Genehmigende für Mitarbeitende konfigurieren

In absentify müssen alle Abwesenheitsanfragen von einer/m zugewiesenen Genehmigenden bestätigt werden. Die Einstellungen für Genehmigende bieten Flexibilität, indem sie verschiedene Optionen ermöglichen, darunter Abteilungsleiterinnen, synchronisierte Microsoft-Managerinnen oder benutzerdefinierte Genehmigende.

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Zugriff auf die Einstellungen für Genehmigende

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
2. Wähle einen Benutzerin aus der Liste und öffne deren Profil.
3. Wähle im Bearbeitungsmenü den Reiter Genehmigende aus der Seitenleiste.

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Konfigurationsoptionen für Genehmigende

Es gibt vier Hauptmöglichkeiten, um Genehmigende für einen Mitarbeitenden zu konfigurieren:

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1. Abteilungsbasierte Genehmigende

Standardmäßig ist die/der Genehmigende einer/s Nutzerin der/die Leiterin ihrer zugewiesenen Abteilung.

• Funktionsweise:

  • Wähle die spezifische Abteilung, deren Leiterinnen als Genehmigende für die/den Mitarbeitenden fungieren sollen.
  • Die Leiter*innen der ausgewählten Abteilung werden automatisch als Genehmigende zugewiesen.

• Genehmigungsprozesse:
  Die Genehmigungsprozesse werden auf Abteilungsebene definiert.

• Automatische Updates:
  Wenn sich die Leitung der Abteilung ändert, werden die Genehmigenden für alle Nutzer*innen dieser Abteilung automatisch aktualisiert.

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2. Microsoft-Profil-Synchronisation

Diese Option verwendet die im Microsoft-Profil des Nutzers definierten Manager*innen als Genehmigende.

• Funktionsweise:

  • Das Feld Manager im Microsoft-Profil des Nutzers wird automatisch synchronisiert.
  • Änderungen am Manager im Microsoft-System werden bei der nächsten Synchronisation in absentify übernommen.

• Mehrstufige Genehmigende:
  Es können bis zu fünf Stufen von Genehmigenden konfiguriert werden:

  • Erste Stufe: Direkter Vorgesetzter der/des Mitarbeitenden.
  • Zweite Stufe: Vorgesetzte*r der ersten Stufe.
  • Weitere Stufen folgen der Management-Hierarchie im Microsoft-Profil.

• Genehmigungsprozesse:
  Optionen für Genehmigungsabläufe:

  • Linear - Alle müssen zustimmen: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
  • Linear - Eine*r muss zustimmen: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.
  • Parallel - Alle müssen zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
  • Parallel - Eine*r muss zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.

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3. Benutzerdefinierte Genehmigende

Diese Option ermöglicht die manuelle Definition von Genehmigenden für Mitarbeitende.

• Funktionsweise:

  • Wähle eine oder mehrere Genehmigende, unabhängig von Abteilungs- oder Microsoft-Einstellungen.
  • Diese Option ist ideal für spezifische Arbeitsabläufe, die besondere Genehmigende erfordern.

• Genehmigungsprozesse:
  Benutzerdefinierte Genehmigende unterstützen alle Genehmigungsabläufe:

  • Linear - Alle müssen zustimmen
  • Linear - Eine*r muss zustimmen
  • Parallel - Alle müssen zustimmen
  • Parallel - Eine*r muss zustimmen

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4. Keine Genehmigung

Diese Option wird verwendet, wenn keine Genehmigung für die Abwesenheitsanfragen eines Mitarbeitenden erforderlich ist.

• Funktionsweise:
  • Anfragen werden automatisch genehmigt, ohne dass eine Genehmigender benötigt wird.

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Detaillierte Genehmigungsprozesse

Der Ablauf von Abwesenheitsanfragen hängt vom ausgewählten Genehmigungsprozess ab. Hier eine Übersicht:

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Lineare Genehmigungsprozesse

1. Linear - Alle müssen zustimmen

   • Funktionsweise: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A → B → C
     • A stimmt zu → Anfrage geht an B.
     • B lehnt ab → Anfrage wird abgelehnt, C wird nicht kontaktiert.

2. Linear - Eine*r muss zustimmen

   • Funktionsweise: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A → B → C
     • A lehnt ab → Anfrage geht an B.
     • B stimmt zu → Anfrage wird genehmigt, C wird nicht kontaktiert.

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Parallele Genehmigungsprozesse

1. Parallel - Alle müssen zustimmen

   • Funktionsweise: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A, B und C werden gleichzeitig kontaktiert.
     • A und B stimmen zu, C lehnt ab → Anfrage wird abgelehnt.

2. Parallel - Eine*r muss zustimmen

   • Funktionsweise: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A, B und C werden gleichzeitig kontaktiert.
     • A und B lehnen ab, C stimmt zu → Anfrage wird genehmigt.

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Zusätzliche Funktionen

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Genehmigungsbenachrichtigungen

• Der/die Antragsteller*in wird bei jedem Statuswechsel ihrer Abwesenheitsanfrage benachrichtigt.
• Benachrichtigungen werden für jede Entscheidung der Genehmigenden gesendet, es sei denn, die Anfrage ist final genehmigt oder abgelehnt.

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Berechtigungen von Admins und Manager*innen

• Admins: Können jede Abwesenheitsanfrage im Unternehmen bearbeiten.
• Abteilungsleiter*innen: Können Anfragen für Nutzer*innen ihrer Abteilung bearbeiten, auch wenn sie nicht als Genehmigende zugewiesen sind.

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Tipps für die Konfiguration von Genehmigenden

• Dynamische Abteilungsleiter*innen: Aktualisieren sich automatisch bei Änderungen in der Abteilungsleitung.
• Microsoft-Synchronisation: Reduziert manuellen Aufwand und hält Genehmigende aktuell.
• Flexibilität durch benutzerdefinierte Genehmigende: Ideal für spezielle Arbeitsabläufe.
• Keine Genehmigung: Vereinfachte Workflows für selbst verwaltete Abwesenheiten.