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Nutze den Tab Kontingent, wenn ein Benutzer eine andere Regel oder einen anderen Saldo als den Workspace- oder Abteilungsstandard benötigt.

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Zugriff auf die Benutzerkontingente

Gehe zu Einstellungen > Benutzer, wähle einen Benutzer aus und öffne Kontingent.

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Ein Kontingent prüfen

Jedes sichtbare Kontingent zeigt die aktuelle Regel und eine Zeile pro Kontingentjahr. Die Zeile enthält Übertrag, Kontingent, Überstunden, Genommen und Verbleibend. Wähle bei Bedarf Ältere Jahre anzeigen. Die Beschriftung unter Verbleibend erklärt den Wert:
  • Heute verfügbar: was der Benutzer für Abwesenheiten am heutigen Tag buchen kann. Ein späterer Zugang erscheint als +[Betrag] ab [Datum].
  • Ist der heutige Saldo negativ, zeigt diese spätere Zeile stattdessen den an diesem Datum verfügbaren Gesamtbetrag: [Betrag] ab [Datum], ohne Pluszeichen.
  • Bereits für [Jahr] benötigt: [Betrag]: Abwesenheiten in einem späteren Kontingentjahr brauchen diesen Betrag des Restkontingents. Er steht für Abwesenheiten in diesem Jahr nicht zur Verfügung.
  • Vergangene, zukünftige oder manuell erfasste Zeilen verwenden Beschriftungen wie Verbleibend zum Jahresende, Voraussichtlich ab [Datum] verfügbar oder Stand für [Jahr] aufgezeichnet.
  • Unter Berechnung für ein künftiges Jahr ist Noch verfügbar für [Jahr] der restliche Jahresbetrag, einschließlich Abwesenheiten, die in diesem Jahr bereits gebucht sind.
  • Unter Berechnung für ein künftiges Jahr ist Verfügbar am [Datum] der Betrag, den der Benutzer für Abwesenheiten an diesem Tag buchen kann. Das ist der erste Tag des Kontingentjahres.
Unter Berechnung siehst du die vollständige Jahresberechnung. Deshalb kann eine Anfrage zu groß sein, obwohl der Jahresgesamtwert ausreicht: absentify prüft den verfügbaren Betrag an den beantragten Tagen. Abwesenheiten in einem späteren Kontingentjahr können auch verringern, wie viel heute verfügbar ist. Der Wert unter Kontingente enthält Regelgutschriften und Anpassungen; der Übertrag steht separat. Info-Symbole erklären Rundungen, mehrere Regeln und Ablaufdaten. Ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr erscheint als Zeitraum wie 2025–2026. Jährliche Regeln schreiben den Betrag einmal zum festgelegten Jahresbeginn gut. Das kann der Beginn des Geschäftsjahres, ein anderer Monat oder der Jahrestag des Beschäftigungsbeginns sein. Steht Anpassung für Teilzeitarbeit auf Nach Arbeitstagen oder Nach Arbeitsstunden, folgt diese Gutschrift dem Arbeitsplan des Benutzers. Wie viel davon in einem anteiligen Jahr ankommt, folgt der Einstellung Wie wird ein anteiliges Jahr berechnet? der Regel. Eintritt oder Austritt mindern den Betrag, außer bei Immer der volle Betrag. Ein Wechsel auf eine andere Regel während des Jahres zählt weiterhin jede Regel nur für ihre eigenen Monate. Wähle den Regelnamen, um die Einstellungen zu prüfen. Bei einer Monatsregel findest du die Gutschriftstermine unter Berechnung: Im letzten Fall zählt die Dezember-Gutschrift einer Kalenderjahresregel zum Wert unter Kontingente des neuen Jahres, nicht zum Übertrag. Das erste Kontingentjahr kann deshalb elf Gutschriften zeigen. Abwesenheiten im neuen Jahr können die letzte Gutschrift nutzen, außer das Enddatum der Beschäftigung ist der letzte Tag des vorherigen Kontingentjahres.

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Ein manuell verwaltetes Jahr bearbeiten

Manuell verwaltet bedeutet, dass keine Regel automatisch Kontingent gutschreibt. Wähle Bearbeiten in der Jahreszeile, trage Übertrag, Kontingent und Überstunden ein, ergänze einen Grund und speichere. Gibt es noch keine Zuweisung, erstellt das Speichern eine Zuweisung mit Manuell verwalten. Sie läuft bis zur nächsten Zuweisung oder ohne Enddatum weiter, wenn keine folgt. Solange kein Kontingent eingetragen ist, erscheint ein Warnsymbol. Du kannst dieselben drei Felder auch in einem Jahr mit Regel bearbeiten, wenn ein Benutzer eine Ausnahme benötigt. absentify erfasst die Änderung als protokollierte Anpassung; die gemeinsame Regel bleibt unverändert.

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Eine andere Regel zuweisen

Die Zuweisungen eines Kontingents bilden eine durchgehende Zeitleiste. Nutze Manuell verwalten für jeden Zeitraum, in dem nichts automatisch gutgeschrieben werden soll, auch für ein bewusstes Nullkontingent.
  1. Öffne das Kontingent und wähle Regel-Zuweisungen verwalten > Neue Zuweisung.
  2. Wähle eine Regel oder Manuell verwalten.
  3. Lege Gültig ab fest. Das vorgeschlagene Datum folgt der gesamten Zeitleiste einschließlich geplanter Zuweisungen.
  4. Lass Gültig bis auf Unbefristet, sofern keine spätere Zuweisung folgt. Ein bestimmtes Enddatum muss am Tag vor der nächsten Zuweisung oder am letzten Beschäftigungstag liegen.
  5. Gib den Grund ein und wähle Anwenden.
Was beim Speichern passiert, hängt von Gültig ab und der bestehenden Zeitleiste ab:
  • Am oder vor dem Beschäftigungsbeginn, aber innerhalb einer früheren Zuweisung, ändert absentify die Regel dieser Zeile, ohne ihre Daten aufzuteilen.
  • Andernfalls endet eine aktive oder geplante Zuweisung, in der das Datum liegt, am Vortag und die neue beginnt am gewählten Datum.
  • Vor dem Beginn der einzigen vorhandenen Zuweisung verlängert absentify diese bis zum früheren Datum zurück und ändert ihre Regel.
  • In einem ungedeckten Zeitraum fügt absentify eine Zuweisung hinzu oder passt eine an und hält die Zeitleiste lückenlos.
Eine Zuweisung kann vor der Beschäftigung beginnen, der Anspruch startet jedoch erst mit dem Beschäftigungsbeginn. Eine spätere Korrektur dieses Datums berechnet das Kontingent automatisch neu. Wenn Gültig ab nicht der erste Tag des Geschäftsjahres des Workspace ist (Monat und Tag deiner Organisation), zeigt absentify in der Regel Diese Änderung fällt mitten ins Kontingentjahr. Das Kontingent wird automatisch anteilig berechnet. Weist du eine jährliche Regel Immer der volle Betrag zu, zeigt der Dialog stattdessen, wie viel das Jahr gegenüber dem vollen Betrag erhält, und erklärt, dass eine Regel, die während des Jahres beginnt oder endet, nur ihre eigenen Monate zählt. Wurde die Person in demselben Jahr eingestellt, kannst du Beginn am [Datum] für den vollen Betrag wählen. Würde das Jahr weiterhin den vollen Betrag erhalten, erscheint keine der beiden Meldungen. Würde das Jahr über den vollen Betrag hinausgehen, erscheint weiterhin die übliche Warnung zur Jahresmitte. In einem Workspace, der von festen Jahresbeträgen auf Regeln umgestellt wurde, lehnt absentify Immer der volle Betrag ab, wenn für ein Jahr, in dem die Person eingetreten oder ausgetreten ist, noch ein Guthaben aus der Zeit vor den Regeln besteht. Wähle ein Startdatum nach diesem Jahr oder eine andere Regel.
absentify aktualisiert betroffene Jahre im Hintergrund.

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Mitten im Jahr von manueller Verwaltung zu einer Regel wechseln

Wenn du Manuell verwalten während eines Jahres durch eine Regel ersetzt, trägt die neue Regel erst ab Gültig ab einen anteiligen Betrag bei. Bereits manuell eingetragene Kontingentbeträge bleiben als protokollierte Anpassungen erhalten und werden zum Regelbetrag addiert; absentify entfernt sie nicht automatisch. Prüfe das betroffene Jahr, sobald die Neuberechnung im Hintergrund abgeschlossen ist. Entspricht der Gesamtbetrag nicht dem vorgesehenen Jahreskontingent, wähle in der Jahreszeile Bearbeiten und gib den gewünschten Gesamtbetrag ein. absentify speichert die Korrektur als weitere protokollierte Anpassung. Beispiel: Enthält das Jahr ein noch nicht verfallenes manuelles Kontingent von 20 Tagen und keine weiteren Anpassungen, und beginnt am 1. Juli eine Jahresregel über 30 Tage, trägt eine kalenderjährliche Regel mit monatlicher anteiliger Berechnung 15 Tage für die zweite Jahreshälfte bei. Das angezeigte Kontingent beträgt dann 35 Tage, bis du es bei Bedarf korrigierst. Eine jährliche Regel Immer der volle Betrag zählt in dieser Situation ebenfalls nur ihre eigenen Monate, also dieselben 15 Tage, sofern du Gültig ab nicht auf den ersten Tag des Geschäftsjahres des Workspace setzt und Beginn am [Datum] für den vollen Betrag nicht wählst, wenn der Link angezeigt wird.

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Mitten im Jahr auf manuelle Verwaltung umstellen

Manuell verwalten schreibt selbst nichts gut. Das aktuelle Jahr behält den Anspruch der vorherigen Regel bis Gültig ab sowie vorhandenen Übertrag und Anpassungen. Der Dialog zeigt eine Vorschau, wenn der Wechsel den Jahresbetrag senkt. Bearbeite nach dem Speichern die Jahreszeile, falls der Benutzer einen anderen Betrag erhalten soll.

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Eine bestehende Zuweisung korrigieren

Unter Regel-Zuweisungen verwalten sind Zuweisungen als Aktiv, Geplant oder Archiviert gekennzeichnet.
  1. Deaktiviere bei Bedarf Archivierte ausblenden.
  2. Wähle das Stiftsymbol, korrigiere Regel oder Daten und gib einen Grund mit mindestens drei Zeichen ein.
  3. Wähle Speichern.
Vergangene Jahre werden nach einer Korrektur neu berechnet. Grund und Autor bleiben in der Zuweisungshistorie sichtbar.

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Eine Guthabenanpassung hinzufügen

Nutze eine Anpassung für eine einmalige Korrektur statt einer Änderung der wiederkehrenden Regel.
  1. Wähle beim passenden Jahr Verlauf > Anpassung hinzufügen.
  2. Wähle Allgemeine Anpassung oder Überstundenvergütung.
  3. Wähle Hinzufügen oder Abziehen und trage Betrag und Wirksamkeitsdatum ein.
  4. Lege bei einer positiven Anpassung optional den letzten nutzbaren Tag fest.
  5. Gib einen Grund ein, prüfe Was sich ändern wird und wähle Hinzufügen.
Die Anpassung bleibt im Verlauf und ersetzt den jährlichen Regelbetrag nicht. Was sich ändern wird kann Bereits für [Jahr] benötigt: [Betrag] zeigen, wenn Abwesenheiten in einem späteren Kontingentjahr einen Teil des Saldos brauchen.

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FAQ: Wie vergebe ich ein einmaliges Kontingent ohne jährliche Neugutschrift?

  1. Weise Manuell verwalten zu, sobald die automatische Gutschrift enden soll.
  2. Wähle für das passende Jahr Verlauf > Anpassung hinzufügen.
  3. Füge nur den Betrag hinzu, der zum gewünschten Gesamtwert fehlt.
  4. Lege ein Ablaufdatum fest, wenn die Gutschrift bis zu einem bestimmten späteren Datum nutzbar bleiben muss. Ohne Ablaufdatum gelten die normalen Übertrags- und Verfallseinstellungen des Kontingents.
  5. Prüfe vor dem Speichern Was sich ändern wird.
Da Manuell verwalten keine wiederkehrende Gutschrift enthält, wird der Betrag im nächsten Jahr nicht erneut vergeben.

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Heute verbleibende Tage oder Stunden festlegen

Nutze Heute verbleibende Tage oder Heute verbleibende Stunden, um festzulegen, wie viele Tage oder Stunden ein Benutzer heute noch hat. Nutze die Aktion, wenn ein Benutzer im laufenden Jahr mit absentify startet.
  1. Wähle in der Zeile des aktuellen Jahres, neben Berechnung, Verlauf und Bearbeiten, Heute verbleibende Tage oder Heute verbleibende Stunden.
  2. Gib den heutigen Restbetrag ein und wähle Speichern.
Administratoren sehen diese Aktion, wenn der Benutzer heute beschäftigt ist und eine Zuweisung für dieses Kontingent hat. Verbleibend muss eine Zahl zeigen, nicht Kein Limit. Wenn ein Teil des Restkontingents an einem späteren Datum verfällt, fordert der Dialog dich auf, Anpassung hinzufügen zu nutzen. Die Änderung erscheint im Verlauf.

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Den Verlauf prüfen

Wähle Verlauf in einer Jahreszeile, um Verlauf & Anpassungen zu öffnen. Dort siehst du Gutschriften, Abzüge, Überträge, Verfälle, Anpassungen und Regelwechsel. Wenn die Gutschriften des Benutzers in diesem Jahr für Teilzeit angepasst wurden, zeigt eine Zeile Angepasst für Teilzeit, wie die Woche des Benutzers zur Vollzeitwoche steht, etwa [gearbeitet] von [voll] Tagen, [gearbeitet] von [voll] Stunden oder [Prozent]% der Vollzeit. Mit Vollständige Berechnung anzeigen siehst du alle Buchungen; alternativ kannst du nach Jahr und manuellen Änderungen filtern. Was als Nächstes kommt enthält zukünftige Gutschriften und Verfälle. Verlauf enthält abgeschlossene Ereignisse. Jede Zeile zeigt den daraus entstandenen Saldo und den Autor. Die Zuweisungshistorie dokumentiert Änderungen an Regeln und Daten. Einträge mit Über API festgelegt stammen aus einem verbundenen System und können wiederkehren, wenn dieses System den Wert erneut sendet. Speicherst du Heute verbleibende Tage oder Heute verbleibende Stunden, erscheint eine Anpassung mit dem heutigen Datum. Der Kommentar ist Anfangsbestand.

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Eine Regelzuweisung entfernen

Öffne Regel-Zuweisungen verwalten, wähle die Löschaktion, gib einen Grund ein und bestätige. absentify verlängert die benachbarte Zuweisung, hält damit die Zeitleiste lückenlos und berechnet betroffene Jahre neu. Würde das die Person in einem Jahr mit Immer der volle Betrag abdecken, für das noch ein Guthaben aus der Zeit vor den Regeln besteht, lehnt absentify das Löschen ab. Wähle stattdessen eine andere Regel für diesen Zeitraum. Um automatische Gutschriften zu beenden und Beträge selbst zu steuern, weise stattdessen Manuell verwalten zu. Entfernst du die einzige Zuweisung des Benutzers, weist absentify nicht automatisch den Workspace- oder Abteilungsstandard zu. Das Kontingent wird Manuell verwaltet, bis du eine andere Regel zuweist.

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Standardeinstellungen für Kontingente

Schalte Standard für das Kontingent ein, dessen Saldo neben dem Profilbild dieses Benutzers in Teamansichten erscheinen soll. Nur ein Kontingent kann der persönliche Standard sein.

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Auswirkungen der Standardeinstellungen

Die Änderung wechselt den in Teamansichten angezeigten Saldo. Regeln und bestehende Anfragen bleiben unverändert.

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Sichtbarkeitsanpassungen

Schalte Sichtbar aus, wenn ein Kontingent für diesen Benutzer nicht verfügbar sein soll. Es verschwindet aus seinem Kalender und kann für neue Anfragen nicht ausgewählt werden.

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Was das Ausblenden bewirkt

Das Ausblenden stoppt die Berechnung nicht: Ansprüche und bestehende Abzüge laufen weiter. Der Saldo ist für alle ausgeblendet, die diesen Benutzer ansehen. Verknüpfte Abwesenheitsarten kann niemand für ihn beantragen, auch Manager oder Admins nicht. Schalte Sichtbar wieder ein, um die Jahre zu prüfen oder Zuweisungen zu verwalten.

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Best Practices für die Kontingentverwaltung

  • Nutze Regeln für wiederkehrende Ansprüche und Anpassungen für einmalige Korrekturen.
  • Nutze Manuell verwalten für bewusst manuell gepflegte Zeiträume.
  • Hinterlege einen eindeutigen Grund, damit die Änderung später nachvollziehbar bleibt.
  • Prüfe vor einer Saldenkorrektur die datierte Verfügbarkeit und die vollständige Berechnung.