Benachrichtigungen über ausstehende Anfragen
Wenn du als Genehmiger oder Vertreter einer Abwesenheitsanfrage zugewiesen wurdest, wirst du über das Glockensymbol oben rechts in der Navigationsleiste benachrichtigt.Die eingeblendete Zahl umfasst ausstehende Genehmigungs- und Vertretungsanfragen, die dir zugewiesen sind. Wenn du auf das Glockensymbol klickst, gelangst du direkt zur Liste der Genehmigungs- und Vertretungsanfragen, die dir zugewiesen sind.
Offen und Bearbeitet
Deine ausstehenden Anfragen erscheinen unter Offen. Wechsle zu Bearbeitet, um Anfragen zu sehen, die du bereits genehmigt oder abgelehnt hast oder die storniert wurden, inklusive wer wann entschieden hat. Die Zahl neben Offen entspricht der Liste darunter. Wenn Suche oder Filter aktiv sind, zeigt sie, wie viele Anfragen passen. Die Seite öffnet immer mit Offen.Sortieren, Filtern und Ansichtsoptionen
Das Segment Offen hat eine Toolbar, mit der du ausstehende Anfragen organisieren kannst.- Suche nach Mitarbeitername oder Grund.
- Filter nach Genehmiger. Wenn dir selbst ausstehende Anfragen zugewiesen sind, steht dein Name oben im Dropdown mit dem Zusatz (ich).
- Filter nach Mitarbeiter, um die Anfragen einer Person zu sehen.
- Sortiere nach Abwesenheitsbeginn, Erstellungsdatum oder Mitarbeitername, Aufsteigend oder Absteigend.
- Wechsle zwischen Gruppiert nach Genehmiger und Flache Liste. Eine Gruppe mit mehr als 10 Anfragen zeigt eine Schaltfläche mit der vollen Anzahl, damit du sie aufklappen kannst.
Vertretungsanfragen anzeigen und verwalten
Wenn du als Vertreter für eine Abwesenheit ausgewählt wurdest, musst du deine Zuweisung bestätigen, bevor die Anfrage an den Genehmiger weitergeleitet werden kann. Sobald die erforderliche Anzahl an Vertretern (falls mehr als einer) die Zuweisung bestätigt hat, wird die Abwesenheitsanfrage zur Genehmigung an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet. So überprüfst und beantwortest du Vertretungsanfragen:- Klicke auf das Glockensymbol oben rechts, um die Genehmigungsliste zu öffnen.
- Wenn Vertretungsanfragen für dich offen sind, werden sie dort aufgelistet.
- Für jede Anfrage kannst du:
- Details: Weitere Informationen zur Anfrage anzeigen.
- Vertreter genehmigen: Bestätige, dass du während der Abwesenheit als Vertretung einspringst.
- Vertreter ablehnen: Lehne die Vertretung ab, wenn du nicht verfügbar bist oder die Verantwortung nicht übernehmen kannst.
Verarbeitung von Vertretungsanfragen bei wiederkehrenden Abwesenheiten
Wenn du eine Stellvertretungsanfrage für eine wiederkehrende Abwesenheit erhältst und sie annimmst oder ablehnst, gilt deine Entscheidung für alle Termine in der Serie. Es ist nicht möglich, einzelne Tage innerhalb derselben Anfrage separat zu akzeptieren oder abzulehnen.Genehmigungsanfragen anzeigen und verwalten
Wenn du als Genehmiger einer Person zugewiesen bist, bist du dafür verantwortlich, alle Abwesenheitsanfragen zu prüfen und zu bearbeiten, die genehmigungspflichtig sind. So kannst du Genehmigungsanfragen verwalten:- Klicke auf das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke, um die Genehmigungsliste zu öffnen.
-
Eine Liste der ausstehenden Anfragen wird angezeigt, mit folgenden Details:
- Der Name des Mitarbeiters, der die Anfrage gestellt hat.
- Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage erstellt wurde.
- Der Abwesenheitstyp und die beantragte Dauer.
-
Für jede Anfrage kannst du folgende Aktionen ausführen:
- Details öffnet den Kalender des Antragstellers mit dem Antrag im Kontext. Wähle oben Zurück zu offenen Anträgen, um zur Liste zurückzukehren. Das ist besonders in der Microsoft Teams-App hilfreich, wo es keine Browser-Zurück-Schaltfläche gibt.
- Genehmigen: Die Anfrage genehmigen, wenn alles in Ordnung ist.
- Ablehnen: Die Anfrage ablehnen und im entsprechenden Feld einen Grund angeben, bevor du die Aktion bestätigst.
Verarbeitung von wiederkehrenden Abwesenheitsanfragen
Wenn eine wiederkehrende Abwesenheitsanfrage genehmigt oder abgelehnt wird, gilt die Entscheidung für alle Termine in der Serie. Es ist nicht möglich, einzelne Vorkommen einer Serie separat zu genehmigen oder abzulehnen.Erweiterte Sichtbarkeit für Genehmiger und Vertreter
Je nach Rolle im Genehmigungsprozess erhältst du Zugriff auf unterschiedliche Informationen zur Abwesenheitsanfrage: Wenn du als Vertreter zugewiesen wurdest, kannst du sehen:- Abwesenheitsart: Der spezifische Grund der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Homeoffice).
- Anfragedetails: Eine vollständige Übersicht über den Abwesenheitszeitraum, einschließlich Start- und Endzeit.
- Verbleibendes Kontingent: Wie viele Tage oder Stunden dem Mitarbeiter im jeweiligen Kontingent noch zur Verfügung stehen.
Hinweis: Der Umfang der angezeigten Informationen richtet sich nach deiner Rolle. Genehmiger erhalten alle relevanten Details für eine fundierte Entscheidung. Vertreter sehen nur die Angaben, die für die Bestätigung ihrer Vertretung notwendig sind. Du hast nur Zugriff auf Anfragen, für die du direkt zugewiesen bist – es sei denn, du bist zusätzlich als Abteilungsleiter eingetragen.
Wichtige Hinweise
- Zugriffsrechte: Bei Anfragen mit aktiviertem Datenschutz kannst du nur diejenigen Anfragen sehen und verarbeiten, bei denen du ausdrücklich als Genehmiger oder Vertreter zugewiesen bist.
- Benachrichtigungen: Wenn du eine Anfrage genehmigst oder ablehnst, wird der anfragende Mitarbeiter darüber informiert.
- Ablehnungsgründe: Wenn du eine Anfrage als Genehmiger ablehnst, wird dein Grund dokumentiert und dem Mitarbeiter angezeigt. Vertreter müssen bei einer Ablehnung keinen Grund angeben.
- Datenschutz: Die erweiterte Sichtbarkeit beschränkt sich auf den Genehmigungsprozess und gewährt keinen allgemeinen Zugriff auf andere Mitarbeiterdaten.