Zum Hauptinhalt springen
Administratorinnen in absentify können Kontingente für einzelne Benutzerinnen konfigurieren, um sicherzustellen, dass Urlaubsansprüche korrekt erfasst werden. Diese Anleitung bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie du Kontingente einstellen, bearbeiten und verwalten kannst.
Beim Hinzufügen neuer Benutzer*innen berechnet absentify die Kontingente für das aktuelle Geschäftsjahr automatisch pro-rata basierend auf:
  • Dem Standardanspruch der Abteilung.
  • Dem Eintrittsdatum innerhalb des Geschäftsjahres.

​
Zugriff auf die Benutzerkontingente

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
  2. Wähle die gewünschte Person aus der Liste und öffne deren Profil.
  3. Wähle im Bearbeitungsmenü den Reiter Kontingente aus der Seitenleiste.

​
Kontingente bearbeiten

So bearbeitest du die Kontingente einesr Benutzerin:
  1. Suche das Jahr, das du bearbeiten möchtest, in der Kontingenttabelle.
  2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der gewünschten Zeile.
  3. Bearbeite die folgenden Felder nach Bedarf:
    • Übertrag: Passe die Anzahl der nicht genutzten Tage aus dem Vorjahr an (siehe unten für Details zu manuellen Anpassungen).
    • Kontingent: Lege den Gesamtanspruch für das Jahr fest.
    • Ausgleichstage: Füge zusätzliche freie Tage hinzu, wie z. B. Sonderurlaub.
  4. Speichere deine Änderungen, um die Aktualisierungen zu übernehmen.

​
Manuelle Übertragsanpassungen

Übertragswerte werden basierend auf den globalen Kontingenteinstellungen automatisch berechnet. Administrator*innen können diese Werte jedoch manuell anpassen. Bevor du eine manuelle Anpassung vornimmst, beachte Folgendes:

​
Auswirkungen manueller Übertragsanpassungen

  • Überschreibung der globalen Einstellung: Ein manueller Wert deaktiviert die automatische Berechnung des Übertrags für diesen Benutzerin und dieses Jahr.
  • Fixierter Wert: Der eingegebene Übertrag wird zum endgültigen Wert für das ausgewählte Jahr.
  • Keine automatischen Updates: Zukünftige Änderungen an den Datensätzen des Vorjahres wirken sich nicht auf den manuell festgelegten Übertrag aus. Beispiel: Werden zusätzliche Tage aus dem Vorjahr verfügbar, beeinflussen sie nicht den manuell gesetzten Übertrag.
Bestätigungsprozess: Bei der manuellen Anpassung des Übertrags:
  1. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die die Auswirkungen manueller Anpassungen erklärt.
  2. Klicke auf Bestätigen, um fortzufahren.
Nach dem Speichern der manuellen Anpassung wird ein rotes Warnsymbol (nur für Administrator*innen sichtbar) angezeigt mit der Nachricht:
„Manuell angepasster Übertrag. Automatische Updates deaktiviert.“
Manuelle Anpassungen erfordern sorgfältige Überlegungen. Stelle sicher, dass du die Auswirkungen verstehst, bevor du fortfährst.
Zurück zur automatischen Berechnung: In der Tabellenansicht befindet sich neben dem Warnsymbol ein roter Button, um zur automatischen Berechnung zurückzukehren. Diese Aktion wird:
  • Den manuell eingetragenen Übertrag löschen.
  • Den Übertrag automatisch neu berechnen, basierend auf dem verbleibenden Saldo des Vorjahres.

​
Standardeinstellungen für Kontingente

Standardeinstellungen reflektieren die üblichen Ansprüche in der Organisation und sorgen für Konsistenz.
  1. Navigiere zum Reiter Kontingente im Benutzerprofil.
  2. Aktiviere die Option Standard für den gewünschten Kontingenttyp. Es kann nur ein Kontingent als Standard festgelegt werden.
  3. Speichere deine Änderungen.

​
Auswirkungen der Standardeinstellungen

  • Das Standardkontingent wird prominent in der Übersicht desr Benutzerin angezeigt und dient zur Berechnung des verbleibenden Anspruchs, der neben dem Profilbild in Teamansichten angezeigt wird.
  • Beispiel: Ist „Urlaub“ als Standardkontingent festgelegt, werden die verbleibenden Urlaubstage in der Teamübersicht angezeigt.

​
Sichtbarkeitsanpassungen

Administratorinnen können steuern, welche Kontingente für Benutzerinnen sichtbar sind:
  1. Deaktiviere die Option Sichtbar oberhalb eines Kontingents, um es im Kalender und den Antragsoptionen desr Benutzerin auszublenden.

​
Auswirkungen ausgeblendeter Kontingente

  • Ausgeblendete Kontingente werden weder in der Übersicht noch im Kalender desr Benutzerin angezeigt.
  • Benutzer*innen können den verbleibenden Saldo ausgeblendeter Kontingente nicht einsehen.
  • Alle mit ausgeblendeten Kontingenten verknüpften Abwesenheitstypen werden ebenfalls ausgeblendet, und Benutzer*innen können diese Abwesenheitstypen nicht anfordern.
Ausgeblendete Kontingente bedeuten, dass Benutzer*innen keine Abwesenheitstypen anfordern können, die mit diesen verknüpft sind. Stelle sicher, dass wichtige Kontingente sichtbar bleiben.

​
Best Practices für die Kontingentverwaltung

  • Konsistenz: Richte Kontingente an Unternehmensrichtlinien und Arbeitsverträgen aus.
  • Pro-rata-Berechnungen prüfen: Überprüfe die Berechnungen bei Mitarbeitenden, die während des Jahres eingestellt werden oder Änderungen erfahren.
  • Klare Standardwerte setzen: Stelle sicher, dass nur ein Kontingent als Standard festgelegt wird, um die Übersichtlichkeit in Teamansichten zu wahren.
  • Historische Aufzeichnungen bewahren: Vermeide das Überschreiben vergangener Kontingente, um genaue Berichte zu gewährleisten.
Das Reduzieren von Kontingenten auf Werte unterhalb bereits beantragter Abwesenheiten kann Fehler in der Abwesenheitsverfolgung verursachen. Überprüfe bestehende Abwesenheitsanfragen sorgfältig, bevor du Änderungen vornimmst.