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Im Bereich Kontingente unter Einstellungen kannst du Guthaben wie Urlaubstage, Überstunden oder andere abwesenheitsbezogene Kontingente verwalten. Diese Kontingente können mit spezifischen Abwesenheitsarten verknüpft werden, um automatische Nachverfolgung und Abzüge zu ermöglichen. Kontingentlimits und die Verfügbarkeit der KI-Übersetzung vergleichst du in der Plan-Feature-Matrix.

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Wann Kontingente sinnvoll sind

Kontingente sind besonders nützlich, wenn du:
  • Urlaubskontingente verwalten möchtest: Sicherstellen, dass Benutzer nicht mehr Urlaub nehmen können, als ihnen zusteht.
  • Urlaubsguthaben überwachen möchtest: Nachverfolgen, wie viele Tage oder Stunden bereits genutzt wurden und wie viel noch verfügbar ist.
  • Spezifische Quoten verwalten möchtest: Zuweisung bestimmter Tage oder Stunden für bestimmte Abwesenheitsarten, wie z. B. “Urlaub” oder “Überstunden”.
Beispiel: Wann Kontingente nicht erforderlich sind
Für manche Abwesenheitsarten, wie z. B. Krankheit, ist ein festes Kontingent oft nicht notwendig. In solchen Fällen reicht es aus, die Nutzung zu verfolgen, indem du:
  • Abwesenheiten nachverfolgst: Verwende die Übersicht eines Benutzers in absentify, um alle erfassten Abwesenheiten für eine spezifische Abwesenheitsart anzuzeigen.
  • Daten exportierst: Nutze die Funktion Excel-Export, um detaillierte Berichte zu erstellen, die zeigen, wie viele Tage für eine bestimmte Abwesenheitsart in einem ausgewählten Zeitraum genommen wurden.
Für Abwesenheitsarten wie Krankheit, die in der Regel unbegrenzt sind, sind Kontingente nicht erforderlich. Nutze die Übersicht der Benutzer oder exportiere Berichte, um die Nutzung klar zu dokumentieren.

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Eine Kontingentart erstellen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Kontingente und klicke auf Neues Kontingent.
  2. Unter Allgemein trägst du ein:
    • Name: Gib den Standardnamen des Kontingents ein (z. B. „Urlaub“ oder „Überstunden“).
      • Übersetzungen (optional): Klicke neben dem Feld Name auf Übersetzen oder bei vorhandenen Übersetzungen auf Übersetzungen bearbeiten. Gib im Dialog die Namen für die aufgeführten Oberflächensprachen ein; leere Felder verwenden den Standardnamen. Übersetzte Namen erscheinen in Benutzerprofilen, Abwesenheitsart-Dropdowns, im Abzugstext von Abwesenheitsanfragen sowie in E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen.
      • Mit KI übersetzen (Essentials- oder Plus-Plan): Klicke auf diese Option in der Fußzeile des Dialogs, um alle Übersetzungsfelder automatisch auf Basis des Standardnamens auszufüllen.
    • Kontingent in Tagen oder Stunden: Wähle Tage oder Stunden. Die Einheit legst du nur beim Erstellen fest.
    • Rundung: Bei Kontingenten in Tagen wählst du Immer aufrunden (der Standard) oder Ab einem halben Tag aufrunden (z. B. nach BUrlG). Das Feld erscheint nicht, wenn du Stunden wählst. Details stehen unter Rundung des Jahresbetrags.
    • Limit ignorieren: Aktiviere diese Option, um Benutzern zu erlauben, mehr Urlaub zu nehmen, als ihnen zusteht.
  3. Klicke unten auf Speichern. Abbrechen bringt dich ohne Speichern zurück zur Liste. Nach dem Speichern bleibst du beim neuen Kontingent. Kontingentregeln erscheint unter Allgemein. Solange keine Regel vorhanden ist, wird kein Kontingent gewährt.
Die Einheit kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden. Eine Abwesenheitsart verwendet ein Kontingent in derselben Einheit. Sobald die Abwesenheitsart für Anfragen genutzt wurde, kannst du sie nicht mehr mit einem Kontingent der anderen Einheit verknüpfen. Um später Name, Rundung oder Limit ignorieren zu ändern, öffne das Kontingent in der Liste. Diese Felder bleiben unter Allgemein. Rundung erscheint nur bei Kontingenten in Tagen. Klicke unten auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen und zur Liste zurückzukehren. Abbrechen bringt dich ohne Speichern zurück.

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Kontingentregeln erstellen und verwalten

Kontingentregeln bestimmen, wie ein Kontingent aufgebaut und übertragen wird. Für eine Kontingentart kannst du mehrere Regeln für unterschiedliche Verträge oder Benutzergruppen anlegen.
  1. Öffne Einstellungen > Kontingente und wähle die Kontingentart. Kontingentregeln steht auf derselben Seite unter Allgemein. Klicke auf Regel erstellen. Hat das Kontingent noch keine Regel, klicke in der leeren Ansicht auf Erste Regel erstellen.
  2. Bei Kontingenten in Tagen startest du mit einer Vorlage wie Standard , US-Urlaubsmodell oder Alles wird übertragen, oder du wählst Eigene Regel und legst die Einstellungen selbst fest.
  3. Konfiguriere unter Wie das Kontingent gewährt wird den Anspruch:
    • Gewährungsrhythmus: Wähle Jährlich, Monatlich oder Zweiwöchentlich.
    • Kontingent pro Jahr, Kontingent pro Monat oder Kontingent alle zwei Wochen: Gib den Betrag pro Zyklus ein. Wenn du Eigene Regel wählst oder ein Kontingent in Stunden nutzt, startet das Feld leer und zeigt Gib einen Wert größer als 0 ein. Bei Kontingenten in Tagen sind bis zu zwei Nachkommastellen möglich, sodass du gesetzlich vorgeschriebene Werte wie 2,08 Tage pro Monat exakt eintragen kannst. Wenn du das Feld leer lässt oder 0 einträgst, zeigt absentify Der Wert muss größer als 0 sein., sobald du das Feld verlässt. Ein Hinweis darunter bietet Manuell verwalten, das Einstellungen → Benutzer öffnet. Dort setzt du die Beträge pro Benutzer selbst.
    • Bezugsdatum für den 14-Tage-Rhythmus (optional): Nur bei zweiwöchentlichen Regeln. Lege ein Datum fest, zum Beispiel einen Zahltag, damit für alle derselbe 14-Tage-Rhythmus gilt und sie an denselben Tagen Gutschriften erhalten. Bleibt das Feld leer, beginnen die 14-Tage-Zeiträume am eigenen Eintrittsdatum jedes Benutzers.
    • Wann beginnt das Kontingentjahr?: Nur bei jährlichen Regeln. Wähle Jedes Jahr im selben Monat (der Monat wird aus deinem Geschäftsjahresbeginn vorausgewählt; du kannst einen anderen Monat wählen) oder Am Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Jeder Jahresbetrag wird einmal gewährt, zu diesem Beginn. Ist der Beginn nicht der Geschäftsjahresbeginn des Workspace, listet die Jahrestabelle weiterhin die Geschäftsjahre. Die Gutschrift steht in der Zeile, die den Beginn enthält. Ungenutzter Betrag läuft als Übertrag in der nächsten Zeile weiter. Diese nächste Zeile gewährt dasselbe Jahr nicht erneut.
    • Wie wird ein anteiliges Jahr berechnet?: Nur bei jährlichen Regeln. In monatlichen Zwölfteln ist der Standard: Volle Monate zählen je 1/12, ein angebrochener Monat tageweise. Taggenau zählt jeden Kalendertag und ist in manchen Ländern vorgeschrieben. Nur volle Monate: Nur ganze Monate zählen jeweils 1/12, ein begonnener Monat zählt nichts. Beispiel: Eintritt am 15. Juli mit 30 Tagen pro Jahr ergibt 12,5. Das gilt, wenn jemand eintritt oder austritt, und wenn eine Zuweisung vor dem nächsten Beginn endet.
    • Wann wird das Kontingent gutgeschrieben?: Bei Monatlich und Zweiwöchentlich wählst du Zu Beginn jedes Zeitraums oder Am Ende jedes Zeitraums. Die erste Option schreibt den vollen Betrag für den Monat oder die zwei Wochen am ersten Tag gut. Die zweite schreibt ihn am Ende des Monats oder der zwei Wochen gut, sobald er erarbeitet ist. Bei einer monatlichen Regel am Zeitraumende mit Jede Gutschrift verfällt separat (wie Freizeitausgleich) trägt die Gutschrift stattdessen das Datum des ersten Tages im nächsten Monat. Bei Jährlich wird der Betrag zu Beginn des Kontingentjahres vollständig gutgeschrieben.
  4. Lege unter Übertrag & Verfall fest, was mit ungenutztem Kontingent passiert:
    • Wie viel ungenutztes Kontingent wird ins nächste Kontingentjahr übertragen?: Nichts, Alles (der Standard) oder Bis zu einer Obergrenze mit einem Maximalen Übertrag. Bei Kontingenten in Tagen nimmt die Obergrenze bis zu zwei Nachkommastellen an und kann damit einen Wert wie 4,96 Tage exakt abbilden.
    • Wie lange kann übertragenes Kontingent genutzt werden?: Unbegrenzt oder Für eine begrenzte Zeit mit einer Anzahl Monate im neuen Kontingentjahr.
    • Einen Teil nach dem Stichtag behalten: Optional bleibt ein Betrag nach dem Stichtag dauerhaft erhalten, ebenfalls mit bis zu zwei Nachkommastellen. Er muss unter dem maximalen Übertrag liegen.
    • Bei monatlichen und zweiwöchentlichen Regeln kannst du stattdessen Jede Gutschrift verfällt separat (wie Freizeitausgleich) wählen und festlegen, wie viele Monate jede Gutschrift gültig bleibt. Das lässt sich nicht mit den Übertragseinstellungen kombinieren.
  5. Vergib einen Regelnamen. absentify schlägt einen Namen aus deinen Einstellungen vor, zum Beispiel 30 Tage · Jährlich · Eintrittsdatum · taggenau, 30 Tage · Jährlich · volle Monate oder 2,08 Tage · Monatlich · Ende des Zeitraums. Du kannst ihn jederzeit ändern.
  6. Prüfe die Zusammenfassung In einfachen Worten und klicke auf Speichern. Fehlt ein Pflichtfeld oder ist der Betrag leer oder 0, springt der Dialog zum ersten Feld, das du noch ändern musst.
Bei einer monatlichen Regel mit Am Ende jedes Zeitraums und Jede Gutschrift verfällt separat (wie Freizeitausgleich) wird der letzte Monat am ersten Tag des nächsten Kontingentjahres gutgeschrieben und zählt zu dessen Saldo. Bei einem Kalenderjahr wird der Dezember deshalb am 1. Januar gutgeschrieben. Das gilt auch, wenn die Regel an der Grenze des Kontingentjahres endet oder gewechselt wird. Ein erstes Kontingentjahr kann deshalb elf monatliche Gutschriften zeigen, bis die zwölfte am ersten Tag des nächsten Jahres gebucht wird. Liegt das Enddatum der Beschäftigung am letzten Tag des Kontingentjahres, wird diese Gutschrift nicht ins nächste Jahr aufgenommen.
Beim Bearbeiten einer bestehenden Regel fragt absentify nach einem kurzen Grund für diese Änderung. Der Grund und die geänderten Werte werden im Prüfprotokoll der Regel gespeichert, das du über Regelhistorie öffnest.
Regeln, deren Kontingentjahr Am Eintrittsdatum des Mitarbeiters beginnt, brauchen dieses Datum. Du kannst eine solche Regel keinem Benutzer ohne Eintrittsdatum zuweisen, und solange die Regel zugewiesen ist, kannst du das Datum auch nicht aus seinem Profil entfernen. absentify zeigt dann eine Fehlermeldung, die die Regel benennt. Um das Datum zu entfernen, stelle den Benutzer zuerst auf eine Regel mit festem Jahresbeginn um. Eine bereits beendete Regelzuweisung blockiert die Änderung nicht mehr.

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Rundung des Jahresbetrags

Du kannst den Betrag pro Zyklus genau eingeben. Bei Kontingenten in Tagen kann ein Benutzer, der im Laufe des Jahres beginnt oder austritt, auf einen Bruchteil wie 14,88 kommen. Unter Allgemein wählst du bei Rundung, wie dieser Betrag gerundet wird. Kontingente in Stunden haben kein Feld Rundung und werden nie gerundet. Immer aufrunden ist der Standard. Der Betrag wird auf die nächste buchbare Einheit angehoben. Die Einheit beträgt 0,5 Tage, wenn mindestens eine mit diesem Kontingent verknüpfte Abwesenheitsart in halben Tagen gebucht wird, sonst einen ganzen Tag. 14,88 wird zu 15. 14,25 wird zu 14,5, wenn halbe Tage gebucht werden können, andernfalls zu 15. Ab einem halben Tag aufrunden (z. B. nach BUrlG) hebt einen Bruchteil von 0,5 oder mehr auf den nächsten vollen Tag an. Alles darunter bleibt wie es ist. 14,5 wird zu 15. 14,25 bleibt 14,25. Eine Regel mit 2,08 Tagen pro Monat ergibt über zwölf gutgeschriebene Monate also 24,96 Tage, und der Benutzer erhält 25. Die zusätzlichen Tage aus der Rundung verfallen zusammen mit den ungenutzten Tagen, zu denen sie gehören. Die Differenz erscheint in Verlauf & Anpassungen als Zeile Regelrundung (↑0.5), Regelrundung (↑1.0) oder Regelrundung (ab einem halben Tag). Das Info-Symbol neben dem Jahresbetrag in der Jahrestabelle des Benutzers erklärt die Zusammensetzung. Die Rundung betrifft nur das Kontingent aus Regeln. Übertrag, manuelle Anpassungen und Werte, die du in der Jahrestabelle überschreibst, bleiben genau so erhalten, wie sie berechnet oder eingegeben wurden.

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Die erste Regel einer Kontingentart

Die erste Regel, die du für eine Kontingentart erstellst, wird allen bestehenden Benutzern zugewiesen, und zwar ab Beginn des aktuellen Geschäftsjahres. Der Regeldialog weist dich vor dem Speichern darauf hin. Diese erste Regel wird außerdem zum Organisationsstandard für neue Benutzer. Jede weitere Regel weist du einzelnen Benutzern oder über deren Abteilung zu.
  • Benutzer, die du bereits auf Manuell verwalten gesetzt hast, behalten ihre individuelle Konfiguration und werden nicht auf die neue Regel umgestellt.
  • Beginnt das Kontingentjahr der Regel Am Eintrittsdatum des Mitarbeiters, werden Benutzer ohne Eintrittsdatum übersprungen. Trage das Datum im Profil nach und weise ihnen die Regel anschließend zu.
Sobald die Benutzer auf der Regel sind, kannst du einzelne Benutzer jederzeit unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingent einer anderen Regel zuweisen.

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Eine Regel löschen

Klicke bei der Regel auf Regel löschen. Sind der Regel Benutzer zugewiesen, wählst du unter Benutzer verschieben zu eine andere Regel dieses Kontingents oder Mitglieder manuell verwalten. Die Benutzer behalten diese Regel bis zum Ende des aktuellen Geschäftsjahres und wechseln am Datum, das der Dialog anzeigt. Bestätige mit Benutzer verschieben & löschen. So kannst du auch die letzte gemeinsame Regel löschen. Sind keine Benutzer zugewiesen, bestätigst du mit Regel löschen. Die Regel verschwindet aus der Liste. Die Regelhistorie oben in der Liste speichert das Löschen. Das Wechseldatum erscheint als Gültig ab. Mitglieder verschoben zu zeigt die gewählte Option.

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Mehrere Kontingente pro Benutzer verwalten

In absentify kann jeder Benutzer mehrere Kontingentarten mit jeweils einer Regel haben. Beispielsweise kann ein Benutzer getrennte Regeln für Urlaub, Überstunden oder andere Abwesenheiten haben. So verwaltest du individuelle Kontingente für einen Benutzer:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Wähle den Benutzer aus und klicke auf Bearbeiten.
  3. Im Bereich Kontingent kannst du:
    • Eine andere Kontingentregel mit einem Gültigkeitsdatum zuweisen.
    • Eine Guthabenanpassung hinzufügen, wenn eine individuelle Korrektur erforderlich ist.
    • Bestimmte Kontingente ausblenden: Nutze den Schalter Sichtbar, um ein Kontingent für diesen Benutzer auszublenden. Verknüpfte Abwesenheitsarten lassen sich dann für ihn auch nicht mehr beantragen. Details stehen unter Sichtbarkeitsanpassungen.
Das Ausblenden stoppt den Aufbau nicht, und bestehende Buchungen werden weiter abgezogen. Wer für diesen Benutzer bucht, sieht diese Abwesenheitsarten im Antragsformular nicht.

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Kontingente für neue Benutzer

Neue Benutzer erhalten für jede Kontingentart den Standard der Organisation, sofern kein spezifischerer Standard gilt. Der Organisationsstandard kann eine gemeinsame Regel oder Manuell verwalten sein. Lege das unter Einstellungen > Benutzer > Standard-Benutzereinstellungen im Bereich Kontingentregeln für neue Benutzer fest. Wenn der Standard eine Regel ist, bestimmen die Einstellungen für den Aufbau und das Eintrittsdatum des Benutzers, wie viel bereits aufgebaut wurde. Ist der Standard Manuell verwalten, starten neue Benutzer mit manueller Verwaltung. Die jährlichen Beträge legst du im Tab Kontingent unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingent fest. Wenn eine Gruppe eine andere Policy braucht, wähle die Regel oder Manuell verwalten pro Kontingentart in den Abteilungseinstellungen. Du kannst einem Benutzer beim Einladen oder Importieren auch direkt eine Auswahl zuweisen. Die spezifischste Zuweisung gewinnt: eine Auswahl am Benutzer, dann ein Abteilungsstandard, dann der Organisationsstandard. Gehört der neue Benutzer zu mehreren Abteilungen, wählt absentify den Abteilungsstandard pro Kontingentart. absentify verwendet die erste Abteilung in der Reihenfolge der Abteilungen, die für diese Art einen eigenen Standard hat. Hat keine dieser Abteilungen einen eigenen Standard, gilt der Organisationsstandard. Eine Änderung der Reihenfolge oder der Abteilungsstandards ändert bestehende Kontingentzuordnungen nicht. Admins können die zugewiesenen Regeln unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingent prüfen und individuelle Anpassungen hinzufügen. Ändert sich eine Policy im Zeitverlauf, weise dem Benutzer die neue Regel mit dem Datum zu, ab dem sie gilt. Vergangene Berechnungen bleiben erhalten und die neue Regel gilt ab dem gewählten Datum.

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Ein Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpfen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Bearbeite eine bestehende Abwesenheitsart oder erstelle eine neue.
  3. Scrolle zu Vom Kontingent abziehen und aktiviere den Schalter.
  4. Wähle das Kontingent aus dem Dropdown-Menü.
  5. Speichere deine Änderungen.
Abwesenheitsarten, die mit demselben Kontingent verknüpft sind, teilen sich das Guthaben. Stelle sicher, dass für getrennte Quoten separate Kontingente erstellt werden.
Änderungen an Abwesenheitsarten können Kontingente rückwirkend beeinflussen. Details findest du hier: Wie Änderungen an Abwesenheitsarten-Einstellungen bestehende Anfragen beeinflussen.

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Abwesenheiten ohne Kontingente nachverfolgen

Auch wenn kein Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpft ist, bietet absentify detaillierte Nachverfolgungsoptionen:
  • Benutzerübersicht: Sieh, wie viel Urlaub ein Benutzer genommen hat, aufgeschlüsselt nach Abwesenheitsart.
  • Excel-Export: Erstelle Berichte, um zu prüfen, wie viele Tage oder Stunden Benutzer in einem bestimmten Zeitraum oder Geschäftsjahr genommen haben.
Kontingente sind für die Nachverfolgung nicht erforderlich. Nutze die integrierten Berichte, um Abwesenheiten ohne Quoten zu überwachen.

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Ein Kontingent löschen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Kontingente und klicke auf das Papierkorbsymbol neben dem Kontingent.
  2. Wenn das Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpft ist, entferne die Verbindung, indem du die Abwesenheitsart bearbeitest und Vom Kontingent abziehen deaktivierst.
  3. Lösche die Regeln, die für das Kontingent aufgelistet sind. Regeln, die über Manuell verwalten automatisch für einen einzelnen Benutzer angelegt wurden, verhindern das Löschen nicht. Sind einer aufgelisteten Regel noch Benutzer zugewiesen, behalten sie diese Regel bis zum Ende des aktuellen Geschäftsjahres und wechseln dann zur gewählten Option. Siehe Eine Regel löschen.
  4. Speichere deine Änderungen und lösche anschließend das Kontingent.
Eine Kontingentart kann nicht gelöscht werden, solange sie mit einer aktiven Abwesenheitsart verknüpft ist oder noch Regeln in ihrer Liste stehen.

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Wichtige Überlegungen

  • Kontingente in Tagen oder Stunden: Wähle die richtige Zeiteinheit für jedes Kontingent, da diese später nicht geändert werden kann.
  • Rundung: Bei Kontingenten in Tagen wählst du unter Allgemein Immer aufrunden oder Ab einem halben Tag aufrunden (z. B. nach BUrlG).
  • Kontingentregeln: Verwende Gültigkeitsdaten, wenn du eine Regel ersetzt, damit historische Guthaben nachvollziehbar bleiben.
  • Übertragungsgrenzen: Konfiguriere den Übertrag für jede Regel passend zu den Unternehmensrichtlinien.
  • Geteilte Kontingente: Mehrere Abwesenheitsarten können dasselbe Kontingent teilen. Falls getrennte Nachverfolgung erforderlich ist, erstelle separate Kontingente.
  • Benutzerspezifische Kontingente: Benutzer können mehrere Kontingente haben. Du kannst ihre zugewiesenen Regeln ändern oder Guthabenanpassungen ergänzen. Der Schalter Sichtbar blendet für diesen Benutzer den Saldo und die verknüpften Abwesenheitsarten aus. Er stoppt den Aufbau nicht.
  • Alternative zu Kontingenten: Für Abwesenheitsarten wie Krankheit, die keine Quoten erfordern, kannst du die Benutzerübersicht oder Exporttools für die Nachverfolgung nutzen.