Das Verwalten von Vertretern in absentify ermöglicht es dir festzulegen, wer die Aufgaben eines Mitarbeitenden während einer Abwesenheit übernimmt.

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Vertreter pro Mitarbeitenden verwalten

Administratoren verwalten Vertreter im Tab Vertreter im Benutzerprofil.
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Benutzerprofil öffnen

Gehe zu Einstellungen → Benutzer → wähle den Mitarbeitenden → öffne den Tab Vertreter.
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Vertreter hinzufügen

Füge einen oder mehrere Vertreter hinzu, die den Mitarbeitenden während Abwesenheiten vertreten, bei denen ein Vertreter erforderlich ist. Hier kannst du auch die Reihenfolge der Vertreter festlegen.
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Genehmigungsprozess auswählen

Lege fest, wie die Vertreter für die Genehmigung kontaktiert werden:
  • Linear: Vertreter werden nacheinander in der festgelegten Reihenfolge kontaktiert.
  • Parallel: Vertreter werden gleichzeitig kontaktiert.
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Anzahl erforderlicher Vertreter festlegen

Lege fest, wie viele Vertreter den Antrag genehmigen müssen, bevor er an den Genehmiger weitergeleitet wird. Es können ein oder mehrere Vertreter zugewiesen werden.
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Änderung der Reihenfolge erlauben (optional)

Aktiviere diese Option, damit der Mitarbeitende die Reihenfolge der Vertreter im Antragsprozess anpassen kann.
Wenn deaktiviert, bleibt die Reihenfolge wie im Profil definiert.
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Vertreterwahl durch Mitarbeitende erlauben (optional)

Aktiviere diese Option, damit der Mitarbeitende beim Erstellen eines Abwesenheitsantrags zusätzliche Vertreter hinzufügen oder bestehende Vertreter entfernen kann.
Wenn während des gewünschten Abwesenheitszeitraums weniger Vertreter verfügbar sind als die festgelegte Mindestanzahl, kann der Abwesenheitsantrag nicht eingereicht werden – es sei denn, ein Administrator reicht den Antrag im Namen des Nutzers ein und überschreibt diese Einschränkung.

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Auswahl von Vertretern im Abwesenheitsantrag

Die Auswahl und Bestätigung der Vertreter erfolgt beim Erstellen des Abwesenheitsantrags. Der Administrator legt in der jeweiligen Abwesenheitsart fest, ob ein Vertreter erforderlich oder optional ist. Siehe Vertreter erforderlich in den Einstellungen der Abwesenheitsart für weitere Details. Wenn ein Mitarbeitender eine Abwesenheitsart wählt, bei der ein Vertreter erforderlich ist:
  • Die im Benutzerprofil hinterlegten Vertreter erscheinen im Antragsformular.
  • Falls erlaubt, kann der Mitarbeitende die vorausgewählten Vertreter anpassen.
  • Die Vertreter erhalten eine Anfrage zur Bestätigung ihrer Vertretung.
  • Erst nachdem die erforderliche Anzahl an Vertretern die Vertretung bestätigt hat, wird der Antrag an den Genehmiger weitergeleitet.
Wenn mehrere Vertreter zugewiesen sind:
  • Wenn alle Vertreter genehmigen müssen und ein Vertreter im beantragten Zeitraum selbst abwesend ist, kann der Antrag nicht eingereicht werden.
  • Wenn nicht alle Vertreter genehmigen müssen, werden abwesende Vertreter automatisch abgelehnt.
Ein Abwesenheitsantrag wird an die Genehmiger erst weitergeleitet, nachdem ein Vertreter seine Vertretung bestätigt hat.

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Einschränkungen für Vertreter

Ein Vertreter kann für einen Zeitraum, in dem er selbst als Vertreter eingetragen ist, keinen eigenen Abwesenheitsantrag stellen. In diesem Fall wird der Antrag abgelehnt. Wenn jedoch ein Administrator den Antrag im Namen des Vertreters stellt, wird eine Warnung angezeigt und der Administrator kann diese Einschränkung bei Bedarf überschreiben.