Vertreter pro Benutzer verwalten
Administratoren verwalten Vertreter im Tab Vertreter im Benutzerprofil. Im Free-Plan weist ein Banner darauf hin, dass Essentials oder Plus erforderlich ist. Siehe Plan-Feature-Matrix. Du kannst das Formular ändern, aber Speichern öffnet ein Upgrade-Modal, außer wenn du nur vorhandene Vertreter entfernst.1
Benutzerprofil öffnen
Gehe zu Einstellungen → Benutzer → wähle den Benutzer → öffne den Tab Vertreter.
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Vertreter hinzufügen
Füge einen oder mehrere Vertreter hinzu, die den Benutzer während Abwesenheiten vertreten, bei denen ein Vertreter erforderlich ist. Hier kannst du auch die Reihenfolge der Vertreter festlegen.
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Genehmigungsprozess auswählen
Lege fest, wie die Vertreter für die Genehmigung kontaktiert werden:
- Linear: Vertreter werden nacheinander in der festgelegten Reihenfolge kontaktiert.
- Parallel: Vertreter werden gleichzeitig kontaktiert.
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Anzahl benötigter Vertretungen festlegen
Lege fest, wie viele Vertreter den Antrag genehmigen müssen, bevor er an den Genehmiger weitergeleitet wird. Es können ein oder mehrere Vertreter zugewiesen werden.
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Reihenfolge änderbar durch Mitarbeiter
Aktiviere Reihenfolge änderbar durch Mitarbeiter, damit der Benutzer die Reihenfolge der Vertreter im Antragsprozess anpassen kann.
Wenn deaktiviert, bleibt die Reihenfolge wie im Profil definiert.
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Mitarbeiter darf Vertreter selbst wählen
Aktiviere Mitarbeiter darf Vertreter selbst wählen, damit der Benutzer beim Erstellen eines Abwesenheitsantrags zusätzliche Vertreter hinzufügen oder bestehende Vertreter entfernen kann.
Wenn während des gewünschten Abwesenheitszeitraums weniger Vertreter verfügbar sind als die festgelegte Mindestanzahl, kann der Abwesenheitsantrag nicht eingereicht werden – es sei denn, ein Administrator reicht den Antrag im Namen des Benutzers ein und überschreibt diese Einschränkung.
Auswahl von Vertretern im Abwesenheitsantrag
Die Auswahl und Bestätigung der Vertreter erfolgt beim Erstellen des Abwesenheitsantrags. Der Administrator legt in der jeweiligen Abwesenheitsart fest, ob ein Vertreter erforderlich oder optional ist. Siehe Vertreter erforderlich in den Einstellungen der Abwesenheitsart für weitere Details. Wenn ein Benutzer eine Abwesenheitsart wählt, bei der ein Vertreter erforderlich ist:- Die im Benutzerprofil hinterlegten Vertreter erscheinen im Antragsformular.
- Falls erlaubt, kann der Benutzer die vorausgewählten Vertreter anpassen.
- Die Vertreter erhalten eine Anfrage zur Bestätigung ihrer Vertretung.
- Erst nachdem die erforderliche Anzahl an Vertretern die Vertretung bestätigt hat, wird der Antrag an den Genehmiger weitergeleitet.
- Ist der zugewiesene Vertreter nicht verfügbar, kann ein Administrator die Anfrage im Namen des Benutzers genehmigen.
- Wenn alle Vertreter genehmigen müssen und ein Vertreter im beantragten Zeitraum selbst abwesend ist, kann der Antrag nicht eingereicht werden.
- Wenn nicht alle Vertreter genehmigen müssen, werden abwesende Vertreter automatisch abgelehnt.
Ein Abwesenheitsantrag wird an die Genehmiger erst weitergeleitet, nachdem ein Vertreter seine Vertretung bestätigt hat.
Vertreterkonflikt
Die Logik für Vertreterkonflikte hängt von zwei Einstellungen der Abwesenheitsart ab: „Zählt als Abwesenheit“ und „Überlappung von Vertretern erlauben“.- Zählt als Abwesenheit aktiviert + Überlappung von Vertretern erlauben deaktiviert → Die Abwesenheit blockiert Vertreterzuweisungen und löst harte Einschränkungen aus. Empfohlen für Urlaub oder Krankmeldung.
- Zählt als Abwesenheit deaktiviert → Die Abwesenheit blockiert Vertreterzuweisungen nicht. Empfohlen für Home Office.
- Zählt als Abwesenheit aktiviert + Überlappung von Vertretern erlauben aktiviert → Der Vertreter sieht einen Bestätigungsdialog und kann trotz aktiver Vertretung seinen eigenen Abwesenheitsantrag einreichen. Geeignet für Abwesenheitsarten, bei denen eine Überlappung akzeptabel ist, aber bestätigt werden soll.
- Wenn die Vertreterzuweisung bereits genehmigt ist, wird die Überlappung als Konflikt behandelt (Blockierung oder Bestätigungsdialog, je nach den oben genannten Einstellungen).
- Wenn die Vertreterzuweisung noch ausstehend ist, zeigt das System eine Warnung an, dass die spätere Annahme der Vertretung zu einem Konflikt führen kann, erlaubt aber die Einreichung des Antrags.