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In absentify kannst du je nach Konfiguration deines Unternehmens als Genehmiger oder Vertreter für Abwesenheitsanfragen deiner Kollegen zugewiesen werden. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du diese Anfragen verwalten, genehmigen oder ablehnen kannst und welche Informationen dir in deiner jeweiligen Rolle zur Verfügung stehen.

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Benachrichtigungen über ausstehende Anfragen

Wenn du als Genehmiger oder Vertreter einer Abwesenheitsanfrage zugewiesen wurdest, wirst du über das Glockensymbol oben rechts in der Navigationsleiste benachrichtigt.
Die eingeblendete Zahl umfasst ausstehende Genehmigungs- und Vertretungsanfragen, die dir zugewiesen sind. Wenn du auf das Glockensymbol klickst, gelangst du direkt zur Liste der Genehmigungs- und Vertretungsanfragen, die dir zugewiesen sind.
Du kannst zusätzlich Benachrichtigungen in Microsoft Teams oder Outlook aktivieren – direkt über deine persönlichen Einstellungen. In Teams genehmigst, lehnst du ab oder antwortest du auf eine Vertretung direkt auf der Teams-Bot-Karte.

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Offen und Verlauf

Deine ausstehenden Anfragen erscheinen unter Offen. Wechsle zu Verlauf, um Anfragen zu sehen, die du bereits genehmigt oder abgelehnt hast oder die storniert wurden, inklusive wer wann entschieden hat. Die Zahl neben Offen entspricht der Liste darunter. Wenn Suche oder Filter aktiv sind, zeigt sie, wie viele Anfragen passen. Die Seite öffnet immer mit Offen. Du kannst unter Offen mehrere Anträge auf einmal genehmigen. Siehe Mehrere Anträge auf einmal genehmigen.

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Sortieren, Filtern und Ansichtsoptionen

Offen und Verlauf teilen sich eine Toolbar, mit der du Anfragen organisieren kannst.
  • Suche nach Mitarbeitername oder Grund unter Offen. Das Feld zeigt Mitarbeiter oder Grund suchen…. Unter Verlauf zeigt das Feld Mitarbeiter suchen….
  • Wähle Filter, um einen Filter für Abwesenheitsart, Mitarbeiter, Abteilung oder Genehmiger hinzuzufügen. Unter Verlauf kannst du zusätzlich Status filtern. Jeder Filter erscheint unter der Toolbar. Wenn dir selbst ausstehende Anfragen zugewiesen sind, steht dein Name oben in der Liste Genehmiger, mit ich in Klammern.
  • Wähle Anzeige, um nach Start, Erstellt oder Name zu sortieren.
  • Unter Offen hat Anzeige außerdem Gruppieren nach: Genehmiger, Abwesenheitsart oder Keine. Eine Gruppe mit mehr als 10 Anfragen zeigt eine Schaltfläche mit der vollen Anzahl, damit du sie aufklappen kannst.
Ein Filter Abteilung zeigt Anträge, deren Antragsteller zu einer der gewählten Abteilungen gehört. Unter Offen listet Abteilung die Abteilungen, die auf einem ausstehenden Antrag vorkommen, den du sehen kannst. Unter Verlauf listet Abteilung die Abteilungen, auf die du Zugriff hast. Dringlichkeitshinweise wie Beginnt heute, Beginnt in 2 Tagen, Hat schon begonnen oder Schon vorbei helfen dir bei der Priorisierung. Wann der Antrag gestellt wurde, erscheint separat als Beantragt mit einer Zeitangabe. Deine Einträge erscheinen unter Meine Genehmigungen und zeigen die Anzahl offener Einträge. Wenn Gruppieren nach auf Genehmiger steht und du Vertretungsanfragen hast, erscheinen diese unter Als Vertreter. Hast du auch Genehmigungsanfragen, erscheinen diese unter Direkt an mich. Ohne Vertretungsanfragen bleiben die Einträge in einer Liste unter Meine Genehmigungen. Unter Verlauf fügst du einen Filter Status hinzu und wählst ist oder ist nicht, um Genehmigt, Abgelehnt oder Storniert anzuzeigen oder auszublenden. Wenn Suche oder Filter aktiv sind, wähle Filter zurücksetzen, um wieder die volle Liste zu sehen. absentify speichert deine Filter, Gruppierung und Sortierung in deinem Konto. Sie gelten auch, wenn du dich auf einem anderen Gerät anmeldest. Die Suche bleibt in diesem Browser und folgt dir nicht auf ein anderes Gerät. Unter Offen hat jeder Antrag ein Kontrollkästchen. Wähle einen Antrag. Wähle das Kontrollkästchen an der Gruppenüberschrift, um jeden Antrag in der Gruppe zu wählen, den du genehmigen kannst, auch die noch nicht angezeigten. Wenn Gruppieren nach auf Keine steht und die Liste mehr als einen Antrag hat, wählt eine Zeile oben jeden Antrag in der Liste, den du genehmigen kannst. Wenn du mindestens einen gewählt hast, kann die Leiste unten den Rest wählen. Wähle Auswahl aufheben oder drücke Escape, um die Auswahl aufzuheben. Wenn du Suche oder Filter änderst, wird die Auswahl aufgehoben. Ein deaktiviertes Kontrollkästchen kannst du nicht wählen. Zeige darauf, um zu sehen, warum.

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Vertretungsanfragen anzeigen und verwalten

Wenn du als Vertreter für eine Abwesenheit ausgewählt wurdest, musst du deine Zuweisung bestätigen, bevor die Anfrage an den Genehmiger weitergeleitet werden kann. Sobald die erforderliche Anzahl an Vertretern (falls mehr als einer) die Zuweisung bestätigt hat, wird die Abwesenheitsanfrage zur Genehmigung an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet. So überprüfst und beantwortest du Vertretungsanfragen:
  1. Klicke auf das Glockensymbol oben rechts, um die Genehmigungsliste zu öffnen.
  2. Wenn Vertretungsanfragen für dich offen sind, werden sie dort aufgelistet.
  3. Für jede Anfrage kannst du:
    • Details: Weitere Informationen zur Anfrage anzeigen.
    • Genehmigen: Bestätige, dass du während der Abwesenheit als Vertretung einspringst.
    • Ablehnen: Lehne die Vertretung ab, wenn du nicht verfügbar bist oder die Verantwortung nicht übernehmen kannst.

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Verarbeitung von Vertretungsanfragen bei wiederkehrenden Abwesenheiten

Wenn du eine Stellvertretungsanfrage für eine wiederkehrende Abwesenheit erhältst und sie annimmst oder ablehnst, gilt deine Entscheidung für alle Termine in der Serie. Es ist nicht möglich, einzelne Tage innerhalb derselben Anfrage separat zu akzeptieren oder abzulehnen.

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Genehmigungsanfragen anzeigen und verwalten

Wenn du als Genehmiger einer Person zugewiesen bist, bist du dafür verantwortlich, alle Abwesenheitsanfragen zu prüfen und zu bearbeiten, die genehmigungspflichtig sind. So kannst du Genehmigungsanfragen verwalten:
  1. Klicke auf das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke, um die Genehmigungsliste zu öffnen.
  2. Eine Liste der ausstehenden Anfragen wird angezeigt, mit folgenden Details:
    • Der Name des Mitarbeiters, der die Anfrage gestellt hat.
    • Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage erstellt wurde.
    • Der Abwesenheitstyp und die beantragte Dauer.
  3. Für jede Anfrage kannst du folgende Aktionen ausführen:
    • Details öffnet den Kalender des Antragstellers mit dem Antrag im Kontext. Wähle oben Zurück zu den Anträgen, um zur Liste zurückzukehren. Das ist besonders in der Microsoft Teams-App hilfreich, wo es keine Browser-Zurück-Schaltfläche gibt.
    • Genehmigen: Die Anfrage genehmigen, wenn alles in Ordnung ist.
    • Ablehnen: Die Anfrage ablehnen und im entsprechenden Feld einen Grund angeben, bevor du die Aktion bestätigst.

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Verarbeitung von wiederkehrenden Abwesenheitsanfragen

Wenn eine wiederkehrende Abwesenheitsanfrage genehmigt oder abgelehnt wird, gilt die Entscheidung für alle Termine in der Serie. Es ist nicht möglich, einzelne Vorkommen einer Serie separat zu genehmigen oder abzulehnen.
Auch wenn die Annahme oder Ablehnung die gesamte Serie betrifft, können einzelne Termine im Nachhinein storniert werden. Das ist z. B. hilfreich, wenn an einem bestimmten Tag doch keine Vertretung benötigt wird.

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Mehrere Anträge auf einmal genehmigen

Unter Offen kannst du mehrere Anträge auf einmal genehmigen, einschließlich Vertretungsanfragen. Wähle die Anträge wie unter Sortieren, Filtern und Ansichtsoptionen beschrieben. Wähle dann die Schaltfläche, die zeigt, wie viele Anträge du genehmigst. absentify bittet dich um eine Bestätigung. Jeder gewählte Antrag wird so genehmigt wie bei einem einzelnen Genehmigen. Ist ein gewählter Antrag wiederkehrend, werden alle offenen Termine in dieser Serie ebenfalls genehmigt. Die beteiligten Benutzer werden benachrichtigt, wie bei einer einzelnen Genehmigung. Wenn ein Antrag einen weiteren Genehmiger braucht, bleibt er für diesen offen. Du kannst Stoppen wählen, während absentify die Anträge genehmigt. Wenn einige Anträge nicht genehmigt werden können, wähle Details anzeigen, um den Grund zu lesen.

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Geänderte Anträge

Wenn jemand Daten, Uhrzeiten oder die Abwesenheitsart eines ausstehenden Antrags ändert, musst du erneut genehmigen oder ablehnen. Wird nur der Grund geändert, wirst du nicht erneut gefragt. In der Liste offener Anträge erscheint das Badge Geändert. Öffne Details, um den Verlauf und die aktuellen Daten, Uhrzeiten, die Abwesenheitsart oder den Grund zu prüfen. Hast du noch die alte Version geöffnet, bittet dich absentify, die aktuelle Version zu laden, bevor du entscheidest. Wenn jemand Daten, Uhrzeiten oder die Abwesenheitsart einer genehmigten Abwesenheit ändert, bleibt der Antrag genehmigt, bis du entscheidest. Er erscheint unter Offen mit dem Badge Änderung. Öffne den Antrag und wähle Änderung genehmigen oder Änderung ablehnen. Wenn du der Vertreter bist, heißen die Schaltflächen Änderung akzeptieren und Änderung ablehnen. Änderung genehmigen übernimmt die vorgeschlagenen Daten, Uhrzeiten oder die Abwesenheitsart. Änderung ablehnen lässt den genehmigten Antrag unverändert.

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Erweiterte Sichtbarkeit für Genehmiger und Vertreter

Je nach Rolle im Genehmigungsprozess erhältst du Zugriff auf unterschiedliche Informationen zur Abwesenheitsanfrage: Wenn du als Vertreter zugewiesen wurdest, kannst du sehen:
  • Abwesenheitsart: Der spezifische Grund der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Homeoffice).
  • Anfragedetails: Eine vollständige Übersicht über den Abwesenheitszeitraum, einschließlich Start- und Endzeit.
Wenn du der Genehmiger einer Anfrage bist, siehst du alle oben genannten Informationen sowie zusätzlich:
  • Verbleibendes Kontingent: Wie viele Tage oder Stunden dem Mitarbeiter im jeweiligen Kontingent noch zur Verfügung stehen.
Hinweis: Der Umfang der angezeigten Informationen richtet sich nach deiner Rolle. Genehmiger erhalten alle relevanten Details für eine fundierte Entscheidung. Vertreter sehen nur die Angaben, die für die Bestätigung ihrer Vertretung notwendig sind. Du hast nur Zugriff auf Anfragen, für die du direkt zugewiesen bist – es sei denn, du bist zusätzlich als Abteilungsleiter eingetragen.

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Wichtige Hinweise

  • Zugriffsrechte: Bei Anfragen mit aktiviertem Datenschutz kannst du nur diejenigen Anfragen sehen und verarbeiten, bei denen du ausdrücklich als Genehmiger oder Vertreter zugewiesen bist.
  • Benachrichtigungen: Wenn du eine Anfrage genehmigst oder ablehnst, wird der anfragende Mitarbeiter darüber informiert.
  • Ablehnungsgründe: Wenn du eine Anfrage als Genehmiger ablehnst, wird dein Grund dokumentiert und dem Mitarbeiter angezeigt. Vertreter müssen bei einer Ablehnung keinen Grund angeben.
  • Datenschutz: Die erweiterte Sichtbarkeit beschränkt sich auf den Genehmigungsprozess und gewährt keinen allgemeinen Zugriff auf andere Mitarbeiterdaten.
Wende dich an deinen Abteilungsleiter oder Administrator, wenn du Hilfe beim Verwalten von Genehmigungs- oder Vertretungsanfragen benötigst.