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Um häufige Supportanfragen zu Problemen bei der E-Mail-Zustellung zu bearbeiten, bietet absentify nun einen E-Mail-Verlauf-Reiter für jeden Mitarbeitenden. Diese Funktion ermöglicht Administratorinnen, die an einen Mitarbeitende*n gesendeten E-Mails der letzten 90 Tage sowie deren Zustellstatus einzusehen.

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Zugriff auf den E-Mail-Verlauf

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
  2. Wähle die gewünschte Person aus der Liste aus und öffne deren Profil.
  3. Wähle im Bearbeitungsmenü den Reiter E-Mail-Verlauf aus der Seitenleiste.
Inaktive Nutzer erhalten keine E-Mails von absentify. Wenn du einen Nutzer aktivierst, wird der E-Mail-Versand wieder aufgenommen.

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Details zum E-Mail-Verlauf

Der Reiter E-Mail-Verlauf zeigt eine Liste der E-Mails, die in den letzten 90 Tagen an die Person gesendet wurden. Jede Eintragung enthält folgende Informationen:
  • Betreff: Die Betreffzeile der gesendeten E-Mail.
  • Zustellstatus: Zeigt an, ob die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde oder ob Probleme wie Soft Bounces, Hard Bounces oder andere Zustellfehler aufgetreten sind.
  • Zeitstempel: Datum und Uhrzeit, zu der die E-Mail gesendet wurde.
Die Zustellstatus können helfen, potenzielle Probleme bei der E-Mail-Zustellung zu identifizieren. Weitere Details zur Fehlerbehebung findest du im Leitfaden zur E-Mail-Zustellung.

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Häufige Anwendungsfälle

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Überprüfung verpasster E-Mails

Administratorinnen können prüfen, ob eine bestimmte E-Mail an einen Mitarbeitende*n gesendet wurde, z. B.:
  • Genehmigungen von Abwesenheitsanfragen.
  • Abwesenheitsübersichten.
  • Benachrichtigungen über Updates oder Änderungen.

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Diagnose von Zustellproblemen

Wenn eine E-Mail nicht erfolgreich zugestellt wurde, zeigt das Feld Zustellstatus den Grund an, z. B.:
  • Soft Bounce: Temporäre Probleme wie ein volles Postfach oder Serverausfälle.
  • Hard Bounce: Permanente Zustellfehler, z. B. eine ungültige E-Mail-Adresse.
Administrator*innen können diese Informationen nutzen, um Probleme schnell zu lösen oder bei Bedarf an den Support weiterzuleiten.

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Best Practices

  • Überprüfe regelmäßig den E-Mail-Verlauf von Mitarbeitenden, die über fehlende E-Mails berichten.
  • Nutze den Zustellstatus, um Trends zu identifizieren, wie z. B. wiederkehrende Soft Bounces, und reagiere proaktiv darauf.
  • Konsultiere für ungelöste Probleme den Leitfaden zur E-Mail-Zustellung.
Andauernde Zustellfehler wie Hard Bounces können erfordern, die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden zu aktualisieren oder dein IT-Team einzubeziehen, um das Problem weiter zu untersuchen.
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