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Der Bereich Abteilungen in absentify ermöglicht Administratoren, Benutzer in Gruppen zu organisieren, Manager für Abwesenheitsgenehmigungen zuzuweisen und abteilungsspezifische Einstellungen wie maximale Abwesenheiten und den Kontingentstandard für neue Benutzer zu konfigurieren. Du legst außerdem fest, in welcher Reihenfolge Abteilungen in absentify erscheinen.

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Übersicht über Abteilungen

Auf der Seite Abteilungen findest du eine Liste aller Abteilungen deiner Organisation. Für jede Abteilung kannst du Folgendes einsehen:
  • Abteilung: Der Name der Abteilung.
  • Manager: Genehmiger für Abwesenheitsanfragen der Abteilungsmitglieder. Ein durchgestrichenes Augensymbol hinter einem Namen kennzeichnet einen unsichtbaren Manager.
  • Maximal abwesend: Die maximale Anzahl an Benutzern, die gleichzeitig abwesend sein dürfen.
  • Gruppensynchronisation: Gibt den Synchronisierungsstatus mit Microsoft-Diensten an.
Mit Abteilungen oder Manager suchen… findest du eine Abteilung nach Name oder Manager. Wähle eine Zeile aus, um sie zu öffnen.

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Reihenfolge der Abteilungen

Ziehe den Griff in einer Zeile, um die Reihenfolge der Abteilungen festzulegen, die in absentify verwendet wird. Du kannst eine Zeile auch mit der Tastatur verschieben. absentify speichert die neue Reihenfolge und zeigt Erfolgreich gespeichert. Eine neue Abteilung wird am Ende eingefügt. Listen und Dropdown-Menüs folgen dieser Reihenfolge. Filter unter Übersicht, Benutzer und Insights bleiben alphabetisch. Wenn eine Suche aktiv ist, verschiebst du nur die Abteilungen, die dazu passen. Für jede Kontingentart erhält ein neuer Benutzer, der zu mehreren Abteilungen gehört, den Standard der ersten Abteilung in dieser Reihenfolge, die für diese Art einen eigenen Standard hat. Das gilt, wenn du den Benutzer einlädst oder importierst, und wenn die Gruppensynchronisation das Konto anlegt. Eine Änderung der Reihenfolge ändert bestehende Kontingentzuordnungen nicht.

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Neue Abteilung hinzufügen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abteilungen und klicke auf Neue Abteilung hinzufügen.
  2. Fülle die Abteilungsdetails aus:

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Allgemeine Informationen

  • Name: Gib den Namen der Abteilung ein.
  • Manager: Füge einen oder mehrere Abteilungsmanager hinzu. Manager fungieren als Standardgenehmiger für Abwesenheitsanfragen der Mitarbeiter in dieser Abteilung.
    • Unsichtbarer Manager (ab dem Essentials-Plan): Klicke auf das Augensymbol neben einem Manager, um ihn als unsichtbar zu markieren. Ein unsichtbarer Manager behält alle Genehmigungs- und Verwaltungsrechte, wird den Abteilungsmitgliedern aber nicht angezeigt. Er erscheint nicht in den Mitgliederlisten, im Kalender oder in der Teamübersicht der Abteilung, und seine eigenen Abwesenheiten bleiben vor der Abteilung verborgen. Admins, Co-Manager derselben Abteilung und der unsichtbare Manager selbst können den Eintrag weiterhin sehen. Wenn ein unsichtbarer Manager einen Antrag genehmigt, wird sein Name weiterhin als Genehmiger angezeigt.

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Genehmigungsprozess

  • Wähle den Genehmigungsablauf für Abwesenheitsanfragen:
    • Linear – Alle müssen zustimmen: Anfragen werden nacheinander gesendet und erfordern die Zustimmung aller Manager.
    • Linear – Einer muss zustimmen: Anfragen werden nacheinander gesendet und mit der Zustimmung eines Managers genehmigt.
    • Parallel – Alle müssen zustimmen: Alle Manager werden gleichzeitig benachrichtigt, und alle müssen zustimmen.
    • Parallel – Einer muss zustimmen: Alle Manager werden gleichzeitig benachrichtigt, und die Zustimmung eines Managers genügt.

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Maximale Abwesenheit

  • Lege die maximale Anzahl gleichzeitiger Abwesenheiten in der Abteilung fest:
    • Kein Limit: Keine Einschränkungen für die Anzahl der gleichzeitig abwesenden Benutzer.
    • Benutzerdefinierter Wert: Gib die maximale Anzahl abwesender Benutzer an.
Admins können das definierte maximale Abwesenheitslimit beim Erstellen von Anfragen außer Kraft setzen – sowohl bei Einzelanfragen als auch bei Gruppenanfragen. Dies bietet Flexibilität in Ausnahmefällen, in denen das konfigurierte Limit einer Abteilung überschritten werden muss.

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Sichtbarkeit von Abwesenheiten

  • Wer kann die Abwesenheiten der Mitglieder dieser Abteilung sehen?: Lege fest, wie weit die Abwesenheiten der Mitglieder dieser Abteilung geteilt werden.
    • Alle Abteilungsmitglieder (Standard): Die Abwesenheiten richten sich nach den Datenschutzeinstellungen des Workspace.
    • Nur Manager und Genehmiger: Die Abwesenheiten der Mitglieder dieser Abteilung sind für ihre Kollegen verborgen, innerhalb dieser Abteilung sehen reguläre Kollegen also nur die eigenen. Abteilungsmanager, zugewiesene Genehmiger und Admins behalten die volle Sicht. Akzeptierte Vertreter sehen weiterhin die Anfrage, der sie zugeordnet sind.
Die Einstellung regelt, wer diese Abteilung sehen darf, nicht was deren Mitglieder anderswo sehen. Wer in einer eingeschränkten Abteilung ist, sieht weiterhin die Abwesenheiten aller Kollegen, die er vorher sehen durfte. Wir empfehlen Nur Manager und Genehmiger nicht für den Alltag, sondern nur dann, wenn eine Abteilung Abwesenheiten gar nicht zeigen darf. Der Sinn von absentify ist, dass das Team sieht, wer verfügbar ist. Nutze stattdessen die Privatsphäre der Abwesenheitsart. Die Anleitung zur Abwesenheits-Privatsphäre zeigt dir, wie du das richtig konfigurierst. Eingeschränkte Mitglieder erscheinen weiterhin in der Teamübersicht, mit einem Schloss und ohne ihre Abwesenheiten. Ihr Jahreskalender ist für reguläre Mitglieder nicht verfügbar. Der Schalter Andere Abteilungen hebt das nicht auf. Gehört jemand außerdem zu einer nicht eingeschränkten Abteilung, können Kollegen, die diese Abteilung sehen dürfen, die Abwesenheiten weiter sehen.
Diese Einstellung wirkt sich nicht auf Synchronisierungen aus. Ist die Abteilung Teil einer aktiven geteilten Kalendersynchronisierung, Microsoft Teams Shifts- oder timeghost-Integration, zeigt absentify im Abteilungsformular einen Hinweis an: Die Abwesenheiten werden weiterhin an dieses Synchronisierungsziel veröffentlicht. Entferne die Abteilung aus der Synchronisierung, wenn die Abwesenheiten dort nicht geteilt werden sollen.

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Kontingentregeln für neue Mitarbeiter

  • Wähle für jedes Kontingent die Kontingentregel aus, die neue Mitglieder dieser Abteilung erhalten sollen. Die Regel legt fest, wie viel gewährt wird, in welchem Rhythmus und was mit ungenutztem Kontingent passiert.
  • Vorausgewählt ist der aktuelle Organisationsstandard, also eine Regel oder Manuell verwalten. Einen eigenen Eintrag „Organisationsstandard“ gibt es nicht mehr. Lässt du die Vorauswahl stehen, folgt die Abteilung dem Organisationsstandard, auch wenn sich dieser später ändert. Wählst du eine andere Regel oder Manuell verwalten, gilt genau diese Auswahl für die Abteilung. Mit Manuell verwalten erhalten neue Mitglieder keine automatische Gutschrift, und du trägst ihre Beträge in der Jahrestabelle ein.
  • Gehört ein neuer Benutzer zu mehreren Abteilungen, entscheidet die Reihenfolge der Abteilungen pro Kontingentart, welcher Abteilungsstandard gilt.
  • Wenn in deinem Workspace noch keine Kontingentregeln existieren, zeigt dieser Bereich weiterhin die bisherigen Zahlenfelder für das laufende und das nächste Geschäftsjahr an. Daneben wählst du Aktuellen Betrag beibehalten oder Manuell verwalten.
  1. Klicke auf Speichern, um die Abteilung zu erstellen.
Abteilungsregeln greifen beim Eintritt. Änderst du die Regelauswahl einer Abteilung, werden bereits vorhandene Mitglieder nicht neu zugewiesen. Auch beim Wechsel eines Benutzers in eine andere Abteilung ändert sich seine Kontingentregel nicht. Passe diese Fälle einzeln unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingent an.

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Abteilung bearbeiten

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abteilungen.
  2. Wähle die Zeile der Abteilung aus oder das Stiftsymbol daneben.
  3. Aktualisiere die Einstellungen der Abteilung, z. B. das Hinzufügen/Entfernen von Managern, die Anpassung des Genehmigungsprozesses oder die Kontingentregeln für neue Mitarbeiter.
  4. Klicke auf Speichern, um die Änderungen anzuwenden.
Änderungen an den Abteilungseinstellungen können bestehende Abwesenheitsanfragen beeinflussen. Eine geänderte Regelauswahl wirkt sich nur auf Benutzer aus, die der Abteilung danach beitreten.

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Abteilung löschen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abteilungen.
  2. Klicke auf das Papierkorbsymbol neben der Abteilung, die du löschen möchtest.
  3. Bestätige die Löschung.
Abteilungen können nicht gelöscht werden, wenn sie aktive Mitglieder haben. Wechsle die Benutzer in eine andere Abteilung, bevor du die Abteilung löschst.

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Benutzer innerhalb von Abteilungen verwalten

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Benutzer zu einer Abteilung hinzufügen oder verschieben

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Benutzer, den du aktualisieren möchtest.
  3. Wähle im Dropdown-Menü Abteilung die gewünschte(n) Abteilung(en) aus.
  4. Klicke auf Speichern, um den Benutzer der ausgewählten Abteilung zuzuweisen.
Du kannst Benutzer keiner Abteilung zuordnen, wenn die Abteilung mit einer Entra ID-Gruppe synchronisiert wurde. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.

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Datenschutzeinstellungen: Abteilungsübergreifende Sichtbarkeit

Standardmäßig können Mitarbeiter nur Abwesenheiten ihrer eigenen Abteilung sehen. Um die Sichtbarkeit abteilungsübergreifender Abwesenheiten zu aktivieren:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Allgemein > Datenschutz.
  2. Aktiviere den Schalter Andere Abteilungen.
Wenn Andere Abteilungen aktiviert ist, sehen Mitarbeiter auf der Übersichtsseite Abwesenheiten aller Abteilungen außer denen mit Nur Manager und Genehmiger – eine eingeschränkte Abteilung behält so oder so ihre eigene Regel. Für mehr Kontrolle kannst du diese Einstellung deaktiviert lassen.
Wenn die Privatsphäre der Abwesenheitsart nicht reicht und ein Team Abwesenheiten ganz verbergen muss, setze die Sichtbarkeit von Abwesenheiten dieser Abteilung auf Nur Manager und Genehmiger. Die Anleitung zur Abwesenheits-Privatsphäre führt dich durch beide Varianten.

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Best Practices für die Abteilungsverwaltung

  • Mehrere Manager zuweisen: Stelle sicher, dass Genehmigungsanfragen abgedeckt sind, indem du mehr als einen Manager einer Abteilung zuweist. Du kannst einzelne Manager als unsichtbar markieren, um HR- oder Leitungsaufsicht zu ermöglichen, ohne dass sie für das Team sichtbar sind.
  • Maximale Abwesenheitsgrenzen konfigurieren: Vermeide Störungen, indem du angemessene Abwesenheitsgrenzen für jede Abteilung festlegst.
  • Kontingentstandards standardisieren: Wähle pro Kontingent die passende Regel oder Manuell verwalten, damit alle neuen Mitglieder einer Abteilung mit derselben Policy starten. Lass den aktuellen Organisationsstandard stehen, wo der unternehmensweite Standard gelten soll.
  • Reihenfolge der Abteilungen festlegen: Wenn neue Benutzer zu mehreren Abteilungen gehören, setze die Abteilung mit den gewünschten Standards an den Anfang.
Überprüfe und aktualisiere regelmäßig die Abteilungskonfigurationen, um sie an organisatorische Änderungen anzupassen.