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Das Erstellen und Anpassen von Abwesenheitsarten in absentify erlaubt Admins, Abwesenheitskategorien für Benutzer zu verwalten. Dies ermöglicht eine präzise Nachverfolgung, Kalendersynchronisation und die Einhaltung interner Richtlinien.

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Best Practices für die Erstellung von Abwesenheitsarten

  • Abwesenheitsarten an Richtlinien anpassen: Stelle sicher, dass die Abwesenheitsarten mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben übereinstimmen.
  • Einstellungen regelmäßig prüfen: Halte Konfigurationen aktuell, wenn sich Anforderungen ändern.
  • Klare Bezeichnungen verwenden: Aussagekräftige Namen helfen Benutzern bei der Auswahl.
  • Kontingente mit Bedacht verknüpfen: Überschneidungen nur einrichten, wenn gewollt.
  • Vertraulichkeit sicherstellen: Bei privaten Abwesenheitsarten neutrale Begriffe wie „Abwesend“ für Titel im Kalender verwenden.

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Neue Abwesenheitsart hinzufügen

  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf Neue Abwesenheitsart hinzufügen.
  2. Fülle die Details aus. Die Seite ist ein scrollbares Formular. Über die Liste der Abschnitte springst du zu einem Abschnitt.

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Name, Icon und Farbe

Name: Wähle einen klaren, beschreibenden Namen (z. B. „Urlaub“, „Krankmeldung“).
  • Übersetzungen (optional): Klicke neben dem Feld Name auf Übersetzen oder bei vorhandenen Übersetzungen auf Übersetzungen bearbeiten. Gib im Dialog die Namen für die aufgeführten Oberflächensprachen ein; leere Felder verwenden den Standardnamen. Sobald Übersetzungen vorhanden sind, erscheint unter dem Namensfeld eine Zusammenfassung der übersetzten Sprachen.
  • Mit KI übersetzen (Essentials- oder Plus-Plan): Klicke auf diese Option in der Fußzeile des Dialogs, um alle Übersetzungsfelder automatisch auf Basis des Standardnamens auszufüllen.
Icon und Farbe:
Wähle eine Farbe und ein Icon für diese Abwesenheitsart. Diese helfen Benutzern, Anfragen im Kalender und in der Übersicht schneller zu erkennen.

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Tage oder Stunden

Die kleinste Zeitspanne, die ein Benutzer für diese Abwesenheitsart beantragen kann. Stunden und minutenbasierte Einheiten sind ab dem Mini-Plan oder höher verfügbar. Der Free-Plan unterstützt nur Tage und halbe Tage.
  • Wenn die Abwesenheitsart nicht vom Kontingent abgezogen wird: Du kannst Ganze Tage, Halbe Tage, Ganze Stunden, 30 Minuten, 15 Minuten, 10 Minuten oder 5 Minuten wählen.
  • Wenn die Abwesenheitsart vom Kontingent abgezogen wird: Die verfügbaren Einheiten folgen der Einheit des verknüpften Kontingents.
    • Wird das Kontingent in Tagen geführt, stehen nur Ganze Tage und Halbe Tage zur Verfügung.
    • Wird das Kontingent in Stunden geführt, stehen nur Ganze Stunden und die minutenbasierten Einheiten zur Verfügung.
Gesperrte Optionen zeigen ein Schloss und einen kurzen Grund. Wähle eine, oder Warum?, um die Details zu öffnen. Die Details zeigen den vollen Titel und die nächste Aktion.
Achte bei einer abzugsfähigen Abwesenheitsart darauf, dass die gewählte Einheit gut in das Kontingent passt. Wenn dein jährliches Kontingent zum Beispiel 100 Stunden und 45 Minuten beträgt, ist 15 Minuten besser geeignet als Stunden. Sonst können 45 Minuten übrig bleiben, die Benutzer nicht beantragen können.
Einheit nachträglich ändern
Innerhalb derselben Kategorie kannst du die Einheit weiterhin ändern, zum Beispiel Ganze Tage zu Halbe Tage oder Ganze Stunden zu 15 Minuten. Bestehende Anträge behalten ihre ursprünglichen Tage oder Stunden. Neue Anträge verwenden die neue Einheit. Wenn du zwischen tagesbasierten und stundenbasierten Einheiten wechselst, erscheint unter Tage oder Stunden ein Info-Banner mit dem Titel Bestehende Anträge bleiben, wie sie sind. Der Wechsel von Tagen zu Stunden oder von Stunden zu Tagen betrifft nur neue Anträge. Stornierte und abgelehnte Anträge bleiben in der Historie, wie sie waren. Wenn die Überprüfung der Antragshistorie fehlschlägt, erscheint unter Tage oder Stunden der Hinweis: Wir konnten die bestehenden Anträge nicht prüfen, deshalb kannst du nicht zwischen Tagen und Stunden wechseln. Lade die Seite neu, um es noch einmal zu versuchen. Im Abschnitt Kontingent sind bei einer bereits verwendeten Abwesenheitsart ebenfalls alle Kontingente der anderen Kategorie gesperrt. Du erkennst sie am Hinweis Gesperrt: Diese Abwesenheitsart wird schon verwendet. Ist der Wechsel gesperrt, öffne Tage oder Stunden, wähle in der Liste eine gesperrte Einheit und lies Stunden sind gesperrt oder Tage sind gesperrt. Nutze dort Kopie in Stunden erstellen oder Kopie in Tagen erstellen. Im Dialog für die Kopie setzt du die Einheit über Zeiteinheit. Optional kannst du Diese Abwesenheitsart danach archivieren aktivieren.

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Genehmigung

Muss genehmigt werden: Lege fest, ob Anträge für diese Abwesenheitsart von einem Genehmiger freigegeben werden müssen.
  • Aktiviert: Anfragen müssen von einem Genehmiger freigegeben werden.
  • Deaktiviert: Anfragen werden automatisch genehmigt.
Bei Aktivierung kann ein Administrator diese Einstellung überspringen, wenn er eine Abwesenheitsanfrage im Namen eines Benutzers erstellt.
Anträge können später geändert werden:
  • Aktiviert: Benutzer, die einen Antrag stornieren können, können ihn auch ändern. Bei ausstehenden und genehmigten Anträgen lassen sich Daten, Uhrzeiten, der Grund und die Abwesenheitsart ändern. Wenn Muss genehmigt werden aktiviert ist, warten Änderungen von Datum, Uhrzeit oder Abwesenheitsart an einem genehmigten Antrag auf die Genehmigung, bevor sie gelten. Das Verkürzen kann sofort gelten, wenn Verkürzen muss genehmigt werden aus ist. Bei einem ausstehenden Termin einer Serie nur der Grund. Bei einem genehmigten Termin einer Serie auch Daten und Uhrzeiten. Die Abwesenheitsart eines Termins einer Serie bleibt gleich.
  • Deaktiviert: Anträge dieser Abwesenheitsart können nicht geändert werden. Benutzer stornieren den Antrag und erstellen einen neuen.
Neue Abwesenheitsarten haben diese Einstellung aktiviert. Wenn du Webhooks nutzt, abonniere Antrag geändert oder Alle Anträge und Änderungen. Siehe Webhooks. Verkürzen muss genehmigt werden (sichtbar, wenn Muss genehmigt werden und Anträge können später geändert werden beide aktiviert sind):
  • Aktiviert: Das Verkürzen einer genehmigten Abwesenheit wartet auf einen Genehmiger.
  • Deaktiviert: Das Verkürzen einer genehmigten Abwesenheit gilt sofort. Genehmiger und Vertreter werden benachrichtigt.

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Vertretung

Lege fest, ob für diese Abwesenheitsart ein Vertreter benötigt wird. Wähle Keine, Optional oder Erforderlich. Vertreter können im Profil des Benutzers unter Benutzereinstellungen zugewiesen werden.
  • Erforderlich: Ein Vertreter muss ausgewählt werden, bevor der Abwesenheitsantrag eingereicht werden kann.
  • Optional: Ein Vertreter kann ausgewählt werden, ist aber nicht zwingend erforderlich.
  • Keine: Im Antrag gibt es kein Feld für einen Vertreter. Eine Auswahl eines Vertreters ist nicht möglich.
Auch wenn dies erforderlich ist, kann ein Administrator diese Einstellung überschreiben, wenn er eine Abwesenheitsanfrage im Namen eines Benutzers erstellt.
Anträge trotz Vertretung erlauben (nur sichtbar, wenn die Vertretung auf Erforderlich oder Optional gesetzt ist): Wenn aktiviert, können Benutzer ihren eigenen Abwesenheitsantrag mit dieser Abwesenheitsart einreichen, auch wenn sie gerade als aktiver Vertreter für einen Kollegen fungieren. Vor dem Erstellen des Antrags wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Deaktiviere diese Option bei strengen Richtlinien, die erfordern, dass der Vertreter während der gesamten Abwesenheit des Kollegen verfügbar bleibt. Abwesenheitsarten mit deaktiviertem Person arbeitet nicht (z. B. Homeoffice) erlauben Überlappungen bereits implizit. Diese Einstellung erweitert diese Flexibilität auf andere Abwesenheitsarten.

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Kontingent

Beim Erstellen einer Abwesenheitsart kannst du festlegen, ob sie vom Kontingent abgezogen werden soll. Bei aktivierter Option kannst du weitere Regeln festlegen.
Vom Kontingent abziehen:
  • Aktiviert: Verknüpft die Abwesenheitsart mit einem Kontingent zur automatischen Verrechnung.
  • Deaktiviert: Es wird kein Kontingent abgezogen.
Zusätzliche Optionen:
  • Feiertage mitzählen: Feiertage während der Abwesenheit werden auch vom Kontingent abgezogen.
  • Freie Tage mitzählen: Tage, an denen die Person nicht arbeitet, zum Beispiel Wochenenden, werden auch vom Kontingent abgezogen.

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Verfügbarkeit

Person arbeitet nicht:
  • Aktiviert: Der Benutzer gilt als nicht verfügbar, kann nicht als Vertreter ausgewählt werden und Abwesenheitsnotizen werden aktiviert.
  • Deaktiviert: Für Home Office oder Dienstreisen geeignet, bei denen Benutzer verfügbar bleiben.
Zählt zum Abteilungslimit: Lege fest, ob diese Abwesenheitsart in die Berechnung der maximalen Abwesenheiten der Abteilung einbezogen wird. Die Abteilungsgrenzen kannst du unter Abteilungseinstellungen konfigurieren.
  • Aktiviert: Diese Abwesenheitsart zählt zu den Abteilungsgrenzen.
  • Deaktiviert: Diese Abwesenheitsart wird bei den Abteilungsgrenzen nicht berücksichtigt.
Bei Aktivierung kann ein Administrator dieses Limit überschreiben, wenn er eine Abwesenheitsanfrage im Namen eines Benutzers erstellt.
Um eine Abwesenheitsart in DATEV LODAS aufzunehmen, schalte Person arbeitet nicht ein und lege sie dort unter Übertragen als fest.

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Kalender

Diese Einstellungen legen fest, wie Kalendereinträge entstehen, wenn eine Abwesenheitsanfrage eingereicht wird. Der Weg hängt von Outlook Kalender Synchronisation in den Microsoft-Einstellungen ab.
  • Wenn der Schalter an ist: absentify schreibt einen neuen passenden Eintrag in den Outlook-Kalender des Benutzers.
  • Wenn der Schalter aus ist: Ein Benutzer mit aktivierten Kalender-Einladungen kann bei einer neuen passenden Anfrage, einer Genehmigung oder einer wesentlichen Änderung an Datum, Uhrzeit oder Status einer aktuellen oder zukünftigen Abwesenheit eine iCal-Einladung erhalten. Der Benutzer nimmt sie in seiner Kalender-App an oder fügt sie dort hinzu. Das Aktivieren allein versendet keine ersten Einladungen für bestehende Abwesenheiten. Für eine bereits beendete Abwesenheit wird keine erste Einladung gesendet.
In beiden Fällen stehen die folgenden Konfigurationsoptionen zur Verfügung: Wann erscheint sie im Kalender?:
  • Sofort: Der Kalendereintrag entsteht, wenn die Anfrage eingereicht wird.
  • Nach Genehmigung: Der Kalendereintrag erscheint erst nach der Genehmigung.
  • Nie: absentify erstellt keine neuen Kalendereinträge für diese Abwesenheitsart; bestehende Einträge in Outlook oder iCal können bleiben und bei Änderungen an der Abwesenheit weiter aktualisiert werden, bis die Abwesenheit storniert, abgelehnt oder gelöscht wird.
Eine Änderung des Zeitpunkts oder das Deaktivieren der Synchronisation betrifft nur neue Einträge; vorhandene Outlook- und iCal-Einträge bleiben, bis eine wesentliche Anfrageaktualisierung oder Stornierung sie ändert. Die Stornierung eines Tages einer Serie entfernt die anderen Tage nicht. Eine Änderung der E-Mail-Adresse eines Benutzers oder reiner Anzeigedaten im Profil und in der Abwesenheitsart löst keine pauschale Stornierung mit erneutem Versand aus. Neue Anfrageaktionen verwenden die aktuellen Einstellungen und die aktuelle Adresse. Status in Outlook / Status im Kalender: Diese Einstellung entscheidet, wie der Eintrag im Kalender erscheint, und welche Abwesenheitsarten auf der Übersichtsseite erscheinen, wenn der Filter Heute abwesend aktiv ist. Bei eingeschalteter Outlook-Kalendersynchronisation heißt das Feld Status in Outlook, sonst Status im Kalender. Titel im Kalender:
Definiere den Titel im Kalendereintrag. Für private Abwesenheiten wird „Abwesend“ empfohlen, um sensible Daten zu schützen. Weitere Informationen zum Verhalten der Kalendersynchronisation sowie zur Fehlerbehebung findest du in den Microsoft-Sync-Logs.
Wenn du auf den Essentials-Plan oder höher upgradest, wird der Hinweis „created with absentify“ aus Outlook-Kalendereinträgen entfernt – sowohl bei iCal-Downloads als auch bei automatischer Synchronisation.

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Antragsformular

Diese Einstellungen betreffen zusätzliche Eingabefelder in Abwesenheitsanfragen, z. B. Pflichtangaben oder Datei-Uploads. Grund ist Pflicht: Legt fest, ob Benutzer beim Einreichen eines Abwesenheitsantrags eine Begründung angeben müssen.
  • Aktiviert: Benutzer müssen eine Begründung eingeben, bevor sie ihren Abwesenheitsantrag absenden können.
  • Deaktiviert: Das Eingeben eines Grundes ist optional.
Der Hinweis im Feld „Grund“ ist der Platzhaltertext, der im Eingabefeld für die Begründung angezeigt wird, wenn ein Antrag gestellt wird. Admins können diesen Text individuell anpassen, um den Benutzern eine Orientierung zu geben.
Grund nur den Beteiligten zeigen:
  • Aktiviert: Nur der Antragsteller, der Ersteller der Anfrage, zugewiesene Genehmiger, berechtigte Vertreter, Manager der Abteilungen des Antragstellers und Admins sehen den Grund, sofern sie Zugriff auf die Anfrage haben.
  • Deaktiviert: Alle, die die Abwesenheit sehen, sehen auch den Grund.
Kalendereinträge enthalten einen eingegebenen Grund nur, wenn Grund nur den Beteiligten zeigen und Kollegen sehen nur „Abwesend“ deaktiviert sind. Das gilt für persönliche Outlook-Kalender, freigegebene Outlook-, Gruppen- und Teams-Gruppenkalender sowie iCal-Einladungen. Kalendereinträge können die Sichtbarkeitsregeln von absentify nicht für jeden Betrachter einzeln anwenden. Anhänge erlauben: Ermöglicht Benutzern, Dokumente zu Abwesenheitsanfragen hochzuladen – zum Beispiel ein ärztliches Attest bei einer Krankmeldung. Dokumente können auch nachträglich eingereicht werden, nachdem der Antrag erstellt wurde, um mehr Flexibilität zu bieten. Alle Personen mit Zugriff auf die Abwesenheitsdetails können die Datei herunterladen.
  • Essentials-Tarif: 1 Datei pro Anfrage (max. 2 MB)
  • Plus-Tarif: mehrere Dateien (je max. 15 MB)

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Datenschutz

Kollegen sehen nur „Abwesend“:
  • Aktiviert: Aktiviere diese Option, um den spezifischen Abwesenheitstyp vor regulären Mitarbeitern zu verbergen. Normale Teammitglieder sehen nur „Abwesend“, während an der Genehmigung beteiligte Benutzer (Anfragende, Vertreter, Genehmiger, Manager) sowie Admins den konkreten Abwesenheitstyp weiterhin sehen.
  • Deaktiviert: Die genaue Abwesenheitsart ist für alle sichtbar, die die Abwesenheit sehen können.
Bitte beachte: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, sollte Titel im Kalender ebenfalls auf „Abwesend“ gesetzt werden – für einheitlichen Datenschutz.

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FAQ

Die folgenden FAQs zeigen dir, wie du die integrierten Funktionen von absentify nutzen kannst, um eine konsistente und datenschutzfreundliche Abwesenheitsverwaltung und Sichtbarkeit in deiner Organisation sicherzustellen.
Um zu vermeiden, dass sensible Abwesenheitsinformationen — besonders bei Krankmeldungen — offengelegt werden, empfehlen wir dir, den Grund bei allen Abwesenheitsarten auszublenden. Andernfalls ist leicht zu erkennen, dass es sich um eine Krankmeldung handelt, wenn nur diese Abwesenheitsart keinen Grund anzeigt.So richtest du es ein:
  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Öffne jede Abwesenheitsart, gehe zu Datenschutz und aktiviere Kollegen sehen nur „Abwesend“.
  3. Nur bei Abwesenheitsarten wie Homeoffice oder Weiterbildung, bei denen Transparenz im Arbeitsalltag hilfreich ist, sollte der Grund sichtbar bleiben.
Die Anleitung zur Abwesenheits-Privatsphäre führt dich durch die Konfiguration und erklärt, wann du eine ganze Abteilung nicht einschränken solltest.
Wenn du den Datenschutz aktivierst, wird in der Übersicht nur „Abwesend“ angezeigt – ohne Angabe der Abwesenheitsart oder des Grundes.
Synchronisierte Ereignisse können den Betreff und einen eingegebenen Grund enthalten. absentify lässt den Grund weg, wenn seine Sichtbarkeit eingeschränkt oder die Abwesenheitsart privat ist. Das gilt für persönliche Outlook-Kalender, freigegebene Kalender und Gruppenkalender sowie iCal-Einladungen. Wähle zusätzlich einen neutralen Betreff, damit er die Abwesenheitsart nicht verrät.So richtest du die Synchronisierung datenschutzkonform ein:
  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Wähle die jeweilige Abwesenheitsart aus, indem du auf das Bearbeitungssymbol klickst.
  3. Aktiviere im Abschnitt Antragsformular die Option Grund nur den Beteiligten zeigen, um den Grund einzuschränken.
  4. Aktiviere im Abschnitt Datenschutz Kollegen sehen nur „Abwesend“, wenn die Abwesenheitsart selbst vertraulich ist.
  5. Gib im Abschnitt Kalender unter Titel im Kalender einen neutralen Titel wie „Abwesend“ ein.
Damit Homeoffice-Tage in Outlook nicht als abwesend angezeigt werden:
  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Bearbeitungssymbol bei der Abwesenheitsart Homeoffice.
  3. Gehe zu Kalender.
  4. Wähle im Dropdown bei Status in Outlook die Option Woanders arbeiten (wie Homeoffice).
So wirst du im Kalender als verfügbar, aber nicht im Büro angezeigt – das verbessert die Übersicht und verhindert Missverständnisse.
Wenn dein Unternehmen die Anzahl der Homeoffice-Tage pro Jahr begrenzt, kannst du das Abziehen vom Kontingent wie folgt einrichten:
  1. Erstelle ein separates Kontingent für Homeoffice:
    • Gehe zu Einstellungen > Kontingente.
    • Klicke auf Neues Kontingent.
    • Folge der Anleitung im Kontingente-Guide.
  2. Nach dem Speichern des Kontingents gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  3. Bearbeite die Abwesenheitsart Homeoffice.
  4. Aktiviere den Schalter Vom Kontingent abziehen.
  5. Wähle unter Welches Kontingent? das erstellte Homeoffice-Kontingent aus.
Öffne Tage oder Stunden. Eine gesperrte Einheit zeigt ein Schloss und einen kurzen Grund. Wähle sie, oder Warum?, um die Details zu öffnen. Die Details zeigen den vollen Titel und die nächste Aktion.
  • Es gibt schon Anträge in Tagen. oder Es gibt schon Anträge in Stunden.: Diese Abwesenheitsart hat Anträge, die nicht storniert oder abgelehnt wurden, einschließlich vergangener Anträge.
  • Verfügbar ab dem Mini-Plan: Stunden und Minuten brauchen den Mini-Plan oder höher.
  • Braucht ein Kontingent in Stunden oder Braucht ein Kontingent in Tagen: Das verknüpfte Kontingent hat die andere Einheit.
  • Bestehende Anträge werden geprüft…: Der Wechsel zwischen Tagen und Stunden bleibt gesperrt, bis die Überprüfung abgeschlossen ist.
  • Bestehende Anträge konnten nicht geprüft werden: Der Wechsel zwischen Tagen und Stunden bleibt gesperrt. Lade die Seite neu, um es noch einmal zu versuchen.
Wenn die Überprüfung der Antragshistorie noch läuft oder fehlgeschlagen ist, bleibt der Wechsel zwischen Tagen und Stunden gesperrt, bis die Überprüfung abgeschlossen ist oder du nach einem Fehler neu lädst.
Teilweise. Innerhalb derselben Kategorie kannst du die Einheit weiter ändern, zum Beispiel Ganze Tage zu Halbe Tage. Bestehende Anträge behalten ihre ursprünglichen Tage oder Stunden. Neue Anträge verwenden die neue Einheit.Ein Wechsel zwischen Tagen und Stunden ist gesperrt, sobald Anträge existieren, die nicht storniert oder abgelehnt sind, einschließlich vergangener Anträge. Sobald alle übrigen Anträge storniert oder abgelehnt sind, kannst du wechseln, wenn das ausgewählte Kontingent und dein Plan die andere Einheit unterstützen.Um die andere Einheit zu buchen, wenn der Wechsel gesperrt ist, öffne Tage oder Stunden, wähle eine gesperrte Einheit und nutze die Details Stunden sind gesperrt oder Tage sind gesperrt, mit Kopie in Stunden erstellen oder Kopie in Tagen erstellen. Im Dialog für die Kopie setzt du die Einheit über Zeiteinheit. Optional kannst du Diese Abwesenheitsart danach archivieren aktivieren.
Manche Änderungen gelten für bestehende Abwesenheitsanfragen, andere nur für neue Anfragen, die nach der Änderung erstellt werden. Eine detaillierte Übersicht findest du in diesem Support Dokument.