Der Benachrichtigungs-Editor für die Massenbearbeitung ist ausschließlich in den Essentials- und Plus-Plänen verfügbar. Siehe Plan-Feature-Matrix. Aktuelle Preise findest du unter Einstellungen > Upgrade oder auf der Preisseite.
Wofür sich diese Funktion am besten eignet
- In den meisten Fällen erhalten Benutzer, die direkt an einem Abwesenheitsantrag beteiligt sind — zum Beispiel als Antragsteller, der zugewiesene Genehmiger oder der zugewiesene Vertreter — automatisch die relevanten Benachrichtigungen.
- Zusätzlich können Abteilungsleiter regelmäßige Updates über die Abwesenheiten der Benutzer in ihrer Abteilung über die wöchentlichen Update-Benachrichtigungen erhalten.
- Der Benachrichtigungs-Editor für die Massenbearbeitung eignet sich jedoch am besten für Anwendungsfälle, in denen bestimmte Personen oder zentrale Postfächer (z. B. Mitglieder der HR-Abteilung oder eine zentrale E-Mail-Adresse) über Anträge bestimmter Benutzer informiert werden sollen – unabhängig davon, ob sie selbst am Antrag beteiligt sind.
So bearbeitest du Benachrichtigungen in Massen
So gehst du vor:- Navigiere zu Einstellungen → Benutzer.
- Wähle aus, wie du Benutzer auswählen möchtest:
- Verwende den Abteilungs-Filter, um nur Benutzer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wähle mindestens einen Benutzer, damit die Leiste Massenaktionen erscheint, und wähle dann Alle auswählen. Du kannst höchstens 500 Benutzer auswählen. Wenn mehr Benutzer passen, ist der Link deaktiviert und zeigt Bis zu 500 Benutzer gleichzeitig. Verfeinere die Liste mit Filtern oder der Suche.
- Oder markiere manuell die Kontrollkästchen neben den einzelnen Benutzern, die du bearbeiten möchtest. Das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift wählt die Benutzer auf dieser Seite.
- Klicke im Menü Bearbeiten auf Benachrichtigungen verwalten.
1. Alle bestehenden Benachrichtigungen löschen
Mit dieser Option kannst du alle abwesenheitsbezogenen Benachrichtigungen entfernen, die derzeit für die ausgewählten Benutzer konfiguriert sind.- Alle Benachrichtigungsregeln werden gelöscht.
- Diese Aktion ist irreversibel, also sei vorsichtig.
- Klicke auf Speichern, um zu bestätigen.
2. Neue Benachrichtigungen für ausgewählte Benutzer hinzufügen
Mit dieser Option kannst du zusätzliche Benachrichtigungen zu den bestehenden Regeln hinzufügen, ohne diese zu überschreiben.- Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten aus der Dropdown-Liste.
- Lege fest, bei welchen Benachrichtigungsstufen eine E-Mail ausgelöst wird:
- Wenn Antrag eingereicht wird
- Nachdem der Antrag genehmigt wurde
- Bei jeder Änderung im Genehmigungsprozess
- Wenn eine Abwesenheit storniert wird
- Gib eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen im Feld Empfänger E-Mail ein (mehrere Adressen durch Komma trennen).
- Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Best Practices
- Alle neuen Benachrichtigungen, die in Massen hinzugefügt werden, werden mit den bestehenden Regeln zusammengeführt. Achte darauf, doppelte Konfigurationen zu vermeiden.
- Erhält ein Empfänger keine E-Mail-Benachrichtigungen, wirf einen Blick in unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mail-Zustellungen.
- Möchtest du die Benachrichtigungen nur für einen einzelnen Benutzer verwalten? Erfahre, wie du Benachrichtigungseinstellungen pro Benutzer bearbeiten kannst.
- Alle per Massenbearbeitung konfigurierten Empfänger erhalten dasselbe verbesserte Benachrichtigungs-E-Mail-Format, das auf der Benachrichtigungsseite pro Benutzer beschrieben ist – inklusive lokalisierter Inhalte, Details zu wiederkehrenden Serien und Plus-Plan-Branding.