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Wenn du einen Benutzer aus der Benutzer-Liste auswählst, öffnet sich ein Popup mit mehreren Menüs. Das erste Menü, Profil, ermöglicht das Aktualisieren allgemeiner Informationen, Kontoeinstellungen und Status. Diese Anleitung zeigt, was du im Menü Profil konfigurieren kannst.

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Profilübersicht

Im Folgenden sind die Felder und Einstellungen aufgeführt, die du im Profil-Menü bearbeiten kannst.

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Benutzername & E-Mail

Die Benutzerprofilfelder in absentify verhalten sich unterschiedlich, je nachdem, welche Anmeldemethode verwendet wird und ob eine Microsoft-Synchronisierung aktiviert ist. Admins können die erlaubten Anmeldemethoden unter Authentifizierung festlegen.

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Microsoft-Anmeldung mit aktivierter Synchronisierung

Wenn das absentify-Konto eines Benutzers mit dem Microsoft-Konto verknüpft ist, werden die Profilfelder automatisch über Microsoft verwaltet:
  • Alle Profilfelder (Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail) werden aus dem Microsoft-Konto synchronisiert.
Das Anzeigeformat für Namen in absentify basiert auf dem Standard-Namensformat deines Workspaces.
  • Um Änderungen vorzunehmen, musst du die Informationen im Azure Active Directory oder im Microsoft Admin Center anpassen.
  • Die Aktualisierungen werden bei der nächsten Anmeldung des Benutzers in absentify automatisch übernommen.
Das sorgt für konsistente Daten in allen Systemen – Microsoft dient hier als zentrale Datenquelle. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bearbeitung von Benutzerprofilen über Azure oder das Microsoft Admin Center findest du im folgenden Video:

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Microsoft-Anmeldung mit deaktivierter Synchronisierung

Wenn das Benutzerkonto nicht mit Microsoft synchronisiert ist – zum Beispiel weil der Benutzer noch nicht eingeladen wurde, sich noch nicht angemeldet hat oder sich per Magic Link einloggt – müssen die Profilfelder manuell in absentify gepflegt werden:
  • Vorname, Nachname, Anzeigename und E-Mail können direkt in absentify bearbeitet werden.
  • Änderungen in Microsoft werden nicht in absentify übernommen.
Diese Methode wird für zentral verwaltete Umgebungen nicht empfohlen, da sie zu Inkonsistenzen zwischen Systemen führen kann.
Eine E-Mail-Adresse existiert in ganz absentify nur ein einziges Mal. Du kannst eine Adresse also nur dann auf diesen Benutzer übertragen, wenn kein anderes Konto sie belegt. Wenn du beim Speichern die Meldung „Die E-Mail des Benutzers kann nicht aktualisiert werden, weil diese E-Mail bereits in einem anderen Arbeitsbereich existiert“ erhältst, verwendet bereits ein anderes Konto diese Adresse. Trotz des Wortlauts kann dieses Konto auch in deinem eigenen Workspace liegen, zum Beispiel ein archivierter Benutzer. Prüfe daher zuerst deine archivierten Benutzer. Weitere Schritte findest du in diesem Leitfaden.

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Profilbild

  • Microsoft-Anmeldung mit aktivierter Synchronisierung:
    Wird automatisch aus dem Microsoft-Konto übernommen und angezeigt.
  • Microsoft-Synchronisierung deaktiviert oder Anmeldung per Magic Link:
    Das Profilbild kann von einem Administrator innerhalb von absentify manuell hochgeladen werden.
Wir empfehlen die Microsoft-Anmeldung mit aktivierter Synchronisierung, um eine saubere Datenverwaltung, automatische Updates und den vollen Funktionsumfang zu gewährleisten.
Um zu überprüfen, wann Profilfelder zuletzt synchronisiert wurden oder ob dabei Fehler aufgetreten sind, wirf einen Blick in die Microsoft-Sync-Logs. Dort findest du alle Synchronisationsvorgänge und eventuelle Fehlermeldungen im Detail.

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Beschäftigungsdetails

Neben den Feldern Geburtstag, Datum des Beginns der Beschäftigung und Enddatum der Beschäftigung findest du jeweils ein Info-Symbol, das erklärt, wer das Datum sehen kann.
  • Benutzerdefinierte Id (optional): Füge eine benutzerdefinierte unternehmensspezifische ID für den Benutzer hinzu. Diese ID erscheint in allen Excel-Exporten und hilft dabei, Benutzer in internen Systemen eindeutig zuzuordnen, die Lohnabrechnung zu vereinfachen oder externe HR-Tools besser abzugleichen.
  • Geburtstag (optional): Trage das Geburtsdatum des Benutzers ein.
  • Datum des Beginns der Beschäftigung: Der Tag, an dem diese Person in deinem Unternehmen angefangen hat. Ab diesem Datum baut sie Kontingent auf. Ein Eintritt mitten im Jahr wird automatisch anteilig berechnet. Außerdem ist es der erste Tag, an dem eine Abwesenheit gebucht werden kann. Regeln, deren Kontingentjahr Am Eintrittsdatum des Mitarbeiters beginnt, brauchen dieses Datum. Ohne Eintrittsdatum kannst du eine solche Regel nicht zuweisen, und solange sie zugewiesen ist, kannst du das Datum auch nicht entfernen. absentify verhindert dann das Speichern und nennt die Regel. Stelle die Person zuerst auf eine Regel mit festem Jahresbeginn um oder behalte das Datum. Das Datum auf einen anderen Tag zu ändern, ist weiterhin möglich.
  • Enddatum der Beschäftigung: Lege den letzten Beschäftigungstag des Benutzers fest; nach diesem Datum endet sein Kontingent und es können keine Abwesenheiten mehr gebucht werden. Start- und Enddatum gehören beide zum buchbaren Beschäftigungszeitraum. Das Feld wird für aktive, inaktive und archivierte Benutzer angezeigt. Für aktive und inaktive Benutzer ist es optional, bei archivierten Benutzern ist es erforderlich und kann nicht geleert werden. Die Datumsauswahl verhindert, dass du ein Enddatum vor dem Eintrittsdatum auswählst.
Eine nachträgliche Änderung des Eintrittsdatums ändert sehr wohl das Kontingent. absentify fragt zur Bestätigung nach und berechnet danach neu:
  • Jahre vor dem neuen Datum verlieren ihren Anspruch.
  • Das Jahr, das das neue Datum enthält, wird anteilig berechnet.
Verschiebst du das Datum früher innerhalb desselben Jahres, entfällt die anteilige Berechnung und der Person steht das volle Jahr zu. Dafür musst du die Regelzuweisung nicht anfassen. Die Zuweisung behält ihr eigenes Startdatum; absentify zählt einfach ab dem neuen Eintrittsdatum.Verschiebst du das Datum in ein früheres Jahr, bleiben Jahre unverändert, die schon vor der Zuweisung ihrer Regel zu Ende waren. Diese abgeschlossenen Jahre bekommen keinen zusätzlichen Anspruch.Eine Änderung an einem der beiden Daten kann dazu führen, dass bestehende Abwesenheiten aus dem Beschäftigungszeitraum herausfallen. Berücksichtigt werden dabei nur Abwesenheiten, die aktuell innerhalb des Zeitraums liegen und durch die Änderung herausfallen würden. Abwesenheiten, die schon vorher außerhalb des gespeicherten Zeitraums lagen, bleiben unangetastet – eine Erweiterung des Zeitraums wird durch sie also nie blockiert. absentify zeigt die Anzahl der betroffenen Abwesenheiten und wiederkehrenden Serien und fragt zur Bestätigung nach, bevor die Daten gespeichert, die Abwesenheiten storniert und betroffene Serien verkürzt werden. Wird eine Serie verkürzt, entfallen alle Termine ab dem Kürzungspunkt – auch solche, die bereits vorher außerhalb des Zeitraums lagen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Beim Archivieren eines Benutzers wird nie eine Abwesenheit storniert.
Sichtbarkeit der Profildaten
  • Geburtstag: Tag und Monat erscheinen als Markierung im Kalender und in der wöchentlichen Erinnerungs-E-Mail für Kollegen, die diese Person gemäß den Privatsphäre-Einstellungen sehen dürfen. Das Jahr und damit das Alter bleiben für diese Kollegen verborgen; nur Admins und die Manager der Abteilungen dieser Person sehen das vollständige Datum.
  • Datum des Beginns der Beschäftigung: Tag und Monat erscheinen als Markierung für das Arbeitsjubiläum im Kalender. Die wöchentliche Erinnerungs-E-Mail nennt außerdem die Anzahl der Beschäftigungsjahre, sodass die Empfänger das Eintrittsjahr ableiten können. Nur Admins und die Manager der Abteilungen dieser Person sehen das Datum auf der Insights-Seite.
  • Enddatum der Beschäftigung: Das Profilfeld sehen weiterhin nur Admins. Im Kalender und in der Zeitleiste sehen der Benutzer selbst, Admins und Abteilungsmanager, die für diese Person buchen dürfen, die Tage nach dem letzten Arbeitstag grau gesperrt und erhalten per Tooltip eine Erklärung. Kollegen ohne Buchungsberechtigung sehen diesen Bereich nicht; auch in wöchentlichen Erinnerungs-E-Mails und auf der Insights-Seite bleibt das Datum verborgen.
  • Feiertagskalender: Weise dem Benutzer den Feiertagskalender für seinen Standort zu.
  • Abteilung(en): Weise den Benutzer einer oder mehreren Abteilungen zu. Abteilungen bestimmen Genehmigende und Berichtsstrukturen. Bitte beachte, du kannst Benutzer keiner Abteilung zuordnen, wenn die Abteilung mit einer Entra ID-Gruppe synchronisiert wurde. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.

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Regionale und Zeiteinstellungen

  • Datumsformat: Wähle zwischen Formaten wie TT.MM.JJJJ oder MM/TT/JJJJ.
  • Zeitformat: Wähle zwischen 12-Stunden- oder 24-Stunden-Format.
  • Wochenbeginn: Definiere den ersten Tag der Woche im Kalender des Benutzers (z. B. Montag oder Sonntag).
  • Zeitzone: Weise die korrekte Zeitzone für die Arbeitszeiten des Benutzers zu.
  • Sprache: Wähle die Standardsprache für die Benutzeroberfläche. Bei unklaren Formulierungen kann sich der Benutzer mit einem Screenshot an support@absentify.com wenden.

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Kalenderanzeigeoptionen

  • Kalenderwochen anzeigen: Aktiviere oder deaktiviere die Anzeige von Kalenderwochennummern in den Kalenderansichten des Benutzers.

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Vorteile der automatischen Synchronisation

Die automatische Synchronisation mit Microsoft-Konten bietet mehrere Vorteile:
  • Konsistenz zwischen Systemen: Benutzerdetails wie Namen, E-Mail-Adressen, Profilbilder und Telefonnummern bleiben zwischen Microsoft und absentify konsistent, wodurch Diskrepanzen vermieden werden.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand: Änderungen an Benutzerinformationen (z. B. Namensänderungen) müssen nur an einer Stelle – im Microsoft-Konto – vorgenommen werden.
  • Verbesserte Genauigkeit: Synchronisation eliminiert das Risiko manueller Eingabefehler und stellt sicher, dass Benutzerprofile in absentify immer korrekt und aktuell sind.
  • Nahtlose Benutzererfahrung: Benutzer müssen ihre Informationen nicht in mehreren Plattformen aktualisieren. Änderungen im Microsoft-Konto werden automatisch in absentify übernommen.
Diese Synchronisation stellt sicher, dass absentify mit der primären Datenquelle deiner Organisation für Benutzerinformationen übereinstimmt.

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Tipps zur Bearbeitung von Benutzerprofilen

  • Vorbereitung: Konfiguriere Felder wie Abteilungen, Feiertagskalender und Kontingente, bevor du den Benutzer aktivierst, um ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten.
  • Microsoft-Konto für Änderungen nutzen: Wenn synchronisierte Felder aktualisiert werden müssen (z. B. E-Mail, Name, Profilbild oder Telefonnummer), führe diese Änderungen direkt im Microsoft-Konto durch, um Konsistenz zu gewährleisten.