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Als Administrator lädst du unter Einstellungen > Export Abwesenheitsdaten für die Lohnabrechnung, Berichte oder druckbare Kalender herunter.

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Exportformat

Genau ein Benutzer unter Mitarbeiter, ohne Abteilungen, lädt sofort als einzelnes PDF herunter. Jede größere Auswahl erzeugt eine ZIP-Datei mit einem Kalender pro aktivem Benutzer.

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Kürzliche Exporte

Kontingente und Abwesenheiten, Abwesenheiten für die Lohnabrechnung (Excel), Abwesenheiten für die Lohnabrechnung (CSV), Urlaubssalden (Excel), DATEV LODAS (ASCII-Import) und Kalender-PDFs werden im Hintergrund erstellt. Wähle Export erstellen und öffne den Auftrag unter Kürzliche Exporte. Die Liste zeigt die Exporte aller Admins mit Auswahl, Zeitraum, anforderndem Benutzer und Status. Startest du denselben Export erneut, während er läuft, öffnet absentify den bestehenden Auftrag. Dauert ein Export, den du hier startest, länger als eine Minute, erhält der anfordernde Admin eine E-Mail. Öffne deine Exporte führt zu dieser Seite; die E-Mail enthält weder Anhang noch direkten Download-Link. Bist du an anderer Stelle in absentify, bietet eine Benachrichtigung Herunterladen an, sobald die Datei bereit ist. Ein sofort heruntergeladenes Einzel-PDF erscheint nicht unter Kürzliche Exporte. Ein Auftrag, der über die API gestartet wurde, zeigt über API neben dem anfordernden Benutzer. Jeder Admin sieht ihn in dieser Liste und kann Herunterladen wählen, sobald die Datei Bereit ist. Einen Export über die API startest du unter Exporte.

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Excel-Export

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So exportierst du Abwesenheitsdaten nach Excel

  1. Öffne Einstellungen > Export. Unter Was möchtest du exportieren? wähle Kontingente und Abwesenheiten.
  2. Wähle unter Zeitraum die Option Jahr, Monat oder Von - bis. Jahr verwendet dein Geschäftsjahr; bei Von - bis legst du Start- und Enddatum fest. Die verfügbaren Zeiträume reichen bis zur Erstellung des Workspace zurück.
  3. Wähle unter Export für die Option Alle Abteilungen oder eine Abteilung.
  4. Wähle Export erstellen und unter Kürzliche Exporte anschließend Herunterladen, sobald die Datei Bereit ist.

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Exportoptionen

Jahresexporte für alle Abteilungen sind in jedem Plan enthalten. Monatsexporte, eigene Zeiträume, Abteilungsfilter und das vollständige Blatt Abwesenheiten pro Tag erfordern mindestens Mini. Im Free-Plan ist das Tagesblatt auf zwei Benutzer begrenzt. Siehe die Plan-Funktionsmatrix.
Abteilungsfilter verwenden die aktuelle Zuordnung. Ein Benutzer, der die Abteilung gewechselt hat, erscheint nicht mehr im Export seiner bisherigen Abteilung. Gelöschte Benutzer sind nicht enthalten; inaktive und archivierte Benutzer können in Excel enthalten sein.

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Was ist in der exportierten Excel-Datei enthalten?

Die exportierte Excel-Datei enthält sieben Tabellenblätter:

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1. Kontingent

Diese Tabelle zeigt eine Übersicht über Benutzerkontingente sowie deren genutzte Abwesenheiten im ausgewählten Zeitraum.
  • Benutzer-ID, Benutzerdefinierte Id, Name, E-Mail: Identifizieren den Benutzer, auf den sich die Zeile bezieht.
  • Status: Gibt an, ob der Benutzer aktiv, inaktiv oder archiviert ist.
  • Datum des Beginns der Beschäftigung: Das offizielle Eintrittsdatum des Benutzers.
  • Enddatum der Beschäftigung: Das Austrittsdatum aus dem Benutzerprofil, sofern hinterlegt.
  • Abteilung: Aktuelle Abteilungen, durch Kommas getrennt.
  • Kontingent: Bezeichnung der Kontingentart.
  • Kontingent Einheit: Gibt an, ob das Kontingent in Tagen oder Minuten geführt wird.
  • Limit ignorieren: true, wenn die Kontingentart Buchungen über das Limit erlaubt, sonst false.
  • Regel: Der Name der Kontingentregel, die für den Benutzer galt. Im laufenden Geschäftsjahr ist das die heute geltende Regel. In vergangenen und künftigen Jahren ist es die Regel, die am ersten Tag des Geschäftsjahres galt. Gilt an diesem Tag keine Zuweisung, verwendet der Export die letzte Zuweisung, die sich mit dem Jahr überschneidet. Ohne Zuweisung im Jahr bleiben diese Spalten leer.
  • Regel gültig ab und Regel gültig bis: Der Zeitraum, in dem diese Person erfasst ist. Regel gültig ab ist der erste Tag, an dem sie tatsächlich Kontingent aufbaut, also ihr Eintrittsdatum, wenn sie erst nach Beginn der Zuweisung eingetreten ist. Regel gültig bis ist der letzte Tag, an dem die Regel galt, und bleibt bei einer unbefristeten Zuweisung leer.
Die folgenden Jahreswerte verwenden die Einheit des Kontingents (Tage oder Minuten). Läuft ab am enthält ein Datum.
  • Übertrag: Vom Vorjahr übernommene Kontingenttage oder -minuten.
  • Kontingent (aus Regel): Der Betrag, den die Kontingentregel für das Jahr gewährt hat, vor allen manuellen Korrekturen.
  • Anpassungen: Die Summe der manuellen Anpassungen des Jahres, positiv oder negativ. Ausgleichszeit wird separat ausgewiesen und ist hier nicht enthalten.
  • Effektives Kontingent: Kontingent (aus Regel) plus Anpassungen. Das ist der Anspruch, den der Benutzer sieht, und der Wert, den API und Webhooks als allowance melden.
  • Ausgleichszeit: Gutschriften für geleistete Überstunden im ausgewählten Zeitraum.
  • Genommen: Bisher genutzter Anteil des Kontingents.
  • Restguthaben: Der gespeicherte Saldo des gewählten Kontingentjahres. Er kann von Heute verfügbar oder dem für bestimmte Abwesenheitsdaten buchbaren Betrag abweichen.
  • Verfällt demnächst: Der Betrag, der als Nächstes verfällt. Ist ein Datum bekannt, ist das der genaue Betrag für dieses Datum, keine Summe späterer Verfälle. Fehlt das Datum, zeigt die Zelle trotzdem den noch verfallenden Betrag.
  • Läuft ab am: Der Stichtag für den Betrag unter Verfällt demnächst, derselbe nächste Verfallstermin wie im Tooltip der Jahrestabelle. Die Zelle bleibt leer, wenn kein datierter nächster Verfall vorliegt.
  • Verfallen: Der Betrag, der im gewählten Jahr bereits verfallen ist.
Nutze Restguthaben für den exportierten Jahressaldo. Die datierte Verfügbarkeit und die genaue Erklärung findest du im Kontingent-Tab des Benutzers. Ziehe Verfallen nicht erneut vom Restguthaben ab.
Im Anschluss werden alle in deiner Organisation erstellten Abwesenheitsarten als separate Spalten dargestellt. Gelöschte Abwesenheitsarten sind mit (gelöscht) markiert. Die Zellen zeigen, wie viele Einheiten pro Abwesenheitsart genutzt wurden.
Jede Zeile steht für ein bestimmtes Kontingent eines Benutzers. Bei mehreren Kontingenten erscheint der Benutzer in mehreren Zeilen.
Unterschiede beim Monats- und Bereichsexport
Monats- und Bereichsexporte ersetzen die zehn Jahresbilanzspalten oben (Übertrag bis Verfallen) durch Vom Kontingent abgezogen: den im gewählten Zeitraum abgezogenen Betrag. Regel, Regel gültig ab und Regel gültig bis bleiben mit der oben beschriebenen Auswahl nach Geschäftsjahr erhalten. Sie listen nicht jeden Regelwechsel im Zeitraum auf. Bei einem Bereich gilt das Geschäftsjahr, in das sein Startdatum fällt.

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2. Abwesenheiten

Diese Tabelle enthält detaillierte Informationen zu Abwesenheitsanfragen.
  • ID: Die eindeutige ID des Abwesenheitsantrags.
  • Benutzer-ID, Benutzerdefinierte Id, Name, E-Mail: Identifizieren den Benutzer, auf den sich die Zeile bezieht.
  • Abwesenheitsart: Die gebuchte Abwesenheitsart.
  • Startdatum: Startdatum der Abwesenheit. Bei stundenbasierter Buchung inkl. Uhrzeit.
  • Startpunkt: Uhrzeit oder Zeitblock (z. B. „Morgen“ oder „Nachmittag“) bei Tagesbuchung.
  • Enddatum: Enddatum der Abwesenheit. Bei stundenbasierter Buchung inkl. Uhrzeit.
  • Ende um: Uhrzeit oder Zeitblock (z. B. „Mittagspause“, „Ende des Arbeitstags“).
  • Arbeitszeit Abwesenheit: Der abgezogene Betrag der Anfrage. Tagesbasierte Abwesenheit steht in Tagen. Stundenbasierte Abwesenheit steht in Minuten. Die Einheit entspricht Kontingent Einheit. Der Wert folgt dem Arbeitsplan des Benutzers an jedem Datum, inklusive eigener Arbeitspläne, Feiertage, halber Tage am Start und Ende sowie Ganzer Tag abziehen. Übertrag, den die Anfrage nutzt, ist Teil dieses Betrags und wird nicht extra addiert.
  • Dauer: Bei tagesbasierter Abwesenheit der Kalenderzeitraum der Anfrage (inklusive Wochenenden und Feiertage im Datumsbereich). Bei stundenbasierter Abwesenheit die gesamte verstrichene Zeit in Minuten zwischen Start und Ende, einschließlich Zeit außerhalb des Arbeitszeitplans.
  • Kontingent Einheit: Zeigt die Einheit (Tage oder Minuten) der Abwesenheitsart.
  • Grund: Optionaler Abwesenheitsgrund, falls angegeben.
  • Erstellt am: Zeitstempel der Anfrage.
  • Erstellt von: Der Benutzer, der den Antrag gestellt hat; das kann jemand anderes als der abwesende Benutzer sein.
  • Status: Gibt an, ob die Anfrage genehmigt, abgelehnt, storniert oder noch offen ist.
  • Genehmigungsverfahren: Konfiguration des Genehmigungsprozesses.
  • Genehmigt am: Zeitpunkt der Genehmigung.
  • Genehmigt von: Genehmiger, der die Anfrage freigegeben hat.
  • Storniert um: Zeitpunkt der Stornierung.
  • Storniert von: Benutzer, der die Anfrage storniert hat.
  • Grund für Stornierung: Begründung, falls vom Benutzer angegeben.
  • Abgelehnt um: Zeitpunkt der Ablehnung.
  • Abgelehnt von: Benutzer, der die Anfrage abgelehnt hat.
  • Ablehnungsgrund: Begründung zur Ablehnung.
  • Vom Kontingent abgezogen: (true oder false), ob die Abwesenheit vom Kontingent abgezogen wurde.
  • Kontingent: Die zugehörige Kontingentart, falls vorhanden.
  • Version: Die Version der Anfrage. Sie steigt mit jeder Änderung.
  • Zuletzt geändert am: Wann die Anfrage zuletzt geändert wurde. Leer, wenn sie nie geändert wurde.
  • Zuletzt geändert von: Wer die Anfrage zuletzt geändert hat. Leer, wenn sie nie geändert wurde.
  • Ursprünglicher Zeitraum: Die Daten vor der ersten Änderung. Leer, wenn die Anfrage nie geändert wurde.
Unterschiede beim Monats- und Bereichsexport
Zeitraumübergreifende Abwesenheiten: Der Export zählt nur die Abwesenheitseinheiten innerhalb des gewählten Monats oder Bereichs. Beispiel: Bei Urlaub von Januar bis Februar enthält der Januar-Export nur die Januartage, der Februar-Export die Februartage.

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Änderungsverlauf

Dieses Blatt listet jede Änderung an einer Anfrage im Export. Eine Zeile pro Änderung.
  • Id: Die eindeutige ID des Abwesenheitsantrags.
  • Name: Der Benutzer, zu dem die Anfrage gehört.
  • Version: Die für diese Änderung erfasste Version.
  • Art: Die Art der Änderung, zum Beispiel reason, extended, shortened oder moved.
  • Status: Der Status der Änderung.
  • Geändert von: Wer die Änderung vorgenommen hat.
  • Geändert am: Wann die Änderung vorgenommen wurde.
  • Entschieden von: Wer über die Änderung entschieden hat, falls eine Entscheidung erfasst wurde.
  • Entschieden am: Wann diese Entscheidung erfasst wurde.
  • Entscheidungsgrund: Der mit der Entscheidung eingegebene Grund, falls vorhanden.
  • Vorheriger Zeitraum und Neuer Zeitraum: Die Daten vor und nach der Änderung.
  • Vorherige Abwesenheitsart und Neue Abwesenheitsart: Die Abwesenheitsart vor und nach der Änderung.
  • Vorheriger Grund und Neuer Grund: Der Grund vor und nach der Änderung.
  • Vorherige Dauer und Neue Dauer: Die Dauer vor und nach der Änderung.
  • Kontingent Einheit: Tage oder Minuten, passend zur Anfrage.

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3. Abwesenheiten pro Tag

Dieses Blatt bietet eine tagesgenaue Aufschlüsselung der Abwesenheiten.
  • Benutzer-ID, Benutzerdefinierte Id, Name, E-Mail: Identifizieren den Benutzer, auf den sich die Zeile bezieht.
Diese Angaben beziehen sich auf die Person, die an dem Tag abwesend war. Wer die Anfrage erstellt oder bearbeitet hat, findest du im Tabellenblatt Abwesenheiten.
  • Abwesenheitsart: Die jeweilige Abwesenheitsart.
  • Datum: Das konkrete Datum der Abwesenheit.
  • Monat: Monat der Abwesenheit.
  • Wochentag: Der Wochentag des Datums.
  • Ganzer Tag:
    • Bei Stundenbuchung: zeigt Start- und Endzeit.
    • Bei Tagesbuchung: zeigt „Ganzer Tag“, „Morgen“ oder „Nachmittag“.
  • Status: Status der Abwesenheit an dem Tag: PENDING, APPROVED oder PUBLIC HOLIDAY. Abgelehnte oder stornierte Anfragen werden nicht angezeigt, da keine tatsächliche Abwesenheit vorliegt.
  • Vom Kontingent abgezogen: Gibt an, ob die Abwesenheit auf ein Kontingent angerechnet wurde (true oder false).
  • Arbeitszeit Abwesenheit: Der abgezogene Betrag für dieses Datum, in derselben Einheit wie Kontingent Einheit.
  • Dauer: Die Kalenderspanne dieses Datums: 1 oder 0,5 bei Tagen, verstrichene Minuten bei stundenbasierter Abwesenheit.
  • Kontingent Einheit: Einheit des zugeordneten Kontingents.
  • Kontingent: Die zugehörige Kontingentart, falls vorhanden.

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4. Anpassungen

Eine Zeile pro Kontingentanpassung, einschließlich manueller und automatischer Korrekturen. Damit erklärst du Abweichungen vom Regelanspruch.
  • Benutzer-ID, Benutzerdefinierte Id, Name, E-Mail: Identifizieren den Benutzer.
  • Kontingent: Das Kontingent, zu dem die Anpassung gehört.
  • Datum: Das Datum, an dem die Anpassung wirksam wird.
  • Betrag: Der vorzeichenbehaftete Betrag, positiv zum Hinzufügen, negativ zum Abziehen.
  • Kontingent Einheit: Tage oder Minuten.
  • Typ: Entweder Manuell für eine allgemeine Anpassung oder Überstunden für Ausgleichszeit.
  • Ablaufdatum: Der letzte Tag, an dem die angepassten Tage noch genutzt werden können, falls ein Ablauf gesetzt wurde. absentify entfernt die Tage ab dem Tag danach. Nur positive Anpassungen können verfallen.
  • Grund: Der beim Anlegen eingegebene Grund. Korrekturen aus der Umstellung auf Kontingentregeln werden automatisch benannt, zum Beispiel Kontingentkorrektur aus Migration (2026) oder Anteiliges erstes Jahr.
  • Erstellt von: Der Administrator, der die Anpassung angelegt hat. Einträge aus der Umstellung auf Kontingentregeln stehen als Migration. Einträge, die absentify außerhalb eines Umstellungslaufs selbst angelegt hat, etwa eine übernommene Überstundenbilanz, stehen als Automatisch.
  • Erstellt am: Der Zeitpunkt der Erfassung.

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5. Regeln

Eine Zeile pro Kontingentregel des Workspace; die Referenz für Regel im Blatt Kontingent.
  • Regel-ID: Die Kennung der Regel, die auch die API verwendet.
  • Kontingent: Das Kontingent, zu dem die Regel gehört.
  • Regelname: Der in den Einstellungen angezeigte Name.
  • Zyklus: Jährlich, Monatlich, Zweiwöchentlich oder Manuell.
  • Betrag und Kontingent Einheit: Der pro Zyklus gewährte Betrag und seine Einheit.
  • Ablauf: Eine Zusammenfassung der Übertrags- und Verfallseinstellungen, zum Beispiel Alles wird übertragen · Verläuft nie oder Bis zu 5 übertragen · Verfällt nach 3 Monaten.
  • Max. Übertrag: Die Obergrenze für den Übertrag ins nächste Geschäftsjahr, falls gesetzt.
  • Vorauszahlung: Ob der volle Betrag zu Beginn jedes Zyklus verfügbar ist oder sich schrittweise aufbaut.
  • Lohnabrechnungsstichtag: Das gemeinsame Bezugsdatum zweiwöchentlicher Regeln, falls gesetzt.
  • Aktiv: Ob die Regel noch verwendet wird.
  • Mitglieder derzeit zugewiesen: Wie viele Benutzer dieser Regel heute zugewiesen sind. Die Zahl gilt für den ganzen Workspace, auch wenn du nach Abteilung exportierst.
  • Erstellt am: Wann die Regel angelegt wurde.
Die Blätter Anpassungen und Regeln sind immer vorhanden, auch wenn dein Workspace noch keine Anpassungen oder Regeln hat. Dann enthalten sie nur die Kopfzeile.

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6. Mitarbeiter

Dieses Blatt listet eine Zeile pro exportiertem Benutzer. Jede Zeile zeigt die Genehmiger- und Vertreter-Einstellungen dieser Person.
  • Benutzer-ID, Benutzerdefinierte Id, Name, E-Mail: Identifizieren den Benutzer.
  • Status: Gibt an, ob der Benutzer aktiv, inaktiv oder archiviert ist.
  • Abteilung: Aktuelle Abteilungen, durch Kommas getrennt.
  • Zeitzone: Die Zeitzone des Benutzers. Hat der Benutzer keine, gilt die Zeitzone des Workspace.
  • Feiertagskalender: Der dem Benutzer zugewiesene Feiertagskalender.
  • Genehmiger-Typ: Abteilung, Microsoft Sync, Benutzerdefiniert oder Kein Genehmiger.
  • Genehmigerabteilung: Die für die Genehmigung verwendete Abteilung; bei anderen Genehmigertypen leer.
  • Genehmiger: Die Genehmiger, durch Kommas getrennt. Ein inaktiver Name steht als Name (inaktiv). Ein archivierter Name steht als Name (archiviert).
  • Genehmiger-E-Mail(s): Die E-Mails dieser Genehmiger, durch Kommas getrennt.
  • Microsoft Sync Level: Die Microsoft-Manager-Stufe; bei anderen Genehmigertypen leer.
  • Genehmigungsverfahren: Das konfigurierte Verfahren; bei Kein Genehmiger leer.
  • Vertreter: Die Vertreter, durch Kommas getrennt. Inaktive und archivierte Namen verwenden dieselben Zusätze wie Genehmiger.
  • Vertreter-E-Mail(s): Die E-Mails dieser Vertreter, durch Kommas getrennt.
  • Erforderliche Vertreter-Anzahl: Die erforderliche Anzahl an Vertretern.
  • Vertreter-Genehmigungsprozess: Linear oder Parallel; ohne konfigurierte Vertreter leer.

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Abwesenheiten für die Lohnabrechnung

Diese Formate erfordern Essentials, Plus oder Business v1. Siehe die Plan-Feature-Matrix.
  1. Öffne Einstellungen > Export. Unter Was möchtest du exportieren? wähle Lohnabrechnung. Unter Format wähle Excel, CSV oder DATEV LODAS. Bei CSV wählst du Spalten-Trennzeichen.
  2. Wähle unter Zeitraum die Option Jahr, Monat oder Von - bis. Jahr verwendet dein Geschäftsjahr; bei Von - bis legst du Start- und Enddatum fest.
  3. Wähle unter Export für die Option Alle Abteilungen oder eine Abteilung.
  4. Wähle Export erstellen und unter Kürzliche Exporte anschließend Herunterladen, sobald die Datei Bereit ist.
Nur genehmigte Abwesenheiten zählen zu den Summen. In der Excel-Datei stehen ausstehende Anträge auf Ausstehende Anträge und gehören nicht zu den Summen. Abwesenheitsarten mit ausgeschaltetem Person ist nicht verfügbar zählen nicht. Abwesenheiten über mehrere Monate tragen nur die Tage im gewählten Zeitraum bei. Die Summen sind nach Benutzer, Kalendermonat und Abwesenheitsart gruppiert. Die Personalnummer ist die Benutzerdefinierte ID des Benutzers. Notizen listet Benutzer ohne Personalnummer und Personalnummern, die mehr als ein Benutzer verwendet. Monatliche Gesamtsummen zeigen Arbeitstage, Kalendertage, Stunden und Zeiträume. Tagesbasierte Abwesenheit füllt Arbeitstage und Kalendertage. Stundenbasierte Abwesenheit füllt Stunden, auf zwei Dezimalstellen gerundet. Arbeitstage folgen dem Arbeitsplan jedes Benutzers und den Feiertagen. Kalendertage zählen jeden Tag einer Abwesenheit. Die CSV-Datei ist eine Tabelle mit denselben Zeilen wie Monatliche Gesamtsummen. Die Spaltennamen bleiben englisch: personnel_number, employee_name, email, departments, period, leave_type, unit, workdays, calendar_days, hours, dates. Komma (,) setzt ein Komma zwischen die Spalten und einen Punkt als Dezimalzeichen. Semikolon (;) setzt ein Semikolon zwischen die Spalten und ein Komma als Dezimalzeichen. absentify wählt Komma (,), wenn deine Sprache Englisch ist, sonst Semikolon (;).

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Urlaubssalden

Urlaubssalden (Excel) erfordert Essentials, Plus oder Business v1. Siehe die Plan-Feature-Matrix.
  1. Öffne Einstellungen > Export. Unter Was möchtest du exportieren? wähle Urlaubssalden.
  2. Wähle unter Zeitraum die Option Jahr, Monat oder Von - bis. Jahr verwendet dein Geschäftsjahr; bei Von - bis legst du Start- und Enddatum fest. Der letzte Tag des Zeitraums ist der Stichtag.
  3. Wähle unter Export für die Option Alle Abteilungen oder eine Abteilung.
  4. Wähle Export erstellen und unter Kürzliche Exporte anschließend Herunterladen, sobald die Datei Bereit ist.
Die Datei hat eine Zeile pro Benutzer und Kontingentart. Inaktive und archivierte Benutzer mit einem Bestand bleiben in der Datei. Die Personalnummer ist die Benutzerdefinierte ID des Benutzers. Tagesbasierte Kontingente verwenden Tage. Stundenbasierte Kontingente verwenden Stunden. Zusammenfassung listet Anfangsbestand, Gewährt, Anpassungen, Genommen, Abgelaufen, Endbestand und Ausstehende Anträge (nicht abgezogen). Anfangsbestand ist der Stand am Ende des Tages vor Beginn des Zeitraums. Gewährt ist der Betrag, den die Kontingentregel im Zeitraum an den Tagen gewährt hat, an denen die Regel ihn gewährt. Eine Regel, die das gesamte Jahr im Voraus gewährt, zeigt den vollen Betrag am Gewährungstag. Anpassungen sind manuelle Anpassungen, die im Zeitraum datiert sind, plus ein Übertrag, der sich vom Stand des Vorjahres unterscheidet. Genommen sind genehmigte Abwesenheiten im Zeitraum. Abgelaufen ist Kontingent, das im Zeitraum ungenutzt abgelaufen ist: Übertrag über seine Grenze oder Frist hinaus, ablaufendes Kontingent und ablaufende Anpassungen. Endbestand ist der Stand am Ende des Stichtags: Anfangsbestand + Gewährt + Anpassungen - Genommen - Abgelaufen. Ausstehende Anträge reduzieren keinen Bestand. Bewegungen listet jede Änderung im Zeitraum, mit Datum, Bis, Bewegung, Betrag, Abwesenheitsart, Abwesenheit und Details. Zeilen für Genommen und Abgelaufen verwenden einen negativen Betrag. Berichtsinformationen wiederholt diese Definitionen und listet Benutzer ohne Personalnummer sowie Personalnummern, die mehr als ein Benutzer verwendet. Die Datei wird aus den heutigen Daten berechnet. Änderungen an vergangenen Abwesenheiten, Anpassungen oder Kontingentregeln nach dem Stichtag ändern auch die vergangenen Bestände. Die Bestände in der App zählen auch ausstehende Anträge, sodass sie von dieser Datei abweichen können. Ungenutztes Kontingent, das nicht übertragen wird, erscheint am ersten Tag des neuen Kontingentjahres als Abgelaufen. Liegt der Stichtag in der Zukunft, ist die Datei eine Prognose, die bereits das gewährte Kontingent und die genehmigten Abwesenheiten bis zum Stichtag enthält.

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DATEV LODAS

DATEV LODAS (ASCII-Import) erstellt eine Datei pro Monat für deinen Steuerberater. Das Format erfordert Essentials, Plus oder Business v1. Siehe die Plan-Feature-Matrix. Richte Beraternummer, Mandantennummer, Abwesenheitsarten und Lohnart für Urlaubstage unter DATEV LODAS ein.
  1. Öffne Einstellungen > Export. Unter Was möchtest du exportieren? wähle Lohnabrechnung. Unter Format wähle DATEV LODAS.
  2. Wähle unter Zeitraum den Monat.
  3. Wähle unter Export für die Option Alle Abteilungen oder eine Abteilung.
  4. Wähle Export erstellen und unter Kürzliche Exporte anschließend Herunterladen, sobald die Datei Bereit ist.
Die Datei enthält nur genehmigte Abwesenheiten. Die Personalnummer ist die Benutzerdefinierte ID des Benutzers. Sie muss eine Zahl von 1 bis 99999 sein. Du kannst denselben Monat erneut exportieren. Urlaubstage, die bereits übertragen wurden, werden nicht erneut gesendet. Änderungen und stornierte Abwesenheiten erscheinen als Notizen.

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Kalender-PDF-Export

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So exportierst du Kalender-PDFs

  1. Öffne Einstellungen > Export. Unter Was möchtest du exportieren? wähle Kalender-PDFs.
  2. Wähle unter PDF-Ausrichtung die Option Hochformat oder Querformat.
  3. Wähle unter Zeitraum die Option Jahr für ein Geschäftsjahr oder Von - bis für eigene Daten.
  4. Wähle unter Export für mindestens einen Benutzer unter Mitarbeiter, eine Abteilung unter Abteilungen oder beides. Abteilungen umfassen ihre aktiven Benutzer; zusätzlich ausgewählte Benutzer sind auch enthalten, wenn sie nicht zu diesen Abteilungen gehören.
  5. Wähle Export erstellen. Genau ein Benutzer ohne Abteilungen lädt sofort herunter. Jede größere Auswahl erzeugt eine ZIP-Datei unter Kürzliche Exporte.

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Was enthält jedes PDF?

  • Abwesenheitsübersicht: Name des Benutzers und Zeitraum.
  • Mitarbeiterdetails auf der ersten Seite: E-Mail, Abteilung, Mitarbeiternummer, Zeitplan, Zeitzone, Feiertage, Genehmiger und Vertreter. Fehlende Werte erscheinen als -. Genehmiger erscheinen mit Namen, als Kein Genehmiger oder als Microsoft Manager, Stufe [Stufe], wenn kein Name verfügbar ist.
  • Abzugsfähige Abwesenheit: Abwesenheitsart, Kontingent, Genommen, Verbleibend und Vortrag, in Tagen oder Stunden. Der Übertrag ist bereits im Gesamtkontingent enthalten; von einer Anfrage genutzter Übertrag ist bereits Teil von Genommen.
  • Nicht-abziehbare Abwesenheit: Abwesenheitsart und Genommen, einschließlich Feiertagen und Abwesenheiten ohne Kontingentabzug.
  • Eine Jahresübersicht als Heatmap, eine Legende der im Zeitraum vorkommenden Einträge und Monatsraster.
  • Abwesenheitsdetails: Von, Bis, Abwesenheitsart, Status, Genehmiger und Kommentar. Der Status kann Genehmigt, Ausstehend, Abgelehnt oder Storniert zeigen.
  • Zeilen für Unterschrift des Mitarbeiters, Unterschrift des Managers und Datum.
Genommen verwendet die abgezogene Arbeitszeitdauer. Leere Übersichtstabellen und eine leere Legende werden ausgelassen. Das Hochformat wiederholt die vollständige Kopfzeile; das Querformat nutzt nach Seite eins eine kürzere. Benutzer können ihr gewähltes Jahr auch unter Mein Kalender herunterladen.

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Plan-Anforderungen

Genau ein Benutzer unter Mitarbeiter, ohne Abteilungen, erfordert Essentials, Plus oder Business v1. Das gilt auch für den Download unter Mein Kalender. Eine PDF-ZIP-Auswahl erfordert Plus, auch bei einer Abteilung mit nur einem aktiven Benutzer.