In absentify können Administratorinnen individuelle Arbeitszeiten für Benutzerinnen anpassen, um unterschiedliche Arbeitsmuster abzubilden. Dies stellt sicher, dass Abwesenheiten korrekt berechnet und Abwesenheitsnotizen nahtlos integriert werden. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie du Arbeitszeiten verwaltest.

​
Zugriff auf die Arbeitszeiteinstellungen

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
  2. Wähle die gewünschte Person aus der Liste aus und öffne deren Profil.
  3. Wähle im Bearbeitungsmenü den Reiter Arbeitszeiten aus der Seitenleiste.

​
Arbeitszeiten konfigurieren

Administrator*innen können Arbeitszeiten definieren oder aktualisieren, um die tatsächlichen Arbeitszeiten abzubilden. Befolge diese Schritte, um Arbeitszeiten zu erstellen oder zu ändern:

​
Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Arbeitszeiten hinzufügen oder bearbeiten:
    • Klicke auf Neue Arbeitszeit hinzufügen, um einen neuen Arbeitszeitplan zu erstellen, oder wähle einen bestehenden Plan aus, um ihn zu bearbeiten.
    • Lege das Startdatum für den Arbeitszeitplan fest. Für fortlaufende Arbeitszeiten wähle Beginn der Beschäftigung.
    • Definiere Arbeitstage und -zeiten:
      • Verwende Kontrollkästchen, um Arbeitstage zu aktivieren oder zu deaktivieren.
      • Teile die täglichen Arbeitszeiten bei Bedarf in Schichten auf (z. B. 8:00–12:00, 13:00–17:00).
    • Speichere die Änderungen, um den Arbeitszeitplan zu finalisieren.
    Wenn sich die Arbeitszeiten einer Person ändern, erstelle einen neuen Arbeitszeitplan mit dem Startdatum der Änderung, anstatt vergangene Arbeitszeitpläne zu bearbeiten. Frühere Pläne werden automatisch als Abgeschlossen markiert. Änderungen an vergangenen Arbeitszeiten lösen eine Neuberechnung der Abwesenheiten aus, die einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
  2. Arbeitszeitänderungen für temporäre Anpassungen verwalten:
    • Wenn eine Person von Vollzeit auf Teilzeit wechselt (z. B. für einen bestimmten Zeitraum), erstelle einen neuen Arbeitszeitplan mit einem definierten Startdatum für den Teilzeitzeitraum.
    • Nach Ende der Teilzeitperiode erstelle einen weiteren Arbeitszeitplan, um die Rückkehr zu Vollzeit zu reflektieren und eine kontinuierliche Abwesenheitsverfolgung sicherzustellen.
    Durch die Verwendung spezifischer Startdaten für Arbeitszeitänderungen vermeidest du Überschneidungen und stellst sicher, dass Abwesenheitssalden während der Übergänge korrekt neu berechnet werden.
  3. Halbtagskonfigurationen:
    • Aktiviere Vormittags- oder Nachmittagsschichten nach Bedarf.
    • Wähle Ganzer Tag abziehen, um einen ganzen Tag vom Kontingent abzuziehen, wenn eine halbtägige Abwesenheit gebucht wird.
    Die Option Ganzer Tag abziehen stellt sicher, dass bei einer halbtägigen Abwesenheit ein voller Tag vom Kontingent abgezogen wird. Dies ist nützlich, wenn Unternehmensrichtlinien Teilabwesenheiten wie volle Tage behandeln.
    Verwende die Option Ganzer Tag abziehen in Szenarien, in denen Teilabwesenheiten das Kontingent für volle Tage beeinflussen sollen.

​
Auswirkungen der Arbeitszeiten auf Abwesenheitsberechnungen und Abwesenheitsnotizen

Arbeitszeiten beeinflussen nicht nur die Abwesenheitsverfolgung. Hier sind zusätzliche Bereiche, in denen Arbeitszeiten eine wichtige Rolle spielen:

​
1. Stundenbasierte Abwesenheitsverfolgung

  • Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden nur die Zeiträume innerhalb der definierten Arbeitszeiten berücksichtigt.
  • Beispiel: Hat ein Mitarbeitender einen Arbeitszeitplan von 8:00–12:00 und 13:00–17:00, wird eine Abwesenheit von 10:00–15:00 als 4 Stunden Abwesenheit berechnet:
    • Vormittag: 2 Stunden von 10:00 bis 12:00.
    • Nachmittag: 2 Stunden von 13:00 bis 15:00.
    • Die 1-stündige Mittagspause von 12:00–13:00 wird ausgeschlossen.
Stelle sicher, dass Arbeitszeiten korrekt sind, um stundenbasierte Abwesenheiten, insbesondere für Mitarbeitende mit variablen Schichten, korrekt abzubilden.

​
2. Abwesenheitsnotizen

  • Arbeitszeiten werden verwendet, um die Start- und Rückkehrzeiten für Abwesenheitsnotizen zu berechnen.
  • Wenn Platzhalter wie {{dateOfReturn}} und {{timeOfReturn}} in der Abwesenheitsnotizvorlage verwendet werden, nutzt absentify den Arbeitszeitplan der Person, um das erwartete Rückkehrdatum und die Rückkehrzeit zu bestimmen.
Bei einem Arbeitszeitplan von Montag bis Freitag, 8:00–17:00, endet eine Abwesenheit am Freitag um 17:00. Die Platzhalter {{dateOfReturn}} und {{timeOfReturn}} berechnen die Rückkehrzeit als Montag, 8:00.
Genau konfigurierte Arbeitszeiten sorgen dafür, dass Abwesenheitsnotizen korrekte Informationen für Kolleg*innen und externe Kontakte bereitstellen.

​
Best Practices für Arbeitszeiten

  • Mit Richtlinien abgleichen: Stelle sicher, dass die Arbeitszeiten den vertraglich festgelegten Arbeitszeiten der Benutzer*innen entsprechen.
  • Startdaten für Übergänge verwenden: Definiere klare Startdaten für neue Arbeitszeitpläne, wenn sich die Arbeitszeiten einer Person vorübergehend oder dauerhaft ändern.
  • Bestehende Arbeitszeiten nicht überschreiben: Erstelle neue Arbeitszeitpläne für Änderungen, anstatt vergangene Pläne zu bearbeiten, um die historische Genauigkeit und korrekte Neuberechnungen zu gewährleisten.
Falsche Arbeitszeitpläne können zu ungenauen Abwesenheitsabzügen, falschen Rückkehrzeiten in Abwesenheitsnotizen oder Fehlern bei der stundenbasierten Abwesenheitsverfolgung führen. Überprüfe alle Einstellungen sorgfältig, bevor du sie speicherst.