durch Admins verwaltet werden.

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Benutzer ohne E-Mail-Adresse hinzufügen

absentify ermöglicht es, Benutzer ohne E-Mail-Adresse hinzuzufügen – ideal für Fälle, in denen kein Login-Zugriff erforderlich ist. Diese Benutzer können in der Abwesenheitsverwaltung berücksichtigt werden, haben jedoch keinen Zugriff auf das System, können keine Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleitung fungieren.
Diese Funktion ist nur mit dem Essentials- oder Plus Plan verfügbar.
  1. Zu den Benutzereinstellungen navigieren
    Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke auf Einen neuen Benutzer einladen.
  2. Benutzerdaten eingeben
    Gib Vorname, Nachname und Angezeigter Name ein, ordne Abteilungen zu und konfiguriere weitere Einstellungen wie Feiertagskalender und Beschäftigungsbeginn. Lasse das Feld E-Mail leer.
  3. Benutzer speichern
    Der Benutzer wird als Benutzer ohne Login-Funktion angelegt und kann nun für die Verwaltung von Abwesenheiten und Zeitplänen verwendet werden.

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Wichtige Einschränkungen für Benutzer ohne E-Mail-Adresse

  • Kein Login-Zugriff
  • Keine Manager-Rollen
  • Verwaltung durch Admin erforderlich
Diese Funktion eignet sich ideal, um Personen in die Abwesenheitsverwaltung einzubeziehen, die keinen direkten Zugriff auf die Plattform benötigen.

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Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern

Nutze diese Checkliste nachdem du Benutzer hinzugefügt hast und bevor du sie aktivierst. So stellst du sicher, dass alle Profile korrekt konfiguriert sind.
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Benutzerprofile prüfen und anpassen

Überprüfe im Profil jedes Benutzers die folgenden Punkte:
  • Kontingente bearbeiten: Passe das Kontingent an, wenn der Standardwert nicht zutrifft – zum Beispiel bei einem individuellen Vertrag mit mehr Urlaubstagen oder wenn das Kontingent für die Person nicht sichtbar sein soll.
  • Genehmigende zuweisen: Prüfe und ändere ggf. den zugewiesenen Genehmiger bei Bedarf.
  • Vertretung hinzufügen: Optional, verfügbar im erweiterten Plan.
  • Arbeitszeiten anpassen: Wenn abweichende Arbeitszeiten gelten (z. B. Teilzeit).
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Benachrichtigungen für Abwesenheiten festlegen

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Microsoft Teams und Outlook Integration einrichten

Wenn deine Benutzer sich mit Microsoft anmelden, kannst du absentify automatisch in Teams und Outlook bereitstellen – ohne dass Benutzer etwas selbst installieren müssen. (Nicht verfügbar für den Login per Magic Link.)
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Microsoft-Synchronisation und Kalenderintegration prüfen

Bevor du deine Benutzer aktivierst, stelle sicher, dass alle gewünschten Microsoft-Integrationen eingerichtet sind. So wird z. B. automatisch:
  • Jede Abwesenheit direkt mit dem Outlook-Kalender synchronisiert
  • Eine Abwesenheitsnotiz im Outlook erstellt (falls gewünscht)
Die Einrichtung im Vorfeld spart später manuellen Aufwand und verhindert Verwirrung.
Eine vollständige Übersicht und alle Anleitungen findest du in der Microsoft-Integrationsübersicht.
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Willkommens-E-Mails anpassen (Plus-Plan)

Wenn du den Plus-Plan nutzt, solltest du die Willkommens-E-Mails anpassen, die deine Benutzer beim Einladen erhalten. Dadurch kannst du:
  • Eine persönliche Begrüßung hinzufügen
  • Wichtige Infos zum Einstieg teilen
  • Die Kommunikation an euren Stil und euer Branding anpassen
Hier findest du die Anleitung zur Anpassung der Willkommens-E-Mails.
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Benutzer aktivieren

Wenn alle Einstellungen geprüft wurden, kannst du alle Benutzer mit der Funktion zur Massenaktivierung aktivieren.
Diese Prüfung verhindert typische Fehler wie:
  • Falsche Berechnung bei Abwesenheitsanfragen durch inkorrekte Arbeitszeiten
  • Genehmigungsanfragen landen bei der falschen Person
  • Abteilungen erhalten keine Benachrichtigung über Anfragen

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Nach dem Einladen der Benutzer

Sobald deine Benutzer ihre Einladungs-E-Mail erhalten haben, solltest du ihnen die passenden Guides schicken, um den Einstieg zu erleichtern:
  • Für alle Benutzer: Teile den Willkommens-Guide für Mitarbeiter Enthält Infos zu Login, Abwesenheitsanträgen und persönlichen Einstellungen.
  • Für Benutzer mit Genehmigungsrechten: Zusätzlich den Genehmigungs-Guide
  • Für Benutzer, die als Abteilungsleiter zugewiesen wurden: Beide obigen Links sowie den Manager-Guide
  • Für Benutzer mit Admin-Rechten: Alle oben genannten Guides sowie den Admin-Guide

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Fehlerbehebung: Benutzer hinzufügen/einladen

Wenn eine Person nach dem Hinzufügen zum Firmen-Arbeitsbereich Schwierigkeiten hat, auf die App zuzugreifen, können die folgenden Ursachen vorliegen:
Eine E-Mail-Adresse existiert in ganz absentify nur ein einziges Mal. Sie gehört zu genau einem Benutzerkonto in genau einem Workspace und bleibt auch dann belegt, wenn dieses Konto deaktiviert oder archiviert ist. Deshalb kann dieselbe Adresse nicht zusätzlich in einem zweiten Workspace angelegt werden, auch nicht vorübergehend.Wenn die Benachrichtigung “Ein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits in einem anderen Arbeitsbereich” erscheint, kann dies folgende Gründe haben:1. Es wurde versehentlich ein eigener Arbeitsbereich erstellt
Bitte die Person, sich bei app.absentify.com anzumelden.
Wenn sie sich in einem Arbeitsbereich befindet, in dem sie die einzige Person und gleichzeitig Mandanten-Admin ist, wurde versehentlich ein eigener Arbeitsbereich erstellt.Um das zu überprüfen, sende diesen Leitfaden und frage, ob die dargestellten Schritte mit dem übereinstimmen, was beim Anmelden durchgeführt wurde.Wenn das der Fall ist, muss der Arbeitsbereich gelöscht werden, bevor du die Person zum Unternehmens-Workspace hinzufügen kannst.
Verweise dazu auf diesen Artikel: Firmenkonto löschen
Um dies in Zukunft zu verhindern, kannst du die Einstellung “Erstellung von Arbeitsbereichen für denselben Mandanten verhindern” in den Authentifizierungseinstellungen aktivieren.
2. Die Person ist Teil eines anderen Unternehmens-Workspaces
Das Konto muss im anderen Workspace gelöscht werden, bevor die Person in deinen Workspace aufgenommen werden kann. Archivieren oder Deaktivieren reicht nicht aus, denn ein archiviertes Konto behält die E-Mail-Adresse. Ein Administrator des anderen Workspace muss den Benutzer unter Einstellungen > Benutzer löschen. An der Meldung erkennst du, welcher Fall vorliegt:
  • „Der Benutzer muss sein aktuelles Unternehmenskonto löschen, um eingeladen zu werden“ erscheint, wenn die Person dort die einzige Person ist oder dort Administrator ist. Ist sie allein, muss der Workspace selbst gelöscht werden. Gibt es dort weitere Benutzer, kann stattdessen ein anderer Administrator das Benutzerkonto löschen.
  • „Bitte kontaktiere den Administrator des aktuellen Arbeitsbereichs“ erscheint, wenn dort weitere Benutzer arbeiten. Dann muss nur das Benutzerkonto gelöscht werden, nicht der Workspace.
Das Löschen eines Benutzers ist endgültig und entfernt seine Abwesenheitshistorie. Bitte den anderen Workspace, die Daten vorher zu exportieren, falls sie noch benötigt werden.
Wenn der Benutzer archiviert ist, kann er nicht aktiviert werden.
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten, scrolle zu Archiv Benutzer und deaktiviere den Schalter.
Wenn keine Microsoft 365-Lizenz vorliegt oder Logins bei Drittanbieter-Websites blockiert sind:Lösung: Der Benutzer kann stattdessen den E-Mail-Login (Magic Link) nutzen.Wichtig: Beim E-Mail-Login sind folgende Features nicht verfügbar:
  • Automatische Kalender-Synchronisation (stattdessen: iCal-Einladungen per E-Mail)
  • Synchronisation von Feiertagen in den Outlook-Kalender
  • Automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook
  • Gruppenkalender-Synchronisation
  • Microsoft Teams/Outlook App-Integration
  • Teams- und Entra ID-Gruppen-Synchronisation
  • Synchronisation von Vorgesetzten aus Entra ID
  • Azure AI-Integration
  • Abwesenheiten Synchronisierung zur timeghost
Wechsel zur Microsoft SSO-Anmeldung:Der Wechsel von Magic Link zu Microsoft kann auf drei Arten erfolgen:
  1. Durch die Anmeldung mit Microsoft: Der Benutzer wählt Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an. absentify verknüpft das Konto automatisch. Das funktioniert, wenn der Workspace Beides (Microsoft & Magic Link) oder Nur Microsoft erlaubt. Wenn Microsoft das Konto nicht zuordnen kann, sieht der Benutzer stattdessen Mit einem E-Mail-Code anmelden. Das passiert, wenn er sich mit einem Microsoft-Gastkonto anmeldet, das nicht die eingeladene E-Mail-Adresse verwendet. Wenn der Benutzer Microsoft verknüpfen darf und sich mit einem Microsoft-Gastkonto aus einer anderen Organisation anmeldet, verknüpft absentify es nur, wenn ein aktiver Administrator in deinem Workspace bereits mit derselben Microsoft-Organisation verknüpft ist. Sonst sieht der Benutzer Mit einem Gastkonto angemeldet. Wenn sich das Konto nur per E-Mail-Code anmeldet, sieht der Benutzer Mit einem E-Mail-Code anmelden.
  2. Durch den Benutzer: Unter Deine Einstellungen öffnet der Benutzer Microsoft-Konto und wählt Microsoft-Konto verknüpfen. Diese Seite ist nur verfügbar, wenn der Workspace Beides (Microsoft & Magic Link) erlaubt.
  3. Durch einen Administrator: Unter Einstellungen > Benutzer öffne den Benutzer. Unter Microsoft-Konto (Admin) suche den Microsoft-Benutzer und wähle Microsoft-Konto verknüpfen.
Wichtig:
Für die erweiterten Automatisierungen (Kalendersynchronisation, Abwesenheitsnotizen etc.) müssen die Microsoft-Berechtigungen separat in den Microsoft-Einstellungen vom Tenant-Admin freigegeben werden.
Wenn eine Anmeldung nicht abgeschlossen werden kann, leitet absentify den Benutzer mit einem Hinweis zur Anmeldeseite zurück. Manche Hinweise blenden Optionen aus, die nicht funktionieren können. Verweise ihn auf unseren Leitfaden zur Anmelde-Fehlerbehebung mit Schritt-für-Schritt-Lösungen. Diese Hinweise gibt es:
  • „Mit einem E-Mail-Code anmelden“ oder „Dieser Workspace meldet sich mit E-Mail-Codes an“
  • „Mit einem anderen Microsoft-Konto verbunden“
  • „Mit einem persönlichen Microsoft-Konto angemeldet“
  • „Mit einem persönlichen Microsoft-Konto verbunden“
  • „Dieses Microsoft-Konto gehört zu einer anderen Organisation“
  • „Wir haben mehr als ein Konto gefunden“
  • „Deine E-Mail-Domain ist in Microsoft 365 nicht verifiziert“
  • „Microsoft benötigt deine Erlaubnis“
  • „Microsoft hat die Anmeldung nicht abgeschlossen“
  • „Dein Konto meldet sich mit Microsoft 365 an“ oder „Dein Workspace meldet sich mit Microsoft 365 an“
  • „Dieser Anmeldelink ist abgelaufen“
  • „Dieser Anmeldelink wurde bereits verwendet“
  • „Dieser Anmeldelink ist nicht gültig“
  • „Dieser Bestätigungslink ist abgelaufen“
  • „Wir konnten dieses Konto nicht finden“
  • „Wir konnten die Anmeldung nicht abschließen.“
  • „Mit einem Gastkonto angemeldet“
Wenn ein Benutzer einen E-Mail-Code anfordert und das Konto oder der Workspace nur Microsoft 365 erlaubt, sendet absentify keinen Code. Stattdessen erscheint „Microsoft 365 für dein Konto erforderlich“ oder „Microsoft 365 für deinen Arbeitsbereich erforderlich“.Wenn der Benutzer „Deine E-Mail-Domain ist in Microsoft 365 nicht verifiziert“ sieht, sind Microsoft-Anmeldung und E-Mail-Codes ausgeblendet. Bitte deinen Microsoft 365-Admin, die Domain in Microsoft Entra zu verifizieren, und lass den Benutzer sich danach erneut anmelden.Wenn der Benutzer Mit einem persönlichen Microsoft-Konto angemeldet sieht, soll er sich erneut anmelden und sein Arbeits- oder Schulkonto wählen. Die Microsoft-Anmeldung bleibt verfügbar, E-Mail-Codes sind ausgeblendet.Wenn der Benutzer Mit einem persönlichen Microsoft-Konto verbunden sieht, bleibt die Microsoft-Anmeldung verfügbar, E-Mail-Codes sind ausgeblendet, und Support kontaktieren wird angezeigt. Er kann sich mit diesem Konto anmelden, oder du trennst die Verknüpfung unter Einstellungen > Benutzer, damit sein Arbeitskonto verwendet werden kann.Wenn der Benutzer Mit einem Gastkonto angemeldet sieht, bleibt die Microsoft-Anmeldung verfügbar, E-Mail-Codes sind ausgeblendet, und Support kontaktieren wird angezeigt. Er soll sich erneut anmelden und das Arbeitskonto seiner eigenen Organisation wählen. Wenn er nur dieses Gastkonto hat, klickt er auf Support kontaktieren.
Wenn eine Person keine Einladung nach der Aktivierung erhält:
  1. E-Mail-Verlauf prüfen
    E-Mail-Verlauf im Benutzerprofil einsehen.
  2. Zustellung prüfen
    Spamfilter oder Blockierungen in den Einstellungen der E-Mail-Domäne ausschließen.
  3. Einladung erneut senden
    Benutzer deaktivieren und wieder aktivieren, um Einladung erneut auszulösen.
  4. Support einschalten
    Bei weiteren Problemen den Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mails nutzen.
Für weitere Unterstützung wende dich bitte an unser Support-Team.