Alle neu hinzugefügten Benutzer sind zunächst inaktiv, sodass Admins deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.
Checkliste vor dem Hinzufügen von Benutzern
Bevor du Benutzer zu absentify einlädst, solltest du einige grundlegende Einstellungen überprüfen und anpassen, damit alles korrekt funktioniert und den Richtlinien deines Unternehmens entspricht. Diese Schritte solltest du vor dem Einladen neuer Benutzer abschließen. Sie sorgen dafür, dass Anmeldung, Abwesenheitsberechnung und Organisationsstruktur korrekt eingerichtet sind.Datenschutzeinstellungen aktualisieren
Bevorzugte Anmeldemethode festlegen
Feiertage hinzufügen
Diese werden später einzelnen Benutzern zugewiesen.
Abwesenheitsarten anlegen
Kontingente erstellen und verknüpfen
Abteilungen erstellen
Diese Einstellung ist besonders wichtig für den Benutzerimport oder die Entra-ID-Synchronisation.
Standard-Benutzereinstellungen festlegen
So sparst du dir manuelle Anpassungen später.
Arbeitszeiten festlegen
Diese Zeiten werden automatisch allen neuen Benutzern zugewiesen.Falls erforderlich, kannst du die Arbeitszeiten einzelner Benutzer später über die Einstellungen zum Arbeitszeitplan anpassen.
So fügst du Benutzer hinzu
1. Benutzer einzeln hinzufügen
Verwende die manuelle Eingabe, wenn du schnell einen einzelnen Benutzer hinzufügen möchtest — perfekt für einmalige Ergänzungen oder kleine Teams.Zu „Benutzer“ navigieren
- Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke am Ende der Liste auf Einen neuen Benutzer einladen.
Benutzerdetails ausfüllen
- Name: Gib den vollständigen Namen ein (Pflichtfeld).
- E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse ein (Pflichtfeld).
- Für Microsoft 365-Anmeldung: Die E-Mail muss mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein.
- Für E-Mail-Anmeldung (Magic Link): Jede gültige E-Mail-Adresse ist nutzbar.
Wenn die Teams- & Entra-ID-Gruppensynchronisation aktiviert ist, kannst du die Suchleiste verwenden, um Benutzer direkt im Active Directory zu finden.
- Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen die Person zugeordnet werden soll.
- Feiertage: Weise einen Feiertagskalender zu, der für die Region gilt.
- Einstellungsdatum: Gib das Startdatum an (Pflichtfeld).
- Jahreskontingent: Lege das Urlaubskontingent für das aktuelle und das nächste Jahr fest.
Benutzer als inaktiv speichern
- Standardmäßig werden neue Benutzer als inaktiv erstellt. Inaktive Benutzer:
- Erhalten keine E-Mails
- Können sich nicht anmelden: Ein Anmeldeversuch zeigt eine Nachricht, dass das Konto inaktiv ist, und fordert zur Kontaktaufnahme mit dem HR-Team auf.
- Ermöglichen nachträgliche Abwesenheitseinträge: Abwesenheiten können erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
Benutzer aktivieren, wenn bereit
- Sobald das Profil fertiggestellt ist und du die Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern überprüft hast, gehe im Benutzerprofil zum Tab Zugriff & Berechtigungen und aktiviere den Schalter Aktiver Benutzer. Danach wird eine Aktivierungs-E-Mail versendet.
2. Benutzer per Excel-Import hinzufügen
Der Excel-Import eignet sich ideal, um größere Gruppen hinzuzufügen. Wenn du Zugriff auf Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD) Gruppen hast, kannst du die Excel-Vorlage mit vorhandenen Benutzerdaten vorausfüllen lassen.Diese Einstellungen sind erforderlich, um Benutzerprofile vollständig zu erfassen und eine korrekte Abwesenheitsverfolgung zu ermöglichen.
Schritt 1: Excel-Vorlage vorbereiten
- Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren und lade die Excel-Vorlage herunter.
- Falls aktiviert: Nutze Entra ID (Azure AD) oder Teams-Gruppen, um die Vorlage mit Benutzerdaten vorab zu füllen. Nur Benutzer, die noch nicht in absentify vorhanden sind, werden berücksichtigt.
Schritt 2: Vorlage ausfüllen
- Überprüfe und aktualisiere die vorausgefüllten Daten oder trage die folgenden Felder manuell ein:
- Name und E-Mail (erforderlich)
- Abteilung(en), Feiertagskalender, Startdatum und Jahreskontingente
- Festlegen, ob der Benutzer aktiv oder inaktiv sein soll. Wenn du das Profil vor dem Einladen prüfen oder vervollständigen möchtest, setze den Status auf inaktiv. Inaktive Benutzer erhalten keine Einladung und können sich nicht einloggen, bis sie aktiviert wurden.
Schritt 3: Datei hochladen
- Kehre zur Importansicht zurück und lade die ausgefüllte Datei hoch.
Schritt 4: Daten validieren
- Das System überprüft die hochgeladenen Daten auf Fehler. Ungültige Einträge werden markiert und können korrigiert werden.
Schritt 5: Benutzer einladen
- Nach erfolgreicher Validierung kannst du alle Benutzer mit einem einzigen Klick einladen.
Später kannst du die Massenbearbeitungsfunktion nutzen, um mehrere Benutzer auf einmal zu aktivieren.
3. Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen
Die Synchronisierung von Microsoft Teams- oder Entra ID (Azure AD)-Gruppen bietet eine automatisierte Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen und sie Abteilungen in absentify zuzuweisen. Schritte zur Einrichtung der Synchronisierung:Teams/Entra ID-Synchronisierung aktivieren
- Gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere Teams- und Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
Eine Gruppe mit einer Abteilung verknüpfen
- Navigiere zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
- Wähle eine Microsoft-Gruppe und verknüpfe sie mit einer Abteilung in absentify.
Automatische Erstellung aktivieren
- Aktiviere die Option Benutzerkonten automatisch erstellen, um Gruppenmitglieder automatisch zu absentify hinzuzufügen. Sieh dir diesen Artikel an, um eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der Entra ID-Gruppensynchronisierung für die automatische Benutzererstellung zu erhalten.
Benutzer synchronisieren und verwalten
- Neu synchronisierte Benutzer werden automatisch als inaktiv erstellt. Admins müssen sie aktivieren, bevor sie auf das System zugreifen können.
- Es wird ein anteiliges Kontingent basierend auf dem Eintrittsdatum und den Kontingenteinstellungen vergeben.
- Nach der Synchronisierung können Admins Benutzerprofile manuell anpassen.
Später kannst du die Massenbearbeitungsfunktion nutzen, um mehrere Benutzer auf einmal zu aktivieren.
Wichtige Hinweise zu inaktiven und nicht-anmeldbaren Benutzern
- Inaktive Benutzer erhalten keine E-Mails: Dies ermöglicht es Admins, Profile vollständig einzurichten, bevor sie aktiviert werden.
- Inaktive Benutzer können sich nicht anmelden: Beim Anmeldeversuch erscheint ein Hinweis auf den inaktiven Status mit der Aufforderung, das HR-Team zu kontaktieren.
- Nachträgliche Abwesenheitseinträge sind möglich: Abwesenheiten können erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
- Nicht-anmeldbare Benutzer: Benutzer ohne E-Mail-Adresse können sich nicht anmelden, Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleitungen fungieren. Ihre Abwesenheiten können jedoch durch Admins verwaltet werden.
Benutzer ohne E-Mail-Adresse hinzufügen
absentify ermöglicht es, Benutzer ohne E-Mail-Adresse hinzuzufügen – ideal für Fälle, in denen kein Login-Zugriff erforderlich ist. Diese Benutzer können in der Abwesenheitsverwaltung berücksichtigt werden, haben jedoch keinen Zugriff auf das System, können keine Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleitung fungieren.-
Zu den Benutzereinstellungen navigieren
Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke auf Einen neuen Benutzer einladen. -
Benutzerdaten eingeben
Gib den Namen ein, ordne Abteilungen zu und konfiguriere weitere Einstellungen wie Feiertagskalender und Beschäftigungsbeginn. Lasse das Feld E-Mail leer. -
Benutzer speichern
Der Benutzer wird als Nutzer ohne Login-Funktion angelegt und kann nun für die Verwaltung von Abwesenheiten und Zeitplänen verwendet werden.
Wichtige Einschränkungen für Benutzer ohne E-Mail-Adresse
- Kein Login-Zugriff
- Keine Manager-Rollen
- Verwaltung durch Admin erforderlich
Checkliste vor dem Aktivieren von Benutzern
Nutze diese Checkliste nachdem du Benutzer hinzugefügt hast und bevor du sie aktivierst. So stellst du sicher, dass alle Profile korrekt konfiguriert sind.Benutzerprofile prüfen und anpassen
- Kontingente bearbeiten: Passe das Kontingent an, wenn der Standardwert nicht zutrifft – zum Beispiel bei einem individuellen Vertrag mit mehr Urlaubstagen oder wenn das Kontingent für die Person nicht sichtbar sein soll.
- Genehmigende zuweisen: Prüfe oder ändere den Standardwert bei Bedarf.
- Vertretung hinzufügen: Optional bei aktiviertem Plan.
- Arbeitszeiten anpassen: Wenn abweichende Arbeitszeiten gelten (z. B. Teilzeit).
Benachrichtigungen für Abwesenheiten festlegen
- Für einzelne Personen: Benachrichtigungen bearbeiten
- Für mehrere auf einmal: Benachrichtigungen in Massen bearbeiten
Benutzer aktivieren
- Falsche Berechnung bei Abwesenheitsanfragen durch inkorrekte Arbeitszeiten
- Genehmigungsanfragen landen bei der falschen Person
- Abteilungen erhalten keine Benachrichtigung über Anfragen
Fehlerbehebung: Benutzer hinzufügen/einladen
Wenn eine Person nach dem Hinzufügen zum Firmen-Arbeitsbereich Schwierigkeiten hat, auf die App zuzugreifen, können die folgenden Ursachen vorliegen:E-Mail ist mit einem anderen Unternehmen verknüpft
E-Mail ist mit einem anderen Unternehmen verknüpft
Bitte die Person, sich bei app.absentify.com anzumelden.
Wenn sie sich in einem Arbeitsbereich befindet, in dem sie die einzige Person und gleichzeitig Mandanten-Admin ist, wurde versehentlich ein eigener Arbeitsbereich erstellt.Um das zu überprüfen, sende diesen Leitfaden und frage, ob die dargestellten Schritte mit dem übereinstimmen, was beim Anmelden durchgeführt wurde.Wenn das der Fall ist, muss der Arbeitsbereich gelöscht werden, bevor du die Person zum Unternehmens-Workspace hinzufügen kannst.
Verweise dazu auf diesen Artikel: Firmenkonto löschen
Sie muss dort entfernt werden, bevor sie in deinen Workspace aufgenommen werden kann.
Benutzer ist archiviert
Benutzer ist archiviert
Gehe zu
Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten, scrolle zu Archiv Benutzer und deaktiviere den Schalter.Keine Microsoft-Anmeldung möglich
Keine Microsoft-Anmeldung möglich
- Automatische Kalender-Synchronisation (stattdessen: iCal-Einladungen per E-Mail)
- Synchronisation von Feiertagen in den Outlook-Kalender
- Automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook
- Gruppenkalender-Synchronisation
- Microsoft Teams/Outlook App-Integration
- Teams- und Entra ID-Gruppen-Synchronisation
- Synchronisation von Vorgesetzten aus Entra ID
- Azure AI-Integration
- Abwesenheiten Synchronisierung zur timeghost
-
Durch die betroffene Person selbst:
In deinen persönlichen Einstellungen kannst du dein Microsoft-Konto verknüpfen. -
Über die Admin-Einstellungen:
Gehe zu Einstellungen > Benutzer → Benutzer auswählen → Microsoft-Sync aktivieren, um das Microsoft-Konto zu verknüpfen.
Für die erweiterten Automatisierungen (Kalendersynchronisation, Abwesenheitsnotizen etc.) müssen die Microsoft-Berechtigungen separat in den Microsoft-Einstellungen vom Tenant-Admin freigegeben werden.
Einladung nicht erhalten
Einladung nicht erhalten
-
E-Mail-Verlauf prüfen
E-Mail-Verlauf im Benutzerprofil einsehen. -
Zustellung prüfen
Spamfilter oder Blockierungen in den Einstellungen der E-Mail-Domäne ausschließen. -
Einladung erneut senden
Benutzer deaktivieren und wieder aktivieren, um Einladung erneut auszulösen. -
Support einschalten
Bei weiteren Problemen den Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mails nutzen.