Admins in absentify können Benachrichtigungseinstellungen für einzelne Benutzer konfigurieren, sodass bestimmte Empfänger E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn Abwesenheitsanträge für ausgewählte Abwesenheitsarten eingereicht, genehmigt oder geändert werden.

Diese Funktion ist ab dem Essentials-Plan verfügbar und kann in den Essentials- und Plus-Plänen genutzt werden.

Empfänger dieser Benachrichtigungen sehen alle Details des Abwesenheitsantrags, einschließlich Abwesenheitsart, Kommentare, Antragsteller, verbleibender Urlaub, Genehmigungsstatus und einen angegebenen Grund. Falls Anhänge vorhanden sind, wird ein Link zum Antrag in absentify bereitgestellt, über den berechtigte Nutzer die Anhänge einsehen können.

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Zugriff auf die Benachrichtigungseinstellungen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Wähle den gewünschten Benutzer aus der Liste und öffne sein Profil.
  3. Klicke im linken Menü auf den Tab Benachrichtigungen.

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Hinzufügen einer Benachrichtigungseinstellung

  1. Klicke auf Benachrichtigungseinstellung hinzufügen.
  2. Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten, für die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
  3. Wähle eine oder mehrere Benachrichtigungsstufen:
    • Bei Antragstellung: Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein neuer Antrag erstellt wird.
    • Nach Genehmigung: Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein Antrag genehmigt wird.
    • Bei jeder Änderung im Genehmigungsprozess: Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein Antrag eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wird.
  4. Gib die Empfänger-E-Mail-Adresse ein.
  5. Klicke auf Speichern.

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Verwaltung der Benachrichtigungseinstellungen

Nachdem die Benachrichtigungseinstellungen erstellt wurden, erscheinen sie in der Benachrichtigungsliste. Admins können:

  • Eine Benachrichtigungseinstellung bearbeiten: Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Eintrag, um die Abwesenheitsarten, Benachrichtigungsstufen oder die Empfängeradresse zu ändern.
  • Eine Benachrichtigungseinstellung löschen: Klicke auf das Papierkorbsymbol, um die Regel zu entfernen.

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Funktionsweise der Benachrichtigungen

  • Alle zukünftigen Anträge, die den konfigurierten Abwesenheitsarten entsprechen, lösen Benachrichtigungen gemäß den ausgewählten Stufen aus.
  • Mehrere Benachrichtigungsstufen können gleichzeitig ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen zu allen relevanten Zeitpunkten gesendet werden.
  • Empfänger erhalten eine E-Mail mit allen relevanten Informationen zum Antrag, darunter:
    • Name des Mitarbeiters
    • Datum der Abwesenheit
    • Abwesenheitsart
    • Ob die Abwesenheit vom Urlaubskontingent abgezogen wird
    • Antragsteller
    • Dauer
    • Verbleibender Urlaub für das Jahr
    • Genehmigungsstatus und Genehmiger
    • Grund für die Abwesenheit (falls angegeben)
    • Link zum Antrag in absentify (wenn Anhänge vorhanden sind, können diese über diesen Link eingesehen werden, sofern entsprechende Berechtigungen bestehen)

Das Datums- und Uhrzeitformat sowie die Sprache der Benachrichtigungs-E-Mails richten sich nach den allgemeinen Einstellungen des Workspaces.

Benachrichtigungen helfen dabei, relevante Personen über Abwesenheitsanträge zu informieren. Sie sollten jedoch unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen konfiguriert werden.

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