Im Bereich Abwesenheitsarten von absentify können Administrator*innen Kategorien für Mitarbeiterabwesenheiten erstellen, anpassen und verwalten. Dies ermöglicht eine präzise Nachverfolgung, Kalendersynchronisation und die Einhaltung unternehmensspezifischer Richtlinien.

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Übersicht über Abwesenheitsarten

Der Bereich Abwesenheitsarten bietet eine Übersicht über alle konfigurierten Abwesenheitsarten. Jede Abwesenheitsart kann mit einzigartigen Eigenschaften angepasst werden, wie z. B.:

  • Name: Wird im Kalender und in Berichten der Benutzer*innen angezeigt.
  • Farbe und Icon: Diese visuellen Merkmale können nur in der Listenansicht der Abwesenheitsarten geändert werden, nachdem die Art erstellt wurde. Sie sind nicht in den Erstellungs- oder Bearbeitungsdialogen anpassbar.

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Neue Abwesenheitsart hinzufügen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf + Neue Abwesenheitsart hinzufügen.
  2. Fülle die Details für die Abwesenheitsart aus:

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Allgemeine Einstellungen

  • Name: Gib einen klaren, beschreibenden Namen an (z. B. “Urlaub”, “Krankheit”).

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Kalendersynchronisation

  • Kalendersynchronisation aktivieren:
    • Synchronisation bei Erstellung: Fügt die Abwesenheit in den Kalender ein, sobald die Anfrage erstellt wird.
    • Synchronisation nur nach Genehmigung: Fügt die Abwesenheit erst nach Genehmigung in den Kalender ein.
    • Synchronisation deaktiviert: Verhindert die Kalendersynchronisation für diese Abwesenheitsart.

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Outlook- und iCal-Synchronisationseinstellungen

Die angezeigten Synchronisationsoptionen hängen von den Berechtigungen für den Zugriff auf Microsoft Outlook-Kalender über die Graph-API ab:

  • Wenn Berechtigungen gewährt wurden:

    • Outlook-Kalendereintrag anzeigen als: Definiere, wie der Eintrag in Outlook angezeigt wird (z. B. “Außer Haus”, “Beschäftigt”).
    • Betreff des Ereignisses: Passe den Titel des Kalendereintrags an, um in gemeinsamen Kalendern Klarheit zu schaffen.

  • Wenn keine Berechtigungen gewährt wurden:

    • Die iCal-Synchronisationseinstellungen werden angezeigt:
      • iCal-Ereigniseintrag anzeigen als: Definiere, wie der Eintrag in iCal angezeigt wird (z. B. “Außer Haus”).
      • Betreff des Ereignisses: Optionale Anpassung des Betreffs des Kalendereintrags.

Für private Abwesenheitsarten empfiehlt es sich, neutrale Betreffs wie “Abwesend” zu verwenden, um die Vertraulichkeit in gemeinsamen Kalendern zu wahren.

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Kontingent und Nachverfolgung

  • Von Kontingent abziehen:
    Aktiviere diese Option, um die Abwesenheitsart mit einem Kontingent zu verknüpfen, das automatisch nachverfolgt und abgezogen wird. Konfiguriere zusätzliche Optionen:

    • Feiertage ignorieren: Behandle Feiertage als reguläre Arbeitstage für Abzüge.
    • Arbeitszeitplan ignorieren: Ziehe nur für geplante Arbeitstage ab; freie Tage werden automatisch ausgeschlossen.

  • Dauer-Einheit: Lege die kleinste Einheit für Abwesenheitsanfragen fest:

    • Tage
    • Halbe Tage
    • Stunden
    • 30-, 15-, 10- oder 5-Minuten-Schritte.

Einschränkungen der Abwesenheitseinheit: Wenn du ein Kontingent ausgewählt hast, von dem der neue Abwesenheitstyp abgezogen werden soll, stehen nur die Einheiten zur Verfügung, in denen die Kontingente ursprünglich angelegt wurden. Stelle sicher, dass die ausgewählte Einheit mit der Konfiguration des Kontingents übereinstimmt.

Änderung der Abwesenheitseinheit: Sobald eine Anfrage mit diesem Abwesenheitstyp gestellt wurde, kann die Abwesenheitseinheit nicht mehr geändert werden. Überprüfe vor dem Speichern des Abwesenheitstyps und bevor dein Team Anfragen stellt, ob die ausgewählte Einheit korrekt ist.

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Genehmigung und Datenschutz

  • Genehmigung erforderlich:
    Aktiviere diese Option, um sicherzustellen, dass Anfragen von Genehmigenden geprüft werden müssen. Deaktiviere sie, um eigenständige Einträge zu ermöglichen.

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Datenschutzeinstellungen

  • Abwesenheitsart-Datenschutz:
    • Aktiviert: Die Abwesenheitsart ist für reguläre Mitarbeitende verborgen. Sie sehen nur „Abwesend“ in der Teamübersicht und im Kalender. Nur derdie Anfragende, Genehmigende, Abteilungsleiterinnen und Administrator*innen können die Abwesenheitsart sehen.
    • Deaktiviert: Alle Benutzer*innen, die die Abwesenheit sehen können, sehen auch die spezifische Abwesenheitsart.

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Grundeinstellungen

Der Bereich Grund definiert, ob Mitarbeitende beim Beantragen einer Abwesenheit einen Grund angeben müssen und wer diesen sehen kann.

  • Grund verpflichtend:
    Legt fest, ob ein Grund für die Abwesenheit angegeben werden muss.

    • Aktiviert: Mitarbeitende müssen beim Antrag einen Grund angeben.
    • Deaktiviert: Das Eingeben eines Grundes ist optional.

  • Sichtbarkeit des Grundes (nur sichtbar, wenn Abwesenheitsart-Datenschutz deaktiviert ist):
    Diese Einstellung bestimmt, wer den Grund für die Abwesenheit sehen kann.

    • Aktiviert: Nur derdie Anfragende, Genehmigende, Abteilungsleiterinnen und Administrator*innen können den Grund sehen.
    • Deaktiviert: Alle Benutzer*innen, die die Abwesenheit sehen können, sehen auch den Grund.

  • Anhang hochladen aktiviert:
    Ermöglicht Mitarbeitenden das Hochladen von Dokumenten zu Abwesenheitsanfragen.

    • Im Essentials-Plan kann ein Dokument pro Anfrage hochgeladen werden (max. 2 MB).
    • Im Plus-Plan können mehrere Dokumente pro Anfrage hochgeladen werden (max. 15 MB pro Dokument).

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Integration mit Abteilungen

  • In maximale Abwesenheit einbeziehen:
    Aktiviere diese Option, um die Abwesenheitsart in die Berechnung der maximalen Abwesenheiten einer Abteilung einzubeziehen.

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Abwesenheitsart bearbeiten

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der Abwesenheitsart, die du bearbeiten möchtest.
  3. Aktualisiere die Einstellungen (z. B. Name, verknüpfte Kontingente oder Genehmigungsanforderungen).
  4. Speichere deine Änderungen.

Änderungen an Abwesenheitsarten gelten rückwirkend für bestehende Einträge. Überprüfe potenzielle Auswirkungen, bevor du Änderungen vornimmst.

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Reihenfolge der Abwesenheitstypen bearbeiten

So kannst du die Anzeigereihenfolge der Abwesenheitstypen in absentify aktualisieren:

  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen und klicke auf das Raster-Symbol neben dem gewünschten Abwesenheitstyp.
  2. Ziehe den Abwesenheitstyp per Drag-and-Drop an die gewünschte Position. Änderungen werden automatisch gespeichert.

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Was diese Änderung beeinflusst:

  • Die Reihenfolge, in der Abwesenheitstypen angezeigt werden, wenn Benutzer eine neue Abwesenheit beantragen.

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Was diese Änderung nicht beeinflusst:

  • Die Reihenfolge der sowohl abzugsfähigen als auch nicht abzugsfähigen Abwesenheitstypen im Kalender der Benutzer.

Die Reihenfolge der abzugsfähigen Abwesenheiten im Kalender wird durch die Reihenfolge bestimmt, die unter Kontingente festgelegt ist. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zur Verwaltung der Kontingentreihenfolge.

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Abwesenheitsart löschen

So entfernst du eine Abwesenheitsart:

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Papierkorbsymbol neben der Abwesenheitsart.
  3. Bestätige die Löschung.

Das Löschen einer Abwesenheitsart verhindert neue Anfragen, beeinflusst jedoch keine bestehenden Einträge. Stelle sicher, dass die Abwesenheitsart nicht mehr verwendet wird, bevor du sie löschst.

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Best Practices für die Verwaltung von Abwesenheitsarten

  • Abwesenheitsarten an Richtlinien anpassen: Stelle sicher, dass die Abwesenheitsarten mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.
  • Konfigurationen regelmäßig überprüfen: Halte Einstellungen aktuell, um sich verändernden organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Klare Namenskonventionen verwenden: Beschreibende Namen helfen Mitarbeitenden und Manager*innen, ihre Optionen zu verstehen.
  • Vertraulichkeit wahren: Verwende für private Abwesenheitsarten neutrale Begriffe wie “Abwesend” bei der Kalendersynchronisation.

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