Genehmigende für Mitarbeitende konfigurieren

In absentify müssen alle Abwesenheitsanfragen von einem zugewiesenen Genehmigenden bestätigt werden. Die Einstellungen für Genehmigende bieten Flexibilität, indem sie verschiedene Optionen ermöglichen, darunter Abteilungsleiter, synchronisierte Microsoft-Manager oder benutzerdefinierte Genehmigende.

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Konfigurationsoptionen für Genehmigende

Es gibt vier Hauptmöglichkeiten, um Genehmigende für einen Mitarbeitenden zu konfigurieren:

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1. Abteilungsbasierte Genehmigende

Standardmäßig ist der Genehmigende eines Nutzers der Leiter seiner zugewiesenen Abteilung.

• Funktionsweise:
  • Wähle die spezifische Abteilung, deren Leiter als Genehmigende für den Mitarbeitenden fungieren sollen.
  • Die Leiter der ausgewählten Abteilung werden automatisch als Genehmigende zugewiesen.
• Genehmigungsprozesse:
  Die Genehmigungsprozesse werden auf Abteilungsebene definiert.
• Automatische Updates:
  Wenn sich die Leitung der Abteilung ändert, werden die Genehmigenden für alle Nutzer dieser Abteilung automatisch aktualisiert.

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2. Microsoft-Profil-Synchronisation

Diese Option verwendet die im Microsoft-Profil des Nutzers definierten Manager als Genehmigende.

• Funktionsweise:
  • Das Feld Manager im Microsoft-Profil des Nutzers wird automatisch synchronisiert.
  • Änderungen am Manager im Microsoft-System werden bei der nächsten Synchronisation in absentify übernommen.
• Mehrstufige Genehmigende:
  Es können bis zu fünf Stufen von Genehmigenden konfiguriert werden:
  • Erste Stufe: Direkter Vorgesetzter des Mitarbeitenden.
  • Zweite Stufe: Vorgesetzter der ersten Stufe.
  • Weitere Stufen folgen der Management-Hierarchie im Microsoft-Profil.
• Genehmigungsprozesse:
  Optionen für Genehmigungsabläufe:
  • Linear - Alle müssen zustimmen: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Lehnt einer ab, wird die Anfrage abgelehnt.
  • Linear - Einer muss zustimmen: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Stimmt einer zu, wird die Anfrage genehmigt.
  • Parallel - Alle müssen zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Lehnt einer ab, wird die Anfrage abgelehnt.
  • Parallel - Einer muss zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Stimmt einer zu, wird die Anfrage genehmigt.

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3. Benutzerdefinierte Genehmigende

Diese Option ermöglicht die manuelle Definition von Genehmigenden für Mitarbeitende.

• Funktionsweise:
  • Wähle eine oder mehrere Genehmigende, unabhängig von Abteilungs- oder Microsoft-Einstellungen.
  • Diese Option ist ideal für spezifische Arbeitsabläufe, die besondere Genehmigende erfordern.
• Genehmigungsprozesse:
  Benutzerdefinierte Genehmigende unterstützen alle Genehmigungsabläufe:
  • Linear - Alle müssen zustimmen
  • Linear - Einer muss zustimmen
  • Parallel - Alle müssen zustimmen
  • Parallel - Einer muss zustimmen

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4. Keine Genehmigung

Diese Option wird verwendet, wenn keine Genehmigung für die Abwesenheitsanfragen eines Mitarbeitenden erforderlich ist.

• Funktionsweise:
  • Anfragen werden automatisch genehmigt, ohne dass ein Genehmigender benötigt wird.

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Detaillierte Genehmigungsprozesse

Der Ablauf von Abwesenheitsanfragen hängt vom ausgewählten Genehmigungsprozess ab. Hier eine Übersicht:

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Lineare Genehmigungsprozesse

1. Linear - Alle müssen zustimmen
   • Funktionsweise: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Lehnt einer ab, wird die Anfrage abgelehnt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A → B → C
     • A stimmt zu → Anfrage geht an B.
     • B lehnt ab → Anfrage wird abgelehnt, C wird nicht kontaktiert.
2. Linear - Einer muss zustimmen
   • Funktionsweise: Genehmigende werden nacheinander kontaktiert. Stimmt einer zu, wird die Anfrage genehmigt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A → B → C
     • A lehnt ab → Anfrage geht an B.
     • B stimmt zu → Anfrage wird genehmigt, C wird nicht kontaktiert.

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Parallele Genehmigungsprozesse

1. Parallel - Alle müssen zustimmen
   • Funktionsweise: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Lehnt einer ab, wird die Anfrage abgelehnt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A, B und C werden gleichzeitig kontaktiert.
     • A und B stimmen zu, C lehnt ab → Anfrage wird abgelehnt.
2. Parallel - Einer muss zustimmen
   • Funktionsweise: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Stimmt einer zu, wird die Anfrage genehmigt.
   • Beispiel:
     Genehmigende A, B und C werden gleichzeitig kontaktiert.
     • A und B lehnen ab, C stimmt zu → Anfrage wird genehmigt.

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Zusätzliche Funktionen

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Genehmigungsbenachrichtigungen

• Der Antragsteller wird bei jedem Statuswechsel seiner Abwesenheitsanfrage benachrichtigt.
• Benachrichtigungen werden für jede Entscheidung der Genehmigenden gesendet, es sei denn, die Anfrage ist final genehmigt oder abgelehnt.

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Berechtigungen von Admins und Abteilungsleitern

• Admins: Können jede Abwesenheitsanfrage im Unternehmen bearbeiten.
• Abteilungsleiter: Können Anfragen für Nutzer ihrer Abteilung bearbeiten, auch wenn sie nicht als Genehmigende zugewiesen sind.

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Genehmiger-Override bei Abwesenheitsanträgen durch Admins

Wenn du als Admin einen Abwesenheitsantrag im Namen eines Nutzers erstellst, kann ein Dropdown erscheinen, mit dem du den standardmäßigen Genehmigungsworkflow überschreiben kannst.
Damit hast du die Möglichkeit, einen Antrag sofort selbst zu genehmigen, anstatt dich auf die automatische Zuweisung durch die Genehmigungsregel für den Nutzer oder die Abteilung zu verlassen. Best Practices für die Verwendung des Overrides:

• Nur bei Bedarf nutzen: Verwende die Standardkonfiguration, wenn möglich, um den Prozess konsistent zu halten.
• Kommunikation sicherstellen: Wenn du den Genehmiger überschreibst, informiere sowohl den ursprünglich vorgesehenen als auch den ausgewählten Genehmiger, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Entscheidung dokumentieren: In sensiblen oder außergewöhnlichen Fällen kann es sinnvoll sein, den Grund für den Override festzuhalten (z. B. in einem Kommentar oder nach interner Richtlinie).
• Regelmäßig prüfen: Wenn Overrides häufig notwendig sind, sollten die Genehmigungsregeln überprüft und ggf. angepasst werden.

Wann das Dropdown ausgeblendet wird:
Das Dropdown wird nur angezeigt, wenn ein Override möglich und sinnvoll ist. Die Sichtbarkeit richtet sich nach der konfigurierten Genehmigungsregel:

• Linear_all_have_to_agree:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn es nur einen Genehmiger gibt und dieser mit dir als Admin übereinstimmt.
  Es gibt in diesem Fall keine Alternativen zur Auswahl, daher ist ein Override nicht möglich.
• Linear_one_has_to_agree:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn der erste Genehmiger in der Liste du selbst bist.
  Da du die Genehmigung bereits übernehmen kannst, ist keine weitere Auswahl nötig.
• Parallel_one_has_to_agree:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn du Teil der definierten Genehmigergruppe bist.
  Jeder in der Gruppe kann genehmigen, daher ist keine Auswahl erforderlich.
• Parallel_all_have_to_agree:
  Das Dropdown wird nicht angezeigt, wenn nur ein Genehmiger definiert ist und dieser du bist.
  Da alle Genehmiger (in diesem Fall nur einer) zustimmen müssen, ist kein Override möglich.

Dieses Verhalten stellt sicher, dass die Override-Option nur dann erscheint, wenn sie im konkreten Genehmigungsprozess relevant ist.

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Tipps für die Konfiguration von Genehmigenden

• Dynamische Abteilungsleiter: Aktualisieren sich automatisch bei Änderungen in der Abteilungsleitung.
• Microsoft-Synchronisation: Reduziert manuellen Aufwand und hält Genehmigende aktuell.
• Flexibilität durch benutzerdefinierte Genehmigende: Ideal für spezielle Arbeitsabläufe.
• Keine Genehmigung: Vereinfachte Workflows für selbst verwaltete Abwesenheiten.