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Administrator:innen können Benutzer:innen auf drei Arten zu absentify hinzufügen: manuelle Eingabe, Excel-Import oder Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung. Alle neu hinzugefügten Benutzer:innen sind zunächst inaktiv, sodass Administrator:innen deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.

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So fügst du Benutzer:innen hinzu

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1. Benutzer:innen einzeln hinzufügen

Verwende die manuelle Eingabe, wenn du schnell einen einzelnen Benutzer hinzufügen möchtest — perfekt für einmalige Ergänzungen oder kleine Teams.
Erste Schritte:
1

Zu „Benutzer:innen“ navigieren

  • Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke am Ende der Liste auf Einen neuen Benutzer einladen.
2

Benutzerdetails ausfüllen

  • Name: Gib den vollständigen Namen der Benutzer:in ein (Pflichtfeld).
  • E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse ein (Pflichtfeld). Diese muss mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein. Wenn die Teams- & Entra-ID-Gruppensynchronisation aktiviert ist, kannst du die Suchleiste verwenden, um Benutzer:innen direkt im Active Directory zu finden.
  • Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen die Benutzer:in angehören soll.
  • Feiertage: Weise einen Feiertagskalender zu, der für die Region der Benutzer:in gilt.
  • Einstellungsdatum: Gib das Startdatum der Benutzer:in an (Pflichtfeld).
  • Jahreskontingent: Lege das Urlaubskontingent für das aktuelle und das nächste Jahr fest.
Manuell hinzugefügte Benutzer:innen sind zunächst inaktiv, damit Administrator:innen deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.
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Benutzer:in als inaktiv speichern

  • Standardmäßig werden neue Benutzer:innen als inaktiv erstellt. Inaktive Benutzer:innen:
    • Erhalten keine E-Mails.
    • Können sich nicht anmelden: Ein Anmeldeversuch zeigt eine Nachricht, dass das Konto inaktiv ist, und fordert sie auf, sich an eine:n HR-Administrator:in zu wenden.
    • Ermöglichen nachträgliche Abwesenheitseinträge: Abwesenheiten können für inaktive Benutzer:innen erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
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Benutzer:in aktivieren, wenn bereit

  • Sobald das Profil fertiggestellt ist, navigiere zu den Benutzereinstellungen und aktiviere den Schalter Aktive Benutzer:in. Die Benutzer:in erhält daraufhin eine Aktivierungs-E-Mail.

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2. Benutzer:innen per Excel-Import hinzufügen

Der Excel-Import eignet sich ideal, um größere Gruppen von Mitarbeitenden hinzuzufügen. Wenn du Zugriff auf Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD) Gruppen hast, kannst du die Excel-Vorlage mit vorhandenen Benutzerdaten vorausfüllen lassen.
Bevor du Benutzer:innen per Excel importierst, stelle sicher, dass Feiertage, Abteilungen und Kontingente bereits in absentify angelegt wurden. Diese Einstellungen sind erforderlich, um Benutzerprofile vollständig zu erfassen und eine korrekte Abwesenheitsverfolgung zu ermöglichen.
Schritte für den Excel-Import:
1

Schritt 1: Excel-Vorlage vorbereiten

  • Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren und lade die Excel-Vorlage herunter.
  • Falls aktiviert: Nutze Entra ID (Azure AD) oder Teams-Gruppen, um die Vorlage mit Benutzerdaten vorab zu füllen. Nur Benutzer:innen, die noch nicht in absentify vorhanden sind, werden berücksichtigt. Erfahre, wie du diese Einstellung aktivierst, im Admin-Guide zur Benutzerintegration.
2

Schritt 2: Vorlage ausfüllen

  • Überprüfe und aktualisiere die vorausgefüllten Daten oder trage die folgenden Felder manuell ein:
    • Name und E-Mail (erforderlich)
    • Abteilung(en), Feiertagskalender, Startdatum und Jahreskontingente
Vergiss nicht, auch das Standardkontingent für kommende Jahre zu definieren, damit Benutzer:innen auch im nächsten Geschäftsjahr über ein korrektes Urlaubskontingent verfügen.
  • Festlegen, ob die Benutzer:in aktiv oder inaktiv sein soll. Wenn du das Profil vor dem Einladen prüfen oder vervollständigen möchtest, setze den Status auf inaktiv. Inaktive Benutzer:innen erhalten keine Einladung und können sich nicht einloggen, bis sie aktiviert wurden.
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Schritt 3: Datei hochladen

  • Kehre zur Importansicht zurück und lade die ausgefüllte Datei hoch.
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Schritt 4: Daten validieren

  • Das System überprüft die hochgeladenen Daten auf Fehler. Ungültige Einträge werden markiert und können korrigiert werden.
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Schritt 5: Benutzer:in einladen

  • Nach erfolgreicher Validierung kannst du alle Benutzer:innen mit einem einzigen Klick einladen.
Wenn du ihre Profile jedoch zunächst überprüfen und weitere Änderungen vornehmen möchtest, überspringe diesen Schritt und nutze später die Massenbearbeitungsfunktion, um mehrere Benutzer:innen auf einmal zu aktivieren.

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3. Benutzer:innen über Microsoft Teams/Entra ID-Gruppensynchronisierung hinzufügen

Die Synchronisierung von Microsoft Teams- oder Entra ID (Azure AD)-Gruppen bietet eine automatisierte Möglichkeit, Benutzer:innen hinzuzufügen und sie Abteilungen in absentify zuzuweisen. Schritte zur Einrichtung der Synchronisierung:
1

Teams/Entra ID-Synchronisierung aktivieren

  • Gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere Teams- und Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung. Erfahre, wie du diese Einstellung aktivierst, im Admin-Guide zur Benutzerintegration.
2

Eine Gruppe mit einer Abteilung verknüpfen

  • Navigiere zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
  • Wähle eine Microsoft-Gruppe und verknüpfe sie mit einer Abteilung in absentify.
3

Automatische Erstellung aktivieren

  • Aktiviere die Option Benutzerkonten automatisch erstellen, um Gruppenmitglieder automatisch zu absentify hinzuzufügen.
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Benutzer:innen synchronisieren und verwalten

  • Neu synchronisierte Benutzer:innen werden automatisch als inaktiv in absentify erstellt. Administrator:innen müssen sie aktivieren, bevor sie auf das System zugreifen können.
  • Sie erhalten ein anteiliges Kontingent, das auf den Standardwerten des Kontingents und dem Datum basiert, an dem sie der Gruppe hinzugefügt wurden.
  • Nach der Synchronisierung können Administrator:innen Benutzerprofile, z. B. Kontingente oder Feiertagskalender, manuell anpassen.
Sieh dir diesen Artikel an, um eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der Entra ID-Gruppensynchronisierung für die automatische Benutzererstellung zu erhalten.

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Wichtige Hinweise zu inaktiven und nicht-anmeldbaren Benutzer:innen

  • Inaktive Benutzer:innen erhalten keine E-Mails: Dies ermöglicht es Administrator:innen, Profile (z. B. Kontingente oder Genehmigende) vollständig einzurichten, bevor sie aktiviert werden.
  • Inaktive Benutzer:innen können sich nicht anmelden: Bei einem Anmeldeversuch wird ihnen eine Nachricht angezeigt, dass ihr Konto nicht aktiv ist, und sie werden gebeten, sich an eine:n HR-Administrator:in zu wenden.
  • Nachträgliche Abwesenheitseinträge sind möglich: Abwesenheiten können für inaktive Benutzer:innen erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
  • Nicht-anmeldbare Benutzer:innen: Benutzer:innen ohne E-Mail-Adresse können sich nicht anmelden, Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleiter:innen fungieren. Ihre Abwesenheiten können jedoch von Administrator:innen verwaltet werden.

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Benutzer:in ohne E-Mail-Adresse hinzufügen

absentify ermöglicht es dir, Benutzer:innen ohne E-Mail-Adresse hinzuzufügen – ideal für Fälle, in denen kein Login-Zugriff erforderlich ist. Diese Benutzer:innen können in der Abwesenheitsverwaltung berücksichtigt werden, haben jedoch keinen Zugriff auf das System, können keine Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleiter:in fungieren.
Diese Funktion ist nur mit dem Essentials- oder Plus Plan verfügbar.
  1. Zu den Benutzereinstellungen navigieren
    Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke auf Einen neuen Benutzer einladen.
  2. Benutzerdaten eingeben
    Gib den Namen der Benutzer:in ein, ordne sie Abteilungen zu und konfiguriere weitere Einstellungen wie Feiertagskalender und Beschäftigungsbeginn. Lasse das Feld E-Mail leer.
  3. Benutzer:in speichern
    Die Benutzer:in wird als Nutzer:in ohne Login-Funktion angelegt und kann nun für die Verwaltung von Abwesenheiten und Zeitplänen verwendet werden.

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Wichtige Einschränkungen für Benutzer:innen ohne E-Mail-Adresse

  • Kein Login-Zugriff: Diese Benutzer:innen können sich nicht bei absentify anmelden.
  • Keine Manager-Rollen: Sie können nicht als Abteilungsleiter:in fungieren oder Abwesenheiten genehmigen.
  • Verwaltung durch Admin erforderlich: Ihre Abwesenheiten und Kalendereinträge müssen durch eine:n Administrator:in gepflegt werden.
Diese Funktion eignet sich ideal, um Mitarbeitende in die Abwesenheitsverwaltung einzubeziehen, die keinen direkten Zugriff auf die Plattform benötigen.

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Fehlerbehebung: Benutzer:in hinzufügen/einladen

Wenn eine Benutzer:in nach dem Hinzufügen zu deinem Firmen-Arbeitsbereich Schwierigkeiten hat, auf die App zuzugreifen, können die folgenden Ursachen vorliegen:
Wenn du die Benachrichtigung “Eine Benutzer:in mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits in einem anderen Arbeitsbereich” siehst, kann dies folgende Gründe haben:1. Die Benutzer:in hat versehentlich ihren eigenen Arbeitsbereich erstelltBitte die Benutzer:in, sich bei app.absentify.com anzumelden. Wenn sie in einem Arbeitsbereich mit nur sich selbst als Benutzer:in erscheint und der Mandanten-Admin ist, hat sie versehentlich ihren eigenen Arbeitsbereich erstellt.In diesem Fall muss die Benutzer:in dieses Konto löschen, bevor du sie erfolgreich hinzufügen kannst. Verweise sie auf unseren Artikel Firmenkonto löschen.
Um dies in Zukunft zu verhindern, kannst du die Einstellung “Erstellung von Arbeitsbereichen für denselben Mandanten verhindern” in deinen Allgemeinen Einstellungen aktivieren.
2. Die Benutzer:in ist Teil des Arbeitsbereichs eines früheren UnternehmensDie Benutzer:in muss aus dem anderen Arbeitsbereich entfernt werden, bevor sie zu deinem hinzugefügt werden kann.
Wenn die Benutzer:in archiviert ist, kannst du sie nicht aktivieren, um sie in deinen Arbeitsbereich einzuladen. Aktiviere die Benutzer:in in ihren Profileinstellungen, um fortzufahren.
  1. Um dies zu beheben, gehe zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten (das kleine Stiftsymbol auf der rechten Seite).
  2. Im Infofenster der Benutzer:in scrolle zu Archiv Benutzer und stelle sicher, dass der Schalter nicht aktiviert ist.
Wenn eine Benutzer:in meldet, dass sie nach der Aktivierung in der App keine Einladung erhalten hat, befolge diese Schritte:
  1. E-Mail-Verlauf prüfen
    Gehe zum E-Mail-Verlauf der Benutzer:in, um zu bestätigen, ob die Einladung von absentify gesendet wurde.
  2. Zustellung überprüfen
    Wenn absentify anzeigt, dass die Einladung gesendet wurde, die Benutzer:in sie jedoch nicht erhalten hat, bitte sie zu prüfen, ob E-Mail-Regeln, Spamfilter oder Sicherheitseinstellungen die Nachricht blockieren.
  3. Einladung erneut senden
    Sobald Zustellungsprobleme ausgeschlossen sind, deaktiviere den Schalter Aktive Benutzer:in im Benutzerprofil und aktiviere die Benutzer:in anschließend erneut, um die Einladung noch einmal zu senden.
  4. Falls nötig, eskalieren
    Wenn die Benutzer:in die Einladung weiterhin nicht erhält, ziehe den Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mails zurate.
Für weitere Unterstützung wende dich bitte an unser Support-Team.
⌘I