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Auf der Seite Organisation verwalten Administratoren die Grundlagen des Workspaces: den Firmennamen, das Anzeigeformat für Benutzernamen, den Beginn des Geschäftsjahres sowie die unternehmensweiten Arbeitszeiten.
Diese Seite steht in der App-Seitenleiste oben in der Gruppe Allgemein. Datenschutz und Authentifizierung wurden in eigene Seiten innerhalb derselben Gruppe ausgelagert; der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt nun in der Gruppe Abrechnung & Daten. Direkte Links findest du unten unter Verwandte Einstellungen.
Neben Standard-Namensformat und Das Geschäftsjahr beginnt im Monat findest du in der App ein kleines (?)-Symbol. Darüber öffnet sich ein Tooltip mit zusätzlichem Kontext, wenn du dir kurz unsicher bist.

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Firmenname

Lege den offiziellen Firmennamen für deinen Workspace fest. Er erscheint in der Kopfzeile, in Einladungs-E-Mails und in PDF-Exporten. Logos und Favicons werden auf einer eigenen Branding-Seite gepflegt und stehen ausschließlich Plus-Plan-Abonnenten zur Verfügung.
Vergleiche den Plus-Plan in der Plan-Feature-Matrix. Aktuelle Preise findest du unter Einstellungen > Upgrade oder auf der Preisseite.

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Standard-Namensformat

Legt fest, wie Namen in absentify erscheinen. Du siehst das Format in der Timeline, in Kalendern, in E-Mails und im Feld Anzeigename, wenn du einen Benutzer einlädst. Wähle eines:
  • Microsoft Displayname: der Name aus deinem Microsoft-365-Verzeichnis, zum Beispiel John Doe oder Doe, John, IT-Helpdesk, je nachdem, wie deine IT-Abteilung das eingerichtet hat. Wenn ein Benutzer ein verknüpftes Microsoft-Konto hat, verwendet absentify diesen Verzeichnisnamen. Wenn du jemanden aus dem Verzeichnis einlädst, übernimmt Anzeigename ihn ebenfalls.
  • Vorname: nur der Vorname, zum Beispiel John.
  • Nachname: nur der Nachname, zum Beispiel Doe.
  • Vorname Nachname: zuerst Vorname, dann Nachname, zum Beispiel John Doe.
  • Nachname Vorname: zuerst Nachname, dann Vorname, zum Beispiel Doe John.
Die Einstellung gilt nach dem Speichern für den gesamten Workspace.

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Beginn des Geschäftsjahres

Wähle den Monat, in dem das Geschäftsjahr deiner Organisation beginnt. Er ist der Standard-Startmonat für neue Kontingentregeln und der Bezugspunkt für Übertragsstichtage.
Jede Kontingentregel legt selbst fest, wann das Kontingentjahr beginnt: in einem festen Monat, der aus dieser Einstellung vorausgewählt wird, oder am Eintrittsdatum des jeweiligen Benutzers. Wenn du bestätigst, wechseln jährliche Regeln mit Jedes Jahr im selben Monat, die im aktuellen Startmonat des Geschäftsjahres beginnen, auf den von dir gewählten Monat. Andere Regeln behalten ihren eigenen Start.
absentify berechnet die Kontingente für alle Benutzer im Workspace neu, wenn du die Änderung bestätigst. Der Dialog zeigt den Fortschritt, während die Neuberechnung läuft. Bestehende Abwesenheiten können in ein anderes Geschäftsjahr fallen.
Um den Monat zu ändern, wählst du ihn unter Das Geschäftsjahr beginnt im Monat und wählst Speichern. absentify öffnet Beginn des Geschäftsjahres ändern. Gib einen Grund für die Änderung ein und wähle Änderung überprüfen. Änderung des Geschäftsjahres überprüfen zeigt, welche Regeln mit dem Geschäftsjahr wechseln, welche ihren eigenen Startmonat behalten, und Aktuelle Kontingentauswirkungen pro Mitglied. Wähle Bestätigen und anwenden. Wenn die Änderung fertig ist, siehst du Änderung des Geschäftsjahres abgeschlossen. Letzte Änderung des Geschäftsjahres zeigt die letzte Änderung: wer sie vorgenommen hat, wann, und den Grund. Wähle Änderung rückgängig machen, um den vorherigen Startmonat wiederherzustellen. Gib einen Grund für das Rückgängigmachen ein, wähle Rückgängig machen überprüfen und dann Rückgängig machen bestätigen. Änderung rückgängig machen steht zur Verfügung, wenn die letzte Änderung erfolgreich abgeschlossen wurde, nicht selbst ein Rückgängigmachen ist und den Startmonat nicht auf den ursprünglichen Monat des Workspace zurückgesetzt hat.

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Arbeitszeiten

Arbeitszeiten beschreiben den typischen Arbeitstag deiner Organisation. absentify nutzt sie als Grundlage für die Abwesenheitsverfolgung und um Abwesenheiten in Stunden und Tage umzurechnen.
  1. Wähle im Bereich Geschäftszeiten die Option Ansehen & Bearbeiten, um den Wochenplan zu öffnen.
  2. Lege für jeden Arbeitstag Start- und Endzeit für den Vormittag und für den Nachmittag fest.
  3. Entferne den Haken beim Vormittag oder beim Nachmittag, um einen Tag als Halbtags AM oder Halbtags PM zu kennzeichnen. Ohne beide Haken gilt der Tag als Kein Arbeitstag.
  4. Aktiviere an einem Tag, der nur einen halben Tag umfasst, die Option Ganzer Tag abziehen, wenn eine Abwesenheit an diesem Tag trotzdem einen ganzen Tag vom Kontingent abziehen soll.
Die Standard-Arbeitszeiten gelten unternehmensweit, lassen sich aber im Bereich Benutzer für einzelne Benutzer anpassen.
Ob Benutzer nur einen Vormittag oder nur einen Nachmittag buchen können, legst du nicht hier fest. Das hängt von der Abwesenheitsart ab: Ihre Einheit muss Halbe Tage sein, was du unter Abwesenheitsarten auswählst. Bei einer Abwesenheitsart, die nur ganze Tage unterstützt, lehnt absentify eine Halbtagsanfrage mit einem entsprechenden Hinweis ab.

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Verwandte Einstellungen

Die folgenden Einstellungen waren früher Teil dieser Seite und haben jetzt eigene Seiten in der Einstellungs-Seitenleiste:
  • Datenschutz – Steuere, wie Abwesenheitsdaten und Abteilungskalender innerhalb der Organisation geteilt werden.
  • Authentifizierung – Wähle zwischen „Nur Microsoft“ und „Microsoft & Magic Link“ und verhindere die Erstellung weiterer Workspaces für denselben Microsoft-Tenant.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Sieh dir den standardisierten AVV gemäß Art. 28 DSGVO an und akzeptiere ihn.