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Die Microsoft-Integration von absentify bietet leistungsstarke Tools, um Workflows für die Abwesenheitsverwaltung zu automatisieren und zu verbessern. Mit nahtloser Synchronisierung zwischen absentify und dem Microsoft-Ökosystem, einschließlich Outlook, Teams und Azure Active Directory (Entra ID), sparst du Zeit, reduzierst manuellen Aufwand und sorgst für einen reibungslosen Betrieb deines Unternehmens.

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Hauptfunktionen der Microsoft-Integration

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1. Synchronisierung mit dem Outlook-Kalender

Abwesenheiten werden automatisch mit den Outlook-Kalendern der Mitarbeitenden synchronisiert.
  • Manuelle Einladung: Standardmäßig erhalten Benutzer*innen für jede Abwesenheit eine iCal-E-Mail, die sie manuell zu ihrem Outlook-Kalender hinzufügen können.
  • Automatische Synchronisierung: Ermögliche die direkte Kalendersynchronisierung, um E-Mails zu umgehen und sicherzustellen, dass alle Abwesenheiten automatisch hinzugefügt werden.
Konfigurationsoptionen pro Abwesenheitsart:
  • Synchronisierung bei Erstellung des Antrags.
  • Synchronisierung erst nach Genehmigung.
  • Synchronisierung für bestimmte Abwesenheitsarten deaktivieren. Der in absentify zugewiesene Feiertagskalender, wird mit einem Upgrade auf den essentials- oder plus-Plan auch mit Outlook synchronisiert. Im Gegensatz zu Abwesenheiten kann die Synchronisierung von Feiertagen bis zu 60+ Minuten dauern. Sobald sie abgeschlossen ist, erscheinen jedoch alle in absentify hinterlegten Feiertage auch in Outlook.
Detaillierte Anweisungen findest du in unserem Leitfaden zur Outlook-Kalendersynchronisierung.

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2. Automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook

Automatisiere Abwesenheitsnotizen, um während Abwesenheiten für klare Kommunikation zu sorgen.
Informationen zur Einrichtung findest du in der Dokumentation zur automatischen Abwesenheitsnotiz in Outlook.

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3. Manager-Synchronisierung

Synchronisiere Genehmiger*innen mit ihren Microsoft Entra ID-Managern.
  • Weise Microsoft-Managerinnen automatisch als Genehmigerinnen in absentify zu.
  • Stelle sicher, dass Genehmiger*innen systemübergreifend auf dem aktuellen Stand sind.
Um diese Funktion zu aktivieren, stelle sicher, dass Manager*innen in deiner absentify-Organisation hinzugefügt wurden. Erfahre mehr im Leitfaden zur Manager-Synchronisierung.

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4. Gruppenkalender-Synchronisation

Aktiviere diese Berechtigung, um Abwesenheiten entweder mit Microsoft 365-Gruppenkalendern oder freigegebenen Kalendern zu synchronisieren.
  • Zeige abteilungsweite Abwesenheiten direkt in gemeinsam genutzten Outlook-Gruppenkalendern an.
  • Verbessere die Teamkoordination und Planung durch eine zentrale Übersicht aller Abwesenheiten.
  • Stelle sicher, dass Gruppenkalender automatisch aktuell bleiben – ganz ohne manuelle Einträge.
Mehr Infos findest du im Guide zur Gruppenkalender-Synchronisation.

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5. Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen

Spiegle deine Organisationsstruktur aus Microsoft in absentify, indem du Teams- und Entra ID-Gruppen synchronisierst.
  • Aktualisiere Abteilungszugehörigkeiten automatisch, wenn Benutzer*innen zu Microsoft-Gruppen hinzugefügt oder entfernt werden.
  • Synchronisiere Gruppenmanagerinnen mit Abteilungsleiterinnen in absentify.
  • Fülle Excel-Importe vorab mit Daten aus Entra ID.
  • Aktiviere die Suche direkt im Azure Active Directory, wenn du neue Benutzer hinzufügst.
Weitere Informationen findest du im Leitfaden zur Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen.

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6. Azure AI-Integration

Nutze Azure AI, um die Abwesenheitsverwaltung durch Automatisierung zu optimieren.
  • Verwende den Teams-Bot, um Abwesenheiten automatisch zu erfassen.
  • Spare Zeit mit intelligenter Abwesenheitsbearbeitung, integriert in Microsoft Teams.
Diese Funktion ist nur im Plus-Plan verfügbar und standardmäßig deaktiviert, um sicherzustellen, dass keine Daten geteilt werden, es sei denn, die Funktion wird aktiviert. Weitere Details findest du in der Dokumentation zur Azure AI-Integration.

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Genehmigung der Microsoft-Berechtigungen durch den Tenant-Admin

Um die erforderlichen Microsoft-Berechtigungen für absentify zu genehmigen, benötigst du Tenant-Admin-Rechte. Falls diese Berechtigungen von deinem Unternehmen noch nicht genehmigt wurden, erscheint ein Pop-up-Fenster, wenn du versuchst, absentify mit Microsoft-Diensten zu verbinden.
  1. Falls du ein Tenant-Admin bist:
    • Klicke auf „Rechte genehmigen“, um die Berechtigungen zu erteilen.
  2. Falls du kein Tenant-Admin bist:
    • Du hast zwei Optionen:
      • Den Genehmigungslink kopieren und an dein IT-Team weiterleiten.
      • Eine automatisch ausgefüllte E-Mail-Vorlage öffnen, um die notwendigen Rechte anzufordern.
Die Microsoft-Berechtigungen müssen auf Tenant-Ebene genehmigt werden, um eine nahtlose Integration mit Outlook, Teams und Entra ID zu ermöglichen.

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Microsoft-Sync-Logs

Als Admin kannst du über die Sync-Logs in absentify alle Microsoft Graph- und externen Synchronisationsvorgänge überwachen und bei Bedarf gezielt Fehler beheben.
Diese Ansicht bietet dir volle Transparenz darüber, welche Aktionen durchgeführt wurden, was erfolgreich war, was fehlgeschlagen ist – und warum. So stellst du sicher, dass alle Daten plattformübergreifend konsistent bleiben und du deine Abwesenheitsprozesse in Echtzeit zuverlässig steuern kannst. Sync-Logs sind besonders hilfreich, um:
  • Berechtigungs- oder Token-Probleme zu erkennen, die die Synchronisation beeinträchtigen
  • Profilaktualisierungen nachzuvollziehen, die über Microsoft Entra ID Gruppenkonfigurationen ausgelöst wurden
  • Zu überprüfen, ob Abwesenheiten korrekt synchronisiert wurden – z. B. in Kalender, Zeittracking oder andere Systeme
  • Automatisierte Aktionen wie das Aktualisieren automatischer Abwesenheitsnotizen nachzuvollziehen

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Sync-Übersicht

Du findest die Logs unter Einstellungen > Microsoft. Klicke dort auf den Button „Sync-Protokolle“ im Bereich der Microsoft-Berechtigungen.
Am oberen Rand der Seite siehst du eine Zusammenfassung aller bisherigen Synchronisationen:
  • Gesamte Syncs: Wie viele Sync-Vorgänge ausgelöst wurden
  • Erfolgreich: Anzahl der Syncs ohne Fehler
  • Fehlgeschlagen: Anzahl der Syncs mit Fehlern
  • Übersprungen: Syncs, die automatisch ausgelassen wurden (z. B. bei keinen Änderungen)
  • Erfolgsquote: Prozentualer Anteil erfolgreicher Synchronisationen
Zusätzlich werden häufige Fehler angezeigt, z. B.:
  • PROFILE_UPDATE_ERROR
  • UPDATE_FAILED
  • PERMISSION_DENIED
  • TOKEN_REFRESH_FAILED
  • SYNC_FAILED

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Details zu einzelnen Sync-Einträgen

Jeder einzelne Synchronisationsvorgang enthält die folgenden Informationen:
  • Datum und Uhrzeit der Synchronisation
  • Mitglied bezeichnet den betroffenen Benutzer der Synchronisation
  • Operation (z. B. Profil aktualisieren, zu Abteilung hinzufügen, Abwesenheitsnotiz setzen)
  • Status (Erfolgreich, Übersprungen, Fehlgeschlagen)
  • Fehler, falls vorhanden
  • Dauer des Sync-Vorgangs
Wenn du einen Sync-Eintrag öffnest, erhältst du eine Detailansicht mit erweiterten Metadaten – abhängig vom Typ der Operation. Diese Informationen können unter anderem enthalten:
  • Event-ID bezeichnet die eindeutige Kennung, die jedem Sync-Vorgang zugewiesen wird
  • Sync-Typ gibt die Quelle oder Methode der Synchronisation an, z. B. Webhook, timeghost, Kalendersync oder Outlook-Mailbox-Sync
  • Abwesenheitsdaten bei abwesenheitsbezogenen Syncs, z. B. Abwesenheitsart, Zeitraum, Status der Anfrage (z. B. genehmigt, offen) und Betreff
  • Feiertagssync-Daten bei Kalendereinträgen aus dem Feiertagssync, z. B. Name des Feiertags, Datum, Dauer (z. B. ganztägig) und Bestätigungsmeldung
  • Profildaten zeigen aktualisierte Benutzerattribute, die aus Microsoft Entra ID übernommen wurden, z. B. Anzeigename, Profilfoto, Jobtitel, Manager oder Abteilung
  • Workspace-ID, User-ID und Item-ID sind technische Kennungen zur Referenzierung in externen Systemen
  • Fehlercode und Fehlermeldung enthalten spezifische Hinweise bei übersprungenen oder fehlgeschlagenen Syncs
  • Verknüpfte Anfrage ermöglicht den direkten Zugriff auf die zugehörige Abwesenheit, den Feiertagseintrag oder das Nutzerprofil zur schnellen Prüfung oder Fehlerbehebung
Diese Detailtiefe ermöglicht es dir, jeden einzelnen Sync-Vorgang vollständig nachzuvollziehen, Probleme schnell zu erkennen und gezielt zu lösen.

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Warum Sync-Logs wichtig sind

Sync-Logs sind mehr als nur technische Protokolle – sie sind eine zentrale Informationsquelle, um Transparenz, Kontrolle und Zuverlässigkeit in der Abwesenheitsverwaltung sicherzustellen.
Die folgenden Anwendungsfälle zeigen, wie Sync-Logs dir wertvolle Einblicke liefern:
Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Abwesenheit einträgt, kann absentify automatisch eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft 365 setzen. In den Sync-Logs kannst du nachprüfen, ob die Abwesenheitsnotiz korrekt aktiviert wurde und welche Einstellungen übernommen wurden.
Für jede Abwesenheitsanfrage – und auch für Feiertagseinträge (ab dem Essentials-Plan) – kannst du prüfen, ob der Termin erfolgreich in folgende Kalender eingetragen wurde:
  • Persönlicher Microsoft-Kalender des Users
  • Gemeinsamer Kalender oder Gruppenkalender
In den Logs siehst du außerdem, ob der Eintrag über eine automatische Synchronisation oder per iCal (.ics) Einladung hinzugefügt wurde. So stellst du sicher, dass alle relevanten Beteiligten korrekt informiert wurden.
Abwesenheiten können mit timeghost time tracking synchronisiert werden. Die Logs zeigen dir:
  • Ob der Sync korrekt ausgelöst wurde
  • Welche Abwesenheit (Art und Zeitraum) übertragen wurde
  • Ob Fehler aufgetreten sind
Das ist besonders wichtig für die Abrechnung, Projektauswertung oder Zeiterfassungsberichte.
Wenn Nutzerdaten über Microsoft Entra ID synchronisiert werden (z. B. über Gruppensync), zeigen die Logs, ob ein neues Profil erstellt oder ein bestehendes Profil aktualisiert wurde – inklusive Abteilungszuweisung oder Rollenänderungen.
Wenn sich Gruppeneigentümer oder die in Azure zugewiesenen Manager ändern, kannst du in den Sync-Logs nachvollziehen, ob der Abteilungsleiter oder Genehmiger in absentify entsprechend angepasst wurde. So bleiben Genehmigungsprozesse korrekt und aktuell.
⌘I