Im Bereich Abwesenheitsarten von absentify können Administrator*innen Kategorien für Mitarbeiterabwesenheiten erstellen, anpassen und verwalten. Dies ermöglicht eine präzise Nachverfolgung, Kalendersynchronisation und die Einhaltung unternehmensspezifischer Richtlinien.

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Übersicht über Abwesenheitsarten

Der Bereich Abwesenheitsarten bietet eine Übersicht über alle konfigurierten Abwesenheitsarten. Jede Abwesenheitsart kann mit einzigartigen Eigenschaften angepasst werden, wie z. B.:
  • Name: Wird im Kalender und in Berichten der Benutzer*innen angezeigt.
  • Farbe und Icon: Diese visuellen Merkmale können nur in der Listenansicht der Abwesenheitsarten geändert werden, nachdem die Art erstellt wurde. Sie sind nicht in den Erstellungs- oder Bearbeitungsdialogen anpassbar.

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Neue Abwesenheitsart hinzufügen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf + Neue Abwesenheitsart hinzufügen.
  2. Fülle die Details für die Abwesenheitsart aus:

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Allgemeine Einstellungen

  • Name: Gib einen klaren, beschreibenden Namen an (z. B. “Urlaub”, “Krankheit”).

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Kalendersynchronisation

  • Kalendersynchronisation aktivieren:
    • Synchronisation bei Erstellung: Fügt die Abwesenheit in den Kalender ein, sobald die Anfrage erstellt wird.
    • Synchronisation nur nach Genehmigung: Fügt die Abwesenheit erst nach Genehmigung in den Kalender ein.
    • Synchronisation deaktiviert: Verhindert die Kalendersynchronisation für diese Abwesenheitsart.

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Outlook- und iCal-Synchronisationseinstellungen

Die angezeigten Synchronisationsoptionen hängen von den Berechtigungen für den Zugriff auf Microsoft Outlook-Kalender über die Graph-API ab:
  • Wenn Berechtigungen gewährt wurden:
    • Outlook-Kalendereintrag anzeigen als: Definiere, wie der Eintrag in Outlook angezeigt wird (z. B. “Außer Haus”, “Beschäftigt”).
    • Betreff des Ereignisses: Passe den Titel des Kalendereintrags an, um in gemeinsamen Kalendern Klarheit zu schaffen.
  • Wenn keine Berechtigungen gewährt wurden:
    • Die iCal-Synchronisationseinstellungen werden angezeigt:
      • iCal-Ereigniseintrag anzeigen als: Definiere, wie der Eintrag in iCal angezeigt wird (z. B. “Außer Haus”).
      • Betreff des Ereignisses: Optionale Anpassung des Betreffs des Kalendereintrags.
Für private Abwesenheitsarten empfiehlt es sich, neutrale Betreffs wie “Abwesend” zu verwenden, um die Vertraulichkeit in gemeinsamen Kalendern zu wahren.

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Kontingent und Nachverfolgung

Beim Erstellen einer Abwesenheitsart legst du fest, ob vom Kontingent abgezogen wird, ob eine Genehmigung nötig ist und ob die Abwesenheit für andere sichtbar ist.
  • Von Kontingent abziehen:
    Aktiviere diese Option, um die Abwesenheitsart mit einem Kontingent zu verknüpfen, das automatisch nachverfolgt und abgezogen wird. Konfiguriere zusätzliche Optionen:
    • Feiertage ignorieren: Behandle Feiertage als reguläre Arbeitstage für Abzüge.
    • Arbeitszeitplan ignorieren: Ziehe nur für geplante Arbeitstage ab; freie Tage werden automatisch ausgeschlossen.
  • Dauer-Einheit: Lege die kleinste Einheit für Abwesenheitsanfragen fest:
    • Tage
    • Halbe Tage
    • Stunden
    • 30-, 15-, 10- oder 5-Minuten-Schritte.
Einschränkungen der Abwesenheitseinheit: Wenn du ein Kontingent ausgewählt hast, von dem der neue Abwesenheitstyp abgezogen werden soll, stehen nur die Einheiten zur Verfügung, in denen die Kontingente ursprünglich angelegt wurden. Stelle sicher, dass die ausgewählte Einheit mit der Konfiguration des Kontingents übereinstimmt.Änderung der Abwesenheitseinheit: Sobald eine Anfrage mit diesem Abwesenheitstyp gestellt wurde, kann die Abwesenheitseinheit nicht mehr geändert werden. Überprüfe vor dem Speichern des Abwesenheitstyps und bevor dein Team Anfragen stellt, ob die ausgewählte Einheit korrekt ist.

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Erweiterte Einstellungen

In diesem Bereich kannst du alle wichtigen Einstellungen für diese Abwesenheitsart konfigurieren. Lege fest, welche Informationen erforderlich sind, wie der Antrags- und Genehmigungsprozess abläuft und wie die Abwesenheit für andere angezeigt wird.

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Erfordert Genehmigung:

Lege fest, ob Anträge für diese Abwesenheitsart von einem Genehmiger freigegeben werden müssen.
  • Aktiviert: Anträge müssen von einem Genehmiger freigegeben werden.
  • Deaktiviert: Anträge werden automatisch genehmigt.

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Grund obligatorisch:

Legt fest, ob ein Grund für die Abwesenheit angegeben werden muss.
  • Aktiviert: Mitarbeitende müssen beim Antrag einen Grund angeben.
  • Deaktiviert: Das Eingeben eines Grundes ist optional.

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Vertreter erforderlich

Lege fest, ob für diese Abwesenheitsart ein Vertreter erforderlich ist. Vertreter werden im Profil des Mitarbeiters unter Benutzereinstellungen zugewiesen.
  • Aktiviert:
    Wenn im Benutzerprofil bereits ein Vertreter hinterlegt ist und diese Einstellung aktiviert ist, wird dieser automatisch als Vertreter im Antrag übernommen. Erst nachdem ein gültiger Vertreter den Antrag bestätigt hat, wird dieser — sofern für die Abwesenheit eine Genehmigung erforderlich ist — an die Genehmiger weitergeleitet.
  • Deaktiviert:
    Anträge können ohne die Zustimmung eines Vertreters eingereicht werden.

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In maximale Abwesenheit einbeziehen

Lege fest, ob diese Abwesenheitsart in die Berechnung der maximalen Abwesenheiten der Abteilung einbezogen wird. Die Abteilungsgrenzen kannst du unter Abteilungseinstellungen konfigurieren.
  • Aktiviert: Diese Abwesenheitsart zählt zu den Abteilungsgrenzen.
  • Deaktiviert: Diese Abwesenheitsart wird bei den Abteilungsgrenzen nicht berücksichtigt.

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Privatsphäre der Abwesenheitsart:

Diese Einstellung bestimmt, wer den Grund für die Abwesenheit sehen kann.
  • Aktiviert: Die Abwesenheitsart ist für reguläre Mitarbeitende verborgen. Sie sehen nur „Abwesend“ in der Teamübersicht und im Kalender. Nur derdie Anfragende, Vertreterinnen, Genehmigende, Abteilungsleiterinnen und Administrator*innen können die Abwesenheitsart sehen.
  • Deaktiviert: Alle Benutzer*innen, die die Abwesenheit sehen können, sehen auch die spezifische Abwesenheitsart.
Bitte beachte: Wenn Du diese Einstellung aktiviert lässt, empfehlen wir als Best Practice, in der Outlook-Synchronisation die „Betreffzeile des Ereignisses“ ebenfalls auf „Abwesend“ zu setzen, um die Darstellung und Privatsphäre-Einstellungen auf allen Plattformen einheitlich zu halten.

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Anhang hochladen aktiviert:

Ermöglicht Mitarbeitenden das Hochladen von Dokumenten zu Abwesenheitsanfragen.
  • Im Essentials-Plan kann ein Dokument pro Anfrage hochgeladen werden (max. 2 MB).
  • Im Plus-Plan können mehrere Dokumente pro Anfrage hochgeladen werden (max. 15 MB pro Dokument).

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Abwesenheitsart bearbeiten

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der Abwesenheitsart, die du bearbeiten möchtest.
  3. Aktualisiere die Einstellungen (z. B. Name, verknüpfte Kontingente oder Genehmigungsanforderungen).
  4. Speichere deine Änderungen.
Änderungen an Abwesenheitsarten gelten rückwirkend für bestehende Einträge. Überprüfe potenzielle Auswirkungen, bevor du Änderungen vornimmst.

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Reihenfolge der Abwesenheitstypen bearbeiten

So kannst du die Anzeigereihenfolge der Abwesenheitstypen in absentify aktualisieren:
  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen und klicke auf das Raster-Symbol neben dem gewünschten Abwesenheitstyp.
  2. Ziehe den Abwesenheitstyp per Drag-and-Drop an die gewünschte Position. Änderungen werden automatisch gespeichert.

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Was diese Änderung beeinflusst:

  • Die Reihenfolge, in der Abwesenheitstypen angezeigt werden, wenn Benutzer eine neue Abwesenheit beantragen.

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Was diese Änderung nicht beeinflusst:

  • Die Reihenfolge der sowohl abzugsfähigen als auch nicht abzugsfähigen Abwesenheitstypen im Kalender der Benutzer.
Die Reihenfolge der abzugsfähigen Abwesenheiten im Kalender wird durch die Reihenfolge bestimmt, die unter Kontingente festgelegt ist. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zur Verwaltung der Kontingentreihenfolge.

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Abwesenheitsart löschen

So löschst du eine Abwesenheitsart:
  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Archiv-Symbol neben der gewünschten Abwesenheitsart.
  3. Wechsle zum Tab Archivierte Abwesenheitsarten.
  4. Klicke dort auf das Papierkorb-Symbol neben der archivierten Abwesenheitsart.
  5. Bestätige die Löschung.
Das Löschen einer Abwesenheitsart verhindert neue Anträge, beeinflusst jedoch keine bestehenden Einträge. Stelle sicher, dass die Abwesenheitsart nicht mehr genutzt wird, bevor du sie löschst.

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Archivierte Abwesenheitsarten

Das Archivieren einer Abwesenheitsart ist der empfohlene erste Schritt vor dem Löschen. Dadurch steht die Abwesenheitsart nicht mehr für neue Anträge zur Verfügung, bleibt aber für Berichte und Auswertungen erhalten.
Archivieren ist sinnvoll, wenn eine Abwesenheitsart nicht mehr aktiv genutzt wird, aber weiterhin in der Vergangenheit referenziert werden könnte – z. B. bei temporären Arten wie „Corona-Krankmeldung“ oder ausgelaufenen Regelungen.

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Best Practices

  • Zuerst archivieren: Archivieren ist immer der erste Schritt – so kannst du beobachten, ob die Abwesenheitsart noch irgendwo verwendet wird.
  • Berichte prüfen: Kontrolliere Nutzungsberichte oder Exporte, um sicherzugehen, dass keine aktiven Mitarbeitenden die Abwesenheitsart noch nutzen.
  • Löschung terminieren: Warte idealerweise bis zum Ende eines Geschäftsjahres mit der endgültigen Löschung – das erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Archivieren eignet sich, wenn:
  • Die Abwesenheitsart nicht mehr für neue Anträge genutzt werden soll, aber in historischen Daten vorkommen kann.
  • Eine Regelung schrittweise abgeschafft wird, du aber die Historie behalten willst.
Löschen solltest du nur, wenn:
  • Die Abwesenheitsart vollständig veraltet ist.
  • Du sicher bist, dass sie von keinem aktiven oder archivierten Nutzer mehr referenziert wird.

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Best Practices für die Verwaltung von Abwesenheitsarten

  • Abwesenheitsarten an Richtlinien anpassen: Stelle sicher, dass die Abwesenheitsarten mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.
  • Konfigurationen regelmäßig überprüfen: Halte Einstellungen aktuell, um sich verändernden organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Klare Namenskonventionen verwenden: Beschreibende Namen helfen Mitarbeitenden und Manager*innen, ihre Optionen zu verstehen.
  • Vertraulichkeit wahren: Verwende für private Abwesenheitsarten neutrale Begriffe wie “Abwesend” bei der Kalendersynchronisation.

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FAQ

Die folgenden FAQs zeigen dir, wie du die integrierten Funktionen von absentify nutzen kannst, um eine konsistente und datenschutzfreundliche Abwesenheitsverwaltung und Sichtbarkeit in deiner Organisation sicherzustellen.