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Wenn du oder andere Benutzer keine E-Mail-Benachrichtigungen (z. B. zu Abwesenheitsanfragen, Kalendereinladungen oder Aktivierungslinks) erhalten, hilft dir diese Anleitung, mögliche Ursachen zu identifizieren und Lösungen bereitzustellen.

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Häufige Ursachen für nicht zugestellte E-Mails

  1. Outlook-Kalendersynchronisierung ist aktiviert: Dies umgeht E-Mail-Einladungen, indem Benutzerkalender direkt aktualisiert werden.
  2. Einladungs-E-Mails wurden nicht gesendet: Die Einstellung für Einladungen wurde möglicherweise deaktiviert.
  3. Benutzerkonten sind inaktiv: Benachrichtigungen werden nicht an inaktive Konten gesendet.
  4. E-Mail-Filter oder Spam-Regeln blockieren absentify-Benachrichtigungen: E-Mails könnten in Spam verschoben oder durch IT-Richtlinien blockiert werden.
  5. Fehler in der E-Mail-Historie: Überprüfe die E-Mail-Historie in absentify auf spezifische Probleme.

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Überprüfung der E-Mail-Historie in absentify

absentify bietet einen E-Mail-Historie-Tab, um Zustellprobleme zu diagnostizieren. Schritte zur Überprüfung der E-Mail-Historie:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Wähle den betroffenen Benutzer aus und öffne dessen Profil.
  3. Klicke auf den Tab E-Mail-Historie.
Hier siehst du:
  • Status: Gesendet, Zurückgewiesen oder Fehlgeschlagen.
  • Zeitstempel: Wann die E-Mail gesendet wurde.
  • Grund für den Fehler: Zum Beispiel eine ungültige E-Mail-Adresse oder eine blockierte Domain.
Behebe Probleme basierend auf dem protokollierten Grund (z. B. Aktualisierung der E-Mail-Adresse oder Whitelisting der Domain von absentify).

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Outlook-Kalendersynchronisierung

Wenn die Outlook-Kalendersynchronisierung aktiviert ist, werden Abwesenheiten automatisch zu Benutzerkalendern hinzugefügt, und E-Mail-Einladungen entfallen. So überprüfst und passt du die Einstellung an:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Microsoft.
  2. Deaktiviere den Schalter Outlook-Kalendersynchronisierung, wenn du E-Mail-Einladungen bevorzugst.

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Einladungs-E-Mails wurden nicht gesendet

Wenn Benutzer ihre Einladungs-E-Mails nicht erhalten haben, überprüfe die Einstellung Einladungsmail senden. Lösungsschritte
  1. Benutzer manuell einladen:
  2. Automatische Einladungen aktivieren:
    • Gehe zu Einstellungen.
    • Stelle sicher, dass der Schalter Einladungsmail senden aktiviert ist.

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Konto nicht aktiviert

Benutzer müssen ihr Konto aktivieren, indem sie sich mindestens einmal bei absentify anmelden, um Benachrichtigungen zu erhalten. Zu überprüfende Punkte:
  • Bestätige, ob sich der Benutzer angemeldet hat.
  • Falls nicht, sende die Einladung erneut oder teile den Login-Link.
Weitere Details findest du in unserem Leitfaden zur Aktivierung von Benutzern.

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E-Mail-Filter oder Regeln blockieren absentify-Benachrichtigungen

Wenn E-Mails weiterhin nicht ankommen, können sie durch unternehmensweite E-Mail-Regeln oder Spam-Filter blockiert werden.

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So whitelistest du absentify-E-Mails in Microsoft 365

  1. absentify zur Liste sicherer Absender hinzufügen:
    • Melde dich im Microsoft 365 Defender-Portal (https://security.microsoft.com) an.
    • Navigiere zu Richtlinien & Regeln > Bedrohungsrichtlinien > Anti-Spam-Richtlinien.
    • Füge notifications@mails.absentify.com zur Liste sicherer Absender hinzu.
  2. Mailflow-Regeln in Exchange einrichten:
    • Melde dich im Microsoft 365 Admin Center an.
    • Navigiere zu Exchange > Mailflow > Regeln.
    • Erstelle eine neue Regel mit folgenden Einstellungen:
      • Name: absentify-E-Mails erlauben.
      • Bedingung: Diese Regel anwenden, wenn... > Absender > Domain ist > mails.absentify.com.
      • Aktion: Folgendes tun > Nachrichteneigenschaften ändern > Spam-Vertrauensstufe (SCL) festlegen auf -1.
      Speichere die Regel, um E-Mails von absentify am Spam-Filter vorbeizuleiten.

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Erweiterte Fehlerbehebung

  1. Quarantäne-Einstellungen überprüfen:
    • Melde dich im Microsoft 365 Defender-Portal (https://security.microsoft.com) an.
    • Gehe zu Überprüfung > Quarantäne.
    • Suche nach E-Mails von notifications@mails.absentify.com und gib sie bei Bedarf frei.
  2. Detailliertes E-Mail-Tracking aktivieren:
    • Navigiere zum Exchange Admin Center.
    • Wähle Mailflow > Nachrichtenverfolgung.
    • Suche nach dem Benutzer oder der E-Mail-Domain, um Zustellprobleme zu identifizieren.
  3. Richtlinien für Advanced Threat Protection (ATP) überprüfen:
    • Falls ATP aktiviert ist, füge mails.absentify.com als vertrauenswürdige Domain in deinen Anti-Phishing- und Safe-Links-Richtlinien hinzu.
  4. Domänenkonfiguration überprüfen:
    • Stelle sicher, dass die E-Mail-Sicherheitsrichtlinien deiner Organisation die Domain mails.absentify.com unterstützen.
E-Mails von absentify werden über den Microsoft Azure-E-Mail-Dienst gesendet, der dynamische IPs verwendet. Das Whitelisting der Domain stellt eine zuverlässige Zustellung sicher, ohne IP-spezifische Einstellungen.

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Brauchst du Unterstützung?

Wenn du weiterhin Probleme hast, wende dich an unser Support-Team. Wir helfen dir gerne bei der Lösung von E-Mail-Zustellungsproblemen.
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