- Welche Anmeldemethoden zulässig sind – nur Microsoft 365 oder Microsoft 365 plus die per E-Mail versendeten „Magic Links“.
- Ob andere Microsoft-365-Benutzer aus deinem Unternehmen eigene absentify-Workspaces anlegen dürfen – nur relevant, wenn ausschließlich Microsoft als Anmeldung erlaubt ist.
Ein paar Begriffe, die auf dieser Seite vorkommen
- Microsoft-365-Anmeldung – dein Team meldet sich mit dem gleichen Geschäftskonto an, das es auch für Outlook, Teams und OneDrive nutzt (Microsoft nennt das ein „Geschäfts- oder Schulkonto“).
- Magic Link – statt eines Passworts gibt der Benutzer seine E-Mail-Adresse ein und absentify schickt ihm per E-Mail einen einmaligen Anmeldecode, der 60 Minuten gültig ist. Diesen Code gibt er auf der Anmeldeseite ein. Außerhalb von Microsoft Teams enthält dieselbe E-Mail zusätzlich eine Schaltfläche, die ihn direkt anmeldet.
- Microsoft-Tenant – Microsofts Bezeichnung für „dein Unternehmen“ innerhalb von Microsoft 365. Als deine IT-Abteilung Microsoft 365 eingerichtet hat (z. B. mit
@deinefirma.com), wurde von Microsoft ein Tenant für euch angelegt. Alle mit einem@deinefirma.com-Geschäftskonto gehören zum selben Tenant.
Erlaubte Anmeldemethoden
Über das Dropdown Erlaubte Anmeldemethoden stehen zwei Optionen zur Auswahl.Nur Microsoft
Es ist ausschließlich die Anmeldung mit Microsoft 365 erlaubt. Diese Methode wird für Unternehmen empfohlen, die das gesamte Microsoft-Erlebnis nutzen möchten.- Empfohlen für den Produktiveinsatz mit vollständiger Microsoft-365-Integration.
- Aktiviert die automatische Outlook-Kalendersynchronisation und Abwesenheitsnotizen.
- Wer kein funktionierendes Microsoft-365-Konto hat, kann sich nicht anmelden.
- Neu eingeladene Benutzer müssen sich mit Microsoft anmelden.
- Ein Benutzer, der sich zuvor mit einem E-Mail-Code angemeldet hat, kann Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an wählen. absentify verknüpft das Konto automatisch. Wenn Microsoft das Konto nicht zuordnen kann, sieht der Benutzer stattdessen Mit einem E-Mail-Code anmelden. Das passiert, wenn er sich mit einem Microsoft-Gastkonto anmeldet, das nicht die eingeladene E-Mail-Adresse verwendet.
Du kannst nicht auf „Nur Microsoft“ wechseln, solange noch jemand Magic Link nutzt
Du kannst nicht auf „Nur Microsoft“ wechseln, solange noch jemand Magic Link nutzt
Wenn ein aktiver Benutzer noch per Magic Link angemeldet ist und kein Microsoft-Konto verknüpft hat, zeigt absentify eine rote Warnung mit der Anzahl der betroffenen Benutzer und verhindert das Speichern. Klicke auf Betroffene Benutzer anzeigen in der Warnung, um eine Liste mit Name und E-Mail aller betroffenen Benutzer zu öffnen – so siehst du auf einen Blick, wer sein Microsoft-Konto noch verknüpfen muss. So gehst du vor:
- Jeder betroffene Benutzer wählt Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an. absentify verknüpft das Konto automatisch. Er kann auch seine persönlichen Anmeldeeinstellungen öffnen und Microsoft-Konto verknüpfen wählen.
- Sobald niemand mehr Magic Link nutzt, kannst du den Wechsel speichern.
„Nur Microsoft“ erteilt nicht automatisch Microsoft-Berechtigungen
„Nur Microsoft“ erteilt nicht automatisch Microsoft-Berechtigungen
Die Auswahl Nur Microsoft steuert nur, wer sich anmelden darf. Sie erteilt absentify nicht automatisch die Berechtigung, Kalender zu lesen, Abwesenheitsnotizen zu senden oder Teams-Gruppen zu synchronisieren.Damit diese erweiterten Funktionen verfügbar sind, muss deine IT-Abteilung die entsprechenden Berechtigungen in Microsoft 365 separat erteilen. Eine vollständige Anleitung findest du unter Microsoft-Integration sowie in den Detail-Guides zu Kalendersynchronisierung und Automatischen Abwesenheitsnotizen.
Benutzer mit Nicht-Microsoft-E-Mail-Adressen verlieren den Zugriff
Benutzer mit Nicht-Microsoft-E-Mail-Adressen verlieren den Zugriff
Wenn jemand per Magic Link unterwegs ist, weil er kein Microsoft-365-Konto besitzt (z. B. eine Freelancerin mit Gmail-Adresse), hat er nach der Umstellung auf Nur Microsoft keine Möglichkeit mehr, sich anzumelden. Stelle vorher sicher, dass alle ein gültiges Microsoft-365-Konto haben.
Beides (Microsoft & Magic Link)
Benutzer können sich entweder mit ihrem Microsoft-365-Konto oder per Magic Link an ihre E-Mail-Adresse anmelden.- Maximale Flexibilität. Passt auch für Unternehmen, in denen nicht alle Microsoft 365 nutzen.
- Ein Benutzer, der sich zuerst mit einem E-Mail-Code angemeldet hat, kann sich später mit Microsoft anmelden. absentify verknüpft das Konto automatisch.
- Gut geeignet für Testphasen oder gemischte Setups.
Magic-Link-Benutzern fehlen die reinen Microsoft-Funktionen
Magic-Link-Benutzern fehlen die reinen Microsoft-Funktionen
Folgende Funktionen setzen eine Microsoft-365-Anmeldung voraus. Wer sich per Magic Link anmeldet, erhält sie nicht:
- Automatische persönliche Outlook-Kalendersynchronisation. Wenn Kalender-Einladungen für den Benutzer aktiv sind und die Abwesenheitsart einen Eintrag erlaubt, kann eine Anfrageaktion für eine aktuelle oder zukünftige Abwesenheit stattdessen eine iCal-E-Mail senden. Das Aktivieren allein versendet keine ersten Einladungen für bestehende Abwesenheiten, und für eine bereits beendete Abwesenheit wird keine erste Einladung gesendet. Siehe Deine Einstellungen.
- Automatische Synchronisation von Feiertagen in den Outlook-Kalender.
- Automatische Outlook-Abwesenheitsnotizen.
- Automatische Synchronisierung mit Microsoft Teams und Microsoft-365-Gruppen (Microsofts Benutzerverzeichnis, manchmal „Entra ID“ genannt).
- Automatische Synchronisation von Vorgesetzten und Berichtslinien aus Microsoft 365.
- Synchronisation von Gruppenkalendern und Feiertagen.
- Automatische Synchronisation von Abwesenheiten zu timeghost.
- Azure-AI-Integration.
Andere Benutzer aus deinem Unternehmen können eigene Workspaces anlegen
Andere Benutzer aus deinem Unternehmen können eigene Workspaces anlegen
Solange Beides (Microsoft & Magic Link) aktiv ist, kann jeder Benutzer aus deinem Microsoft-Tenant – oder mit derselben E-Mail-Domain – sich unter app.absentify.com registrieren und einen eigenen, separaten Workspace anlegen, statt deinem beizutreten. absentify zeigt unter dem Dropdown einen entsprechenden Hinweis. Um das zu verhindern, wechsle auf Nur Microsoft und aktiviere den Schalter im Abschnitt Erstellung von Workspaces für denselben Tenant verhindern.
Empfohlene Vorgehensweise
Ein typischer Pfad sieht so aus:- Testphase: Starte mit Beides (Microsoft & Magic Link), damit Kolleginnen und Kollegen absentify ohne IT-Beteiligung testen können.
- IT-Freigabe: Hole die Freigabe für die Microsoft-365-Integration bei deiner IT-Abteilung ein.
- Produktivbetrieb: Wechsle auf Nur Microsoft, um die volle Automatisierung freizuschalten.
- Migration: Wer noch Magic Link nutzt, wählt Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an. absentify verknüpft das Konto automatisch. Das funktioniert auch nach dem Wechsel auf Nur Microsoft. Die Verknüpfung in den persönlichen Anmeldeeinstellungen ist nur möglich, solange der Workspace noch beide Methoden erlaubt.
Erstellung von Workspaces für denselben Tenant verhindern
Dieser Schalter steuert, ob andere Benutzer aus deinem Microsoft-Tenant – also Kollegen mit@deinefirma.com-Geschäftskonten – einen eigenen absentify-Workspace anlegen dürfen, getrennt von deinem.
Der Schalter ist nur sichtbar, wenn als Anmeldemethode „Nur Microsoft“ ausgewählt ist. Mit Beides (Microsoft & Magic Link) ist die Anmeldung gar nicht an einen Microsoft-Tenant gebunden, deshalb wäre die Einstellung wirkungslos und wird ausgeblendet.
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Aktiviert – Benutzer aus deinem Tenant müssen in den bestehenden Workspace eingeladen werden. Beim Anmelden wird ihnen keine Option zur Erstellung eines neuen Workspaces angezeigt. Das ist die richtige Wahl, wenn alle Benutzer derselben Microsoft-365-Organisation in einem gemeinsamen Workspace landen sollen, ohne versehentliche Duplikate.
Wenn bereits andere Workspaces aus deiner Organisation existieren, fordert absentify dich auf, diese Konflikte zuerst zu klären, bevor du den Schalter aktivieren kannst.
- Deaktiviert – Benutzer aus deinem Microsoft-Tenant, die noch nicht zu deinem Workspace gehören, können app.absentify.com aufrufen, sich anmelden und auswählen, ob sie einem bestehenden Workspace beitreten oder einen neuen anlegen möchten.