In Organisationen, in denen Microsoft Teams- und Outlook-Apps standardmäßig eingeschränkt sind, müssen Administratoren den Zugriff auf absentify manuell erlauben und konfigurieren. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du absentify für deine Mitarbeitenden aktivierst.

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Warum absentify aktivieren?

absentify ist tief in Microsoft 365 integriert und ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheiten direkt in Microsoft Teams und Outlook zu verwalten. Durch die Aktivierung von absentify bietest du:

  • Bequeme Abwesenheitsverwaltung: Mitarbeitende können Abwesenheiten verwalten, ohne ihre wichtigsten Kollaborationstools zu verlassen.
  • Erhöhte Effizienz: IT-Administratoren können Berechtigungen und Bereitstellungen zentral steuern, wodurch manuelle Eingriffe reduziert werden.

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Schritte zur Freigabe von absentify in Microsoft Teams

  1. Melde dich im Teams Admin Center an:

  2. App-Berechtigungen aktivieren:

    • Navigiere zu Teams-Apps > Apps verwalten.
    • Suche in der Suchleiste nach absentify.
    • Falls absentify blockiert ist, wähle die App aus und klicke auf Zulassen.

  3. App-Berechtigungsrichtlinien aktualisieren:

    • Gehe zu Teams-Apps > Apps verwalten.
    • Suche unter Alle Apps nach “absentify” und wähle die App aus.
    • Klicke unter Benutzer und Gruppen auf Verfügbarkeit bearbeiten und lege fest, für welche Nutzer die App verfügbar sein soll.
    • Stelle sicher, dass die App unter Aktionen nicht blockiert ist (falls zutreffend).

  4. Optional: App-Einrichtungsrichtlinien konfigurieren:

    • Falls absentify für Mitarbeitende vorinstalliert oder in Teams angeheftet sein soll:
      • Gehe zu Teams-Apps > Einrichtungsrichtlinien.
      • Wähle eine bestehende Richtlinie oder erstelle eine neue.
      • Klicke unter Installierte Apps auf Apps hinzufügen, suche nach “absentify” und füge es hinzu.
      • Um die App anzupinnen, füge sie zu Angeheftete Apps hinzu und passe die Reihenfolge an.

  5. Richtlinie auf Benutzer anwenden:

    • Navigiere zu Benutzer > Benutzer verwalten.
    • Wähle die Benutzer oder Gruppen aus, für die die aktualisierte Einrichtungs- oder Berechtigungsrichtlinie gelten soll.
    • Weise die entsprechenden Richtlinien zu.

Richtlinienänderungen können bis zu 24 Stunden dauern, bis sie wirksam werden. Mitarbeitende müssen Microsoft Teams möglicherweise neu starten, damit die Änderungen übernommen werden.

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Schritte zur Aktivierung von absentify in Outlook

  1. Rufe das Exchange Admin Center auf:

  2. Das Add-In zulassen:

    • Navigiere zu Organisation > Add-ins.
    • Falls absentify nicht verfügbar ist, klicke auf + Neues Add-in hinzufügen und wähle Aus dem Office Store.
    • Suche nach “absentify” und klicke auf Hinzufügen.

  3. absentify für bestimmte Benutzer oder Gruppen bereitstellen:

    • Während der Bereitstellung kannst du festlegen, ob das Add-in für alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder einzelne Benutzer verfügbar sein soll.
    • Speichere deine Änderungen. Mitarbeitende müssen Outlook möglicherweise neu starten oder sich ab- und wieder anmelden, um das absentify-Add-in zu sehen.

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Zugriff auf absentify über den Browser

Falls der Zugriff auf Teams oder Outlook für einige Mitarbeitende eingeschränkt ist, kann absentify trotzdem über den Browser unter app.absentify.com genutzt werden. Benutzerkonten können im Microsoft Admin Portal erstellt werden, ohne dass Teams- oder Outlook-Lizenzen zugewiesen werden müssen.

Mitarbeitende ohne Teams- oder Outlook-Lizenzen erhalten in diesen Plattformen keine Benachrichtigungen. Sie müssen sich manuell in absentify anmelden, um über Abwesenheiten informiert zu bleiben.

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Anpassung in Teams

Optimiere die Nutzung von absentify in der Microsoft-Umgebung mit den folgenden Tipps und Tricks.

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1. absentify mit einem Teams-Kanal synchronisieren

Du kannst absentify als Registerkarte zu einem Teams-Kanal hinzufügen, sodass Teammitglieder Abwesenheiten direkt in Microsoft Teams einsehen können.

1

Öffne den Teams-Kanal

Navigiere zu dem Microsoft Teams-Kanal, in dem du Abwesenheiten synchronisieren möchtest.

2

Klicke auf die Plus-Schaltfläche

Klicke in der oberen Menüleiste des Kanals auf die + (Plus)-Schaltfläche, um eine neue Registerkarte hinzuzufügen.

3

Suche nach absentify und wähle es aus

Verwende die Suchleiste, um absentify zu finden, und klicke darauf.

4

Wähle die Abteilung oder die unternehmensweite Abwesenheitssynchronisierung

Wähle eine der folgenden Optionen:

  • Eine Abteilung synchronisieren – Wähle eine bestimmte Abteilung aus, um deren Abwesenheiten in diesem Kanal anzuzeigen.
  • Alle Abteilungen synchronisieren – Zeige die Abwesenheiten des gesamten Unternehmens an.
5

Bestätige deine Auswahl

Klicke auf Speichern, um die Einrichtung abzuschließen. Der Teams-Kanal zeigt nun die Abwesenheitsinformationen der ausgewählten Abteilung oder des gesamten Unternehmens an.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, können alle Mitglieder des Teams-Kanals die Abwesenheiten ihrer Kollegen mit nur einem Klick einsehen.

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2. absentify für schnellen Zugriff anheften

Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende absentify schnell erreichen können, kannst du die App mit Einrichtungsrichtlinien anheften.

1

Öffne das Teams Admin Center

Gehe zum Microsoft Teams Admin Center und melde dich als Teams-Administrator an.

2

Navigiere zu den Einrichtungsrichtlinien

Klicke auf Teams-Apps > Einrichtungsrichtlinien.

3

Neue Einrichtungsrichtlinie hinzufügen

Klicke auf Hinzufügen und fülle die erforderlichen Felder nach deinen Anforderungen aus.

4

absentify als angeheftete App hinzufügen

Klicke auf Apps hinzufügen, suche nach absentify und wähle es aus.

5

Speichern und Anordnung ändern (optional)

Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen. Du kannst die Reihenfolge der angehefteten Apps nach Wunsch anpassen.

6

Änderungen übernehmen und abschließen

Speichere alle Änderungen, um die Richtlinie auf Benutzer anzuwenden.

absentify erscheint nun für alle zugewiesenen Nutzer in der Teams-Seitenleiste und ermöglicht einen schnellen Zugriff.

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Best Practices für Administratoren

  • Informiere dein Team: Teile deinen Mitarbeitenden mit, dass absentify verfügbar ist und wie sie darauf zugreifen können.
  • Teste die Konfigurationen: Weise Berechtigungen zunächst einer Testgruppe zu, um eine reibungslose Bereitstellung sicherzustellen.
  • Überwache die Nutzung: Verwende das Microsoft Admin Center, um die Nutzung zu analysieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Durch die Umsetzung dieser Schritte stellst du sicher, dass absentify für deine Mitarbeitenden zugänglich ist – auch in Umgebungen, in denen Apps standardmäßig eingeschränkt sind. Falls weitere Unterstützung benötigt wird, kontaktiere uns unter support@absentify.com.