Behebung von Problemen bei der E-Mail-Zustellung

Wenn du oder andere Benutzer keine E-Mail-Benachrichtigungen (z. B. zu Abwesenheitsanfragen, Kalendereinladungen oder Aktivierungslinks) erhalten, hilft dir diese Anleitung, mögliche Ursachen zu identifizieren und Lösungen bereitzustellen.

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Überprüfung des E-Mail-Verlaufs in absentify

absentify bietet einen E-Mail-Verlauf-Tab, um Zustellprobleme zu diagnostizieren. Schritte zur Überprüfung des E-Mail-Verlaufs:

1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer
2. Wähle die betroffene Person aus und öffne das Profil
3. Klicke auf den Tab E-Mail-Verlauf

Hier siehst du:

• Status: Zugestellt, Zurückgekommen oder Fehlgeschlagen (und weitere Zustellzustände wie Ausstehend).
• Zeitstempel: Wann die E-Mail gesendet wurde
• Details: Zum Beispiel, warum eine Nachricht zurückkam oder fehlgeschlagen ist

Behebe Probleme basierend auf dem protokollierten Grund (z. B. E-Mail-Adresse aktualisieren oder absentify-Domain auf die Allowlist setzen)

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Häufige Ursachen für nicht zugestellte E-Mails

Wenn im E-Mail-Verlauf keine Fehler erkennbar sind oder E-Mails trotz Status Zugestellt nicht ankommen, können folgende Ursachen verantwortlich sein:

1. Outlook-Kalendersynchronisierung ist aktiviert
   Direkte Outlook-Einträge senden normalerweise keine persönlichen iCal-Einladungen. Eine fehlende Einladung kann trotzdem noch ankommen, wenn dieser neue Eintrag nicht zugestellt werden konnte.
2. Kalender-Einladungen wurden nicht gesendet Die Einladungseinstellung, der Zeitpunkt der Anfrage, eine verzögerte Kalendersynchronisation oder die schrittweise Zustellung können die fehlende E-Mail erklären.
3. Konto nicht aktiviert
   Benutzer, die sich noch nie angemeldet haben, erhalten keine Benachrichtigungen.
4. E-Mail-Filter oder Regeln blockieren Benachrichtigungen
   Interne Spam-Filter oder Sicherheitsrichtlinien können E-Mails blockieren.

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Outlook-Kalendersynchronisierung

Wenn Outlook Kalender Synchronisation aktiviert ist, werden Abwesenheiten normalerweise direkt in die Kalender der Benutzer geschrieben. Persönliche iCal-Einladungen werden dann nicht zusätzlich gesendet. Kann ein neuer direkter Eintrag nicht zugestellt werden, kann absentify trotzdem eine iCal-Einladung senden, sobald die Kalendersynchronisation nachzieht. So überprüfst und passt du die Einstellung an:

1. Navigiere zu Einstellungen > Microsoft.
2. Deaktiviere den Schalter Outlook Kalender Synchronisation, wenn du E-Mail-Einladungen (iCal) bevorzugst.

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Kalender-Einladungen wurden nicht gesendet

Prüfe zuerst, ob die fehlende Nachricht eine Kalender-Einladung oder die Einladung zum absentify-Workspace ist. Bei einer iCal-Kalender-Einladung:

1. Prüfe, ob der Eintrag direkt zu Outlook hinzugefügt wurde. Direkte Outlook-Einträge senden normalerweise nicht zusätzlich eine persönliche iCal-E-Mail. Kann ein neu vorgesehener direkter Eintrag nicht zugestellt werden, kann absentify stattdessen eine iCal-Einladung senden, sobald die Kalendersynchronisation nachzieht; siehe Outlook-Kalendersynchronisation.
2. Bitte den Benutzer, Deine Einstellungen > Benachrichtigungseinstellungen > Kalender-Einladungen zu prüfen. Nach dem Aktivieren kann eine neue Anfrage, eine Genehmigung oder eine wesentliche Änderung an Datum, Uhrzeit oder Status die erste Einladung auslösen. Für eine bereits beendete Abwesenheit wird keine erste Einladung gesendet, es sei denn, die Kalenderzustellung für diese Anfrage wurde autorisiert, solange die Abwesenheit noch aktuell oder zukünftig war; reine Reparatur-Läufe versenden keine Massen-Einladungen für alte Abwesenheiten. Das Aktivieren allein versendet keine ersten Einladungen für bestehende Abwesenheiten.
3. Prüfe den Zeitpunkt unter Kalendersynchronisation der Abwesenheitsart. Nach Genehmigung - Eintrag wird nach Genehmigung erstellt sendet erst nach der Genehmigung. Deaktiviert - Kein Kalendereintrag erstellt keinen neuen Kalendereintrag.
4. Plane Zeit für die Zustellung ein. absentify sendet höchstens 10 Kalender-E-Mails pro Minute an dieselbe Adresse; die Zustellung kann langsamer sein. Erforderliche Updates und Stornierungen werden vor größeren Gruppen neuer Einladungen verarbeitet.
5. Prüfe den E-Mail-Verlauf und die Abwesenheitsdetails auf eine Kalenderwarnung. Prüfe danach Quarantäne, Nachrichtenverfolgung und E-Mail-Regeln wie unten beschrieben.

Erwarte eine verspätete erste Einladung, sobald die Kalendersynchronisation nachzieht, wenn Kalender-Einladungen aktiv sind, die Abwesenheitsart einen Eintrag erlaubt und die Kalenderzustellung für diese Anfrage autorisiert wurde, solange die Abwesenheit noch aktuell oder zukünftig war. Reine Reparatur-Läufe versenden keine Massen-Einladungen für alte Abwesenheiten. Änderungen an Profil, Sprache, Namen der Abwesenheitsart, Ereignisbetreff oder E-Mail-Adresse eines Benutzers versenden nicht automatisch alle bestehenden Kalender-Einladungen erneut. Eine bereits zugestellte Einladung kann weiterhin ein erforderliches Update zu Datum, Status, Privatsphäre, Vertreter oder Stornierung erhalten. Fehlt stattdessen die Einladung zum Workspace, teile https://app.absentify.com/login und bitte den Benutzer, sich anzumelden und Zum bestehenden Team beitreten zu wählen.

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Konto nicht aktiviert

Damit Benachrichtigungen zugestellt werden, muss das Konto mindestens einmal über Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an aktiviert worden sein. Zu prüfen:

• Wurde sich bereits angemeldet?
• Wurde Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an genutzt? (Magic-Link-Konten erhalten keine Benachrichtigungen)
• Falls nicht, Einladung erneut senden oder den Login-Link teilen

Alle Schritte findest du auch in unserem Guide zur Aktivierung von Benutzern.

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E-Mail-Filter oder Regeln blockieren absentify-Benachrichtigungen

Wenn E-Mails weiterhin nicht ankommen, können sie durch unternehmensweite E-Mail-Regeln oder Spam-Filter blockiert werden.

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So whitelistest du absentify-E-Mails in Microsoft 365

1. absentify zur Liste sicherer Absender hinzufügen:
   • Melde dich im Microsoft 365 Defender-Portal (https://security.microsoft.com) an.
   • Navigiere zu Richtlinien & Regeln > Bedrohungsrichtlinien > Anti-Spam-Richtlinien.
   • Füge notifications@mails.absentify.com zur Liste sicherer Absender hinzu.
2. Mailflow-Regeln in Exchange einrichten:
   • Melde dich im Microsoft 365 Admin Center an.
   • Navigiere zu Exchange > Mailflow > Regeln.
   • Erstelle eine neue Regel mit folgenden Einstellungen:
     • Name: absentify-E-Mails erlauben.
     • Bedingung: Diese Regel anwenden, wenn... > Absender > Domain ist > mails.absentify.com.
     • Aktion: Folgendes tun > Nachrichteneigenschaften ändern > Spam-Vertrauensstufe (SCL) festlegen auf -1.
     Speichere die Regel, um E-Mails von absentify am Spam-Filter vorbeizuleiten.

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Erweiterte Fehlerbehebung

1. Quarantäne-Einstellungen überprüfen:
   • Melde dich im Microsoft 365 Defender-Portal (https://security.microsoft.com) an.
   • Gehe zu Überprüfung > Quarantäne.
   • Suche nach E-Mails von notifications@mails.absentify.com und gib sie bei Bedarf frei.
2. Detailliertes E-Mail-Tracking aktivieren:
   • Navigiere zum Exchange Admin Center.
   • Wähle Mailflow > Nachrichtenverfolgung.
   • Suche nach dem Benutzer oder der E-Mail-Domain, um Zustellprobleme zu identifizieren.
3. Richtlinien für Advanced Threat Protection (ATP) überprüfen:
   • Falls ATP aktiviert ist, füge mails.absentify.com als vertrauenswürdige Domain in deinen Anti-Phishing- und Safe-Links-Richtlinien hinzu.
4. Domänenkonfiguration überprüfen:
   • Stelle sicher, dass die E-Mail-Sicherheitsrichtlinien deiner Organisation die Domain mails.absentify.com unterstützen.

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Brauchst du Unterstützung?

Wenn du weiterhin Probleme hast, wende dich an unser Support-Team. Wir helfen dir gerne bei der Lösung von E-Mail-Zustellungsproblemen.