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Admins in absentify können Benachrichtigungseinstellungen für einzelne Benutzer konfigurieren, sodass bestimmte Empfänger E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn Abwesenheitsanträge für ausgewählte Abwesenheitsarten eingereicht, genehmigt, abgelehnt oder storniert werden.
Diese Funktion ist ab dem Essentials-Plan verfügbar und kann in den Essentials- und Plus-Plänen genutzt werden. Siehe Plan-Feature-Matrix.
Im Free-Plan kannst du Benachrichtigungsregeln öffnen und bearbeiten, aber Speichern öffnet ein Upgrade-Modal.

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Zugriff auf die Benachrichtigungseinstellungen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Wähle den gewünschten Benutzer aus der Liste und öffne sein Profil.
  3. Klicke im linken Menü auf den Tab Benachrichtigungen.

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Hinzufügen einer Benachrichtigungseinstellung

  1. Klicke auf Benachrichtigungseinstellung hinzufügen.
  2. Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten, für die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
  3. Wähle eine oder mehrere Stufen der Benachrichtigung:
    • Wenn die Anfrage eingereicht wird: Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein neuer Antrag erstellt wird.
    • Nach Genehmigung der Anfrage: Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein Antrag genehmigt wird.
    • Bei jeder Änderung im Genehmigungsprozess: Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein Antrag eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wird.
    • Wenn eine Abwesenheit storniert wird: Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn eine genehmigte Abwesenheit storniert wird.
  4. Gib die Empfänger E-Mail ein.
  5. Klicke auf Speichern.
Empfänger dieser Benachrichtigungen sehen alle Details des Abwesenheitsantrags, einschließlich Abwesenheitsart, Kommentare, Antragsteller, verbleibender Urlaub, Genehmigungsstatus und einen angegebenen Grund. Falls Anhänge vorhanden sind, wird ein Link zum Antrag in absentify bereitgestellt, über den berechtigte Benutzer die Anhänge einsehen können.

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Verwaltung der Benachrichtigungseinstellungen

Nachdem die Benachrichtigungseinstellungen erstellt wurden, erscheinen sie in Benachrichtigungseinstellungen. Admins können:
  • Eine Benachrichtigungseinstellung bearbeiten: Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Eintrag, um die Abwesenheitsarten, Stufen der Benachrichtigung oder die Empfängeradresse zu ändern.
  • Eine Benachrichtigungseinstellung löschen: Klicke auf das Papierkorbsymbol, um die Regel zu entfernen.
Du möchtest Benachrichtigungen für mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten? Schau dir unseren Leitfaden zum Hinzufügen von Benachrichtigungen für mehrere Benutzer an, um mehr zu erfahren.

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Funktionsweise der Benachrichtigungen

  • Alle zukünftigen Anträge, die den konfigurierten Abwesenheitsarten entsprechen, lösen Benachrichtigungen gemäß den ausgewählten Stufen aus.
  • Mehrere Stufen der Benachrichtigung können gleichzeitig ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen zu allen relevanten Zeitpunkten gesendet werden.
  • Jede Benachrichtigungs-E-Mail wird in der persönlichen Sprache und dem Datums-/Uhrzeitformat des Empfängers gesendet, sofern der Empfänger ein Workspace-Mitglied ist. Ist der Empfänger kein Workspace-Mitglied, wird die Sprache des Antragstellers als Fallback verwendet.
  • Empfänger erhalten eine E-Mail mit allen relevanten Informationen zum Antrag, darunter:
    • Name des Mitarbeiters
    • Abwesenheitstyp
    • Verwendet Kontingent (Ja oder Nein)
    • Wer den Antrag eingereicht hat
    • Dauer (pro Vorkommen und bei wiederkehrenden Anträgen die Gesamtdauer), wenn die gebuchten Daten mindestens einen Arbeitstag umfassen.
    • Verwendet Kontingent zeigt Nein, wenn nichts abgezogen wird, und es erscheint keine Null-Tages-Dauerzeile.
    • Verbleibendes Kontingent für das Jahr
    • Genehmigungsstatus mit Genehmigernamen und Zeitstempeln
    • Details zur wiederkehrenden Serie (Zeitplan, Anzahl der Vorkommen) sofern zutreffend
    • Grund (falls angegeben)
    • Grund für die Ablehnung und Stornierungsgrund (falls angegeben)
    • Anhänge (falls Dateien angehängt sind)
    • Button „Vollständige Antragsdetails anzeigen“ mit Link zum Antrag in absentify (bei eingereichten und genehmigten Anträgen)
  • Im Plus-Plan werden in den Benachrichtigungs-E-Mails dein Firmenlogo (helle und dunkle Variante) sowie die benutzerdefinierte Primärfarbe angezeigt, wie unter Branding konfiguriert.
Benachrichtigungen helfen dabei, relevante Personen über Abwesenheitsanträge zu informieren. Sie sollten jedoch unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen konfiguriert werden.