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Der Bereich Benutzer im Einstellungsmodul von absentify ermöglicht Administratoren eine effektive Verwaltung von Benutzerkonten. Du kannst neue Benutzer einladen, bestehende Profile bearbeiten, Abteilungen zuweisen und individuelle Kontingente konfigurieren.
Die Benutzerliste bietet eine Übersicht aller Benutzer in deiner Organisation. Du kannst Benutzer filtern, durchsuchen und sortieren, um bestimmte Personen oder Gruppen schnell zu finden. absentify merkt sich deine Filter, bis du den Tab schließt.

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Hauptfunktionen der Benutzerliste

  • Abteilungsfilter:
    Verwende den Abteilungsfilter, um Benutzer nach ihren zugewiesenen Abteilungen anzuzeigen. So kannst du Benutzer in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Einheit leicht finden.
  • Rollenfilter:
    Nutze das Dropdown Rolle, um die Liste nach dem Admin-Status zu filtern. Wähle Alle, um sämtliche Benutzer zu sehen, Nur Admins, um zu prüfen, wer Administratorrechte hat, oder Nur Nicht-Admins, um reguläre Benutzer anzuzeigen. Dieser Filter lässt sich mit dem Abteilungsfilter, dem Statusfilter und der Suche kombinieren, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen.
  • Statusfilter:
    Nutze das Dropdown Status. Wähle Alle Status, Aktiv (kann sich anmelden) oder Inaktiv (kann sich nicht anmelden). Diesen Filter siehst du nur auf dem Tab Aktiv.
  • Suche:
    Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Benutzers in die Suchleiste ein, um sein Profil schnell zu finden.
  • Sortierung und Seitenumblätterung:
    Passe die Anzahl der Zeilen pro Seite an und navigiere zwischen Seiten, um weitere Benutzer anzuzeigen. Die Liste enthält Spalten für:
    • Name: Zeigt das Profilbild und den Namen des Benutzers an.
    • Abteilungen: Zeigt die Anzahl der Abteilungen, denen der Benutzer angehört. Unsichtbare Manager werden regulären Abteilungsmitgliedern in dieser Liste nicht angezeigt.
    • Genehmiger: Listet die zugewiesenen Genehmiger für Abwesenheitsanfragen des Benutzers auf.
    • Kontingent: Zeigt das aktuelle und das Kontingent des nächsten Jahres an.
  • Aktive vs. archivierte Benutzer
    Wechsle oben zwischen den Tabs Aktiv und Archiviert. Unter Aktiv siehst du auch inaktive Benutzer. Unter Archiviert verwaltest du ausgetretene Benutzer.
  • Neue Benutzer hinzufügen
    Am unteren Ende der Benutzerliste findest du drei Optionen, um neue Benutzer hinzuzufügen:

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Beitrittsanfragen

Wenn sich jemand bei absentify anmeldet und noch nicht Teil deines Workspaces ist, kann er auf der Begrüßungsseite neben einem passenden Workspace Beitritt anfragen wählen, optional eine Nachricht hinzufügen und dann Anfrage senden auswählen. Wer sich per E-Mail registriert hat, muss zuerst die Adresse bestätigen. Diese Anfragen erscheinen im Bereich Beitrittsanfragen oben auf der Seite Benutzer in den Einstellungen. Jede Beitrittsanfrage zeigt:
  • Name und E-Mail-Adresse des Antragstellers
  • Eine optionale Nachricht (bis zu 1.000 Zeichen; falls angegeben mindestens 5 Zeichen)
Verfügbare Aktionen für jede Anfrage:
  • Einladen: Öffnet das Einladungsformular mit der vorausgefüllten E-Mail-Adresse des Antragstellers. Sobald der Benutzer erfolgreich in deinen Workspace eingeladen wurde, wird eine passende ausstehende Beitrittsanfrage für diese E-Mail-Adresse automatisch aufgelöst.
  • Ablehnen: Entfernt die Beitrittsanfrage aus der Liste. Der Antragsteller kann eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, dass seine Anfrage abgelehnt wurde.
Jeder Antragsteller kann pro Workspace nur eine ausstehende Beitrittsanfrage gleichzeitig haben. Nach jeder 5-Minuten-Wartezeit aktualisiert ein erneutes Senden an denselben Workspace die ausstehende Anfrage für diesen Workspace, anstatt eine doppelte anzulegen. Über alle Workspaces hinweg sind höchstens 5 ausstehende Anfragen gleichzeitig möglich. Wenn ein Antragsteller nach einer Ablehnung eine neue Anfrage stellt, erscheint diese erneut in der Liste.
Du kannst Beitrittsanfragen auch indirekt auflösen: Wenn du einen Benutzer über eine der Standardmethoden (manuelle Eingabe, Excel-Import oder Gruppensynchronisierung) einlädst und dessen E-Mail-Adresse mit einer ausstehenden Beitrittsanfrage übereinstimmt, wird diese automatisch bereinigt.

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Standard-Benutzereinstellungen

Gehe zu Einstellungen > Benutzer und wähle oben Standard-Benutzereinstellungen. Diese Standards gelten, wenn Benutzer eingeladen, importiert oder über die Synchronisierung erstellt werden. Für bestehende Benutzer gelten sie nicht.

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Wichtige Standardpräferenzen

  • Standard-Zeitzone: Legt die Zeitzone für alle neuen Benutzer fest. Beispiel: (GMT+1:00) Berlin. Benutzer können dies unter Deine Einstellungen aktualisieren.
  • Standardsprache: Bestimmt die Standardsprache für den Workspace. Benutzer können die Sprache später unter Deine Einstellungen ändern. Für Formulierungsfeedback wenden sie sich mit einem Screenshot an support@absentify.com.
  • Standard-Datumsformat: Bestimmt das Anzeigedatum, z. B. TT.MM.JJJJ oder MM/TT/JJJJ.
  • Standard-Zeitformat: Konfiguriert das Uhrenformat als 12-Stunden- oder 24-Stunden-Anzeige.
  • Standard-Wochenbeginn: Legt den ersten Tag der Kalenderwoche fest, z. B. Montag oder Sonntag.
  • Kalenderwochen anzeigen: Legt fest, ob Kalenderwochennummern in der Kalenderübersicht und in der Ansicht der Benutzer angezeigt werden. Benutzer können dies später unter Deine Einstellungen ändern.
Um diese Präferenzen für einen bestehenden Benutzer anzupassen, aktualisiere dessen Profil.

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Kontingentregeln für neue Mitarbeiter

Öffne Einstellungen > Benutzer und wähle Standard-Benutzereinstellungen. Im Bereich Kontingentregeln für neue Mitarbeiter wählst du für jede Kontingentart die Regel, die neue Benutzer erhalten sollen, oder Manuell verwalten, wenn neue Benutzer keine automatische Gutschrift erhalten sollen und du ihre Beträge selbst einträgst. Jede Auswahl wird sofort gespeichert und zeigt Organisation Standard aktualisiert. Neue Benutzer erhalten diese Auswahl für jedes Kontingent, es sei denn, ihre Abteilung legt einen eigenen Standard fest. Wählst du Manuell verwalten, werden neue Benutzer sofort für die manuelle Verwaltung eingerichtet. Die jährlichen Beträge legst du danach unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingent fest. Die spezifischste Zuweisung gewinnt: eine Auswahl, die du beim Einladen oder Importieren direkt für den Benutzer triffst, dann der Abteilungsstandard, dann der Organisationsstandard, den du hier festlegst. Ist noch kein Standard ausgewählt, zeigt das Dropdown Nicht festgelegt. Eine Änderung gilt nur für Benutzer, die ab diesem Zeitpunkt eingeladen oder importiert werden. Solange eine Kontingentmigration läuft, sind diese Dropdowns deaktiviert.

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Benutzer per Massenbearbeitung archivieren oder aktivieren

Als Admin kannst du mehrere Benutzer gleichzeitig archivieren oder aktivieren, indem du die Funktion zur Massenbearbeitung nutzt. Das erleichtert die Verwaltung, besonders bei größeren organisatorischen Änderungen.
  • Das Archivieren eines Benutzers deaktiviert dessen Konto und blendet ihn aus allen Teamübersichten und benutzersichtbaren Bereichen aus. So kannst du inaktive Personen organisiert halten, während ihre Abwesenheitshistorie erhalten bleibt.
  • Das Aktivieren eines Benutzers ermöglicht den Login und das Empfangen aller Benachrichtigungen.
Beim Archivieren wird außerdem die Outlook-Abwesenheitsnotiz deaktiviert, sofern absentify eine gesetzt hat. Das gilt für jeden Weg zu archivieren – die Benutzerliste, den Archivieren-Dialog im Benutzerprofil, die öffentliche API und die Gruppensynchronisierung mit Microsoft Entra ID. Wenn du die Person wieder aktivierst, wird die Notiz für noch nicht beendete Abwesenheiten wiederhergestellt.
Möchtest du einzelne Benutzer archivieren? Das kannst du direkt im Tab Zugang & Berechtigungen tun.
So gehst du vor:
  1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer.
  2. Verwende die Kontrollkästchen, um die Benutzer auszuwählen, die du verwalten möchtest.
  3. Klicke auf das Glocken-Symbol, um Benutzer zu aktivieren, oder auf das Ordner-Symbol, um sie zu archivieren.
Das ist besonders nützlich für:
  • Benutzer per Massenbearbeitung aktivieren, z. B. während der Ersteinrichtung oder Einarbeitung.
  • Benutzer per Massenbearbeitung archivieren, z. B. beim Offboarding oder bei organisatorischen Änderungen.
  • Den Arbeitsbereich aufräumen, um eine aktuelle und übersichtliche Benutzerliste zu behalten.
Massenbearbeitungen werden sofort angewendet – überprüfe daher deine Auswahl, bevor du Änderungen bestätigst.

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Benutzer löschen

Das Löschen von Benutzern entfernt alle ihre Daten dauerhaft aus dem System und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen ist auch eine kostensparende Option für Organisationen mit kostenpflichtigen Plänen, da es die Anzahl der abrechenbaren Benutzer reduziert.
Nur durch Löschen wird außerdem eine E-Mail-Adresse wieder frei. Eine Adresse existiert in ganz absentify nur ein einziges Mal, und ein archivierter Benutzer belegt sie weiterhin. Wenn dieselbe Person in einen anderen Workspace aufgenommen werden soll oder du die Adresse für jemand anderen verwenden möchtest, reicht Archivieren also nicht aus.
Schritte zum Löschen von Benutzern:
  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Archiviert.
  2. Klicke auf das rote Papierkorbsymbol neben der Person, die du löschen möchtest.
  3. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Daten zuvor exportiert wurden.
  4. Klicke auf die Schaltfläche Löschen, um die Person dauerhaft zu entfernen.

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Benutzerdaten vor dem Löschen exportieren

Bevor Benutzer gelöscht werden, können Administratoren deren Daten zur Aufbewahrung exportieren:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Exportieren.
  2. Nutze die Option Exportieren, um eine Excel-Datei mit Benutzerdaten zu erstellen.
  3. Speichere die Datei, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen.

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Offene Genehmigungsanfragen beim Löschen eines Genehmigers bearbeiten

Wenn ein Benutzer, den du löschen möchtest, ein Genehmiger war und noch offene Abwesenheitsanfragen von seinen Antragsstellern hat, erscheint eine Benachrichtigung, die das Löschen verhindert. So gehst du vor:
  1. Klicke auf „Details“, um die offenen Anfragen anzuzeigen. Dort siehst du:
    • Die Art der Abwesenheitsanfrage.
    • Den Benutzer, der die Anfrage gestellt hat.
    • Den Status der Anfrage und relevante Daten.
  2. Übernehme den Genehmigungsprozess:
    • Als Admin kannst du die Anfrage im Namen des archivierten Benutzers manuell genehmigen oder ablehnen.
    • Sobald alle offenen Anfragen bearbeitet wurden, kann der Benutzer ohne Einschränkungen gelöscht werden.
Das Löschen eines Benutzers ist endgültig. Überprüfe sorgfältig, ob alle erforderlichen Abwesenheits- und Kontingentdaten vor dem Löschen aufgezeichnet wurden.

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Best Practices für die Benutzerverwaltung

  • Massenaktionen nutzen, um Zeit zu sparen: Wende Änderungen gleichzeitig auf mehrere Benutzer an, z. B. Abteilungsänderungen oder das Archivieren inaktiver Benutzer.
  • Kosten in kostenpflichtigen Plänen im Blick behalten: Archivierte und inaktive Benutzer zählen weiterhin zu den abrechenbaren Benutzerlimits. Ziehe in Betracht, Daten zu exportieren und unnötige Benutzer zu löschen, um Kosten zu sparen.
  • Benutzerrollen und Berechtigungen überprüfen: Eine vollständige Übersicht darüber, was jeder Benutzer in absentify sehen und tun kann, findest du im Leitfaden zu Rollen und Berechtigungen.
  • Den Unterschied zwischen inaktiven und archivierten Benutzern verstehen:
    • Inaktive Benutzer: Sind weiterhin in Teamübersichten sichtbar, können sich aber nicht anmelden oder System-E-Mails empfangen. Wenn du dir unsicher bist, warum ein Benutzer keine Benachrichtigungen erhält, sieh dir unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mail-Zustellung an.
    • Archivierte Benutzer: Sind vollständig aus Teamübersichten und allen benutzerseitigen Bereichen ausgeblendet.