Wenn du einen Benutzerin aus der Benutzer*innen-Liste auswählst, öffnet sich ein Popup mit mehreren Menüs. Das erste Menü, Profil, ermöglicht das Aktualisieren allgemeiner Informationen, Kontoeinstellungen und Status. Diese Anleitung zeigt, was du im Menü Profil konfigurieren kannst.

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Überblick über das Profil

Das Profil-Menü dient zur Verwaltung der wichtigsten Details einesr Benutzerin, einschließlich persönlicher Informationen, Beschäftigungsdetails und Kontostatus. Änderungen, die hier vorgenommen werden, werden sofort im System gespeichert, wobei einige Einschränkungen für Benutzer*innen mit Microsoft-Konten gelten.

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Bearbeitbare Felder im Profilmenü

Im Folgenden sind die Felder und Einstellungen aufgeführt, die du im Profil-Menü bearbeiten kannst:

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Persönliche Informationen

  • Vorname / Nachname: Der Vor- und Nachname desr Benutzerin, wie er in absentify angezeigt wird.
    Sobald sich derdie Benutzerin zum ersten Mal anmeldet, werden diese Informationen automatisch mit dem Microsoft-Konto synchronisiert und können nicht direkt in absentify geändert werden. Änderungen müssen im Microsoft-Konto vorgenommen werden und synchronisieren sich beim nächsten Login.
  • Anzeigename: Wird automatisch mit dem Anzeigenamen aus dem Microsoft-Konto desr Benutzerin synchronisiert. Aktualisierungen müssen im Microsoft-Konto vorgenommen werden und synchronisieren sich beim nächsten Login.
  • E-Mail: Die E-Mail-Adresse desr Benutzerin, die für die Anmeldung erforderlich ist, wird nach der ersten Anmeldung ebenfalls mit dem Microsoft-Konto synchronisiert. Änderungen müssen direkt im Microsoft-Konto vorgenommen werden.
  • Profilbild: Wird automatisch mit dem Microsoft-Konto synchronisiert. Änderungen am Profilbild müssen im Microsoft-Konto vorgenommen werden und synchronisieren sich bei der nächsten Anmeldung.

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Beschäftigungsdetails

  • Einstellungsdatum: Gibt das Eintrittsdatum desr Benutzerin in dein Unternehmen an. Dieses Datum beeinflusst die Pro-rata-Berechnung von Kontingenten.
  • Abteilung(en): Weise dieden Benutzerin einer oder mehreren Abteilungen zu. Abteilungen bestimmen Genehmigende und Berichtsstrukturen.
  • Feiertage: Weisen einen Benutzerin einem Feiertagskalender zu, basierend auf Standort oder Region.

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Regionale und Zeiteinstellungen

  • Datumsformat: Wähle zwischen Formaten wie TT.MM.JJJJ oder MM/TT/JJJJ.
  • Zeitformat: Wähle zwischen 12-Stunden- oder 24-Stunden-Format.
  • Wochenbeginn: Definiere den ersten Tag der Woche im Kalender desr Benutzerin (z. B. Montag oder Sonntag).
  • Zeitzone: Weise die korrekte Zeitzone für die Arbeitszeiten derdes Benutzerin zu.
  • Sprache: Wähle die Standardsprache für die Benutzeroberfläche.

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Kalenderanzeigeoptionen

  • Kalenderwochen anzeigen: Aktiviere oder deaktiviere die Anzeige von Kalenderwochennummern in den Kalenderansichten derdes Benutzerin.

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Status desr Benutzerin verwalten

Am unteren Ende des Profil-Menüs findest du drei wichtige Optionen zur Verwaltung des Kontostatus:

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Benutzer*in aktivieren

  • Standardstatus: Benutzer*innen werden beim Erstellen auf inaktiv gesetzt.
  • Inaktiver Status: Derdie Benutzerin kann sich nicht anmelden, und es werden keine E-Mails oder Benachrichtigungen gesendet. Dieser Status ermöglicht Administratorinnen, die Einstellungen desr Benutzer*in zu konfigurieren, ohne eine Einladung zu versenden.
  • Aktiver Status: Aktiviere den Status, um eine Einladungs-E-Mail zu senden, die es demr Benutzerin ermöglicht, sich bei absentify anzumelden.
Inaktive Benutzer*innen erscheinen weiterhin in Kalendern zur Abwesenheitsverfolgung, können jedoch nicht auf absentify zugreifen, bis sie aktiviert werden.

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Administrator*in

  • Zweck: Gewährt demr Benutzerin Administratorrechte. Administratorinnen können Einstellungen bearbeiten und andere Benutzerinnen verwalten.
  • Auswirkung: Nach Aktivieren dieser Option muss sich derdie Benutzerin ab- und erneut anmelden, um Admin-Berechtigungen zu erhalten.

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Zugang zur Abrechnung

  • Zweck: Steuert, ob ein Administrator auf abrechnungsbezogene Einstellungen zugreifen und diese bearbeiten darf.
  • Auswirkung: Nach dem Aktivieren dieses Schalters erhält der Benutzer Zugriff auf die Bereiche Abrechnung und Upgrade unter Einstellungen, einschließlich der Möglichkeit:
    • Abrechnungsinformationen zu aktualisieren
    • Die Zahlungsmethode zu ändern
    • Rechnungen anzuzeigen oder herunterzuladen
    • Das Abonnement zu ändern oder ein Upgrade durchzuführen
Benutzer mit Administratorrechten, aber ohne Abrechnungszugriff, können weiterhin Benutzer verwalten (z. B. einladen, archivieren oder löschen). Änderungen in der Benutzeranzahl werden dennoch im nächsten Abrechnungszyklus berücksichtigt.

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Benutzer*in archivieren

  • Zweck: Archiviert das Konto desr Benutzerin, entfernt sie/ihn aus aktiven Kalendern und verhindert die Anmeldung.
  • Auswirkung: Archivierte Benutzer*innen erscheinen nicht mehr im Kalender. Sie können bei Bedarf später reaktiviert werden.

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Wichtige Hinweise zur Microsoft-Kontosynchronisation

Nach der ersten Anmeldung einesr Benutzerin werden die folgenden Felder synchronisiert mit dem Microsoft-Konto:
  • Vorname
  • Nachname
  • Anzeigename
  • E-Mail
  • Profilbild
Diese Felder können nicht direkt in absentify geändert werden. Um sie zu aktualisieren, müssen Änderungen im Microsoft-Konto vorgenommen werden, entweder durch dieden Benutzerin selbst oder durch einen Administratorin mit entsprechenden Rechten. Die Änderungen synchronisieren sich bei der nächsten Anmeldung. Nicht synchronisierte Felder (z. B. Einstellungsdatum, Abteilungen) können jederzeit in absentify bearbeitet werden.

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Vorteile der automatischen Synchronisation

Die automatische Synchronisation mit Microsoft-Konten bietet mehrere Vorteile:
  • Konsistenz zwischen Systemen: Benutzer*innen-Details wie Namen, E-Mail-Adressen und Profilbilder bleiben zwischen Microsoft und absentify konsistent, wodurch Diskrepanzen vermieden werden.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand: Änderungen an Benutzerinformationen (z. B. Namensänderungen durch Heirat oder Jobwechsel) müssen nur an einer Stelle – im Microsoft-Konto – vorgenommen werden.
  • Verbesserte Genauigkeit: Synchronisation eliminiert das Risiko manueller Eingabefehler und stellt sicher, dass Benutzerprofile in absentify immer korrekt und aktuell sind.
  • Nahtlose Benutzererfahrung: Mitarbeitende müssen ihre Informationen nicht in mehreren Plattformen aktualisieren. Änderungen im Microsoft-Konto werden automatisch in absentify übernommen.
Diese Synchronisation stellt sicher, dass absentify mit der primären Datenquelle deiner Organisation für Benutzerinformationen übereinstimmt.

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Tipps zur Bearbeitung von Benutzerprofilen

  • Vorbereitung: Konfiguriere Felder wie Abteilungen, Feiertage und Kontingente, bevor du dendie Benutzerin aktivierst, um ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten.
  • Microsoft-Konto für Änderungen nutzen: Wenn synchronisierte Felder aktualisiert werden müssen (z. B. E-Mail, Name oder Profilbild), führe diese Änderungen direkt im Microsoft-Konto durch, um Konsistenz zu gewährleisten.
Um erweiterte Einstellungen wie Arbeitszeiten, Kontingente oder Genehmigende anzupassen, wechsle zu den anderen Menüs im Benutzer-Bearbeitungs-Popup.