Microsoft-Integration

Die Microsoft-Integration von absentify bietet leistungsstarke Tools, um Workflows für die Abwesenheitsverwaltung zu automatisieren und zu verbessern. Mit nahtloser Synchronisierung zwischen absentify und dem Microsoft-Ökosystem, einschließlich Outlook, Teams und Entra ID, sparst du Zeit, reduzierst manuellen Aufwand und sorgst für einen reibungslosen Betrieb deines Unternehmens. Planabhängige Microsoft-Funktionen vergleichst du in der Plan-Feature-Matrix.

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Voraussetzungen für die Nutzung der Microsoft-Integrationen

Um die auf dieser Seite beschriebenen Funktionen zu nutzen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Verknüpfung mit Microsoft-Konten
   Dein Workspace und die Benutzer müssen mit Microsoft-Konten verbunden sein.
   Folge der Anleitung zur Integration von Microsoft-Konten.
2. Tenant-Administratorrechte
   Du benötigst Administratorrechte im Microsoft-Tenant deines Unternehmens, um die erforderlichen Berechtigungen für absentify zu akzeptieren und zu vergeben.

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Genehmigung der Microsoft-Berechtigungen durch den Tenant-Admin

Outlook-Kalendersync, Abwesenheitsnotizen, Manager-Sync, Gruppenkalender-Sync, Teams- und Entra-ID-Gruppensync und Shifts-Sync starten alle unter Einstellungen > Microsoft. Ein Microsoft Tenant-Administrator muss die Berechtigung für deinen Tenant erteilen. Gehe zu Einstellungen > Microsoft und schalte die Funktion ein. Wenn die Microsoft-Berechtigung fehlt, öffnet sich Erforderliche Berechtigungen. Wenn dir jemand einen Zustimmungslink von dieser Seite geschickt hat, öffne stattdessen diesen Link. Wenn du Tenant Administrator bist, wähle Ich bin Tenant Administrator und dann Berechtigungen jetzt gewähren. Du brauchst ein verknüpftes Microsoft-Konto. Microsoft öffnet sich, damit du die Berechtigung erteilen kannst. Wenn du kein Tenant-Administrator bist, wähle Ich bin kein Tenant-Administrator. Wähle Vorausgefüllte E-Mail öffnen oder Zustimmungslink kopieren und sende die Anfrage an dein IT-Team. Im Browser führt Berechtigungen jetzt gewähren dich zu Microsoft. Du verlässt absentify und kommst mit einem Ergebnisbanner zu Einstellungen > Microsoft zurück. Wenn Microsoft die Zustimmung bestätigt hat, die Berechtigung aber noch nicht für absentify sichtbar ist, zeigt Einstellungen > Microsoft Warten auf Microsoft… und Microsoft hat die Zustimmung bestätigt. Die Berechtigung wird normalerweise innerhalb einer Minute angezeigt; diese Seite überprüft alle paar Sekunden. Wähle Jetzt überprüfen. In Microsoft Teams oder SharePoint öffnet sich Microsoft in einem anderen Fenster. Einstellungen > Microsoft zeigt dann Warten auf Microsoft… und Erteile die Berechtigung im geöffneten Fenster und komme dann hierher zurück. Wähle Ich habe sie erteilt. Ein Banner auf Einstellungen > Microsoft zeigt das Ergebnis, wenn du aus dem Browser zurückkommst. Kopierte oder per E-Mail gesendete Links und das Fenster in Microsoft Teams oder SharePoint öffnen stattdessen eine Ergebnisseite. Diese Seite kann Berechtigung erteilt, Fast geschafft, Berechtigung wurde nicht erteilt, Falscher Microsoft 365-Mandant, Dieser Link ist nicht mehr gültig oder Etwas ist schiefgelaufen zeigen. Wenn die Funktion in absentify ausgeschaltet war, siehst du Berechtigung wurde nicht aktiviert. Wenn du Microsoft schließt, bevor die Zustimmung erteilt wurde, oder wenn die Zustimmung abgelehnt wird, ändert sich nichts. Die Erteilung dieser Berechtigung erfordert einen Microsoft 365-Administrator. Ein kopierter oder per E-Mail gesendeter Link gehört zu deinem Workspace und läuft nach 14 Tagen ab. Eine Anfrage, die du in der App startest, läuft nach 15 Minuten ab. Alte öffentliche Microsoft-Zustimmungs-URLs scheitern mit Dieser Link ist nicht mehr gültig. Starte erneut von absentify. Wenn dein Tenant die Berechtigung später widerruft, zeigt die Zeile eine Warnung und Erneut erteilen.

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Hauptfunktionen der Microsoft-Integration

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1. Synchronisierung mit dem Outlook-Kalender

Passende Anfrageaktionen werden mit den persönlichen Kalendern der Benutzer synchronisiert.

• iCal-Einladung: Wenn die direkte Outlook-Synchronisation ausgeschaltet ist, können Benutzer mit aktivierten Kalender-Einladungen bei einer neuen passenden Anfrage, einer Genehmigung oder einer wesentlichen Änderung an Datum, Uhrzeit oder Status einer aktuellen oder zukünftigen Abwesenheit eine iCal-E-Mail erhalten. Der Benutzer nimmt den Termin in seiner Kalender-App an oder fügt ihn dort hinzu; dies ist kein Kalenderabonnement oder Feed. Das Aktivieren allein versendet keine ersten Einladungen für bestehende Abwesenheiten. Für eine bereits beendete Abwesenheit wird keine erste Einladung gesendet.
• Automatische Synchronisierung: Schalte Outlook Kalender Synchronisation ein, damit neue passende Einträge direkt geschrieben werden. Anfragen überspringen dann die persönliche Einladungs-E-Mail. Einträge, die schon im Kalender sind, bleiben und können weiterhin erforderliche Updates oder Stornierungen erhalten.

Kalendersynchronisation pro Abwesenheitsart, im Tab Kalender:

• Auf Anfrage - Eintrag wird sofort erstellt
• Nach Genehmigung - Eintrag wird nach Genehmigung erstellt
• Deaktiviert - Kein Kalendereintrag

Vorhandene persönliche Outlook- und iCal-Einträge bleiben, wenn du den Schalter ausschaltest oder die Abwesenheitsart auf Deaktiviert - Kein Kalendereintrag setzt. Änderungen an Datum, Status und Privatsphäre einer Anfrage können einen bereits zugestellten Eintrag weiterhin aktualisieren oder stornieren. Änderungen an Profil, Sprache, Name oder Betreff der Abwesenheitsart lösen allein keine Serie von iCal-E-Mails aus; die aktuellen Anzeigedaten werden mit der nächsten erforderlichen Aktualisierung übernommen. Neue Anfragen folgen der neuen Option. Detaillierte Anweisungen findest du in unserem Leitfaden zur Outlook-Kalendersynchronisierung.

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2. Automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook

Automatisiere Abwesenheitsnotizen, um während Abwesenheiten für klare Kommunikation zu sorgen.

• Benutzer können individuelle Nachrichtenvorlagen für jede Abwesenheitsart unter Deine Einstellungen einrichten.
• Admins können unternehmensweite Vorlagen für eine einheitliche Kommunikation konfigurieren.

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3. Manager-Synchronisierung

Synchronisiere Genehmiger mit Managern aus deinem Verzeichnis. Wie Manager in absentify ankommen, hängt von deiner Bereitstellungsmethode ab:

• Microsoft Graph: Weise Microsoft Entra ID-Manager automatisch als Genehmiger zu. Erfordert die Berechtigung User.Read.All. Siehe den Leitfaden zur Manager-Synchronisation.
• SCIM: Empfange Profilmanager-Beziehungen über das Enterprise-Attribut manager — dafür ist keine Microsoft Graph-Berechtigung nötig. Siehe den Leitfaden zur SCIM-Bereitstellung.

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4. Gruppenkalender-Synchronisation

Aktiviere diese Berechtigung, um Abwesenheiten mit Microsoft 365-Gruppenkalendern oder freigegebenen Kalendern zu synchronisieren.

• Zeige abteilungsweite Abwesenheiten direkt in gemeinsam genutzten Outlook-Gruppenkalendern an.
• Verbessere die Teamkoordination und Planung durch eine zentrale Übersicht aller Abwesenheiten.
• Stelle sicher, dass Gruppenkalender automatisch aktuell bleiben – ganz ohne manuelle Einträge.

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5. Entra ID Gruppen-Synchronisation

Importiere Entra ID-Gruppen automatisch als Abteilungen in absentify, um deine Organisationsstruktur zu spiegeln.

• Aktualisiere Abteilungszugehörigkeiten automatisch, wenn Benutzer zu Microsoft-Gruppen hinzugefügt oder entfernt werden.
• Synchronisiere Gruppenmanager mit Abteilungsleitern in absentify.
• Fülle Excel-Importe vorab mit Daten aus Entra ID.
• Aktiviere die Suche direkt im Azure Active Directory, wenn du neue Benutzer hinzufügst.

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6. Microsoft Shifts Synchronisierung

Übertrage genehmigte Abwesenheiten automatisch als Abwesenheitseinträge in einen Microsoft Teams Shifts-Zeitplan, damit Schichtplaner und Kollegen direkt sehen, wer abwesend ist.

• Konfiguriere und bearbeite unter Einstellungen > Integrations > Microsoft Shifts, welches Team, welche Abteilungen und Abwesenheitstypen synchronisiert werden. Jede Verbindung zeigt ihren Status und bei Bedarf Probleme anzeigen.
• Der synchronisierte Abwesenheitszeitraum folgt dem absentify-Arbeitszeitplan des Benutzers, nicht seinen Shifts-Schichtzuweisungen.
• Unter Sync-Protokolle anzeigen filterst du die Operationen auf Microsoft Shifts Synchronisierungen. Erfolgreiche Schreibvorgänge erscheinen als Microsoft Shifts Abwesenheit erstellen, Microsoft Shifts Abwesenheit aktualisieren oder Microsoft Shifts Abwesenheit löschen. Microsoft Shifts Abwesenheiten synchronisieren erscheint nur, wenn die Shifts-Zustimmung verloren geht.
• Verfügbar in den Essentials- und Plus-Plänen.

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7. Microsoft Standort-Synchronisierung

Genehmigte ganztägige Homeoffice-Tage können in Teams und Outlook als Remote erscheinen. Urlaub erscheint weiterhin als Abwesend über die Outlook-Kalendersynchronisierung. Gehe zu Einstellungen > Microsoft. Wenn du Microsoft Standort-Synchronisierung siehst, schalte den Schalter ein. Der Admin, der den Schalter einschaltet, braucht ein verknüpftes Microsoft-Konto in seinem absentify-Profil. Sonst kann die Zustimmung nicht starten. Ein Microsoft Tenant-Administrator erteilt dann die Zustimmung im Browser. Wenn das gelingt, siehst du Die Standort-Synchronisierung ist aktiv. Wenn die Zustimmung abgebrochen wird, siehst du Die Zustimmung von Microsoft wurde widerrufen, daher bleibt die Standort-Synchronisierung deaktiviert. Wenn etwas anderes schiefgeht, siehst du Die Standort-Synchronisierung konnte nicht aktiviert werden. Bitte versuche es erneut. absentify schreibt Remote nur für genehmigte Anträge, deren Abwesenheitsart Woanders arbeiten - z.B. Home Office verwendet und Zählt als Abwesenheit ausgeschaltet hat. Halbe Tage werden nicht geschrieben. Benutzer brauchen ein verknüpftes Microsoft-Konto und in Outlook eingerichtete Arbeitszeiten und einen Arbeitsort. Jeder Benutzer öffnet danach Deine Einstellungen > Microsoft-Konto (in der App: Einstellungen > Profil > Microsoft-Konto) und schaltet Meine Homeoffice-Tage synchronisieren ein. Im Web kann die Anmeldung einen kurzen Microsoft-Schritt enthalten. In Teams verbinden sie sich über diese Karte. Siehe Deine Einstellungen. Zum Ausschalten schaltest du den Schalter aus und bestätigst Bist du sicher, dass du die Berechtigung widerrufen möchtest? Remote-Tage, die absentify bereits gesetzt hat, werden zurückgesetzt. absentify öffnet danach die Seite Berechtigungen für den Arbeitsort, damit du die Entra-ID-Zustimmung ebenfalls widerrufen kannst.

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8. Azure AI-Integration

Aktiviere denselben KI-Assistenten im Teams-Bot-Chat und in der App.

• Benutzer können an beiden Stellen Abwesenheiten erstellen oder stornieren, Kontingente prüfen und How-to-Fragen stellen.
• Benachrichtigungskarten (Genehmigen, Ablehnen, Vertretung annehmen/ablehnen) funktionieren ohne diesen Schalter.

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Microsoft-Sync-Logs

Als Admin kannst du über die Sync-Protokolle in absentify alle Microsoft Graph- und externen Synchronisationsvorgänge überwachen und bei Bedarf gezielt Fehler beheben.
Diese Ansicht bietet dir volle Transparenz darüber, welche Aktionen durchgeführt wurden, was erfolgreich war, was fehlgeschlagen ist, und warum. So stellst du sicher, dass alle Daten plattformübergreifend konsistent bleiben und du deine Abwesenheitsprozesse in Echtzeit zuverlässig steuern kannst. Sync-Logs sind besonders hilfreich, um:

• Berechtigungs- oder Token-Probleme zu erkennen, die die Synchronisation beeinträchtigen
• Profilaktualisierungen nachzuvollziehen, die über Microsoft Entra ID Gruppenkonfigurationen ausgelöst wurden
• Zu überprüfen, ob Abwesenheiten korrekt synchronisiert wurden – z. B. in Kalender, Zeittracking oder andere Systeme
• Automatisierte Aktionen wie das Aktualisieren automatischer Abwesenheitsnotizen nachzuvollziehen

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Sync-Übersicht

Du findest die Logs unter Einstellungen > Microsoft. Wähle Sync-Protokolle anzeigen.
Am oberen Rand der Seite Sync-Protokolle siehst du eine Zusammenfassung aller bisherigen Synchronisationen. Filterst du die Operationen auf Microsoft Shifts Synchronisierungen, siehst du nur Shifts-Zeilen.

• Gesamte Syncs: Wie viele Sync-Vorgänge ausgelöst wurden
• Erfolgreich: Anzahl der Syncs ohne Fehler
• Fehlgeschlagen: Anzahl der Syncs mit Fehlern
• Übersprungen: Syncs, die automatisch ausgelassen wurden (z. B. bei keinen Änderungen oder wenn die Kalendersynchronisierung pausiert ist und eine Re-Authentifizierung aussteht)
• Erfolgsquote: Prozentualer Anteil erfolgreicher Synchronisationen

Zusätzlich werden häufige Fehler angezeigt, z. B.:

• PROFILE_UPDATE_ERROR
• UPDATE_FAILED
• PERMISSION_DENIED
• TOKEN_REFRESH_FAILED
• SYNC_FAILED
• GROUP_OWNER_NOT_IN_WORKSPACE – ein Gruppenbesitzer ist nicht Teil des absentify Workspace; die Manager-Synchronisierung wurde automatisch deaktiviert
• USER_EXISTS_IN_OTHER_WORKSPACE – ein Benutzer existiert bereits in einem anderen absentify-Workspace und kann nicht automatisch hinzugefügt werden

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Details zu einzelnen Sync-Einträgen

Jeder einzelne Synchronisationsvorgang enthält die folgenden Informationen:

• Datum und Uhrzeit der Synchronisation
• Mitglied bezeichnet den betroffenen Benutzer der Synchronisation
• Operation (zum Beispiel Profil aktualisieren, Microsoft Shifts Abwesenheit erstellen, Microsoft Shifts Abwesenheit aktualisieren, Microsoft Shifts Abwesenheit löschen)
• Status (Erfolgreich, Übersprungen, Fehlgeschlagen, Teilweise)
• Fehler, falls vorhanden
• Dauer des Sync-Vorgangs

Wenn du einen Sync-Eintrag öffnest, erhältst du eine Detailansicht mit erweiterten Metadaten – abhängig vom Typ der Operation. Diese Informationen können unter anderem enthalten:

• Event-ID bezeichnet die eindeutige Kennung, die jedem Sync-Vorgang zugewiesen wird
• Sync Typ gibt die Quelle oder Methode der Synchronisation an, zum Beispiel AUTOMATIC, WEBHOOK, TIMEGHOST, SCIM oder SHIFTS (Microsoft Shifts)
• Trigger – warum dieser Vorgang gelaufen ist; das Feld erscheint bei Kalenderlöschungen und bei manchen Logs zur Kalender-Synchronisierungskonfiguration (zum Beispiel Kalender-Synchronisierungseinstellungen gespeichert).
• Abwesenheitsdaten bei abwesenheitsbezogenen Syncs (einschließlich Löschungen von Kalendereinträgen), z. B. Abwesenheitsart, Zeitraum, Status der Anfrage (z. B. genehmigt, offen) und Betreff
• Feiertagssync-Daten bei Kalendereinträgen aus dem Feiertagssync, z. B. Name des Feiertags, Datum, Dauer (z. B. ganztägig) und Bestätigungsmeldung
• Profildaten zeigen aktualisierte Benutzerattribute, die aus Microsoft Entra ID übernommen wurden, z. B. Anzeigename, Profilfoto, Jobtitel, Manager oder Abteilung
• Workspace-ID, User-ID und Item-ID sind technische Kennungen zur Referenzierung in externen Systemen
• Fehlercode und Fehlermeldung enthalten spezifische Hinweise bei übersprungenen oder fehlgeschlagenen Syncs
• Verknüpfte Anfrage ermöglicht den direkten Zugriff auf die zugehörige Abwesenheit, den Feiertagseintrag oder das Benutzerprofil zur schnellen Prüfung oder Fehlerbehebung

Diese Detailtiefe ermöglicht es dir, jeden einzelnen Sync-Vorgang vollständig nachzuvollziehen, Probleme schnell zu erkennen und gezielt zu lösen.

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Warum Sync-Logs wichtig sind

Sync-Logs sind mehr als nur technische Protokolle – sie sind eine zentrale Informationsquelle, um Transparenz, Kontrolle und Zuverlässigkeit in der Abwesenheitsverwaltung sicherzustellen.
Die folgenden Anwendungsfälle zeigen, wie Sync-Logs dir wertvolle Einblicke liefern: