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Der Bereich Benutzer im Einstellungsmodul von absentify ermöglicht Administrator:innen eine effektive Verwaltung von Benutzerkonten. Du kannst neue Benutzer:innen einladen, bestehende Profile bearbeiten, Abteilungen zuweisen und individuelle Kontingente konfigurieren.
Die Benutzerliste bietet eine Übersicht aller Nutzer:innen in deiner Organisation. Du kannst Benutzer:innen filtern, durchsuchen und sortieren, um bestimmte Personen oder Gruppen schnell zu finden.

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Hauptfunktionen der Benutzerliste

  • Filter:
    Verwende den Abteilungsfilter, um Benutzer:innen nach ihren zugewiesenen Abteilungen anzuzeigen. So kannst du Mitarbeitende in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Einheit leicht finden.
  • Suche:
    Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Benutzer:in in die Suchleiste ein, um ihr Profil schnell zu finden.
  • Sortierung und Seitenumblätterung:
    Passe die Anzahl der Zeilen pro Seite an und navigiere zwischen Seiten, um weitere Benutzer:innen anzuzeigen. Die Liste enthält Spalten für:
    • Name: Zeigt das Profilbild und den Namen der Benutzer:in an.
    • Abteilungen: Zeigt die Anzahl der Abteilungen, denen die Benutzer:in angehört.
    • Genehmigende: Listet die zugewiesenen Genehmigenden für Abwesenheitsanfragen der Benutzer:in auf.
    • Kontingent: Zeigt das aktuelle und das Kontingent des nächsten Jahres an.
  • Aktive vs. archivierte Benutzer:innen
    Wechsle ganz einfach zwischen aktiven und archivierten Benutzer:innen über den Schalter im oberen Bereich. So kannst du ausgetretene Mitarbeitende verwalten und gleichzeitig deine aktive Liste übersichtlich halten.
  • Neue Benutzer:innen hinzufügen
    Am unteren Ende der Benutzerliste findest du drei Optionen, um neue Benutzer:innen hinzuzufügen:

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Standardeinstellungen für neue Mitarbeitende

Diese Einstellungen legen die Standardpräferenzen für neue Mitarbeitende fest, wenn sie zu absentify hinzugefügt werden – sei es manuell, über eine Verzeichnissynchronisierung oder durch automatische Importe. Änderungen an diesen Einstellungen wirken sich nicht rückwirkend auf bestehende Mitarbeitende aus, können aber in deren individuellen Profilen unter Meine Einstellungen angepasst werden.

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Wichtige Standardpräferenzen

  • Standardzeitzone: Legt die Zeitzone für alle neuen Mitarbeitenden fest. Beispiel: (GMT+1:00) Berlin. Mitarbeitende können dies unter Meine Einstellungen aktualisieren.
  • Standardsprache: Bestimmt die Standardsprache für den Arbeitsbereich.
    Möchtest du eine der angezeigten Sprachen korrigieren oder verbessern?
    Schau dir unsere Anleitung zur Übersetzungsmitarbeit an: So hilfst du bei den Übersetzungen
  • Standard-Datumsformat: Bestimmt das Anzeigedatum, z. B. TT.MM.JJJJ oder MM/TT/JJJJ.
  • Standard-Zeitformat: Konfiguriert das Uhrenformat als 12-Stunden- oder 24-Stunden-Anzeige.
  • Standardwochenstart: Legt den ersten Tag der Kalenderwoche fest, z. B. Montag oder Sonntag.
  • Kalenderwochen anzeigen: Legt fest, ob Kalenderwochennummern in der Kalenderübersicht und in der Ansicht der Mitarbeitenden angezeigt werden. Diese Einstellung wird als Standard für neue Mitarbeitende angewendet, kann jedoch später unter Meine Einstellungen personalisiert werden.
Diese Standardeinstellungen gelten nur für neu hinzugefügte Mitarbeitende. Um die Einstellungen für bestehende Mitarbeitende anzupassen, aktualisiere deren Profile individuell.

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Benutzer per Massenbearbeitung archivieren oder aktivieren

Als Admin kannst du mehrere Benutzer gleichzeitig archivieren oder aktivieren, indem du die Funktion zur Massenbearbeitung nutzt. Das erleichtert die Verwaltung, besonders bei größeren organisatorischen Änderungen.
  • Das Archivieren eines Benutzers deaktiviert dessen Konto und blendet ihn aus allen Teamübersichten und benutzersichtbaren Bereichen aus. So kannst du inaktive Personen organisiert halten, während ihre Abwesenheitshistorie erhalten bleibt.
  • Das Aktivieren eines Benutzers ermöglicht den Login und das Empfangen aller Benachrichtigungen.
Möchtest du einzelne Benutzer archivieren? Das kannst du direkt im Tab Zugang & Berechtigungen tun.
So gehst du vor:
  1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer.
  2. Verwende die Kontrollkästchen, um die Benutzer auszuwählen, die du verwalten möchtest.
  3. Klicke auf das Glocken-Symbol, um Benutzer zu aktivieren, oder auf das Ordner-Symbol, um sie zu archivieren.
Das ist besonders nützlich für:
  • Benutzer per Massenbearbeitung aktivieren, z. B. während der Ersteinrichtung oder Einarbeitung.
  • Benutzer per Massenbearbeitung archivieren, z. B. beim Offboarding oder bei organisatorischen Änderungen.
  • Den Arbeitsbereich aufräumen, um eine aktuelle und übersichtliche Benutzerliste zu behalten.
Massenbearbeitungen werden sofort angewendet – überprüfe daher deine Auswahl, bevor du Änderungen bestätigst.

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Benutzer löschen

Das Löschen von Benutzer:innen entfernt alle ihre Daten dauerhaft aus dem System und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen ist auch eine kostensparende Option für Organisationen mit kostenpflichtigen Plänen, da es die Anzahl der abrechenbaren Benutzer:innen reduziert.
Schritte zum Löschen von Benutzern:
  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Archiviert.
  2. Klicke auf das rote Papierkorbsymbol neben der Person, die du löschen möchtest.
  3. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Daten zuvor exportiert wurden.
  4. Klicke auf die Schaltfläche Löschen, um die Person dauerhaft zu entfernen.

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Benutzerdaten vor dem Löschen exportieren

Bevor Benutzer:innen gelöscht werden, können Administrator:innen deren Daten zur Aufbewahrung exportieren:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Nutze die Option Exportieren, um eine Excel-Datei mit Benutzerdaten zu erstellen.
  3. Speichere die Datei, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen.

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Offene Genehmigungsanfragen beim Löschen einer Genehmiger:in bearbeiten

Wenn ein Benutzer, den du löschen möchtest, ein Genehmiger war und noch offene Abwesenheitsanfragen von seinen Antragsstellern hat, erscheint eine Benachrichtigung, die das Löschen verhindert. So gehst du vor:
  1. Klicke auf „Details“, um die offenen Anfragen anzuzeigen. Dort siehst du:
    • Die Art der Abwesenheitsanfrage.
    • Den Mitarbeitenden, der die Anfrage gestellt hat.
    • Den Status der Anfrage und relevante Daten.
  2. Übernehme den Genehmigungsprozess:
    • Als Admin kannst du die Anfrage im Namen des archivierten Benutzers manuell genehmigen oder ablehnen.
    • Sobald alle offenen Anfragen bearbeitet wurden, kann der Benutzer ohne Einschränkungen gelöscht werden.
Das Löschen eines Benutzers ist endgültig. Überprüfe sorgfältig, ob alle erforderlichen Abwesenheits- und Kontingentdaten vor dem Löschen aufgezeichnet wurden.

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Best Practices für die Benutzerverwaltung

  • Massenaktionen nutzen, um Zeit zu sparen: Wende Änderungen gleichzeitig auf mehrere Benutzer an, z. B. Abteilungsänderungen oder das Archivieren inaktiver Benutzer.
  • Kosten in kostenpflichtigen Plänen im Blick behalten: Archivierte und inaktive Benutzer zählen weiterhin zu den abrechenbaren Benutzerlimits. Ziehe in Betracht, Daten zu exportieren und unnötige Benutzer zu löschen, um Kosten zu sparen.
  • Benutzerrollen und Berechtigungen überprüfen: Eine vollständige Übersicht darüber, was jeder Benutzer in absentify sehen und tun kann, findest du im Leitfaden zu Rollen und Berechtigungen.
  • Den Unterschied zwischen inaktiven und archivierten Benutzern verstehen:
    • Inaktive Benutzer: Sind weiterhin in Teamübersichten sichtbar, können sich aber nicht anmelden oder System-E-Mails empfangen. Wenn du dir unsicher bist, warum ein Benutzer keine Benachrichtigungen erhält, sieh dir unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mail-Zustellung an.
    • Archivierte Benutzer: Sind vollständig aus Teamübersichten und allen nutzerseitigen Bereichen ausgeblendet.