Der Bereich Datenschutzeinstellungen unter Einstellungen > Allgemein ermöglicht Administrator*innen, die Freigabe von Abwesenheitsdaten und Abteilungskalendern innerhalb der Organisation zu steuern. Diese Einstellungen stellen sicher, dass sensible Informationen nur den richtigen Personen zugänglich sind, während gleichzeitig Flexibilität für betriebliche Anforderungen gewährleistet wird.

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Datenschutz & Berechtigungen

Hier sind die konfigurierbaren Datenschutzeinstellungen und ihre Auswirkungen:

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Andere Abteilungen

Beschreibung des Schalters: Wenn aktiviert, können Mitarbeitende die Kalender aller Abteilungen einsehen. Ist die Einstellung deaktiviert, sehen Mitarbeitende nur die Kalender ihrer eigenen Abteilung.
  • Aktiviert: Nutzer*innen können alle Abteilungskalender einsehen.
  • Deaktiviert: Nutzer*innen sehen nur den Kalender ihrer eigenen Abteilung.
Diese Einschränkung gilt nicht für Administrator*innen, die immer vollständigen Zugriff auf alle Kalender haben.

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Kalenderansicht

Beschreibung des Schalters: Steuert den Zugriff auf die vollständige Kalenderansicht der Abwesenheiten eines Nutzers.
  • Aktiviert: Zeigt die Abwesenheiten eines Nutzers für das gesamte Jahr an, ähnlich der Funktion „Mein Kalender“ im Hauptmenü.
  • Deaktiviert: Nur der/die Nutzerin selbst, deren Manager/Genehmigende und Administratorinnen können auf den vollständigen Kalender zugreifen.

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Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen

Beschreibung des Schalters: Legt fest, ob vergangene Abwesenheiten für alle Nutzer*innen sichtbar sind.
  • Aktiviert: Vergangene und zukünftige Abwesenheiten sind für alle Benutzer sichtbar, sofern sie über die Kalenderzugriffsrechte verfügen. Abwesenheitsdetails werden angezeigt, die Sichtbarkeit bestimmter Gründe hängt jedoch von den Datenschutzeinstellungen der Abwesenheitsarten ab.
  • Deaktiviert:
    • Reguläre Mitarbeiter können anstehende Teamabwesenheiten sehen, sofern sie über die Kalenderzugriffsrechte verfügen, und haben vollen Zugriff auf ihre eigenen vergangenen und künftigen Abwesenheiten.
    • Genehmiger und Vertreter können sowohl vergangene als auch zukünftige Abwesenheiten der Mitarbeitenden sehen, für die sie verantwortlich sind. Die Sichtbarkeit vergangener Abwesenheiten beginnt ab dem Datum, an dem ihnen die Rolle zugewiesen wird – Abwesenheiten vor diesem Datum bleiben verborgen.
    • Manager sehen alle vergangenen und kommenden Abwesenheiten, sofern sie Zugriff auf die Benutzer in der Abteilung haben. Es ist dabei unerheblich, wann ihnen die Rolle zugewiesen wurde.
Administratoren können jederzeit alle Abwesenheitsdetails aller Benutzer sehen, sowohl vergangene als auch zukünftige – unabhängig davon, wann ihnen die Rolle zugewiesen wurde und ob der Umschalter aktiv ist oder nicht.

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Rückwirkende Stornierung von Abwesenheiten durch Abteilungsleiter*innen

Beschreibung des Schalters: Gewährt Abteilungsleiter*innen die Berechtigung, vergangene Abwesenheitsanfragen zu stornieren.
  • Aktiviert: Abteilungsleiter*innen können Abwesenheitsanfragen stornieren, die bereits begonnen haben oder in der Vergangenheit liegen.
  • Deaktiviert: Diese Funktion bleibt ausschließlich Administrator*innen vorbehalten.
Reguläre Mitarbeitende können nur ihre eigenen zukünftigen Abwesenheiten stornieren, unabhängig von der Schalterstellung. Alle Stornierungen lösen eine E-Mail-Benachrichtigung oder eine Teams-Bot-Nachricht an relevante Parteien aus, um Transparenz zu gewährleisten.

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Zusammenfassung der Benutzerrollen und Berechtigungen

So interagieren diese Datenschutzeinstellungen mit den Benutzerrollen in absentify:

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Reguläre Nutzer*innen

  • Können immer ihre eigenen Abwesenheiten einschließlich aller Details und Gründe sehen, unabhängig von den Einstellungen.
  • Können Abwesenheiten von Kolleg*innen innerhalb ihrer Abteilung sehen:
    • Vergangene Abwesenheiten: Nur, wenn Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen aktiviert ist.
    • Gründe für Abwesenheiten:
      • Wenn Abwesenheitsart-Datenschutz aktiviert ist, sehen sie nur „Abwesend“ ohne Details.
      • Wenn Abwesenheitsart-Datenschutz deaktiviert ist und Sichtbarkeit des Grundes aktiviert ist, können nur Genehmigende, Abteilungsleiterinnen und Administratorinnen den Grund sehen.
      • Wenn Sichtbarkeit des Grundes deaktiviert ist, können alle Nutzer*innen, die die Abwesenheit sehen, auch den Grund sehen.
  • Können ihre eigenen zukünftigen Abwesenheiten stornieren (alle beteiligten Parteien werden per E-Mail oder Teams-Bot-Nachricht benachrichtigt).
  • Können nur ihre eigenen Abwesenheitskontingente (z. B. Urlaubstage oder andere Quoten) sehen.

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Genehmigende

  • Können alle Details zu Abwesenheitsanfragen einsehen, die ihnen zur Genehmigung zugewiesen wurden, einschließlich der Gründe für Abwesenheiten.
  • Können Abwesenheitsanfragen, die ihnen zugewiesen wurden, genehmigen oder ablehnen.
  • Können nicht rückwirkend Abwesenheitsanfragen stornieren oder ändern, nachdem sie genehmigt wurden.
  • Können den vollständigen Genehmigungsprozess von Anfragen verfolgen, die ihnen zugewiesen wurden, einschließlich nachfolgender Änderungen durch andere Genehmigende oder Administrator*innen.
  • Können die Abwesenheitskontingente der Mitarbeitenden einsehen, deren Abwesenheiten sie genehmigen sollen, zusätzlich zu ihren eigenen Kontingenten.
  • Haben keinen Zugriff auf Abwesenheitsanfragen oder Kontingente von Mitarbeitenden, die ihnen nicht zugewiesen wurden.

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Abteilungsleiter*innen

  • Haben alle Rechte wie reguläre Nutzer*innen.
  • Können alle Abwesenheiten der Mitarbeitenden in ihrer Abteilung sehen, einschließlich:
  • Können die Abwesenheitskontingente aller Mitarbeitenden in ihrer Abteilung einsehen - zusätzlich zu ihren eigenen.
  • Können Entscheidungen anderer Genehmigender innerhalb ihrer Abteilung übersteuern, z. B. genehmigte Abwesenheiten ändern oder stornieren.
  • Können Abwesenheiten in ihrer Abteilung stornieren, einschließlich:
  • Alle Aktionen von Abteilungsleiter*innen, wie das Übersteuern von Genehmigungen oder Stornierungen, werden vollständig protokolliert, und alle relevanten Parteien werden per E-Mail oder Teams-Bot-Nachricht benachrichtigt.
  • Zugriffsbereich: Abteilungsleiterinnen haben nur Sichtbarkeit und Berechtigungen für Mitarbeitende in den Abteilungen, denen sie ausdrücklich zugewiesen sind. In anderen Abteilungen agieren sie als reguläre Nutzerinnen ohne zusätzliche Berechtigungen.

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Administrator*innen

  • Haben vollständigen Zugriff auf alle Abwesenheitsdaten in allen Abteilungen, einschließlich:
    • Gründe für Abwesenheiten: Immer sichtbar, unabhängig von den Einstellungen der Abwesenheitsarten.
    • Vergangene und zukünftige Abwesenheiten: Vollständig sichtbar und verwaltbar über die gesamte Organisation hinweg.
  • Können die Abwesenheitskontingente aller Mitarbeitenden in allen Abteilungen einsehen und verwalten.
  • Können jede Abwesenheitsanfrage übersteuern, ändern oder stornieren, unabhängig vom aktuellen Status (z. B. genehmigt, ausstehend oder vergangen).
  • Können Datenschutzeinstellungen und alle anderen Systemeinstellungen für die gesamte Anwendung konfigurieren.
  • Können alle Aktionen nachverfolgen und durch vollständiges System-Logging und Benachrichtigungen an relevante Parteien Transparenz sicherstellen.