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Wenn du oder andere Benutzer keine E-Mail-Benachrichtigungen (z. B. zu Abwesenheitsanfragen, Kalendereinladungen oder Aktivierungslinks) erhalten, hilft dir diese Anleitung, mögliche Ursachen zu identifizieren und Lösungen bereitzustellen.

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Überprüfung des E-Mail-Verlaufs in absentify

absentify bietet einen E-Mail-Verlauf-Tab, um Zustellprobleme zu diagnostizieren. Schritte zur Überprüfung des E-Mail-Verlaufs:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer
  2. Wähle die betroffene Person aus und öffne das Profil
  3. Klicke auf den Tab E-Mail-Verlauf
Hier siehst du:
  • Status: Gesendet, Zurückgewiesen oder Fehlgeschlagen
  • Zeitstempel: Wann die E-Mail gesendet wurde
  • Grund für den Fehler: Zum Beispiel eine ungültige E-Mail-Adresse oder eine blockierte Domain
Behebe Probleme basierend auf dem protokollierten Grund (z. B. E-Mail-Adresse aktualisieren oder absentify-Domain auf die Allowlist setzen)

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Häufige Ursachen für nicht zugestellte E-Mails

Wenn im E-Mail-Verlauf keine Fehler erkennbar sind oder E-Mails trotz „Gesendet“-Status nicht ankommen, können folgende Ursachen verantwortlich sein:
  1. Outlook-Kalendersynchronisierung ist aktiviert
    Dadurch werden Abwesenheiten direkt im Kalender eingetragen, ohne E-Mail-Einladungen zu versenden.
  2. Einladungs-E-Mails wurden nicht gesendet
    Die Option zum automatischen Versenden von Einladungen war bei der Erstellung möglicherweise deaktiviert.
  3. Konto nicht aktiviert
    Personen, die sich noch nie angemeldet haben, erhalten keine Benachrichtigungen.
  4. E-Mail-Filter oder Regeln blockieren Benachrichtigungen
    Interne Spam-Filter oder Sicherheitsrichtlinien können E-Mails blockieren.

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Outlook-Kalendersynchronisierung

Wenn die Outlook-Kalendersynchronisierung aktiviert ist, werden Abwesenheiten automatisch zu Benutzerkalendern hinzugefügt, und E-Mail-Einladungen entfallen. So überprüfst und passt du die Einstellung an:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Microsoft.
  2. Deaktiviere den Schalter Outlook-Kalendersynchronisierung, wenn du E-Mail-Einladungen (iCal) bevorzugst.
Mehr Informationen zur Funktionsweise der Outlook-Kalendersynchronisierung findest du im
Kalendersync-Guide.

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Einladungs-E-Mails wurden nicht gesendet

Wenn jemand keine Einladungs-E-Mail erhalten hat, kannst du die Einladung manuell durchführen. So funktioniert’s:
  1. Teile den Login-Link: https://app.absentify.com/login
  2. Die Person loggt sich mit Microsoft oder per Magic-Link ein
  3. Danach kann sie Einem bestehenden Unternehmen beitreten, um Zugriff zu erhalten

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Konto nicht aktiviert

Damit Benachrichtigungen zugestellt werden, muss das Konto mindestens einmal mit Microsoft-Login aktiviert worden sein. Zu prüfen:
  • Wurde sich bereits eingeloggt?
  • Wurde Microsoft Login genutzt? (Magic-Link-Konten erhalten keine Benachrichtigungen)
  • Falls nicht, Einladung erneut senden oder den Login-Link teilen
Alle Schritte findest du auch in unserem Guide zur Aktivierung von Benutzern.

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E-Mail-Filter oder Regeln blockieren absentify-Benachrichtigungen

Wenn E-Mails weiterhin nicht ankommen, können sie durch unternehmensweite E-Mail-Regeln oder Spam-Filter blockiert werden.

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So whitelistest du absentify-E-Mails in Microsoft 365

  1. absentify zur Liste sicherer Absender hinzufügen:
    • Melde dich im Microsoft 365 Defender-Portal (https://security.microsoft.com) an.
    • Navigiere zu Richtlinien & Regeln > Bedrohungsrichtlinien > Anti-Spam-Richtlinien.
    • Füge notifications@mails.absentify.com zur Liste sicherer Absender hinzu.
  2. Mailflow-Regeln in Exchange einrichten:
    • Melde dich im Microsoft 365 Admin Center an.
    • Navigiere zu Exchange > Mailflow > Regeln.
    • Erstelle eine neue Regel mit folgenden Einstellungen:
      • Name: absentify-E-Mails erlauben.
      • Bedingung: Diese Regel anwenden, wenn... > Absender > Domain ist > mails.absentify.com.
      • Aktion: Folgendes tun > Nachrichteneigenschaften ändern > Spam-Vertrauensstufe (SCL) festlegen auf -1.
      Speichere die Regel, um E-Mails von absentify am Spam-Filter vorbeizuleiten.

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Erweiterte Fehlerbehebung

  1. Quarantäne-Einstellungen überprüfen:
    • Melde dich im Microsoft 365 Defender-Portal (https://security.microsoft.com) an.
    • Gehe zu Überprüfung > Quarantäne.
    • Suche nach E-Mails von notifications@mails.absentify.com und gib sie bei Bedarf frei.
  2. Detailliertes E-Mail-Tracking aktivieren:
    • Navigiere zum Exchange Admin Center.
    • Wähle Mailflow > Nachrichtenverfolgung.
    • Suche nach dem Benutzer oder der E-Mail-Domain, um Zustellprobleme zu identifizieren.
  3. Richtlinien für Advanced Threat Protection (ATP) überprüfen:
    • Falls ATP aktiviert ist, füge mails.absentify.com als vertrauenswürdige Domain in deinen Anti-Phishing- und Safe-Links-Richtlinien hinzu.
  4. Domänenkonfiguration überprüfen:
    • Stelle sicher, dass die E-Mail-Sicherheitsrichtlinien deiner Organisation die Domain mails.absentify.com unterstützen.
E-Mails von absentify werden über den Microsoft Azure-E-Mail-Dienst gesendet, der dynamische IPs verwendet. Das Whitelisting der Domain stellt eine zuverlässige Zustellung sicher, ohne IP-spezifische Einstellungen.

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Brauchst du Unterstützung?

Wenn du weiterhin Probleme hast, wende dich an unser Support-Team. Wir helfen dir gerne bei der Lösung von E-Mail-Zustellungsproblemen.