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Admins können Benutzer auf drei Arten zu absentify hinzufügen: manuelle Eingabe, Excel-Import oder Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
Alle neu hinzugefügten Benutzer sind zunächst inaktiv, sodass Admins deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.

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Checkliste vor dem Hinzufügen von Benutzern

Bevor du Benutzer zu absentify einlädst, solltest du einige grundlegende Einstellungen überprüfen und anpassen, damit alles korrekt funktioniert und den Richtlinien deines Unternehmens entspricht. Diese Schritte solltest du vor dem Einladen neuer Benutzer abschließen. Sie sorgen dafür, dass Anmeldung, Abwesenheitsberechnung und Organisationsstruktur korrekt eingerichtet sind.
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Datenschutzeinstellungen aktualisieren

Gehe zu den Datenschutzeinstellungen und passe sie an die internen Richtlinien deines Unternehmens an.
2

Bevorzugte Anmeldemethode festlegen

Navigiere zu Authentifizierung & Zugriffskontrolle und lege fest, ob sich Benutzer mit Microsoft 365 oder per E-Mail (Magic Link) anmelden sollen.
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Feiertage hinzufügen

Gehe zu den Feiertagseinstellungen und füge alle relevanten Feiertagskalender hinzu.
Diese werden später einzelnen Benutzern zugewiesen.
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Abwesenheitsarten anlegen

Erstelle unter Abwesenheitsarten alle Abwesenheitsarten, die in deinem Unternehmen erlaubt sind.
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Kontingente erstellen und verknüpfen

Falls dein Unternehmen abziehbare Abwesenheiten (z. B. Urlaub) anbietet, gehe zu Kontingente, lege diese an und verknüpfe sie mit den entsprechenden Abwesenheitsarten.
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Abteilungen erstellen

Erstelle unter Abteilungen alle Abteilungen, die in deinem Unternehmen genutzt werden.
Diese Einstellung ist besonders wichtig für den Benutzerimport oder die Entra-ID-Synchronisation.
Wenn du Kontingente auf Abteilungsebene verwalten möchtest, nutze die Erweiterten Einstellungen.
7

Standard-Benutzereinstellungen festlegen

Lege unter Standard-Benutzereinstellungen die Werte fest, die automatisch für neue Benutzer übernommen werden.
So sparst du dir manuelle Anpassungen später.
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Arbeitszeiten festlegen

Definiere die Standard-Arbeitszeiten für dein Unternehmen in den Allgemeinen Einstellungen.
Diese Zeiten werden automatisch allen neuen Benutzern zugewiesen.Falls erforderlich, kannst du die Arbeitszeiten einzelner Benutzer später über die Einstellungen zum Arbeitszeitplan anpassen.

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So fügst du Benutzer hinzu

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1. Benutzer einzeln hinzufügen

Verwende die manuelle Eingabe, wenn du schnell einen einzelnen Benutzer hinzufügen möchtest — perfekt für einmalige Ergänzungen oder kleine Teams.
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Zu „Benutzer“ navigieren

  • Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke am Ende der Liste auf Einen neuen Benutzer einladen.
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Benutzerdetails ausfüllen

  • Name: Gib den vollständigen Namen ein (Pflichtfeld).
  • E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse ein (Pflichtfeld).
    • Für Microsoft 365-Anmeldung: Die E-Mail muss mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein.
    • Für E-Mail-Anmeldung (Magic Link): Jede gültige E-Mail-Adresse ist nutzbar.
      Wenn die Teams- & Entra-ID-Gruppensynchronisation aktiviert ist, kannst du die Suchleiste verwenden, um Benutzer direkt im Active Directory zu finden.
  • Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen die Person zugeordnet werden soll.
  • Feiertage: Weise einen Feiertagskalender zu, der für die Region gilt.
  • Einstellungsdatum: Gib das Startdatum an (Pflichtfeld).
  • Jahreskontingent: Lege das Urlaubskontingent für das aktuelle und das nächste Jahr fest.
Manuell hinzugefügte Benutzer sind zunächst inaktiv, damit Admins deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.
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Benutzer als inaktiv speichern

  • Standardmäßig werden neue Benutzer als inaktiv erstellt. Inaktive Benutzer:
    • Erhalten keine E-Mails
    • Können sich nicht anmelden: Ein Anmeldeversuch zeigt eine Nachricht, dass das Konto inaktiv ist, und fordert zur Kontaktaufnahme mit dem HR-Team auf.
    • Ermöglichen nachträgliche Abwesenheitseinträge: Abwesenheiten können erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
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Benutzer aktivieren, wenn bereit

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2. Benutzer per Excel-Import hinzufügen

Der Excel-Import eignet sich ideal, um größere Gruppen hinzuzufügen. Wenn du Zugriff auf Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD) Gruppen hast, kannst du die Excel-Vorlage mit vorhandenen Benutzerdaten vorausfüllen lassen.
Bevor du Benutzer per Excel importierst, stelle sicher, dass Feiertage, Abteilungen und Kontingente bereits in absentify angelegt wurden.
Diese Einstellungen sind erforderlich, um Benutzerprofile vollständig zu erfassen und eine korrekte Abwesenheitsverfolgung zu ermöglichen.
Schritte für den Excel-Import:
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Schritt 1: Excel-Vorlage vorbereiten

  • Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren und lade die Excel-Vorlage herunter.
  • Falls aktiviert: Nutze Entra ID (Azure AD) oder Teams-Gruppen, um die Vorlage mit Benutzerdaten vorab zu füllen. Nur Benutzer, die noch nicht in absentify vorhanden sind, werden berücksichtigt.
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Schritt 2: Vorlage ausfüllen

  • Überprüfe und aktualisiere die vorausgefüllten Daten oder trage die folgenden Felder manuell ein:
    • Name und E-Mail (erforderlich)
    • Abteilung(en), Feiertagskalender, Startdatum und Jahreskontingente
Vergiss nicht, auch das Standardkontingent für kommende Jahre zu definieren, damit Benutzer auch im nächsten Geschäftsjahr über ein korrektes Urlaubskontingent verfügen.
  • Festlegen, ob der Benutzer aktiv oder inaktiv sein soll. Wenn du das Profil vor dem Einladen prüfen oder vervollständigen möchtest, setze den Status auf inaktiv. Inaktive Benutzer erhalten keine Einladung und können sich nicht einloggen, bis sie aktiviert wurden.
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Schritt 3: Datei hochladen

  • Kehre zur Importansicht zurück und lade die ausgefüllte Datei hoch.
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Schritt 4: Daten validieren

  • Das System überprüft die hochgeladenen Daten auf Fehler. Ungültige Einträge werden markiert und können korrigiert werden.
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Schritt 5: Benutzer einladen

  • Nach erfolgreicher Validierung kannst du alle Benutzer mit einem einzigen Klick einladen.
Wenn du die Profile zuerst prüfen und mit unserer Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern abgleichen möchtest, kannst du diesen Schritt einfach überspringen.
Später kannst du die Massenbearbeitungsfunktion nutzen, um mehrere Benutzer auf einmal zu aktivieren.

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3. Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen

Die Synchronisierung von Microsoft Teams- oder Entra ID (Azure AD)-Gruppen bietet eine automatisierte Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen und sie Abteilungen in absentify zuzuweisen. Schritte zur Einrichtung der Synchronisierung:
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Teams/Entra ID-Synchronisierung aktivieren

  • Gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere Teams- und Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
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Eine Gruppe mit einer Abteilung verknüpfen

  • Navigiere zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
  • Wähle eine Microsoft-Gruppe und verknüpfe sie mit einer Abteilung in absentify.
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Automatische Erstellung aktivieren

  • Aktiviere die Option Benutzerkonten automatisch erstellen, um Gruppenmitglieder automatisch zu absentify hinzuzufügen. Sieh dir diesen Artikel an, um eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der Entra ID-Gruppensynchronisierung für die automatische Benutzererstellung zu erhalten.
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Benutzer synchronisieren und verwalten

  • Neu synchronisierte Benutzer werden automatisch als inaktiv erstellt. Admins müssen sie aktivieren, bevor sie auf das System zugreifen können.
  • Es wird ein anteiliges Kontingent basierend auf dem Eintrittsdatum und den Kontingenteinstellungen vergeben.
  • Nach der Synchronisierung können Admins Benutzerprofile manuell anpassen.
Wenn du die Profile zuerst prüfen und mit unserer Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern abgleichen möchtest, kannst du die Aktivierung vorerst überspringen.
Später kannst du die Massenbearbeitungsfunktion nutzen, um mehrere Benutzer auf einmal zu aktivieren.

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Wichtige Hinweise zu inaktiven und nicht-anmeldbaren Benutzern

  • Inaktive Benutzer erhalten keine E-Mails: Dies ermöglicht es Admins, Profile vollständig einzurichten, bevor sie aktiviert werden.
  • Inaktive Benutzer können sich nicht anmelden: Beim Anmeldeversuch erscheint ein Hinweis auf den inaktiven Status mit der Aufforderung, das HR-Team zu kontaktieren.
  • Nachträgliche Abwesenheitseinträge sind möglich: Abwesenheiten können erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
  • Nicht-anmeldbare Benutzer: Benutzer ohne E-Mail-Adresse können sich nicht anmelden, Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleitungen fungieren. Ihre Abwesenheiten können jedoch durch Admins verwaltet werden.

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Benutzer ohne E-Mail-Adresse hinzufügen

absentify ermöglicht es, Benutzer ohne E-Mail-Adresse hinzuzufügen – ideal für Fälle, in denen kein Login-Zugriff erforderlich ist. Diese Benutzer können in der Abwesenheitsverwaltung berücksichtigt werden, haben jedoch keinen Zugriff auf das System, können keine Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleitung fungieren.
Diese Funktion ist nur mit dem Essentials- oder Plus Plan verfügbar.
  1. Zu den Benutzereinstellungen navigieren
    Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke auf Einen neuen Benutzer einladen.
  2. Benutzerdaten eingeben
    Gib den Namen ein, ordne Abteilungen zu und konfiguriere weitere Einstellungen wie Feiertagskalender und Beschäftigungsbeginn. Lasse das Feld E-Mail leer.
  3. Benutzer speichern
    Der Benutzer wird als Nutzer ohne Login-Funktion angelegt und kann nun für die Verwaltung von Abwesenheiten und Zeitplänen verwendet werden.

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Wichtige Einschränkungen für Benutzer ohne E-Mail-Adresse

  • Kein Login-Zugriff
  • Keine Manager-Rollen
  • Verwaltung durch Admin erforderlich
Diese Funktion eignet sich ideal, um Personen in die Abwesenheitsverwaltung einzubeziehen, die keinen direkten Zugriff auf die Plattform benötigen.

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Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern

Nutze diese Checkliste nachdem du Benutzer hinzugefügt hast und bevor du sie aktivierst. So stellst du sicher, dass alle Profile korrekt konfiguriert sind.
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Benutzerprofile prüfen und anpassen

Überprüfe im Profil jedes Benutzers die folgenden Punkte:
2

Benachrichtigungen für Abwesenheiten festlegen

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Benutzer aktivieren

Wenn alle Einstellungen geprüft wurden, kannst du alle Benutzer mit der Funktion zur Massenaktivierung aktivieren.
Diese Prüfung verhindert typische Fehler wie:
  • Falsche Berechnung bei Abwesenheitsanfragen durch inkorrekte Arbeitszeiten
  • Genehmigungsanfragen landen bei der falschen Person
  • Abteilungen erhalten keine Benachrichtigung über Anfragen

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Fehlerbehebung: Benutzer hinzufügen/einladen

Wenn eine Person nach dem Hinzufügen zum Firmen-Arbeitsbereich Schwierigkeiten hat, auf die App zuzugreifen, können die folgenden Ursachen vorliegen:
Wenn die Benachrichtigung “Ein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits in einem anderen Arbeitsbereich” erscheint, kann dies folgende Gründe haben:1. Es wurde versehentlich ein eigener Arbeitsbereich erstellt
Bitte die Person, sich bei app.absentify.com anzumelden.
Wenn sie sich in einem Arbeitsbereich befindet, in dem sie die einzige Person und gleichzeitig Mandanten-Admin ist, wurde versehentlich ein eigener Arbeitsbereich erstellt.Um das zu überprüfen, sende diesen Leitfaden und frage, ob die dargestellten Schritte mit dem übereinstimmen, was beim Anmelden durchgeführt wurde.Wenn das der Fall ist, muss der Arbeitsbereich gelöscht werden, bevor du die Person zum Unternehmens-Workspace hinzufügen kannst.
Verweise dazu auf diesen Artikel: Firmenkonto löschen
Um dies in Zukunft zu verhindern, kannst du die Einstellung “Erstellung von Arbeitsbereichen für denselben Mandanten verhindern” in deinen Allgemeinen Einstellungen aktivieren.
2. Die Person ist Teil eines anderen Unternehmens-Workspaces
Sie muss dort entfernt werden, bevor sie in deinen Workspace aufgenommen werden kann.
Wenn der Benutzer archiviert ist, kann er nicht aktiviert werden.
Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten, scrolle zu Archiv Benutzer und deaktiviere den Schalter.
Wenn keine Microsoft 365-Lizenz vorliegt oder Logins bei Drittanbieter-Websites blockiert sind:Lösung: Der Benutzer kann stattdessen den E-Mail-Login (Magic Link) nutzen.Wichtig: Beim E-Mail-Login sind folgende Features nicht verfügbar:
  • Automatische Kalender-Synchronisation (stattdessen: iCal-Einladungen per E-Mail)
  • Synchronisation von Feiertagen in den Outlook-Kalender
  • Automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook
  • Gruppenkalender-Synchronisation
  • Microsoft Teams/Outlook App-Integration
  • Teams- und Entra ID-Gruppen-Synchronisation
  • Synchronisation von Vorgesetzten aus Entra ID
  • Azure AI-Integration
  • Abwesenheiten Synchronisierung zur timeghost
Wechsel zur Microsoft SSO-Anmeldung:Der Wechsel von Magic Link zu Microsoft kann auf zwei Arten erfolgen:
  1. Durch die betroffene Person selbst:
    In deinen persönlichen Einstellungen kannst du dein Microsoft-Konto verknüpfen.
  2. Über die Admin-Einstellungen:
    Gehe zu Einstellungen > Benutzer → Benutzer auswählen → Microsoft-Sync aktivieren, um das Microsoft-Konto zu verknüpfen.
Wichtig:
Für die erweiterten Automatisierungen (Kalendersynchronisation, Abwesenheitsnotizen etc.) müssen die Microsoft-Berechtigungen separat in den Microsoft-Einstellungen vom Tenant-Admin freigegeben werden.
Wenn eine Person keine Einladung nach der Aktivierung erhält:
  1. E-Mail-Verlauf prüfen
    E-Mail-Verlauf im Benutzerprofil einsehen.
  2. Zustellung prüfen
    Spamfilter oder Blockierungen in den Einstellungen der E-Mail-Domäne ausschließen.
  3. Einladung erneut senden
    Benutzer deaktivieren und wieder aktivieren, um Einladung erneut auszulösen.
  4. Support einschalten
    Bei weiteren Problemen den Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mails nutzen.
Für weitere Unterstützung wende dich bitte an unser Support-Team.