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Verwalte den Zugang und die Sichtbarkeit in absentify über den Tab Zugang & Berechtigungen. Hier kannst du steuern, ob sich ein Benutzer anmelden kann, und seine administrativen Rechte festlegen.

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Kontostatus

Benutzerkonto Status steuert, ob dieser Benutzer sich anmelden kann und im Kalender erscheint. Es gibt drei Optionen:
  1. Inaktiv (Einrichtungsmodus)
    Der Benutzer erscheint im Kalender, kann sich aber nicht anmelden und erhält keine Benachrichtigungen. Nutze das, während du das Profil einrichtest.
  2. Aktiv
    Der Benutzer kann sich anmelden und erhält alle Benachrichtigungen.
  3. Archiviert
    Der Benutzer wird aus dem Kalender entfernt und kann sich nicht mehr anmelden. Für die Archivierung ist ein Enddatum der Beschäftigung erforderlich.
absentify blendet Benutzerkonto Status für den letzten Administrator aus. Übertrage die Rolle zuerst, oder mache in einem kostenpflichtigen Plan einen anderen Benutzer zum Administrator, bevor du ihn archivierst oder deaktivierst.
Wenn du einen inaktiven Benutzer auf Aktiv setzt, erhält er eine Willkommens-E-Mail mit Anweisungen zur Anmeldung. Wie die Anmeldung erfolgt, hängt von Erlaubte Anmeldemethoden unter Authentifizierung in Allgemein ab:
  • Nur Microsoft
  • Beides (Microsoft & Magic Link)
Wenn sich der Benutzer mit Magic Link anmeldet, stehen bestimmte Microsoft-Integrationen nicht zur Verfügung. Weitere Infos findest du im Authentifizierungs-Guide.

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Benutzer archivieren

Das Archivieren deaktiviert das Konto und blendet den Benutzer aus allen Teamübersichten und benutzersichtbaren Bereichen aus. So bleibt alles organisiert, während die Abwesenheitshistorie gespeichert wird.

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So archivierst du einen Benutzer

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Wähle den Benutzer aus, den du archivieren möchtest.
  3. Öffne den Tab Zugang & Berechtigungen.
  4. Wähle Archiviert unter Benutzerkonto Status.
  5. Es erscheint ein Bestätigungsdialog. Er erklärt, dass der Benutzer aus dem Kalender entfernt wird, sich nicht mehr anmelden kann und keine Benachrichtigungen mehr erhält.
  6. Gib ein Enddatum der Beschäftigung ein (Pflichtfeld).
  7. Klicke auf Archivieren, um zu bestätigen.
Wenn für den Benutzer eine von absentify gesetzte Outlook-Abwesenheitsnotiz aktiv ist, wird diese beim Archivieren automatisch deaktiviert. Du musst sie nicht mehr manuell in Outlook ausschalten. Die Änderung läuft im Hintergrund, es kann also einige Minuten dauern, bis sie im Postfach ankommt.
Möchtest du mehrere Benutzer auf einmal archivieren? Dann sieh dir die Anleitung zur Massenbearbeitung von Benutzern an.

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Archivierte Benutzer anzeigen

Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Archiviert, um archivierte Benutzer anzuzeigen.

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Archivierung rückgängig machen

Wenn ein archivierter Benutzer zurückkehrt:
  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Archiviert.
  2. Wähle den entsprechenden Benutzer aus.
  3. Öffne den Tab Zugang & Berechtigungen.
  4. Ändere den Status von Archiviert zu Aktiv.
  5. Klicke auf Speichern.
Beim Aufheben der Archivierung wird die Outlook-Abwesenheitsnotiz für Abwesenheiten wiederhergestellt, die noch laufen oder erst bevorstehen, sofern die Outlook-Synchronisierung für diese Abwesenheitsart aktiv ist. Bereits beendete Abwesenheiten werden nicht wiederhergestellt.

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Wichtige Hinweise zu archivierten Benutzern

  • Archivierte Benutzer sind für andere vollständig unsichtbar.
  • Die Abwesenheitsdaten des Benutzers bleiben im Workspace erhalten und sind weiterhin für Administratoren sichtbar.
  • Eine Anmeldung ist nicht möglich.
  • Es werden keine E-Mails oder Benachrichtigungen mehr verschickt.
  • Die Outlook-Abwesenheitsnotiz wird automatisch deaktiviert. So verschickt das Postfach einer ausgeschiedenen Person keine „Ich bin im Urlaub bis …“-Antworten mehr.
  • Archivierte Konten sind nicht gelöscht. Möchtest du ein Konto dauerhaft löschen, findest du die Anleitung hier.

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Administratorberechtigungen

Über Administratorberechtigungen verwaltest du die administrativen Rechte für diesen Benutzer.
  • Mache diesen Benutzer zu einem Administrator
    Administratoren können alle Einstellungen und Benutzer verwalten.
  • Zugang zur Rechnungsstellung ermöglichen
    Der Benutzer kann Abrechnungs- und Abonnementinformationen einsehen und verwalten. Du siehst diese Option nur, wenn du selbst Zugriff auf die Abrechnung hast. Diese Option ist nur für Administratoren verfügbar. Nach dem Speichern kann der Benutzer Abrechnung und Upgrade unter Einstellungen öffnen.
Wenn du der einzige Administrator bist und dein eigenes Profil bearbeitest, bleibt Mache diesen Benutzer zu einem Administrator aktiviert und gesperrt, mit dem Hinweis: Der letzte Administrator kann nicht entfernt werden. Übertrage die Rolle zuerst an einen anderen Benutzer. Der Abrechnungszugang bleibt an, mit Der letzte aktive Administrator behält immer den Zugriff auf die Abrechnung, sodass dieser nicht entfernt werden kann. Wenn du Administratorzugang gewährst, erscheint unter dem Kontrollkästchen der Hinweis: Tritt in Kraft, nachdem der Benutzer sich abgemeldet und wieder angemeldet hat. Im Free-Plan öffnet sich beim Aktivieren von Mache diesen Benutzer zu einem Administrator für einen Benutzer ohne Admin-Rolle ein Upgrade-Dialog (Brauchst du mehr als einen Administrator?), der das Limit von einem Administrator erklärt und Upgrade oder Übertragung über dein eigenes Profil beschreibt.

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Wie ändere ich den Kontoinhaber?

Einige Organisationen nennen den Verantwortlichen für ihren absentify-Workspace Kontoinhaber oder Account Owner. In absentify ist damit normalerweise ein Workspace-Administrator gemeint. Wenn du die Person meinst, die das Abonnement verwaltet, benötigt dieser Benutzer zusätzlich Abrechnungszugriff.
  • Im Free-Plan kann der einzige Administrator die Rolle mit den folgenden Schritten an einen anderen aktiven Benutzer übertragen.
  • In einem kostenpflichtigen Plan machst du den neuen Kontoinhaber zum Administrator und gewährst bei Bedarf Abrechnungszugriff. Nachdem sich der neue Administrator ab- und wieder angemeldet hat, kannst du die Berechtigungen des bisherigen Administrators entfernen.

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Administratorrolle übertragen (kostenloser Plan)

Der Free-Plan erlaubt einen Administrator. Vergleiche die Administratorlimits in der Plan-Feature-Matrix. Wenn du der einzige aktive Administrator bist und dein eigenes Profil unter Zugang & Berechtigungen bearbeitest, erscheint im selben Bereich, unterhalb der Administratorberechtigungen, ein Abschnitt Administratorrolle übertragen. Der Abschnitt erscheint nur, wenn es mindestens einen weiteren aktiven Benutzer gibt.

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So überträgst du die Adminrolle

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer und öffne dein eigenes Benutzerprofil.
  2. Öffne den Tab Zugang & Berechtigungen.
  3. Wähle unter Administratorrolle übertragen bei Neuer Administrator einen aktiven Benutzer aus.
  4. Klicke auf Adminrolle übertragen.
  5. Bestätige Administratorrolle übertragen? Der Dialog sagt dir:
    • Der ausgewählte Benutzer wird der neue Administrator
    • Du verlierst sofort den Admin- und Abrechnungszugang
    • Du wirst abgemeldet. Melde dich erneut an, um als regulärer Benutzer fortzufahren.
  6. Klicke auf Übertragen und abmelden.
Der ausgewählte Benutzer wird zum alleinigen Administrator. Du wirst abgemeldet und fährst als regulärer Benutzer fort. Nur der neue Administrator kann die Rolle zurückübertragen. In einem kostenpflichtigen Plan setzt du Mache diesen Benutzer zu einem Administrator in dessen Profil und klickst auf Speichern. Eine Übertragung ist nicht nötig, weil mehrere Administratoren erlaubt sind.