Genehmigende für Benutzer konfigurieren

Standardmäßig leitet absentify Abwesenheitsanfragen an Genehmigende weiter. Du kannst auch Kein Genehmiger wählen, wenn keine Freigabe nötig ist. Die Einstellungen für Genehmiger bieten Flexibilität, indem sie verschiedene Optionen ermöglichen, darunter Abteilungsleiter, synchronisierte Microsoft-Manager oder benutzerdefinierte Genehmiger.

---

​

Konfigurationsoptionen für Genehmigende

Es gibt vier Hauptmöglichkeiten, um Genehmigende für einen Benutzer zu konfigurieren: Kostenpflichtige Genehmigerfunktionen, einschließlich Mehr als ein Genehmiger, sind in Essentials und Plus enthalten. In niedrigeren Plänen kannst du diese Optionen trotzdem wählen, aber Speichern öffnet ein Upgrade-Modal, wenn die Auswahl eine kostenpflichtige Genehmigerfunktion erfordert. Das Legacy-Add-on Manager aktiviert mehrere Genehmiger ohne Upgrade auf Essentials oder Plus. Siehe Plan-Feature-Matrix.

​

1. Abteilungsbasierte Genehmigende

Standardmäßig ist der Genehmigende eines Benutzers der Leiter seiner zugewiesenen Abteilung.

• Funktionsweise:
  • Wähle die spezifische Abteilung, deren Leiter als Genehmigende für den Benutzer fungieren sollen.
  • Die Leiter der ausgewählten Abteilung werden automatisch als Genehmigende zugewiesen.
• Genehmigungsprozesse:
  Die Genehmigungsprozesse werden auf Abteilungsebene definiert.
• Automatische Updates:
  Wenn sich die Leitung der Abteilung ändert, werden die Genehmigenden für alle Benutzer dieser Abteilung automatisch aktualisiert.

​

2. Microsoft-Profil-Synchronisation

Wähle Synchronisiert die Manager aus dem Microsoft-Profil des Nutzers, um den Manager aus dem Verzeichnis des Benutzers als Genehmiger zu verwenden. Die Option bleibt verfügbar, wenn der Workspace SCIM nutzt oder Microsoft Graph aktiviert ist und der Benutzer ein verknüpftes Microsoft-Konto hat, auch wenn für diesen Benutzer gerade kein Manager gefunden wird.

​

Microsoft Graph

• Verwendet den Manager aus dem Microsoft-Profil des Benutzers.
• Erfordert ein verknüpftes Microsoft-Konto und einen konfigurierten Tenant.
• Erfordert die Berechtigung User.Read.All. Siehe den Leitfaden zur Manager-Synchronisation.
• Änderungen in Microsoft erscheinen bei der nächsten Profilsynchronisation in absentify.

​

SCIM

• Nutzt das Enterprise-Attribut manager, das dein IdP sendet.
• Für SCIM-bereitgestellte Benutzer ist kein verknüpftes Microsoft-Konto erforderlich.
• Ordne manager wie im Leitfaden zur SCIM-Bereitstellung beschrieben zu.
• Mehrstufige Hierarchien werden Schritt für Schritt aus der direkten Manager-Referenz jedes bereitgestellten Benutzers aufgebaut.
• Wenn dein IdP den Manager eines Benutzers ändert oder entfernt, aktualisiert absentify die Genehmiger dieses Benutzers automatisch.

Wähle Wie viele Managerebenen sollen verwendet werden? Du kannst 1 bis 5 wählen.

• 1 ist der direkte Manager des Benutzers.
• 2 ist der Manager dieses Managers.
• Weitere Ebenen folgen der Management-Hierarchie im Verzeichnis.

Genehmigungsverfahren:

• Linear - Alle müssen zustimmen: Genehmiger werden nacheinander kontaktiert. Lehnt einer ab, wird die Anfrage abgelehnt.
• Linear - Einer muss zustimmen: Genehmiger werden nacheinander kontaktiert. Stimmt einer zu, wird die Anfrage genehmigt.
• Parallel - Alle müssen zustimmen: Alle Genehmiger werden gleichzeitig kontaktiert. Lehnt einer ab, wird die Anfrage abgelehnt.
• Parallel - Einer muss zustimmen: Alle Genehmiger werden gleichzeitig kontaktiert. Stimmt einer zu, wird die Anfrage genehmigt.

Wenn absentify keinen Microsoft-Manager findet, kannst du trotzdem speichern. Eine Warnung sagt dir, was bis zur Verfügbarkeit eines Managers gilt:

• Die aktuellen Genehmiger bleiben bestehen.
• Die Manager der alphabetisch ersten Abteilung des Benutzers genehmigen in der Zwischenzeit. Die Warnung nennt diese Abteilung.
• Der Benutzer hat keinen Genehmiger.

Wenn Entra ID oder SCIM den Manager des Benutzers entfernt, bleiben die aktuellen Genehmiger nicht erhalten. Stattdessen übernehmen die Manager der alphabetisch ersten Abteilung des Benutzers. Hat diese Abteilung keine anderen Manager, hat der Benutzer keinen Genehmiger, bis wieder ein Manager im Verzeichnis verfügbar ist. Wenn Microsoft nicht erreicht werden kann, lautet die Warnung Microsoft konnte nicht erreicht werden, daher ist die Managerliste derzeit nicht verfügbar. Bitte versuche es in Kürze erneut. Das Speichern schlägt dann fehl mit Microsoft konnte nicht erreicht werden, daher konnten die Manager nicht synchronisiert werden. Bitte versuche es in Kürze erneut. Ein referenzierter Manager, der noch nicht bereitgestellt wurde, nicht im Workspace ist oder keinen Benutzerplatz in absentify hat, wird übersprungen. absentify setzt die Hierarchie mit den übrigen Managern fort.

​

3. Benutzerdefinierte Genehmigende

Diese Option ermöglicht die manuelle Definition von Genehmigenden für Benutzer.

• Funktionsweise:
  • Wähle eine oder mehrere Genehmigende, unabhängig von Abteilungs- oder Microsoft-Einstellungen.
  • Diese Option ist ideal für spezifische Arbeitsabläufe, die besondere Genehmigende erfordern.
• Genehmigungsprozesse:
  Benutzerdefinierte Genehmigende unterstützen alle Genehmigungsabläufe:
  • Linear - Alle müssen zustimmen
  • Linear - Einer muss zustimmen
  • Parallel - Alle müssen zustimmen
  • Parallel - Einer muss zustimmen

​

4. Kein Genehmiger

Diese Option wird verwendet, wenn keine Genehmigung für die Abwesenheitsanfragen eines Benutzers erforderlich ist.

• Funktionsweise:
  • Anfragen werden automatisch genehmigt, ohne dass ein Genehmigender benötigt wird.

---

​

Detaillierte Genehmigungsprozesse

Die vier Genehmigungsverfahren gelten gleich für die Microsoft-Profil-Synchronisation und für benutzerdefinierte Genehmiger. Siehe Microsoft-Profil-Synchronisation und Benutzerdefinierte Genehmigende.

---

​

Zusätzliche Funktionen

​

Genehmigungsbenachrichtigungen

• Der Antragsteller wird bei jedem Statuswechsel seiner Abwesenheitsanfrage benachrichtigt.
• Benachrichtigungen werden für jede Entscheidung der Genehmigenden gesendet, es sei denn, die Anfrage ist final genehmigt oder abgelehnt.

​

Berechtigungen von Admins und Abteilungsleitern

• Admins: Können jede Abwesenheitsanfrage im Unternehmen bearbeiten.
• Abteilungsleiter: Können Anfragen für Benutzer ihrer Abteilung bearbeiten, auch wenn sie nicht als Genehmigende zugewiesen sind.

​

Genehmiger-Override bei Abwesenheitsanträgen durch Admins

Wenn du als Admin einen Abwesenheitsantrag im Namen eines Benutzers erstellst, kann ein Dropdown erscheinen, mit dem du den standardmäßigen Genehmigungsworkflow überschreiben kannst. Damit hast du die Möglichkeit, einen Antrag sofort selbst zu genehmigen, anstatt dich auf die automatische Zuweisung durch die Genehmigungsregel für den Benutzer oder die Abteilung zu verlassen. Best Practices für die Verwendung des Overrides:

• Nur bei Bedarf nutzen: Verwende die Standardkonfiguration, wenn möglich, um den Prozess konsistent zu halten.
• Kommunikation sicherstellen: Wenn du den Genehmiger überschreibst, informiere sowohl den ursprünglich vorgesehenen als auch den ausgewählten Genehmiger, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Entscheidung dokumentieren: In sensiblen oder außergewöhnlichen Fällen kann es sinnvoll sein, den Grund für den Override festzuhalten (z. B. in einem Kommentar oder nach interner Richtlinie).
• Regelmäßig prüfen: Wenn Overrides häufig notwendig sind, sollten die Genehmigungsregeln überprüft und ggf. angepasst werden.

Wann das Dropdown ausgeblendet wird:
Das Dropdown wird nur angezeigt, wenn ein Override möglich und sinnvoll ist. Die Sichtbarkeit richtet sich nach der konfigurierten Genehmigungsregel:

• Linear - Alle müssen zustimmen:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn es nur einen Genehmiger gibt und dieser mit dir als Admin übereinstimmt.
  Es gibt in diesem Fall keine Alternativen zur Auswahl, daher ist ein Override nicht möglich.
• Linear - Einer muss zustimmen:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn der erste Genehmiger in der Liste du selbst bist.
  Da du die Genehmigung bereits übernehmen kannst, ist keine weitere Auswahl nötig.
• Parallel - Einer muss zustimmen:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn du Teil der definierten Genehmigergruppe bist.
  Jeder in der Gruppe kann genehmigen, daher ist keine Auswahl erforderlich.
• Parallel - Alle müssen zustimmen:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn nur ein Genehmiger definiert ist und dieser du bist.
  Da alle Genehmiger (in diesem Fall nur einer) zustimmen müssen, ist kein Override möglich.

Dieses Verhalten stellt sicher, dass die Override-Option nur dann erscheint, wenn sie im konkreten Genehmigungsprozess relevant ist.

---

​

Tipps für die Konfiguration von Genehmigenden

• Dynamische Abteilungsleiter: Aktualisieren sich automatisch bei Änderungen in der Abteilungsleitung.
• Verzeichnis-Manager-Sync: Hält Genehmiger über Microsoft Graph oder SCIM aktuell.
• Flexibilität durch benutzerdefinierte Genehmigende: Ideal für spezielle Arbeitsabläufe.
• Kein Genehmiger: Vereinfachte Workflows für selbst verwaltete Abwesenheiten.