Jede Zeile auf dieser Seite ist ein vollständiger Kalender, nicht ein einzelner Feiertag. Jedem Benutzer kann genau ein Feiertagskalender zugewiesen werden. Möchtest du einen zusätzlichen Feiertag ergänzen, öffne den passenden Feiertagskalender und füge ihn dort hinzu. Der Feiertag gilt dann automatisch für alle Benutzer, denen dieser Kalender zugewiesen ist.
Die Kalenderliste
Die Tabelle zeigt:- Name: Der Name des Kalenders. Das Abzeichen Standard kennzeichnet den Kalender für neue Mitarbeiter. Ein Abzeichen wie 2 Vorschläge bedeutet, dass sich die offiziellen Daten geändert haben und du noch entscheiden musst. Siehe Vorgeschlagene Änderungen prüfen.
- Standort: Land und Region, oder Kein Standort.
- Feiertage: Wie viele Feiertage der Kalender in diesem Jahr hat.
- Mitarbeiter: Wie viele aktive Benutzer diesen Kalender nutzen.
Einen Feiertagskalender hinzufügen
- Gehe zu Einstellungen > Feiertage und klicke auf Neuer Kalender.
- Im Dialog Neuer Feiertagskalender wählst du das Land und bei Bedarf die Region. Wenn du das Land änderst, wird die Region geleert. absentify füllt den Namen aus deiner Auswahl vor, zum Beispiel
Germany - Bavaria. Du kannst ihn anpassen. - Klicke auf Kalender erstellen.
Du kannst Feiertage danach hinzufügen, bearbeiten oder löschen, damit der Kalender zu deiner Organisation passt.
Einen Kalender öffnen
Klicke auf das Stiftsymbol neben einem Kalender. Die Seite öffnet mit dem Kalendernamen (Stift daneben zum Umbenennen), danach Standort, wie viele Mitarbeiter ihn nutzen, wie viele Vorschläge offen sind und Letzte Überprüfung gegen die offiziellen Daten.
Über die Jahres-Tabs wechselst du das Jahr. Ein Tab zeigt eine Zahl, wenn in diesem Jahr Vorschläge offen sind. Es gibt keine Schaltfläche, um ein Jahr hinzuzufügen: absentify hält den Kalender vom letzten Jahr bis zwei Jahre im Voraus gefüllt.
Die Tabelle des gewählten Jahres hat Name, Datum und Status. Status ist Offiziell, Benutzerdefiniert, Entfernt oder Nicht hinzugefügt, oder ein Vorschlags-Abzeichen. Ein Jahr ohne Feiertage zeigt einen kurzen Hinweis und Feiertag hinzufügen.
Feiertage hinzufügen, bearbeiten und entfernen
- Feiertag hinzufügen: Name, Datum und Gilt für (Ganzer Tag, Nur Vormittag oder Nur Nachmittag). Der Tag gilt nur in diesem Kalender. Wählst du ein Datum in einem anderen Jahr, wechselt die Seite dorthin.
- Bearbeiten: Öffne das Zeilenmenü und klicke auf Bearbeiten, um Datum, Gilt für und den Namen in jeder Sprache zu ändern. Das geht nur bei Feiertagen, die du selbst angelegt hast.
- Löschen / Aus dem Kalender entfernen: Öffne das Zeilenmenü. Entfernst du einen offiziellen Feiertag, merkt sich absentify das und fügt ihn nicht wieder hinzu. Siehe Entfernte offizielle Feiertage.
Bearbeiten und Übersetzen geht nur bei eigenen Feiertagen. Offizielle Feiertage aus der Datenquelle kannst du nur entfernen.
Übersetzungen hinzufügen
- Öffne das Zeilenmenü eines eigenen Feiertags und klicke auf Bearbeiten.
- Trage den Namen für jede Sprache ein. Leere Felder sind nicht erlaubt.
- Klicke auf Speichern.
Kalender Benutzern zuweisen
- Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke auf das Stiftsymbol neben dem Benutzer.
- Wähle unter Feiertagskalender den Kalender für den Standort dieses Benutzers.
- Klicke auf Speichern.
Jeder Benutzer braucht genau einen Kalender. Das Feld darf nicht leer bleiben. Soll ein Benutzer keine Feiertage haben, weise ihm einen leeren Kalender zu. Siehe Einen Feiertagskalender löschen.
Einen Feiertagskalender löschen
Du kannst einen Kalender nicht löschen, solange ihm noch Benutzer zugewiesen sind. Wenn du es versuchst, listet absentify diese Benutzer auf.- Sieh in der Spalte Mitarbeiter nach.
- Weise diese Benutzer unter Einstellungen > Benutzer > Feiertagskalender einem anderen Kalender zu.
- Klicke auf das Papierkorbsymbol neben dem Kalender und bestätige.
Outlook Kalender Synchronisation
Feiertage werden ab dem Essentials-Plan nach Outlook synchronisiert.- Die erste Synchronisation kann dauern, weil jeder Benutzer aktualisiert wird.
- Microsoft begrenzt, wie viele Kalendereinträge ein Tenant anlegen darf.
- Gehe zu Einstellungen > Microsoft.
- Aktiviere Outlook Kalender Synchronisation.
- Prüfe, ob jeder Benutzer den richtigen Feiertagskalender hat.
Offizielle Feiertage aktuell halten
absentify prüft Kalender mit Standort regelmäßig gegen die offiziellen Feiertagsdaten. Es gibt keine Schaltfläche für ein manuelles Update.- Eine Datumsverschiebung in der Zukunft wird sofort übernommen. absentify berechnet die Kontingente der betroffenen Benutzer neu, aktualisiert Outlook und sendet jedem aktiven Admin eine E-Mail.
- Alles andere wird zum Vorschlag, über den du entscheidest: ein neuer offizieller Feiertag, ein Feiertag, der nicht mehr offiziell ist, und jede Änderung, die ein Datum in der Vergangenheit betreffen würde.
- Kalender, die nur eigene Feiertage enthalten, bekommen keine Vorschläge für offizielle Feiertage.
- Einmal im Monat ergänzt absentify fehlende Jahre im Buchungshorizont (letztes Jahr bis zwei Jahre im Voraus). Ein neues Jahr erscheint im Verlauf als Jahr 2028 hinzugefügt mit der Quelle Automatisch, und die Kontingente werden neu berechnet.
Vorgeschlagene Änderungen prüfen
Öffne den Kalender und wähle das Jahr. Ein Vorschlag steht beim betroffenen Feiertag:- Ein Feiertag, den der Kalender schon hat, behält seine Zeile und bekommt ein Abzeichen: Nicht mehr offiziell oder Neues Datum vorgeschlagen.
- Ein Feiertag, den der Kalender noch nicht hat, erscheint als zusätzliche Zeile mit Neu.
- Neu: Hinzufügen nimmt den Feiertag in den Kalender auf. Nicht hinzufügen lässt ihn weg, und er wird nicht erneut vorgeschlagen.
- Nicht mehr offiziell: Entfernen nimmt ihn heraus. Beibehalten lässt ihn im Kalender.
- Neues Datum vorgeschlagen: Anwenden verschiebt den Tag auf das neue Datum. Beibehalten lässt ihn, wo er ist.
Verlauf
Der Verlauf unter der Jahrestabelle listet, was schon passiert ist: übernommene automatische Updates, Vorschläge, die du angenommen oder abgelehnt hast, ergänzte Jahre und deine eigenen Änderungen. Offene Vorschläge stehen nicht hier, sondern in der Jahrestabelle. Jeder Eintrag ist mit Angewendet oder Abgelehnt markiert und zeigt Automatisch oder wer die Änderung gemacht hat, zum Beispiel von Anna Schmidt. Mit Mehr anzeigen siehst du ältere Einträge.Entfernte offizielle Feiertage
Entfernst du einen offiziellen Feiertag oder lehnst du einen Neu-Vorschlag mit Nicht hinzufügen ab, bleibt der Tag weg. Spätere automatische Prüfungen fügen ihn nicht wieder hinzu. Die Zeile bleibt in der Tabelle des Jahres stehen, zu dem der Feiertag gehört, und ist ausgegraut:- Entfernt: Du hast den Feiertag aus dem Kalender genommen. Wähle Wiederherstellen, um ihn für jedes Jahr im Kalender wieder hinzuzufügen.
- Nicht hinzugefügt: Du hast den Vorschlag abgelehnt. Wähle Hinzufügen, um ihn für jedes Jahr im Kalender aufzunehmen.
Das gilt nur für offizielle Feiertage. Selbst erstellte Feiertage sind nach dem Löschen weg. Lege sie mit Feiertag hinzufügen neu an.
Firma geschlossen
Willst du allen denselben Tag frei geben, ohne Urlaub abzuziehen, fügst du einen eigenen Feiertag in den Kalender ein, den sie schon nutzen. Öffne den Kalender, wähle Feiertag hinzufügen und trage Name und Datum ein. Nutzt du mehrere Kalender, füge den Tag in jedem Kalender hinzu, der gelten soll. Sollen alle stattdessen auf einer Abwesenheitsart gebucht werden, nutzt du eine Gruppenanfrage.Best Practices
- Weise jedem Benutzer den Kalender für seinen Standort zu.
- Firmeneigene Feiertage ergänzt du in einem bestehenden Feiertagskalender, damit sie automatisch für alle Benutzer gelten, denen dieser Kalender zugewiesen ist.
- Achte in der Kalenderliste auf die Abzeichen mit Vorschlägen und entscheide über offene Vorschläge, damit die Kontingente stimmen.