Datenschutz & Berechtigungen
Hier sind die konfigurierbaren Datenschutzeinstellungen und ihre Auswirkungen:Andere Abteilungen
Beschreibung des Schalters: Wenn aktiviert, kann der Kalender aller Abteilungen eingesehen werden. Ist die Einstellung deaktiviert, ist nur der Kalender der eigenen Abteilung sichtbar.- Aktiviert: Kalender aller Abteilungen sind einsehbar.
- Deaktiviert: Nur der Kalender der eigenen Abteilung ist sichtbar.
Diese Einschränkung gilt nicht für Administratoren, die immer vollständigen Zugriff auf alle Kalender haben.
Kalenderansicht
Beschreibung des Schalters: Steuert den Zugriff auf die vollständige Kalenderansicht der Abwesenheiten eines Nutzers.- Aktiviert: Zeigt die Abwesenheiten eines Nutzers für das gesamte Jahr an, ähnlich der Funktion „Mein Kalender“ im Hauptmenü.
- Deaktiviert: Nur die betroffene Person selbst, die verantwortlichen Manager oder Genehmiger sowie Administratoren können auf den vollständigen Kalender zugreifen.
Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen
Beschreibung des Schalters: Legt fest, ob vergangene Abwesenheiten für alle sichtbar sind.- Aktiviert: Vergangene und zukünftige Abwesenheiten sind für alle sichtbar, sofern entsprechende Kalenderzugriffsrechte bestehen. Abwesenheitsdetails werden angezeigt, die Sichtbarkeit bestimmter Gründe hängt jedoch von den Datenschutzeinstellungen der Abwesenheitsarten ab.
- Deaktiviert:
- Reguläre Nutzer können anstehende Teamabwesenheiten sehen, sofern entsprechende Kalenderzugriffsrechte bestehen, und haben vollen Zugriff auf eigene vergangene und künftige Abwesenheiten.
- Genehmiger und Vertreter sehen sowohl vergangene als auch zukünftige Abwesenheiten der ihnen zugewiesenen Personen. Die Sichtbarkeit beginnt ab dem Datum der Rollenzuweisung – Abwesenheiten vor diesem Datum bleiben verborgen.
- Manager sehen alle vergangenen und kommenden Abwesenheiten, sofern sie Zugriff auf die Benutzer in der Abteilung haben. Es ist dabei unerheblich, wann die Rolle zugewiesen wurde.
Administratoren können jederzeit alle Abwesenheitsdetails aller Benutzer sehen, sowohl vergangene als auch zukünftige – unabhängig davon, wann die Rolle zugewiesen wurde und ob der Umschalter aktiv ist oder nicht.
Rückwirkende Stornierung von Abwesenheiten durch Manager
Beschreibung des Schalters: Gewährt Manager die Berechtigung, vergangene Abwesenheitsanfragen zu stornieren.- Aktiviert: Manager können Abwesenheitsanfragen stornieren, die bereits begonnen haben oder in der Vergangenheit liegen.
- Deaktiviert: Diese Funktion bleibt ausschließlich Administratoren vorbehalten.
Reguläre Nutzer können nur eigene zukünftige Abwesenheiten stornieren, unabhängig von der Schalterstellung. Alle Stornierungen lösen eine E-Mail-Benachrichtigung oder eine Teams-Bot-Nachricht an relevante Parteien aus, um Transparenz zu gewährleisten.
Zusammenfassung der Benutzerrollen und Berechtigungen
So interagieren diese Datenschutzeinstellungen mit den Benutzerrollen in absentify:Regulärer Benutzer
Standardberechtigungen- Kann immer die eigenen Abwesenheiten sehen – einschließlich aller Details und Gründe. Diese Sichtbarkeit wird niemals durch Privatsphäre-Einstellungen eingeschränkt.
- Kann ausschließlich das eigene Kontingent einsehen, z. B. Urlaubstage oder andere Kontingentarten.
- Kann eigene zukünftige Abwesenheiten stornieren.
- Kann Abwesenheitsanfragen für das aktuelle und das darauffolgende Geschäftsjahr erstellen.
- Erhält Benachrichtigungen über eigene Abwesenheitsanfragen entsprechend der persönlichen Benachrichtigungseinstellungen.
- Kann Abwesenheiten anderer Benutzer abhängig vom Andere Abteilungen-Schalter sehen:
- Wenn aktiviert, können Abwesenheiten aller Benutzer im Workspace gesehen werden.
- Wenn deaktiviert, können nur Abwesenheiten von Kollegen innerhalb der eigenen Abteilung gesehen werden.
- Kann vergangene Abwesenheiten anderer Benutzer nur sehen, wenn die Einstellung Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen aktiviert ist. Wenn deaktiviert, werden nur aktuelle und zukünftige Abwesenheiten angezeigt.
- Die Sichtbarkeit der Abwesenheitsgründe hängt sowohl von den Abwesenheitsart Privatsphäre- als auch von den Gründe Sichtbarkeit-Einstellungen ab:
- Wenn Abwesenheitsart Privatsphäre aktiviert ist, sehen nur zugewiesene Genehmiger, Vertreter, Abteilungsleiter des Anfragenden und Admins die Abwesenheitsart.
- Wenn Abwesenheitsart Privatsphäre deaktiviert und Gründe Sichtbarkeit aktiviert ist, sehen nur zugewiesene Genehmiger, Vertreter, Abteilungsleiter und Admins den Grund.
- Wenn Abwesenheitsart Privatsphäre deaktiviert und Gründe Sichtbarkeit deaktiviert ist, sehen alle Benutzer, die die Abwesenheit sehen dürfen, auch den Grund.
Vertreter
Allgemeine Berechtigungen- Hat dieselben Rechte wie ein regulärer Benutzer, wie oben unter Standardberechtigungen beschrieben.
Zugriffsbereich: Die folgenden Regeln gelten nur für Anfragen, bei denen der Vertreter die Vertreterrolle akzeptiert hat.
Wurde die Rolle abgelehnt, gelten die Rechte des regulären Benutzers, und die Details der Abwesenheit sind nicht sichtbar.
- Kann den Abwesenheitsgrund einsehen – unabhängig von den Abwesenheitsart Privatsphäre Einstellungen.
- Kann vergangene Abwesenheiten sehen – unabhängig von der Einstellung Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen.
- Erhält Benachrichtigungen zu Abwesenheitsanfragen, bei denen er beteiligt ist, gemäß den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen.
Genehmiger
Allgemeine Berechtigungen- Hat dieselben Rechte wie ein regulärer Benutzer, wie oben unter Standardberechtigungen beschrieben.
Zugriffsbereich: Die folgenden Berechtigungen gelten nur für Anfragen, für die der Genehmiger direkt zugewiesen wurde, und ab dem Zeitpunkt der Zuweisung.
In allen anderen Fällen gelten die Berechtigungen des regulären Benutzers.
- Kann Abwesenheitsanfragen bearbeiten, die zur Genehmigung zugewiesen wurden.
- Kann die Kontingente der Benutzer sehen, deren Abwesenheiten sie genehmigen, zusätzlich zu den eigenen.
- Kann alle Abwesenheitsdetails von Mitarbeitenden in der eigenen Abteilung sehen – jedoch nur ab dem Zeitpunkt, zu dem die Genehmigungsrolle zugewiesen wurde. Vorher gelten die Rechte eines regulären Benutzers.
- Abwesenheitsgründe: Immer sichtbar, unabhängig von den Abwesenheitsart Privatsphäre Einstellungen.
- Vergangene Abwesenheiten: Immer sichtbar, unabhängig von der Einstellung Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen.
- Kann den gesamten Genehmigungsprozess für Anfragen nachverfolgen, inklusive aller Änderungen durch andere Genehmiger oder Admins.
- Erhält Benachrichtigungen zu Anfragen, bei denen sie beteiligt sind, entsprechend der persönlichen Benachrichtigungseinstellungen.
Manager
Allgemeine Berechtigungen- Hat dieselben Rechte wie ein regulärer Benutzer, wie oben unter Standardberechtigungen beschrieben.
Zugriffsbereich: Die folgenden Berechtigungen gelten nur für Abteilungen, denen der Benutzer explizit als Manager zugewiesen wurde, und ab dem Zeitpunkt der Zuweisung.
In anderen Abteilungen, in denen der Benutzer nur Mitglied, aber kein Manager ist, gelten die Rechte eines regulären Benutzers.
- Kann die Kontingente der Mitarbeitenden in der eigenen Abteilung sehen.
- Erhält nur Benachrichtigungen zu Abwesenheitsanfragen, bei denen er direkt beteiligt ist, entsprechend den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen,
kann aber über andere Abwesenheiten in der Abteilung durch Aktivierung der wöchentlichen Abwesenheitsübersicht informiert bleiben. - Kann alle Abwesenheitsdetails von Mitarbeitenden der eigenen Abteilung sehen – unabhängig von den Abwesenheitsart Privatsphäre Einstellungen oder der Einstellung Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen.
- Kann Abwesenheiten innerhalb der eigenen Abteilung stornieren, einschließlich:
- Noch nicht verarbeiteter oder bereits genehmigter Abwesenheiten.
- Vergangener Abwesenheiten, wenn die Funktion Rückwirkende Stornierung durch Manager aktiviert ist.
Wichtig: Manager können keine Anfragen genehmigen, es sei denn, sie sind auch als Genehmiger zugewiesen.
Administrator
Allgemeine Berechtigungen- Kann Abwesenheiten für alle Benutzer im Workspace erstellen – sowohl für das aktuelle Geschäftsjahr als auch für ein Jahr in der Vergangenheit oder Zukunft.
- Hat vollständige Sichtbarkeit über alle Abwesenheiten im gesamten Workspace.
- Hat vollständige Kontrolle über die Benutzereinstellungen – einschließlich Hinzufügen und Entfernen von Nutzern sowie der Bearbeitung aller Profil- und Kontingenteinstellungen.
- Kann jede Abwesenheitsanfrage unabhängig vom Status stornieren – bis zu einem Geschäftsjahr in der Vergangenheit oder Zukunft.
- Kann sämtliche Privatsphäre- und Systemeinstellungen im Workspace konfigurieren.
- Kann Abwesenheitsdaten für beliebige Zeiträume seit Bestehen des Workspaces exportieren.
- Mit aktiviertem Billing Admin:
- Kann alle Rechnungsdaten bearbeiten, Zahlungsmethoden ändern, frühere Rechnungen einsehen und den aktuellen Plan sehen.
- Mit deaktiviertem Billing Admin:
- Hat keinen Zugriff auf die Tabs Abrechnung oder Upgrade in den Workspace-Einstellungen.