In absentify müssen alle Abwesenheitsanfragen von einer/m zugewiesenen Genehmigenden bestätigt werden. Die Einstellungen für Genehmigende bieten Flexibilität, indem sie verschiedene Optionen ermöglichen, darunter Abteilungsleiterinnen, synchronisierte Microsoft-Managerinnen oder benutzerdefinierte Genehmigende.

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Zugriff auf die Einstellungen für Genehmigende

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
  2. Wähle einen Benutzerin aus der Liste und öffne deren Profil.
  3. Wähle im Bearbeitungsmenü den Reiter Genehmigende aus der Seitenleiste.

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Konfigurationsoptionen für Genehmigende

Es gibt vier Hauptmöglichkeiten, um Genehmigende für einen Mitarbeitenden zu konfigurieren:

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1. Abteilungsbasierte Genehmigende

Standardmäßig ist die/der Genehmigende einer/s Nutzerin der/die Leiterin ihrer zugewiesenen Abteilung.
  • Funktionsweise:
    • Wähle die spezifische Abteilung, deren Leiterinnen als Genehmigende für die/den Mitarbeitenden fungieren sollen.
    • Die Leiter*innen der ausgewählten Abteilung werden automatisch als Genehmigende zugewiesen.
  • Genehmigungsprozesse:
    Die Genehmigungsprozesse werden auf Abteilungsebene definiert.
  • Automatische Updates:
    Wenn sich die Leitung der Abteilung ändert, werden die Genehmigenden für alle Nutzer*innen dieser Abteilung automatisch aktualisiert.
Hinweis: Wenn eine Nutzerin mehreren Abteilungen zugewiesen ist, musst du eine Abteilung auswählen, um die Genehmigenden festzulegen.

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2. Microsoft-Profil-Synchronisation

Diese Option verwendet die im Microsoft-Profil des Nutzers definierten Manager*innen als Genehmigende.
  • Funktionsweise:
    • Das Feld Manager im Microsoft-Profil des Nutzers wird automatisch synchronisiert.
    • Änderungen am Manager im Microsoft-System werden bei der nächsten Synchronisation in absentify übernommen.
  • Mehrstufige Genehmigende:
    Es können bis zu fünf Stufen von Genehmigenden konfiguriert werden:
    • Erste Stufe: Direkter Vorgesetzter der/des Mitarbeitenden.
    • Zweite Stufe: Vorgesetzte*r der ersten Stufe.
    • Weitere Stufen folgen der Management-Hierarchie im Microsoft-Profil.
  • Genehmigungsprozesse:
    Optionen für Genehmigungsabläufe:
    • Linear - Alle müssen zustimmen: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
    • Linear - Eine*r muss zustimmen: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.
    • Parallel - Alle müssen zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
    • Parallel - Eine*r muss zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.
Microsoft-Profile unterstützen nur einen Managerin pro Nutzer*in. Mehrstufige Genehmigende basieren auf der Management-Hierarchie der Organisation.
Wenn die Sichtbarkeit von Abteilungen im Workspace eingeschränkt ist, muss sichergestellt sein, dass sich die Genehmigenden in derselben Abteilung befinden wie der Antragsteller. Andernfalls funktioniert der Genehmigungsprozess nicht ordnungsgemäß.

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3. Benutzerdefinierte Genehmigende

Diese Option ermöglicht die manuelle Definition von Genehmigenden für Mitarbeitende.
  • Funktionsweise:
    • Wähle eine oder mehrere Genehmigende, unabhängig von Abteilungs- oder Microsoft-Einstellungen.
    • Diese Option ist ideal für spezifische Arbeitsabläufe, die besondere Genehmigende erfordern.
  • Genehmigungsprozesse:
    Benutzerdefinierte Genehmigende unterstützen alle Genehmigungsabläufe:
    • Linear - Alle müssen zustimmen
    • Linear - Eine*r muss zustimmen
    • Parallel - Alle müssen zustimmen
    • Parallel - Eine*r muss zustimmen

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4. Keine Genehmigung

Diese Option wird verwendet, wenn keine Genehmigung für die Abwesenheitsanfragen eines Mitarbeitenden erforderlich ist.
  • Funktionsweise:
    • Anfragen werden automatisch genehmigt, ohne dass eine Genehmigender benötigt wird.
Verwende diese Einstellung nur für Mitarbeitende, die keine Genehmigungen benötigen, z. B. Führungskräfte, die ihre Abwesenheiten selbst verwalten.

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Detaillierte Genehmigungsprozesse

Der Ablauf von Abwesenheitsanfragen hängt vom ausgewählten Genehmigungsprozess ab. Hier eine Übersicht:

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Lineare Genehmigungsprozesse

  1. Linear - Alle müssen zustimmen
    • Funktionsweise: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
    • Beispiel:
      Genehmigende A → B → C
      • A stimmt zu → Anfrage geht an B.
      • B lehnt ab → Anfrage wird abgelehnt, C wird nicht kontaktiert.
  2. Linear - Eine*r muss zustimmen
    • Funktionsweise: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.
    • Beispiel:
      Genehmigende A → B → C
      • A lehnt ab → Anfrage geht an B.
      • B stimmt zu → Anfrage wird genehmigt, C wird nicht kontaktiert.

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Parallele Genehmigungsprozesse

  1. Parallel - Alle müssen zustimmen
    • Funktionsweise: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Lehnt eine*r ab, wird die Anfrage abgelehnt.
    • Beispiel:
      Genehmigende A, B und C werden gleichzeitig kontaktiert.
      • A und B stimmen zu, C lehnt ab → Anfrage wird abgelehnt.
  2. Parallel - Eine*r muss zustimmen
    • Funktionsweise: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Stimmt eine*r zu, wird die Anfrage genehmigt.
    • Beispiel:
      Genehmigende A, B und C werden gleichzeitig kontaktiert.
      • A und B lehnen ab, C stimmt zu → Anfrage wird genehmigt.

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Zusätzliche Funktionen

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Genehmigungsbenachrichtigungen

  • Der/die Antragsteller*in wird bei jedem Statuswechsel ihrer Abwesenheitsanfrage benachrichtigt.
  • Benachrichtigungen werden für jede Entscheidung der Genehmigenden gesendet, es sei denn, die Anfrage ist final genehmigt oder abgelehnt.

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Berechtigungen von Admins und Manager*innen

  • Admins: Können jede Abwesenheitsanfrage im Unternehmen bearbeiten.
  • Abteilungsleiter*innen: Können Anfragen für Nutzer*innen ihrer Abteilung bearbeiten, auch wenn sie nicht als Genehmigende zugewiesen sind.
Wenn Admins oder Manager*innen im Namen eines Genehmigenden handeln, wird der/die Genehmigende über die Entscheidung benachrichtigt.

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Tipps für die Konfiguration von Genehmigenden

  • Dynamische Abteilungsleiter*innen: Aktualisieren sich automatisch bei Änderungen in der Abteilungsleitung.
  • Microsoft-Synchronisation: Reduziert manuellen Aufwand und hält Genehmigende aktuell.
  • Flexibilität durch benutzerdefinierte Genehmigende: Ideal für spezielle Arbeitsabläufe.
  • Keine Genehmigung: Vereinfachte Workflows für selbst verwaltete Abwesenheiten.
Überprüfe regelmäßig die Einstellungen für Genehmigende, um sicherzustellen, dass sie mit den organisatorischen Richtlinien und Hierarchien übereinstimmen.