Arbeitszeiten für Benutzer bearbeiten

In absentify können Administratoren individuelle Arbeitszeiten für Benutzer anpassen, um unterschiedliche Arbeitsmuster abzubilden. Dies stellt sicher, dass Abwesenheiten korrekt berechnet und Abwesenheitsnotizen nahtlos integriert werden. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie du Arbeitszeiten verwaltest.

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Arbeitszeiten konfigurieren

Wir empfehlen, den Zeitplan des Benutzers aus den standardmäßigen Arbeitszeiten deines Workspaces zu übernehmen. Diese Werte werden automatisch übernommen, wenn ein neuer Benutzer hinzugefügt wird. Weicht der Zeitplan eines Benutzers von den Standardeinstellungen ab, kannst du die Arbeitszeiten individuell anpassen. Folge dazu den unten beschriebenen Schritten.

1. Arbeitszeiten hinzufügen oder bearbeiten:
   • Klicke auf Neuer Arbeitsplan, um einen neuen Arbeitszeitplan zu erstellen, oder wähle einen bestehenden Plan aus, um ihn zu bearbeiten.
   • Lege das Startdatum für den Arbeitszeitplan fest. Für fortlaufende Arbeitszeiten wähle Beginn der Beschäftigung.
   • An jedem Datum nutzt absentify den neuesten Arbeitsplan dieses Benutzers, der bereits begonnen hat. Gibt es keinen, gilt der Workspace-Standard.
   • Definiere Arbeitstage und -zeiten:
     • Verwende Kontrollkästchen, um Arbeitstage zu aktivieren oder zu deaktivieren.
     • Teile die täglichen Arbeitszeiten bei Bedarf in Schichten auf (z. B. 8:00–12:00, 13:00–17:00).
   • Speichere die Änderungen, um den Arbeitszeitplan zu finalisieren.
   Wenn sich die Arbeitszeiten eines Benutzers ändern, erstelle einen neuen Arbeitszeitplan mit dem Startdatum der Änderung, anstatt vergangene Arbeitszeitpläne zu bearbeiten. Frühere Pläne werden automatisch als Abgeschlossen markiert. Änderungen an einem Arbeitsplan berechnen bestehende Abwesenheiten neu. Die abgezogene Dauer dieser Anträge kann sich ändern, und das Kontingent ändert sich mit. Die Neuberechnung kann einige Zeit dauern.
2. Arbeitszeitänderungen für temporäre Anpassungen verwalten:
   • Wenn eine Person von Vollzeit auf Teilzeit wechselt (z. B. für einen bestimmten Zeitraum), erstelle einen neuen Arbeitszeitplan mit einem definierten Startdatum für den Teilzeitzeitraum.
   • Nach Ende der Teilzeitperiode erstelle einen weiteren Arbeitszeitplan, um die Rückkehr zu Vollzeit zu reflektieren und eine kontinuierliche Abwesenheitsverfolgung sicherzustellen.
   Durch die Verwendung spezifischer Startdaten für Arbeitszeitänderungen vermeidest du Überschneidungen und stellst sicher, dass Abwesenheitssalden während der Übergänge korrekt neu berechnet werden.
3. Halbtagskonfigurationen:
   • Aktiviere den Vormittag, den Nachmittag oder beides.
   • Wenn nur eine Hälfte aktiviert ist, kannst du Ganzer Tag abziehen wählen. Eine tagesbasierte Anfrage an diesem Tag zieht dann einen ganzen Tag ab, auch wenn die Person nur eine Hälfte arbeitet.
   • Eine stundenbasierte Anfrage zieht weiterhin nur Arbeitszeit ab. Liegt die Anfrage vollständig außerhalb der Arbeitszeit, wird nichts abgezogen.
   • Ist die nicht gearbeitete Hälfte ein Feiertag, erzwingt absentify an diesem Tag keinen vollen Tagesabzug.

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Wie lege ich Ruhetage oder arbeitsfreie Tage fest?

Was einige Organisationen Ruhetage oder auf Englisch rest days nennen, sind in absentify arbeitsfreie Tage in einem Arbeitsplan. Bearbeite den Arbeitsplan des Benutzers und deaktiviere das Kontrollkästchen für jeden Tag, an dem er nicht arbeitet. Wenn sich die Ruhetage ab einem bestimmten Datum ändern, erstelle einen neuen Arbeitsplan mit diesem Startdatum, statt den bisherigen Plan rückwirkend zu ändern. So bleiben frühere Abwesenheitsabzüge korrekt.

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Auswirkungen der Arbeitszeiten auf Abwesenheitsberechnungen und Abwesenheitsnotizen

Arbeitszeiten beeinflussen nicht nur die Abwesenheitsverfolgung. Hier sind zusätzliche Bereiche, in denen Arbeitszeiten eine wichtige Rolle spielen:

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1. Stundenbasierte Abwesenheitsverfolgung

• Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden nur die Zeiträume innerhalb der definierten Arbeitszeiten berücksichtigt.
• Beispiel: Hat ein Benutzer einen Arbeitszeitplan von 8:00–12:00 und 13:00–17:00, wird eine Abwesenheit von 10:00–15:00 als 4 Stunden Abwesenheit berechnet:
  • Vormittag: 2 Stunden von 10:00 bis 12:00.
  • Nachmittag: 2 Stunden von 13:00 bis 15:00.
  • Die 1-stündige Mittagspause von 12:00–13:00 wird ausgeschlossen.
• Überlappen sich Vormittags- und Nachmittagszeiten, zählt absentify die überlappende Zeit nur einmal.
• Beginnt und endet eine Hälfte zur selben Zeit, zeigt der Editor Diese Hälfte hat keine Arbeitszeit. Wenn du stundenbasierte Abwesenheitsarten verwendest, werden Anträge darin als null Stunden gezählt. Tagesbasierte Anfragen zählen diese aktivierte Hälfte trotzdem als halben Tag.

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2. Abwesenheitsnotizen

• Arbeitszeiten werden verwendet, um die Start- und Rückkehrzeiten für Abwesenheitsnotizen zu berechnen.
• Wenn Platzhalter wie {{dateOfReturn}} und {{timeOfReturn}} in der Abwesenheitsnotizvorlage verwendet werden, nutzt absentify den Arbeitszeitplan der Person, um das erwartete Rückkehrdatum und die Rückkehrzeit zu bestimmen.

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Best Practices für Arbeitszeiten

• Mit Richtlinien abgleichen: Stelle sicher, dass die Arbeitszeiten den vertraglich festgelegten Arbeitszeiten der Benutzer entsprechen.
• Startdaten für Übergänge verwenden: Definiere klare Startdaten für neue Arbeitszeitpläne, wenn sich die Arbeitszeiten einer Person vorübergehend oder dauerhaft ändern.
• Bestehende Arbeitszeiten nicht überschreiben: Erstelle neue Arbeitszeitpläne für Änderungen, anstatt vergangene Pläne zu bearbeiten, um die historische Genauigkeit und korrekte Neuberechnungen zu gewährleisten.