Die Microsoft-Integration von absentify bietet leistungsstarke Tools, um Workflows für die Abwesenheitsverwaltung zu automatisieren und zu verbessern. Mit nahtloser Synchronisierung zwischen absentify und dem Microsoft-Ökosystem, einschließlich Outlook, Teams und Azure Active Directory (Entra ID), sparst du Zeit, reduzierst manuellen Aufwand und sorgst für einen reibungslosen Betrieb deines Unternehmens.

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Hauptfunktionen der Microsoft-Integration

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1. Synchronisierung mit dem Outlook-Kalender

Abwesenheiten werden automatisch mit den Outlook-Kalendern der Mitarbeitenden synchronisiert.

  • Manuelle Einladung: Standardmäßig erhalten Benutzer*innen für jede Abwesenheit eine iCal-E-Mail, die sie manuell zu ihrem Outlook-Kalender hinzufügen können.
  • Automatische Synchronisierung: Ermögliche die direkte Kalendersynchronisierung, um E-Mails zu umgehen und sicherzustellen, dass alle Abwesenheiten automatisch hinzugefügt werden.

Konfigurationsoptionen pro Abwesenheitsart:

  • Synchronisierung bei Erstellung des Antrags.
  • Synchronisierung erst nach Genehmigung.
  • Synchronisierung für bestimmte Abwesenheitsarten deaktivieren.

Detaillierte Anweisungen findest du in unserem Leitfaden zur Outlook-Kalendersynchronisierung.

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2. Automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook

Automatisiere Abwesenheitsnotizen, um während Abwesenheiten für klare Kommunikation zu sorgen.

  • Benutzer*innen können individuelle Nachrichtenvorlagen für jede Abwesenheitsart unter Meine Einstellungen einrichten.
  • Admins können unternehmensweite Vorlagen für eine einheitliche Kommunikation konfigurieren.

Informationen zur Einrichtung findest du in der Dokumentation zur automatischen Abwesenheitsnotiz in Outlook.

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3. Manager-Synchronisierung

Synchronisiere Genehmiger*innen mit ihren Microsoft Entra ID-Managern.

  • Weise Microsoft-Managerinnen automatisch als Genehmigerinnen in absentify zu.
  • Stelle sicher, dass Genehmiger*innen systemübergreifend auf dem aktuellen Stand sind.

Um diese Funktion zu aktivieren, stelle sicher, dass Manager*innen in deiner absentify-Organisation hinzugefügt wurden. Erfahre mehr im Leitfaden zur Manager-Synchronisierung.

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4. Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen

Spiegle deine Organisationsstruktur aus Microsoft in absentify, indem du Teams- und Entra ID-Gruppen synchronisierst.

  • Aktualisiere Abteilungszugehörigkeiten automatisch, wenn Benutzer*innen zu Microsoft-Gruppen hinzugefügt oder entfernt werden.
  • Synchronisiere Gruppenmanagerinnen mit Abteilungsleiterinnen in absentify.
  • Fülle Excel-Importe vorab mit Daten aus Entra ID.

Weitere Informationen findest du im Leitfaden zur Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen.

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5. Azure AI-Integration

Nutze Azure AI, um die Abwesenheitsverwaltung durch Automatisierung zu optimieren.

  • Verwende den Teams-Bot, um Abwesenheiten automatisch zu erfassen.
  • Spare Zeit mit intelligenter Abwesenheitsbearbeitung, integriert in Microsoft Teams.

Diese Funktion ist nur im Plus-Plan verfügbar und standardmäßig deaktiviert, um sicherzustellen, dass keine Daten geteilt werden, es sei denn, die Funktion wird aktiviert. Weitere Details findest du in der Dokumentation zur Azure AI-Integration.

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Genehmigung der Microsoft-Berechtigungen durch den Tenant-Admin

Um die erforderlichen Microsoft-Berechtigungen für absentify zu genehmigen, benötigst du Tenant-Admin-Rechte. Falls diese Berechtigungen von deinem Unternehmen noch nicht genehmigt wurden, erscheint ein Pop-up-Fenster, wenn du versuchst, absentify mit Microsoft-Diensten zu verbinden.

  1. Falls du ein Tenant-Admin bist:

    • Klicke auf „Rechte genehmigen“, um die Berechtigungen zu erteilen.

  2. Falls du kein Tenant-Admin bist:

    • Du hast zwei Optionen:
      • Den Genehmigungslink kopieren und an dein IT-Team weiterleiten.
      • Eine automatisch ausgefüllte E-Mail-Vorlage öffnen, um die notwendigen Rechte anzufordern.

Die Microsoft-Berechtigungen müssen auf Tenant-Ebene genehmigt werden, um eine nahtlose Integration mit Outlook, Teams und Entra ID zu ermöglichen.