Im Bereich Abwesenheitsarten von absentify können Administrator*innen Kategorien für Mitarbeiterabwesenheiten erstellen, anpassen und verwalten. Dies ermöglicht eine präzise Nachverfolgung, Kalendersynchronisation und die Einhaltung unternehmensspezifischer Richtlinien.

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Übersicht über Abwesenheitsarten

Der Bereich Abwesenheitsarten bietet eine Übersicht über alle konfigurierten Abwesenheitsarten. Jede Abwesenheitsart kann mit einzigartigen Eigenschaften angepasst werden, wie z. B.:

  • Name: Wird im Kalender und in Berichten der Benutzer*innen angezeigt.
  • Farbe und Icon: Diese visuellen Merkmale können nur in der Listenansicht der Abwesenheitsarten geändert werden, nachdem die Art erstellt wurde. Sie sind nicht in den Erstellungs- oder Bearbeitungsdialogen anpassbar.

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Neue Abwesenheitsart hinzufügen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf + Neue Abwesenheitsart hinzufügen.
  2. Fülle die Details für die Abwesenheitsart aus:

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Allgemeine Einstellungen

  • Name: Gib einen klaren, beschreibenden Namen an (z. B. “Urlaub”, “Krankheit”).

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Kalendersynchronisation

  • Kalendersynchronisation aktivieren:
    • Synchronisation bei Erstellung: Fügt die Abwesenheit in den Kalender ein, sobald die Anfrage erstellt wird.
    • Synchronisation nur nach Genehmigung: Fügt die Abwesenheit erst nach Genehmigung in den Kalender ein.
    • Synchronisation deaktiviert: Verhindert die Kalendersynchronisation für diese Abwesenheitsart.

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Outlook- und iCal-Synchronisationseinstellungen

Die angezeigten Synchronisationsoptionen hängen von den Berechtigungen für den Zugriff auf Microsoft Outlook-Kalender über die Graph-API ab:

  • Wenn Berechtigungen gewährt wurden:

    • Outlook-Kalendereintrag anzeigen als: Definiere, wie der Eintrag in Outlook angezeigt wird (z. B. “Außer Haus”, “Beschäftigt”).
    • Betreff des Ereignisses: Passe den Titel des Kalendereintrags an, um in gemeinsamen Kalendern Klarheit zu schaffen.

  • Wenn keine Berechtigungen gewährt wurden:

    • Die iCal-Synchronisationseinstellungen werden angezeigt:
      • iCal-Ereigniseintrag anzeigen als: Definiere, wie der Eintrag in iCal angezeigt wird (z. B. “Außer Haus”).
      • Betreff des Ereignisses: Optionale Anpassung des Betreffs des Kalendereintrags.

Für private Abwesenheitsarten empfiehlt es sich, neutrale Betreffs wie “Abwesend” zu verwenden, um die Vertraulichkeit in gemeinsamen Kalendern zu wahren.

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Kontingent und Nachverfolgung

  • Von Kontingent abziehen:
    Aktiviere diese Option, um die Abwesenheitsart mit einem Kontingent zu verknüpfen, das automatisch nachverfolgt und abgezogen wird. Konfiguriere zusätzliche Optionen:

    • Feiertage ignorieren: Behandle Feiertage als reguläre Arbeitstage für Abzüge.
    • Arbeitszeitplan ignorieren: Ziehe nur für geplante Arbeitstage ab; freie Tage werden automatisch ausgeschlossen.

  • Dauer-Einheit: Lege die kleinste Einheit für Abwesenheitsanfragen fest:

    • Tage
    • Halbe Tage
    • Stunden
    • 30-, 15-, 10- oder 5-Minuten-Schritte.

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Genehmigung und Datenschutz

  • Genehmigung erforderlich:
    Aktiviere diese Option, um sicherzustellen, dass Anfragen von Genehmigenden geprüft werden müssen. Deaktiviere sie, um eigenständige Einträge zu ermöglichen.
  • Grund verpflichtend:
    Fordere Mitarbeitende auf, einen Grund bei der Anfrage anzugeben.
  • Datenschutz:
    Wenn aktiviert:
    • Abwesenheitsdetails sind nur für dendie Anfragenden, Genehmigende, Abteilungsleiterinnen und Administrator*innen sichtbar.
    • Andere Mitarbeitende sehen nur “Abwesend” in Teamansichten oder Berichten.
    • Es wird empfohlen, neutrale Betreffwerte für die Kalendersynchronisation zu verwenden, um die Vertraulichkeit in Outlook- oder iCal-Kalendern zu wahren.
  • Anhang hochladen aktiviert:
    Ermöglicht Mitarbeitenden das Hochladen von Dokumenten zu Abwesenheitsanfragen.
    • Im Essentials-Plan kann ein Dokument pro Anfrage hochgeladen werden (max. 2 MB).
    • Im Plus-Plan können mehrere Dokumente pro Anfrage hochgeladen werden (max. 15 MB pro Dokument).

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Integration mit Abteilungen

  • In maximale Abwesenheit einbeziehen:
    Aktiviere diese Option, um die Abwesenheitsart in die Berechnung der maximalen Abwesenheiten einer Abteilung einzubeziehen und sicherzustellen, dass Limits eingehalten werden.

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Abwesenheitsart bearbeiten

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der Abwesenheitsart, die du bearbeiten möchtest.
  3. Aktualisiere die Einstellungen (z. B. Name, verknüpfte Kontingente oder Genehmigungsanforderungen).
  4. Speichere deine Änderungen.

Änderungen an Abwesenheitsarten gelten rückwirkend für bestehende Einträge. Überprüfe potenzielle Auswirkungen, bevor du Änderungen vornimmst.

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Abwesenheitsart löschen

So entfernst du eine Abwesenheitsart:

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Papierkorbsymbol neben der Abwesenheitsart.
  3. Bestätige die Löschung.

Das Löschen einer Abwesenheitsart verhindert neue Anfragen, beeinflusst jedoch keine bestehenden Einträge. Stelle sicher, dass die Abwesenheitsart nicht mehr verwendet wird, bevor du sie löschst.

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Best Practices für die Verwaltung von Abwesenheitsarten

  • Abwesenheitsarten an Richtlinien anpassen: Stelle sicher, dass die Abwesenheitsarten mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.
  • Konfigurationen regelmäßig überprüfen: Halte Einstellungen aktuell, um sich verändernden organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Klare Namenskonventionen verwenden: Beschreibende Namen helfen Mitarbeitenden und Manager*innen, ihre Optionen zu verstehen.
  • Kontingente sorgfältig verknüpfen: Vermeide unbeabsichtigte Überschneidungen von Kontingenten.
  • Vertraulichkeit wahren: Verwende für private Abwesenheitsarten neutrale Begriffe wie “Abwesend” bei der Kalendersynchronisation.

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