Navigieren in der Benutzerliste
Die Benutzerliste bietet eine Übersicht aller Nutzer:innen in deiner Organisation. Du kannst Benutzer:innen filtern, durchsuchen und sortieren, um bestimmte Personen oder Gruppen schnell zu finden.Hauptfunktionen der Benutzerliste
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Filter:
Verwende den Abteilungsfilter, um Benutzer:innen nach ihren zugewiesenen Abteilungen anzuzeigen. So kannst du Mitarbeitende in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Einheit leicht finden. -
Suche:
Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Benutzer:in in die Suchleiste ein, um ihr Profil schnell zu finden. -
Sortierung und Seitenumblätterung:
Passe die Anzahl der Zeilen pro Seite an und navigiere zwischen Seiten, um weitere Benutzer:innen anzuzeigen. Die Liste enthält Spalten für:- Name: Zeigt das Profilbild und den Namen der Benutzer:in an.
- Abteilungen: Zeigt die Anzahl der Abteilungen, denen die Benutzer:in angehört.
- Genehmigende: Listet die zugewiesenen Genehmigenden für Abwesenheitsanfragen der Benutzer:in auf.
- Kontingent: Zeigt das aktuelle und das Kontingent des nächsten Jahres an.
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Aktive vs. archivierte Benutzer:innen
Wechsle ganz einfach zwischen aktiven und archivierten Benutzer:innen über den Schalter im oberen Bereich. So kannst du ausgetretene Mitarbeitende verwalten und gleichzeitig deine aktive Liste übersichtlich halten. -
Neue Benutzer:innen hinzufügen
Am unteren Ende der Benutzerliste findest du drei Optionen, um neue Benutzer:innen hinzuzufügen:- Neue Benutzer:in einladen – Sendet eine direkte Einladung per E-Mail, um absentify beizutreten.
- Benutzer:innen importieren – Ermöglicht es dir, mehrere Benutzer:innen gleichzeitig über eine Importdatei hochzuladen.
- Mit Microsoft Entra ID synchronisieren – Fügt Benutzer:innen automatisch hinzu und verwaltet sie basierend auf ihrer Gruppenmitgliedschaft in Microsoft Entra ID.
Benutzer:innen archivieren
Das Archivieren einer Benutzer:in deaktiviert ihr Konto und verbirgt sie aus allen Teamübersichten und für Benutzer:innen sichtbaren Bereichen. So kannst du inaktive Mitarbeitende organisieren, während ihre Abwesenheitshistorie erhalten bleibt.
Schritte zum Archivieren von Benutzer:innen:
- Gehe zu Einstellungen > Benutzer.
- Klicke auf das Papierkorbsymbol neben der Person, die du archivieren möchtest.
- Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die fragt, ob du diese Benutzer:in archivieren möchtest. Klicke auf Archivieren, um zu bestätigen.
- Navigiere zu Einstellungen > Benutzer > Archiviert, um alle archivierten Benutzer:innen anzuzeigen.
Benutzer:innen reaktivieren
Wenn eine archivierte Person wieder ins Unternehmen eintritt:- Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Archiviert.
- Klicke auf das Stiftsymbol neben der Zeile der Person.
- Deaktiviere die Option Archiviert in ihrem Profil.
- Speichere deine Änderungen. Die Benutzer:in wird in die Liste Aktive Benutzer:innen zurückgeführt.
Verhalten archivierter Benutzer:innen
- Archivierte Benutzer:innen sind vollständig verborgen vor anderen Benutzer:innen.
- Archivierte Benutzer:innen können sich nicht bei absentify anmelden.
- Archivierte Benutzer:innen erhalten keine E-Mails vom System.
Benutzer:innen in Massen archivieren oder aktivieren
Administrator:innen können Sammelaktionen für mehrere Benutzer:innen gleichzeitig durchführen, um Zeit zu sparen und Verwaltungsaufgaben effizienter zu gestalten.
So startest du:
- Gehe zu Einstellungen → Benutzer.
- Verwende die Kontrollkästchen, um die Benutzer:innen auszuwählen, die du verwalten möchtest.
- Klicke auf das Glocken-Symbol, um Benutzer:innen zu aktivieren, oder auf das Ordner-Symbol, um sie zu archivieren.
- Benutzer:innen in Massen aktivieren während der Ersteinrichtung oder in Onboarding-Phasen.
- Benutzer:innen auf einmal archivieren, wenn Mitarbeitende offgeboardet werden oder dein Unternehmen verkleinert wird.
- Dein Workspace aufräumen, um eine genaue und aktuelle Benutzerliste zu erhalten.
Massenaktionen werden sofort angewendet – überprüfe deine Auswahl daher sorgfältig, bevor du Änderungen bestätigst.
Möchtest du weitere verfügbare Massenaktionen entdecken? Die vollständige Liste findest du hier.
Benutzer:innen löschen
Das Löschen von Benutzer:innen entfernt alle ihre Daten dauerhaft aus dem System und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen ist auch eine kostensparende Option für Organisationen mit kostenpflichtigen Plänen, da es die Anzahl der abrechenbaren Benutzer:innen reduziert.
Schritte zum Löschen von Benutzer:innen:
- Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Archiviert.
- Klicke auf das rote Papierkorbsymbol neben der Person, die du löschen möchtest.
- Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Daten zuvor exportiert wurden.
- Klicke auf die Schaltfläche Löschen, um die Person dauerhaft zu entfernen.
Benutzer:innendaten vor dem Löschen exportieren
Bevor Benutzer:innen gelöscht werden, können Administrator:innen deren Daten zur Aufbewahrung exportieren:- Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
- Nutze die Option Exportieren, um eine Excel-Datei mit Benutzerdaten zu erstellen.
- Speichere die Datei, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen.
Offene Genehmigungsanfragen beim Löschen einer Genehmiger:in bearbeiten
Wenn eine Benutzer:in, die du löschen möchtest, eine Genehmiger:in war und noch offene Abwesenheitsanfragen von ihren Antragsstellern hat, erscheint eine Benachrichtigung, die das Löschen verhindert. So gehst du vor:-
Klicke auf „Details“, um die offenen Anfragen anzuzeigen. Dort siehst du:
- Die Art der Abwesenheitsanfrage.
- Den Mitarbeitenden, der die Anfrage gestellt hat.
- Den Status der Anfrage und relevante Daten.
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Übernehme den Genehmigungsprozess:
- Als Admin kannst du die Anfrage im Namen der archivierten Benutzer:in manuell genehmigen oder ablehnen.
- Sobald alle offenen Anfragen bearbeitet wurden, kann die Benutzer:in ohne Einschränkungen gelöscht werden.
Das Löschen einer Benutzer:in ist endgültig. Überprüfe sorgfältig, ob alle erforderlichen Abwesenheits- und Kontingentdaten vor dem Löschen aufgezeichnet wurden.
Best Practices für die Benutzerverwaltung
- Massenaktionen nutzen, um Zeit zu sparen: Wende Änderungen gleichzeitig auf mehrere Benutzer:innen an, z. B. Abteilungsänderungen oder das Archivieren inaktiver Benutzer:innen.
- Kosten in kostenpflichtigen Plänen im Blick behalten: Archivierte und inaktive Benutzer:innen zählen weiterhin zu den abrechenbaren Benutzerlimits. Ziehe in Betracht, Daten zu exportieren und unnötige Benutzer:innen zu löschen, um Kosten zu sparen.
- Benutzerrollen und Berechtigungen überprüfen: Eine vollständige Übersicht darüber, was jede Benutzer:in in absentify sehen und tun kann, findest du im Leitfaden zu Rollen und Berechtigungen.
- Den Unterschied zwischen inaktiven und archivierten Benutzer:innen verstehen:
- Inaktive Benutzer:innen: Sind weiterhin in Teamübersichten sichtbar, können sich aber nicht anmelden oder System-E-Mails empfangen. Wenn du dir unsicher bist, warum eine Benutzer:in keine Benachrichtigungen erhält, sieh dir unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mail-Zustellung an.
- Archivierte Benutzer:innen: Sind vollständig aus Teamübersichten und allen nutzerseitigen Bereichen ausgeblendet.