Skip to main content
Auf der Seite Datenschutz können Administratoren steuern, wie Abwesenheitsdaten und Abteilungskalender innerhalb der Organisation geteilt werden. Diese Einstellungen stellen sicher, dass sensible Informationen nur den richtigen Benutzern zugänglich sind, während gleichzeitig Flexibilität für betriebliche Anforderungen gewährleistet wird.

​
Datenschutz & Berechtigungen

Hier sind die konfigurierbaren Datenschutzeinstellungen und ihre Auswirkungen:

​
Andere Abteilungen

Beschreibung des Schalters: Wenn aktiviert, kann der Kalender aller Abteilungen eingesehen werden. Ist die Einstellung deaktiviert, ist nur der Kalender der eigenen Abteilung sichtbar.
  • Aktiviert: Kalender aller Abteilungen sind einsehbar. Unsichtbare Manager bleiben für reguläre Mitglieder auch bei aktivierter Einstellung verborgen — Admins, Co-Manager und der unsichtbare Manager selbst sind davon ausgenommen.
  • Deaktiviert: Nur der Kalender der eigenen Abteilung ist sichtbar.
Diese Einschränkung gilt nicht für Administratoren, die immer vollständigen Zugriff auf alle Kalender haben.
Wie du die Privatsphäre richtig konfigurierst – zuerst den Grund verbergen, eine ganze Abteilung nur im Ausnahmefall einschränken – steht in der Anleitung zur Abwesenheits-Privatsphäre. Die Abteilungseinstellung Nur Manager und Genehmiger brauchst du nur, wenn ein Team Abwesenheiten gar nicht zeigen darf.
Achtung – abteilungsübergreifende Genehmiger und VertreterWenn du Andere Abteilungen deaktivieren möchtest, während noch Benutzer einen Genehmiger oder Vertreter in einer anderen Abteilung haben, zeigt absentify vorab einen Bestätigungsdialog an. Grund: Diese Genehmiger und Vertreter würden den Blick auf die Abwesenheiten verlieren, für die sie zuständig sind – das kann den Genehmigungsablauf unterbrechen.Weise die betroffenen Genehmiger und Vertreter zuerst Benutzern innerhalb derselben Abteilung zu und deaktiviere dann den Schalter.

​
Kalenderansicht

Beschreibung des Schalters: Steuert den Zugriff auf die vollständige Kalenderansicht der Abwesenheiten eines Benutzers.
  • Aktiviert: Zeigt die Abwesenheiten eines Benutzers für das gesamte Jahr an, ähnlich der Funktion „Mein Kalender“ im Hauptmenü.
  • Deaktiviert: Nur die betroffene Person selbst, die verantwortlichen Manager oder Genehmiger sowie Administratoren können auf den vollständigen Kalender zugreifen. Das gilt für jeden Weg, die Jahresübersicht einer anderen Person zu öffnen, auch über einen direkten Link.

​
Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen

Beschreibung des Schalters: Legt fest, ob vergangene Abwesenheiten für alle sichtbar sind.
  • Aktiviert: Vergangene und zukünftige Abwesenheiten sind für alle sichtbar, sofern entsprechende Kalenderzugriffsrechte bestehen – abhängig von der Benutzerrolle und den Datenschutz­einstellungen des Workspaces. Abwesenheitsdetails werden angezeigt, die Sichtbarkeit bestimmter Gründe hängt jedoch von den Datenschutzeinstellungen der Abwesenheitsarten ab.
  • Deaktiviert:
    • Reguläre Benutzer können anstehende Teamabwesenheiten sehen, sofern entsprechende Kalenderzugriffsrechte bestehen – abhängig von ihrer Benutzerrolle und den Datenschutz­einstellungen des Workspaces – und haben vollen Zugriff auf ihre eigenen vergangenen und zukünftigen Abwesenheiten.
    • Ein zugewiesener Genehmiger kann die Details dieser Anfrage auch dann öffnen, wenn sie in der Vergangenheit liegt. Bestätigte Vertreter sehen die Anfragen, die sie vertreten, in der Team-Zeitleiste. Das gibt keinen allgemeinen Zugriff auf alle vergangenen Abwesenheiten im Kalender des Benutzers.
    • Aktuelle Abteilungsmanager sehen vergangene und zukünftige Abwesenheiten der Benutzer in ihren verwalteten Abteilungen. Es gibt keine zeitliche Grenze anhand des Datums, an dem die Managerrolle zugewiesen wurde.
Administratoren können jederzeit alle Abwesenheitsdetails aller Benutzer sehen, sowohl vergangene als auch zukünftige – unabhängig davon, wann die Rolle zugewiesen wurde und ob der Umschalter aktiv ist oder nicht.

​
Rückwirkendes Abwesenheitsmanagement durch den Abteilungsmanager

Beschreibung des Schalters: Gewährt Abteilungsmanagern die Berechtigung, Abwesenheiten in der Vergangenheit zu verwalten – ähnlich wie Administratoren.
  • Aktiviert: Abteilungsmanager können sowohl Abwesenheitsanfragen stornieren, die bereits begonnen haben oder in der Vergangenheit liegen, als auch neue Abwesenheitsanfragen für Mitarbeiter ihrer Abteilung im vorherigen Geschäftsjahr erstellen.
  • Deaktiviert: Sowohl die rückwirkende Stornierung als auch das Anlegen von Abwesenheiten im vorherigen Geschäftsjahr bleiben Administratoren vorbehalten. Manager können Anfragen im aktuellen und im nächsten Geschäftsjahr erstellen.
Reguläre Benutzer können – unabhängig von der Schalterstellung – nur eigene zukünftige Abwesenheiten stornieren und Abwesenheiten bis zu 30 Tage in der Vergangenheit erstellen. Alle Stornierungen lösen eine E-Mail-Benachrichtigung oder eine Teams-Bot-Nachricht an relevante Parteien aus, um Transparenz zu gewährleisten.

​
Zusammenfassung der Benutzerrollen und Berechtigungen

Hier siehst du, wie die verschiedenen Datenschutz- und Sichtbarkeitseinstellungen mit den Benutzerrollen in absentify zusammenspielen:

​
Regulärer Benutzer

Standardberechtigungen
  • Kann jederzeit seine eigenen Abwesenheiten sehen, einschließlich aller Details und Gründe – dies wird niemals durch Datenschutzeinstellungen eingeschränkt.
  • Kann ausschließlich seine eigenen Kontingente einsehen, z. B. Urlaubstage oder andere Kontingente.
  • Kann seine eigenen zukünftigen Abwesenheitsanträge stornieren, einschließlich einmaliger und wiederkehrender Abwesenheiten.
  • Kann Abwesenheitsanträge für das aktuelle Geschäftsjahr und für ein weiteres Geschäftsjahr in der Zukunft erstellen.
  • Erhält Benachrichtigungen zu seinen eigenen Abwesenheitsanträgen gemäß seinen persönlichen Benachrichtigungseinstellungen.
  • Kann den Tag und Monat von Geburtstagen und Jubiläen von Kollegen sehen (nicht jedoch Jahr oder Alter), sofern diese Kollegen gemäß den Privatsphäre-Einstellungen im Workspace sichtbar sind.
Bedingte Sichtbarkeit basierend auf Datenschutzeinstellungen
  • Kann Abwesenheiten anderer Benutzer abhängig von der Einstellung Andere Abteilungen sehen:
    • Wenn aktiviert, sind Abwesenheiten aller Benutzer im Workspace sichtbar.
    • Wenn deaktiviert, sind nur Abwesenheiten von Benutzern aus der eigenen Abteilung sichtbar.
    • In beiden Fällen bleiben Abwesenheiten von Abteilungen mit der Einstellung Nur Manager und Genehmiger verborgen – es sei denn, du bist für die jeweilige Anfrage zugewiesener Genehmiger oder akzeptierter Vertreter.
  • Kann vergangene Abwesenheiten anderer Benutzer nur sehen, wenn die Einstellung Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, werden nur aktuelle und zukünftige Abwesenheiten angezeigt.
  • Die Sichtbarkeit von Abwesenheitsgründen hängt von den Einstellungen Abwesenheitsart Privatsphäre und Grund-Sichtbarkeit ab:
    • Wenn Abwesenheitsart Privatsphäre aktiviert ist, können nur zugewiesene Genehmiger, zugewiesene Vertreter, Abteilungsleiter des Antragstellers und Administratoren die Abwesenheitsart sehen.
    • Wenn Abwesenheitsart Privatsphäre deaktiviert und Grund-Sichtbarkeit aktiviert ist, können nur Genehmiger, Vertreter, Abteilungsleiter und Administratoren den Grund sehen.
    • Wenn beide Einstellungen deaktiviert sind, können alle Benutzer, die die Abwesenheit sehen dürfen, auch den Grund sehen.

​
Vertreter

Allgemeine Berechtigungen
  • Hat alle Rechte eines regulären Benutzers, wie oben beschrieben.
Zusätzlicher Zugriff bei akzeptierten Vertretungen
Geltungsbereich: Die folgenden Regeln gelten nur für Anträge, bei denen du die Vertretung akzeptiert hast.
Wenn du die Vertretung für einen Antrag ablehnst, siehst du die Details dieser Abwesenheit nicht mehr und hast wieder nur die Rechte eines regulären Benutzers.
  • Kann den Abwesenheitsgrund einsehen – unabhängig von den Abwesenheitsart Privatsphäre Einstellungen.
  • Sieht die konkrete Anfrage, die er vertritt, auch dann in der Team-Zeitleiste, wenn sie in der Vergangenheit liegt. Das garantiert keinen Zugriff über jede Kalender- oder Detailansicht und gibt keinen allgemeinen Zugriff auf die Liste vergangener Abwesenheiten des Benutzers, wenn Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen deaktiviert ist.
  • Erhält Benachrichtigungen zu Abwesenheitsanfragen, bei denen er beteiligt ist, gemäß den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen.

​
Genehmiger

Allgemeine Berechtigungen
  • Hat dieselben Rechte wie ein regulärer Benutzer, wie oben unter Standardberechtigungen beschrieben.
Zusätzlicher Zugriff bei zugewiesener Genehmigung
Zugriffsbereich: Die folgenden Berechtigungen gelten nur für Anfragen, für die der Genehmiger direkt zugewiesen wurde, und ab dem Zeitpunkt der Zuweisung. In allen anderen Fällen gelten die Berechtigungen des regulären Benutzers.
  • Kann die Kontingente der Benutzer sehen, deren Abwesenheiten sie genehmigen, zusätzlich zu den eigenen.
  • Kann die Details der Anfragen sehen, denen er als Genehmiger zugewiesen ist. Die Zuweisung gibt keinen Zugriff auf jede Abwesenheit des Antragstellers oder seiner Abteilung.
  • Kann den gesamten Genehmigungsprozess für Anfragen nachverfolgen, inklusive aller Änderungen durch andere Genehmiger oder Admins.
  • Erhält Benachrichtigungen zu Anfragen, bei denen sie beteiligt sind, entsprechend der persönlichen Benachrichtigungseinstellungen.

​
Manager

Allgemeine Berechtigungen
  • Hat alle Rechte eines regulären Benutzers, wie oben beschrieben.
Zusätzlicher Zugriff innerhalb verwalteter Abteilungen
Geltungsbereich: Die folgenden Berechtigungen gelten nur für die Abteilung(en), denen du explizit als Abteilungsleiter zugewiesen bist, und greifen ab dem Zeitpunkt der Zuweisung.
In allen anderen Abteilungen, in denen du lediglich Mitglied bist, gelten die Rechte eines regulären Benutzers.
  • Kann die Kontingente der Mitarbeiter in der eigenen Abteilung sehen.
  • Erhält nur Benachrichtigungen zu Abwesenheitsanfragen, bei denen er direkt beteiligt ist, entsprechend den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen,
    kann aber über andere Abwesenheiten in der Abteilung durch Aktivierung der wöchentlichen Abwesenheitsübersicht informiert bleiben.
  • Kann alle Abwesenheitsdetails von Mitarbeitern der eigenen Abteilung sehen – unabhängig von den Abwesenheitsart Privatsphäre Einstellungen oder der Einstellung Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen.
  • Kann das vollständige Geburtsdatum sowie Jubiläen (inklusive Jahr und Alter) von Mitarbeitern der eigenen Abteilung über die Insights-Seite einsehen.
Berechtigungen für Stornierungen und vergangene Anfragen
  • Kann einmalige und wiederkehrende Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern seiner Abteilung stornieren, einschließlich:
  • Kann Abwesenheitsanträge für Mitarbeiter seiner Abteilung im vorherigen Geschäftsjahr erstellen, sofern die Einstellung Rückwirkendes Abwesenheitsmanagement durch den Abteilungsmanager aktiviert ist. Ohne diese Einstellung sind Startdaten in der Vergangenheit gesperrt. Manager können in beiden Fällen das aktuelle und das nächste Geschäftsjahr verwenden.
Wichtig: Abteilungsleiter können Abwesenheitsanträge nicht genehmigen, es sei denn, sie sind zusätzlich als Genehmiger zugewiesen.

​
Administrator

Allgemeine Berechtigungen
  • Kann Abwesenheiten für alle Benutzer im Workspace erstellen. Der Datumswähler bietet vergangene Jahre an, für die der Benutzer Kontingentdaten hat, sowie das aktuelle und das nächste Geschäftsjahr.
  • Hat vollständige Sichtbarkeit über alle Abwesenheiten im gesamten Workspace.
  • Hat vollständige Kontrolle über die Benutzereinstellungen – einschließlich Hinzufügen und Entfernen von Benutzern sowie dem Anzeigen und Aktualisieren aller Profil- und Kontingenteinstellungen.
  • Kann jede ausstehende oder genehmigte Abwesenheitsanfrage stornieren, auch wenn sie in der Vergangenheit liegt oder bereits begonnen hat. Stornierte und abgelehnte Anfragen können nicht erneut storniert werden.
  • Kann eine Vertreterzuweisung im Namen des vorgesehenen Vertreters genehmigen.
  • Kann Abwesenheitsanfragen im Namen der zugewiesenen Genehmiger genehmigen.
  • Kann die Vertreterpflicht für eine Abwesenheitsanfrage überschreiben.
  • Kann den Genehmigungsprozess beim Erstellen einer Anfrage überspringen, sodass die Abwesenheitsanfrage sofort genehmigt wird.
  • Kann sämtliche Privatsphäre- und Systemeinstellungen im Workspace konfigurieren.
  • Kann Abwesenheitsdaten für beliebige Zeiträume seit Bestehen des Workspaces exportieren.
Zusätzliche Berechtigungen für Rechnungsstellung
  • Mit aktiviertem Billing Admin:
    • Kann alle Rechnungsdaten bearbeiten, Zahlungsmethoden ändern, frühere Rechnungen einsehen und den aktuellen Plan sehen.
  • Mit deaktiviertem Billing Admin:
    • Hat keinen Zugriff auf die Tabs Abrechnung oder Upgrade in den Workspace-Einstellungen.