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Wenn du einen Benutzer aus der Benutzer-Liste auswählst, öffnet sich ein Popup mit mehreren Menüs. Das erste Menü, Profil, ermöglicht das Aktualisieren allgemeiner Informationen, Kontoeinstellungen und Status. Diese Anleitung zeigt, was du im Menü Profil konfigurieren kannst.

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Profilübersicht

Im Folgenden sind die Felder und Einstellungen aufgeführt, die du im Profil-Menü bearbeiten kannst.

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Benutzername & E-Mail

Die Benutzerprofilfelder in absentify verhalten sich unterschiedlich, je nachdem, welche Anmeldemethode verwendet wird und ob eine Microsoft-Synchronisierung aktiviert ist. Admins können die erlaubten Anmeldemethoden unter Authentifizierung & Zugriffskontrolle festlegen.

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Microsoft-Anmeldung mit aktivierter Synchronisierung

Wenn das absentify-Konto eines Benutzers mit dem Microsoft-Konto verknüpft ist, werden die Profilfelder automatisch über Microsoft verwaltet:
  • Alle Profilfelder (Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail) werden aus dem Microsoft-Konto synchronisiert.
Das Anzeigeformat für Namen in absentify basiert auf den Standard-Namenseinstellungen deines Workspaces.
  • Um Änderungen vorzunehmen, musst du die Informationen im Azure Active Directory oder im Microsoft Admin Center anpassen.
  • Die Aktualisierungen werden bei der nächsten Anmeldung des Benutzers in absentify automatisch übernommen.
Das sorgt für konsistente Daten in allen Systemen – Microsoft dient hier als zentrale Datenquelle. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bearbeitung von Benutzerprofilen über Azure oder das Microsoft Admin Center findest du im folgenden Video:

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Microsoft-Anmeldung mit deaktivierter Synchronisierung

Wenn das Benutzerkonto nicht mit Microsoft synchronisiert ist – zum Beispiel weil der Benutzer noch nicht eingeladen wurde, sich noch nicht angemeldet hat oder sich per Magic Link einloggt – müssen die Profilfelder manuell in absentify gepflegt werden:
  • Vorname, Nachname, Anzeigename und E-Mail können direkt in absentify bearbeitet werden.
  • Änderungen in Microsoft werden nicht in absentify übernommen.
Diese Methode wird für zentral verwaltete Umgebungen nicht empfohlen , da sie zu Inkonsistenzen zwischen Systemen führen kann.
Wenn du die E-Mail-Adresse eines Benutzers änderst und beim Speichern die Meldung erhältst:
„Diese E-Mail-Adresse ist bereits in einem anderen Workspace vorhanden“,
dann findest du in diesem Leitfaden weitere Informationen zu den nächsten Schritten.

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Profilbild

  • Microsoft-Anmeldung mit aktivierter Synchronisierung:
    Wird automatisch aus dem Microsoft-Konto übernommen und angezeigt.
  • Microsoft-Synchronisierung deaktiviert oder Anmeldung per Magic Link:
    Das Profilbild kann von einem Administrator innerhalb von absentify manuell hochgeladen werden.
Wir empfehlen die Microsoft-Anmeldung mit aktivierter Synchronisierung, um eine saubere Datenverwaltung, automatische Updates und den vollen Funktionsumfang zu gewährleisten.
Um zu überprüfen, wann Profilfelder zuletzt synchronisiert wurden oder ob dabei Fehler aufgetreten sind, wirf einen Blick in die Microsoft-Sync-Logs. Dort findest du alle Synchronisationsvorgänge und eventuelle Fehlermeldungen im Detail.

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Beschäftigungsdetails

  • Benutzerdefinierte Id (optional): Füge eine benutzerdefinierte unternehmensspezifische ID für den Benutzer hinzu. Diese ID erscheint in allen Excel-Exporten und hilft dabei, Benutzer in internen Systemen eindeutig zuzuordnen, die Lohnabrechnung zu vereinfachen oder externe HR-Tools besser abzugleichen.
  • Geburtstag (optional): Trage das Geburtsdatum des Benutzers ein.
  • Datum des Beginns der Beschäftigung: Gibt das Eintrittsdatum des Benutzers in dein Unternehmen an. Dieses wird bei der Erstellung für die anteilige Berechnung von Kontingenten verwendet. Wenn das Datum jedoch nachträglich geändert wird, hat dies keinen Einfluss mehr auf das Kontingent.
Sichtbarkeit von Geburtstagen und Jubiläen: Das vollständige Geburtsdatum sowie das Alter, ebenso wie das Eintrittsdatum und die Anzahl der Jahre im Unternehmen, sind nur für Admins und zugewiesene Manager sichtbar. Das Jubiläums- und Geburtsdatum (Tag und Monat) ist für alle Benutzer sichtbar, die diese Person gemäß den Privatsphäre-Einstellungen sehen dürfen. Du findest alle kommenden Geburtstage und Jubiläen übersichtlich auf der Insights-Seite.
  • Feiertage: Weise einen Benutzer einem Feiertagskalender zu, basierend auf Standort oder Region.
  • Abteilung(en): Weise den Benutzer einer oder mehreren Abteilungen zu. Abteilungen bestimmen Genehmigende und Berichtsstrukturen. Bitte beachte, du kannst Nutzer keiner Abteilung zuordnen, wenn die Abteilung mit einer Entra ID-Gruppe synchronisiert wurde. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.

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Regionale und Zeiteinstellungen

  • Datumsformat: Wähle zwischen Formaten wie TT.MM.JJJJ oder MM/TT/JJJJ.
  • Zeitformat: Wähle zwischen 12-Stunden- oder 24-Stunden-Format.
  • Wochenbeginn: Definiere den ersten Tag der Woche im Kalender des Benutzers (z. B. Montag oder Sonntag).
  • Zeitzone: Weise die korrekte Zeitzone für die Arbeitszeiten des Benutzers zu.
  • Sprache: Wähle die Standardsprache für die Benutzeroberfläche.

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Kalenderanzeigeoptionen

  • Kalenderwochen anzeigen: Aktiviere oder deaktiviere die Anzeige von Kalenderwochennummern in den Kalenderansichten des Benutzers.

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Vorteile der automatischen Synchronisation

Die automatische Synchronisation mit Microsoft-Konten bietet mehrere Vorteile:
  • Konsistenz zwischen Systemen: Benutzerdetails wie Namen, E-Mail-Adressen und Profilbilder bleiben zwischen Microsoft und absentify konsistent, wodurch Diskrepanzen vermieden werden.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand: Änderungen an Benutzerinformationen (z. B. Namensänderungen) müssen nur an einer Stelle – im Microsoft-Konto – vorgenommen werden.
  • Verbesserte Genauigkeit: Synchronisation eliminiert das Risiko manueller Eingabefehler und stellt sicher, dass Benutzerprofile in absentify immer korrekt und aktuell sind.
  • Nahtlose Benutzererfahrung: Nutzer müssen ihre Informationen nicht in mehreren Plattformen aktualisieren. Änderungen im Microsoft-Konto werden automatisch in absentify übernommen.
Diese Synchronisation stellt sicher, dass absentify mit der primären Datenquelle deiner Organisation für Benutzerinformationen übereinstimmt.

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Tipps zur Bearbeitung von Benutzerprofilen

  • Vorbereitung: Konfiguriere Felder wie Abteilungen, Feiertage und Kontingente, bevor du den Benutzer aktivierst, um ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten.
  • Microsoft-Konto für Änderungen nutzen: Wenn synchronisierte Felder aktualisiert werden müssen (z. B. E-Mail, Name oder Profilbild), führe diese Änderungen direkt im Microsoft-Konto durch, um Konsistenz zu gewährleisten.