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Willkommen im Microsoft 365-Admin-Handbuch für absentify! Egal, ob du erfährst, wie absentify in die IT-Landschaft deines Unternehmens passt, oder ob du bereit bist, die Abwesenheitsverwaltung zu optimieren – dieses Handbuch bietet alle Informationen, die du benötigst.
absentify ist so konzipiert, dass es nahtlos mit Microsoft 365 zusammenarbeitet. Es spart Zeit für IT-Teams, verbessert die Sicherheit und vereinfacht die Abwesenheitsverwaltung für Mitarbeitende und Administratoren gleichermaßen.

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Warum absentify?

absentify geht über traditionelle Tools zur Abwesenheitsverwaltung hinaus und bietet eine tiefgreifende Integration mit Microsoft 365. Hier sind die Vorteile, die absentify deinem Unternehmen bietet:
  • Zeitersparnis für IT:
    • Zentrale Bereitstellung bedeutet, dass Mitarbeitende die App nicht manuell installieren oder konfigurieren müssen.
    • Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand für Onboarding, Offboarding und Profilsynchronisation.
  • Unvergleichliche Sicherheit:
    • ISO 27001-zertifiziert: Basierend auf weltweit anerkannten Standards für Informationssicherheit.
    • DSGVO-konform: Vollständig an Datenschutzvorschriften ausgerichtet.
    • Microsoft 365-Zertifizierung: absentify hat einen umfassenden Überprüfungsprozess durchlaufen, einschließlich Bewertungen nach Standards wie SOC 2 und ISO 27001, und erfüllt die strengen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen von Microsoft.
  • Nahtlose Microsoft-Integration:
    • Automatische Synchronisation mit Microsoft Teams, Outlook und Entra ID (Azure AD).
    • Passt sich den bestehenden IT-Richtlinien deines Unternehmens an, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und bedingtem Zugriff.
    • Reagiert mühelos auf organisatorische Änderungen, wie z. B. Aktualisierungen von Rollen oder Abteilungszuweisungen.
absentify eliminiert die Notwendigkeit mehrerer separater Tools und spart so Zeit und Geld, während die Komplexität für IT-Teams reduziert wird.

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Was bietet dieses Handbuch?

Erkunde die wichtigsten Funktionen und Tools, die Microsoft 365-Administratoren zur Verfügung stehen:

Erste Schritte

Erfahre, wie du Microsoft-Konten mit absentify integrierst, Berechtigungen erteilst und sichere Benutzerprofile einrichtest.

Automatisierte Bereitstellung

Entdecke, wie absentify in Microsoft Teams und Outlook vorinstalliert werden kann – für dein gesamtes Unternehmen oder spezifische Gruppen.

Anpassung von absentify

Passe den Namen und das Logo der App in Microsoft Teams und Outlook an das Branding deines Unternehmens an.

Power Platform-Integrationen

Nutze den Power Automate-Connector, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und abwesenheitsbezogene Aufgaben zu automatisieren.

Erweiterte Berichterstellung

Erfahre, wie der Power BI-Connector erweiterte Berichte und Visualisierungen von Abwesenheitsdaten ermöglicht.

SharePoint-Integration

Bette die Abwesenheitsverwaltung direkt in deine SharePoint-Seiten ein, mit dem absentify-Webpart.

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Übersicht über Berechtigungen

absentify benötigt bestimmte Berechtigungen, um vollständig in Microsoft 365 integriert zu werden. Dieses Handbuch erklärt jede Berechtigung, warum sie benötigt wird und welchen Nutzen sie deinem Unternehmen bringt:

Outlook-Kalendersynchronisation

Synchronisiere Abwesenheiten automatisch mit persönlichen und geteilten Outlook-Kalendern.

Automatische Abwesenheitsnotizen

Automatisiere Abwesenheitsnotizen für Mitarbeitende basierend auf Abwesenheitsdaten.

Manager-Synchronisation

Synchronisiere Manager aus Entra ID als Approver in absentify für nahtlose Abwesenheitsgenehmigungen.

Teams- und Entra ID-Synchronisation

Synchronisiere Abteilungsmitgliedschaften, Manager und geteilte Kalender aus Microsoft Teams und Entra ID.

Azure AI-Integration

Aktiviere KI-gestützte Abwesenheitsanfragen in natürlicher Sprache in Microsoft Teams.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Nein, absentify kann auch ohne Microsoft 365-Lizenzen genutzt werden.absentify bietet zwei Anmeldemethoden:
  1. Microsoft 365 Single Sign-On (Empfohlen)
    • Volle Funktionalität mit allen Automatisierungen
    • Erfordert Microsoft 365-Lizenz und IT-Freigabe
    • Automatische Kalender-Synchronisation, Abwesenheitsnotizen, Teams-Integration
    • ROI: ~87 EUR Ersparnis pro Mitarbeiter/Jahr durch Automatisierung
  2. E-Mail-basierter Login (Magic Link)
    • Grundfunktionen für Abwesenheitsverwaltung verfügbar
    • Keine Microsoft-Lizenz erforderlich
    • Ideal für Test-Phase oder eingeschränkte IT-Umgebungen
    • Einschränkung: Keine Kalender-/Teams-Integration möglich
Empfehlung: Für produktiven Betrieb sollte die Microsoft-Integration aktiviert werden, um den vollen Business Value zu realisieren.
absentify fordert nur die notwendigen Berechtigungen an, um seine Funktionen bereitzustellen, wie z. B. die Synchronisation von Kalendern und die Verwaltung von Abteilungsmitgliedschaften. Eine detaillierte Übersicht findest du im Abschnitt Berechtigungen.
Wenn dein Workspace nur einen Administrator hat und diese Person das Unternehmen verlässt, müssen die Administratorrechte neu zugewiesen werden. Dafür:
  • Muss ein Mitglied des Top-Managements deines Unternehmens eine E-Mail an support@absentify.com senden.
  • Die E-Mail sollte Folgendes enthalten:
    • Die E-Mail-Adresse des Nutzers, der als neuer Administrator festgelegt werden soll.
    • Idealerweise sollte dieser Nutzer bereits im Workspace existieren.
      Dies ist aufgrund von Datenschutzbestimmungen erforderlich. Wir können Administratorrechte nicht basierend auf informellen Anfragen oder ohne schriftliche Bestätigung des Managements zuweisen. Die E-Mail dient als Dokumentation für Compliance-Zwecke.
absentify ist ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform und hat die Microsoft 365-App-Zertifizierung bestanden. Alle Daten werden sicher in der Microsoft Azure North Europe-Region gespeichert, und nur das Top-Management hat Zugriff auf die Produktionsdatenbank.
absentify bietet eine Datenverarbeitungsvereinbarung (AVV) an, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.So schließt du die AVV ab:
  1. AVV herunterladen
    Lade die AVV über diesen Link herunter:
    AVV herunterladen.
  2. Dokument unterschreiben
    Drucke die AVV aus, unterschreibe sie und scanne das Dokument als PDF ein.
  3. AVV an absentify senden
    Sende die unterschriebene AVV als PDF per E-Mail an support@absentify.com.
  4. Unterschriebene Kopie erhalten
    Wir prüfen und unterzeichnen das Dokument und senden dir eine bestätigte Kopie zurück.
Weitere Informationen zur DSGVO-Konformität von absentify findest du unter:
absentify Datenschutz & DSGVO.
Ja, absentify unterstützt Nutzer über mehrere Microsoft-Tenants hinweg. Die Administratorzustimmung für die erforderlichen Berechtigungen muss jedoch separat für jeden Tenant erteilt werden.
Wenn dein Unternehmen zu einem neuen Microsoft-Tenant migriert ist, kontaktiere uns bitte unter support@absentify.com. Sende uns eine Excel-Datei mit:
  • Alten E-Mail-Adressen und Tenant-Informationen
  • Neuen E-Mail-Adressen und Tenant-Informationen
    Wir aktualisieren die Benutzerdaten für dein Unternehmen innerhalb von 72 Stunden.
Wir speichern Profildaten wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Profilbild in unserer Datenbank, um schnellere Anmeldungen und Benutzerverwaltungsprozesse zu gewährleisten.
  • Manuelle Synchronisation: Profildaten werden bei jeder Anmeldung oder Abmeldung aktualisiert.
  • Automatisierte Synchronisation: Wenn höhere Berechtigungen erteilt wurden, erhält absentify Echtzeit-Updates über Microsoft Webhooks.
  • Häufigkeit: Selbst mit Webhook-Integration erfolgt die Synchronisation höchstens einmal pro Stunde, um Einschränkungen der Microsoft Graph API zu vermeiden.
absentify bietet mehrere Integrationsmethoden, um sich nahtlos mit Drittanbieter-Tools und -Systemen zu verbinden:
Die Anzeigenamen in absentify werden automatisch aus dem Microsoft-Konto der Benutzer:innen synchronisiert. Um Änderungen vorzunehmen, musst du die Kontaktdaten der betreffenden Person im Microsoft 365 Admin Center aktualisieren.
  1. Rufe das Microsoft Admin Center auf.
  2. Navigiere zu Benutzer > Aktive Benutzer.
  3. Wähle den Benutzer aus, dessen Daten du bearbeiten möchtest.
  4. Klicke auf Kontaktinformationen verwalten.
  5. Aktualisiere das Feld Anzeigename oder Vor- und Nachname und speichere die Änderungen.
Der aktualisierte Anzeigename wird nach dem nächsten Login des Benutzers in absentify angezeigt. Bitte beachte, dass die Anzeige des Namens von der Standard-Namensformat-Einstellung in den Allgemeinen Einstellungen deines absentify-Workspaces abhängt.

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Vertrauen schaffen

Wir verstehen, wie wichtig Vertrauen bei der Integration in deine IT-Systeme ist. So sorgt absentify für Sicherheit und Zuverlässigkeit:
  • Datenschutz: Alle Benutzerdaten werden sicher in der Microsoft Azure North Europe-Region gespeichert, mit eingeschränktem Zugriff nur für das Top-Management.
  • Privatsphäre zuerst: absentify greift nur auf Daten zu, die für die Funktionen unbedingt erforderlich sind.
  • Transparenz: Klare Dokumentation stellt sicher, dass du genau weißt, welche Berechtigungen angefordert werden und warum.
Mit absentify verbindest du deine Abwesenheitsverwaltung mit dem Sicherheits- und Compliance-Ökosystem von Microsoft 365 und bietest deinen IT-Teams und Mitarbeitenden ein optimiertes Erlebnis.

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Bereit, loszulegen?

Erkunde dieses Handbuch und entdecke, wie absentify die Abwesenheitsverwaltung deines Unternehmens transformieren kann. Bei Fragen kontaktiere unser Support-Team.