Datenschutzeinstellungen

Der Bereich Datenschutzeinstellungen unter Einstellungen > Allgemein ermöglicht Administrator*innen, die Freigabe von Abwesenheitsdaten und Abteilungskalendern innerhalb der Organisation zu steuern. Diese Einstellungen stellen sicher, dass sensible Informationen nur den richtigen Personen zugänglich sind, während gleichzeitig Flexibilität für betriebliche Anforderungen gewährleistet wird.

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Datenschutz & Berechtigungen

Hier sind die konfigurierbaren Datenschutzeinstellungen und ihre Auswirkungen:

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Andere Abteilungen

Beschreibung des Schalters: Wenn aktiviert, können Mitarbeitende die Kalender aller Abteilungen einsehen. Ist die Einstellung deaktiviert, sehen Mitarbeitende nur die Kalender ihrer eigenen Abteilung.

• Aktiviert: Nutzer*innen können alle Abteilungskalender einsehen.
• Deaktiviert: Nutzer*innen sehen nur den Kalender ihrer eigenen Abteilung.

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Kalenderansicht

Beschreibung des Schalters: Steuert den Zugriff auf die vollständige Kalenderansicht der Abwesenheiten eines Nutzers.

• Aktiviert: Zeigt die Abwesenheiten eines Nutzers für das gesamte Jahr an, ähnlich der Funktion „Mein Kalender“ im Hauptmenü.
• Deaktiviert: Nur der/die Nutzerin selbst, deren Manager/Genehmigende und Administratorinnen können auf den vollständigen Kalender zugreifen.

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Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen

Beschreibung des Schalters: Legt fest, ob vergangene Abwesenheiten für alle Nutzer*innen sichtbar sind.

• Aktiviert: Sowohl vergangene als auch zukünftige Abwesenheiten sind für alle Nutzerinnen innerhalb derselben Abteilung sichtbar. Die Sichtbarkeit spezifischer Gründe hängt jedoch von den Einstellungen für Abwesenheitstypen ab. Zum Beispiel könnten Nutzerinnen nur „Abwesend“ sehen, anstatt den genauen Grund.
• Deaktiviert: Nur Managerinnen, Genehmigende und Administratorinnen können vergangene Abwesenheiten einsehen. Reguläre Mitarbeitende sehen nur zukünftige Abwesenheiten.

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Rückwirkende Stornierung von Abwesenheiten durch Abteilungsleiter*innen

Beschreibung des Schalters: Gewährt Abteilungsleiter*innen die Berechtigung, vergangene Abwesenheitsanfragen zu stornieren.

• Aktiviert: Abteilungsleiter*innen können Abwesenheitsanfragen stornieren, die bereits begonnen haben oder in der Vergangenheit liegen.
• Deaktiviert: Diese Funktion bleibt ausschließlich Administrator*innen vorbehalten.

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Zusammenfassung der Benutzerrollen und Berechtigungen

So interagieren diese Datenschutzeinstellungen mit den Benutzerrollen in absentify:

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Reguläre Nutzer*innen

• Können immer ihre eigenen Abwesenheiten einschließlich aller Details und Gründe sehen, unabhängig von den Einstellungen.
• Können Abwesenheiten von Kolleg*innen innerhalb ihrer Abteilung sehen:
  • Vergangene Abwesenheiten: Nur, wenn Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen aktiviert ist.
  • Gründe für Abwesenheiten: Hängt von der Konfiguration der Abwesenheitstypen ab. Wenn eingeschränkt, sehen sie möglicherweise nur „Abwesend“ ohne Details.
• Können ihre eigenen zukünftigen Abwesenheiten stornieren (alle beteiligten Parteien werden per E-Mail oder Teams-Bot-Nachricht benachrichtigt).
• Können nur ihre eigenen Urlaubskontingente (z. B. Urlaubstage oder andere Quoten) sehen.

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Genehmigende

• Können alle Details zu Abwesenheitsanfragen einsehen, die ihnen zur Genehmigung zugewiesen wurden, einschließlich der Gründe für Abwesenheiten.
• Können Abwesenheitsanfragen, die ihnen zugewiesen wurden, genehmigen oder ablehnen.
• Können nicht rückwirkend Abwesenheitsanfragen stornieren oder ändern, nachdem sie genehmigt wurden.
• Können den vollständigen Genehmigungsprozess von Anfragen verfolgen, die ihnen zugewiesen wurden, einschließlich nachfolgender Änderungen durch andere Genehmigende oder Administrator*innen.
• Können die Urlaubskontingente der Mitarbeitenden einsehen, deren Abwesenheiten sie genehmigen sollen, zusätzlich zu ihren eigenen Kontingenten.
• Haben keinen Zugriff auf Abwesenheitsanfragen oder Kontingente von Mitarbeitenden, die ihnen nicht zugewiesen wurden.

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Abteilungsleiter*innen

• Haben alle Rechte wie reguläre Nutzer*innen.
• Können alle Abwesenheiten der Mitarbeitenden in ihrer Abteilung sehen, einschließlich:
  • Gründe für Abwesenheiten: Immer sichtbar, unabhängig von den Abwesenheitstyp-Einstellungen.
  • Vergangene Abwesenheiten: Vollständig sichtbar, unabhängig von der Einstellung Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen.
• Können die Urlaubskontingente aller Mitarbeitenden in ihrer Abteilung einsehen, zusätzlich zu ihren eigenen.
• Können Entscheidungen anderer Genehmigender innerhalb ihrer Abteilung übersteuern, z. B. genehmigte Abwesenheiten ändern oder stornieren.
• Können Abwesenheiten in ihrer Abteilung stornieren, einschließlich Abwesenheiten, die bereits begonnen haben oder genehmigt wurden.
• Alle Aktionen von Abteilungsleiter*innen, wie das Übersteuern von Genehmigungen oder Stornierungen, werden vollständig protokolliert, und alle relevanten Parteien werden per E-Mail oder Teams-Bot-Nachricht benachrichtigt.
• Zugriffsbereich: Abteilungsleiterinnen haben nur Sichtbarkeit und Berechtigungen für Mitarbeitende in den Abteilungen, denen sie ausdrücklich zugewiesen sind. In anderen Abteilungen agieren sie als reguläre Nutzerinnen ohne zusätzliche Berechtigungen.

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Administrator*innen

• Haben vollständigen Zugriff auf alle Abwesenheitsdaten in allen Abteilungen, einschließlich:
  • Gründe für Abwesenheiten: Immer sichtbar, unabhängig von den Abwesenheitstyp-Einstellungen.
  • Vergangene und zukünftige Abwesenheiten: Vollständig sichtbar und verwaltbar über die gesamte Organisation hinweg.
• Können die Urlaubskontingente aller Mitarbeitenden in allen Abteilungen einsehen und verwalten.
• Können jede Abwesenheitsanfrage übersteuern, ändern oder stornieren, unabhängig vom aktuellen Status (z. B. genehmigt, ausstehend oder vergangen).
• Können Datenschutzeinstellungen und alle anderen Systemeinstellungen für die gesamte Anwendung konfigurieren.
• Können alle Aktionen nachverfolgen und durch vollständiges System-Logging und Benachrichtigungen an relevante Parteien Transparenz sicherstellen.

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