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Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist der Vertrag, den die DSGVO immer dann verlangt, wenn ein Unternehmen (du) einem anderen Unternehmen (absentify) die personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter anvertraut. Er regelt, was wir mit den Daten tun, wie wir sie schützen und was passiert, wenn etwas schiefgeht. absentify stellt einen standardisierten AVV gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Du kannst ihn direkt in der App ansehen und annehmen – ohne PDF-Hin-und-her, ohne Unterschrift. In der App-Seitenleiste findest du die AVV-Seite in der Gruppe Abrechnung & Daten unter dem Eintrag Auftragsverarbeitungsvertrag.

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So akzeptierst du den AVV

  1. Öffne Einstellungen > Auftragsverarbeitungsvertrag.
  2. Klicke auf Vertrag ansehen. Der vollständige AVV öffnet sich in einem Fenster in der Sprache, in der deine App aktuell läuft (Deutsch oder Englisch) – die abgeschlossene Version entspricht dieser Sprache. Wenn du den AVV auf Englisch abschließen willst, stelle die App-Sprache vorher auf Englisch um.
  3. Klicke auf Vertrag akzeptieren, um zu bestätigen.
Das war’s. Sobald du akzeptiert hast, protokolliert absentify den Vertrag manipulationssicher mit:
  • Datum und Uhrzeit der Annahme
  • Workspace-ID
  • IP-Adresse
  • AVV-Version
  • Name des Administrators, der akzeptiert hat
Auf der Seite erscheint anschließend ein grünes Banner Vertrag akzeptiert mit Datum, Uhrzeit und dem Namen der Person, die akzeptiert hat. PDF herunterladen lädt das aktuell gespeicherte Standard-PDF für die bei deiner Annahme vermerkte AVV-Versionsnummer herunter. Textkorrekturen innerhalb derselben Versionsnummer können enthalten sein; die Annahmedaten werden separat protokolliert. Der vorherige Wortlaut von Version 5 vor der Korrektur von Ziffer 2.4 in der App ist als deutsches PDF und englisches PDF archiviert. Die Archive enthalten nur den Vertragstext; beim Download in der App wird zusätzlich das ISO-Zertifikat angehängt.
Die Vereinbarung wird elektronisch innerhalb von absentify abgeschlossen. Mit deiner elektronischen Zustimmung gilt sie gegenseitig verbindlich – eine Unterschrift auf Papier ist nicht nötig.

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Wenn eine neue AVV-Versionsnummer erscheint

Wenn eine neue AVV-Versionsnummer erscheint, wechselt die Seite zu einem gelben Hinweis Veraltete Vertragsversion. Dort siehst du, welche Versionsnummer dein Workspace zuletzt akzeptiert hat, von wem und wann. Du kannst das aktuell unter dieser älteren Versionsnummer gespeicherte PDF herunterladen; mit Neue Version ansehen kannst du die neue nummerierte Version prüfen und annehmen. Textkorrekturen innerhalb derselben Versionsnummer lösen diesen Hinweis nicht aus. Bis du die neue Version akzeptierst, bleibt deine bisherige Annahme gültig – der Hinweis ist nur dafür da, dass du die Änderung nicht verpasst.

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Warum wir keinen individuellen AVV anbieten

absentify ist eine standardisierte SaaS-Lösung mit identischem AVV für alle Kunden. Wir können keine individuellen Vertragsanpassungen vereinbaren – jede Änderung müsste auch für alle anderen Kunden gelten. Mehr zu Datenschutz und Sicherheit bei absentify findest du unter absentify.com/de/gdpr.