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Wenn du einen Benutzerin aus der Benutzer*innen-Liste auswählst, öffnet sich ein Popup mit mehreren Menüs. Das erste Menü, Profil, ermöglicht das Aktualisieren allgemeiner Informationen, Kontoeinstellungen und Status. Diese Anleitung zeigt, was du im Menü Profil konfigurieren kannst.

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Überblick über das Profil

Das Profil-Menü dient zur Verwaltung der wichtigsten Details einesr Benutzerin, einschließlich persönlicher Informationen, Beschäftigungsdetails und Kontostatus. Änderungen, die hier vorgenommen werden, werden sofort im System gespeichert, wobei einige Einschränkungen für Benutzer*innen mit Microsoft-Konten gelten.

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Bearbeitbare Felder im Profilmenü

Im Folgenden sind die Felder und Einstellungen aufgeführt, die du im Profil-Menü bearbeiten kannst:

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Persönliche Informationen

  • Vorname / Nachname: Der Vor- und Nachname desr Benutzerin, wie er in absentify angezeigt wird.
    Sobald sich derdie Benutzerin zum ersten Mal anmeldet, werden diese Informationen automatisch mit dem Microsoft-Konto synchronisiert und können nicht direkt in absentify geändert werden. Änderungen müssen im Microsoft-Konto vorgenommen werden und synchronisieren sich beim nächsten Login.
  • Anzeigename: Wird automatisch mit dem Anzeigenamen aus dem Microsoft-Konto desr Benutzerin synchronisiert. Aktualisierungen müssen im Microsoft-Konto vorgenommen werden und synchronisieren sich beim nächsten Login.
  • E-Mail: Die E-Mail-Adresse desr Benutzerin, die für die Anmeldung erforderlich ist, wird nach der ersten Anmeldung ebenfalls mit dem Microsoft-Konto synchronisiert. Änderungen müssen direkt im Microsoft-Konto vorgenommen werden.
  • Profilbild: Wird automatisch mit dem Microsoft-Konto synchronisiert. Änderungen am Profilbild müssen im Microsoft-Konto vorgenommen werden und synchronisieren sich bei der nächsten Anmeldung.
Weitere Informationen dazu, wie diese Änderungen von einem Microsoft 365-Administrator mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden können, findest du in unserem Leitfaden hier.

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Beschäftigungsdetails

  • Einstellungsdatum: Gibt das Eintrittsdatum desr Benutzerin in dein Unternehmen an. Dieses Datum beeinflusst die Pro-rata-Berechnung von Kontingenten.
  • Abteilung(en): Weise dieden Benutzerin einer oder mehreren Abteilungen zu. Abteilungen bestimmen Genehmigende und Berichtsstrukturen. Bitte beachte, du kannst Nutzer*innen keiner Abteilung zuordnen, wenn die Abteilung mit einer Entra ID-Gruppe synchronisiert wurde. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.
  • Feiertage: Weisen einen Benutzerin einem Feiertagskalender zu, basierend auf Standort oder Region.

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Regionale und Zeiteinstellungen

  • Datumsformat: Wähle zwischen Formaten wie TT.MM.JJJJ oder MM/TT/JJJJ.
  • Zeitformat: Wähle zwischen 12-Stunden- oder 24-Stunden-Format.
  • Wochenbeginn: Definiere den ersten Tag der Woche im Kalender desr Benutzerin (z. B. Montag oder Sonntag).
  • Zeitzone: Weise die korrekte Zeitzone für die Arbeitszeiten derdes Benutzerin zu.
  • Sprache: Wähle die Standardsprache für die Benutzeroberfläche.

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Kalenderanzeigeoptionen

  • Kalenderwochen anzeigen: Aktiviere oder deaktiviere die Anzeige von Kalenderwochennummern in den Kalenderansichten derdes Benutzerin.

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Wichtige Hinweise zur Microsoft-Kontosynchronisation

  • Nach der ersten Anmeldung einesr Benutzerin werden die folgenden Felder synchronisiert mit dem Microsoft-Konto:
    • Vorname
    • Nachname
    • Anzeigename
    • E-Mail
    • Profilbild
Diese Felder können nicht direkt in absentify bearbeitet werden. Änderungen müssen im Microsoft-Konto vorgenommen werden – entweder durch dieden Benutzerin selbst oder durch einen Administratorin mit den entsprechenden Rechten.
  • Änderungen werden bei der nächsten Anmeldung automatisch mit absentify synchronisiert.
  • Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung dieser Änderungen findest du in unserem Leitfaden hier.
  • Um zu überprüfen, wann Profilfelder zuletzt synchronisiert wurden oder ob dabei Fehler aufgetreten sind, wirf einen Blick in die Microsoft-Sync-Logs. Dort findest du alle Synchronisationsvorgänge und eventuelle Fehlermeldungen im Detail.
Felder, die nicht mit Microsoft synchronisiert werden – wie z. B. das Einstellungsdatum, Abteilungszuweisungen oder Kontingenteinstellungen – können jederzeit in absentify bearbeitet werden.

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Vorteile der automatischen Synchronisation

Die automatische Synchronisation mit Microsoft-Konten bietet mehrere Vorteile:
  • Konsistenz zwischen Systemen: Benutzer*innen-Details wie Namen, E-Mail-Adressen und Profilbilder bleiben zwischen Microsoft und absentify konsistent, wodurch Diskrepanzen vermieden werden.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand: Änderungen an Benutzerinformationen (z. B. Namensänderungen durch Heirat oder Jobwechsel) müssen nur an einer Stelle – im Microsoft-Konto – vorgenommen werden.
  • Verbesserte Genauigkeit: Synchronisation eliminiert das Risiko manueller Eingabefehler und stellt sicher, dass Benutzerprofile in absentify immer korrekt und aktuell sind.
  • Nahtlose Benutzererfahrung: Mitarbeitende müssen ihre Informationen nicht in mehreren Plattformen aktualisieren. Änderungen im Microsoft-Konto werden automatisch in absentify übernommen.
Diese Synchronisation stellt sicher, dass absentify mit der primären Datenquelle deiner Organisation für Benutzerinformationen übereinstimmt.

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Tipps zur Bearbeitung von Benutzerprofilen

  • Vorbereitung: Konfiguriere Felder wie Abteilungen, Feiertage und Kontingente, bevor du dendie Benutzerin aktivierst, um ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten.
  • Microsoft-Konto für Änderungen nutzen: Wenn synchronisierte Felder aktualisiert werden müssen (z. B. E-Mail, Name oder Profilbild), führe diese Änderungen direkt im Microsoft-Konto durch, um Konsistenz zu gewährleisten.
Um erweiterte Einstellungen wie Arbeitszeiten, Kontingente oder Genehmigende anzupassen, wechsle zu den anderen Menüs im Benutzer-Bearbeitungs-Popup.