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Mit dem Benachrichtigungs-Editor zur Massenbearbeitung in absentify kannst du effizient steuern, wie ausgewählte Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen zu Abwesenheitsanträgen erhalten. Diese Funktion ist besonders nützlich beim Onboarding neuer Benutzer oder beim Anpassen von Benachrichtigungsrichtlinien für ganze Teams.
Der Benachrichtigungs-Editor für die Massenbearbeitung ist ausschließlich in den Essentials- und Plus-Plänen verfügbar. Weitere Informationen findest du auf unserer Preisseite.

Wofür sich diese Funktion am besten eignet

  • In den meisten Fällen erhalten Benutzer, die direkt an einem Abwesenheitsantrag beteiligt sind — zum Beispiel als Antragsteller, der zugewiesene Genehmiger oder der zugewiesene Vertreter — automatisch die relevanten Benachrichtigungen.
  • Zusätzlich können Abteilungsleiter regelmäßige Updates über die Abwesenheiten der Mitarbeiter in ihrer Abteilung über die wöchentlichen Update-Benachrichtigungen erhalten.
  • Der Benachrichtigungs-Editor für die Massenbearbeitung eignet sich jedoch am besten für Anwendungsfälle, in denen bestimmte Personen oder zentrale Postfächer (z. B. Mitglieder der HR-Abteilung oder eine zentrale E-Mail-Adresse) über Anträge bestimmter Benutzer informiert werden sollen – unabhängig davon, ob sie selbst am Antrag beteiligt sind.

So bearbeitest du Benachrichtigungen in Massen

So gehst du vor:
  1. Navigiere zu Einstellungen → Benutzer.
  2. Wähle aus, wie du Benutzer auswählen möchtest:
    • Verwende den Abteilungs-Filter, um nur Benutzer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen, und klicke dann auf Alle auswählen.
    • Oder markiere manuell die Kontrollkästchen neben den einzelnen Benutzern, die du bearbeiten möchtest.
  3. Klicke im Menü für Massenaktionen auf Benachrichtigungen bearbeiten.
Danach stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:

1. Alle bestehenden Benachrichtigungen löschen

Mit dieser Option kannst du alle abwesenheitsbezogenen Benachrichtigungen entfernen, die derzeit für die ausgewählten Benutzer konfiguriert sind.
  • Alle Benachrichtigungsregeln werden gelöscht.
  • Diese Aktion ist irreversibel, also sei vorsichtig.
  • Klicke auf Speichern, um zu bestätigen.

2. Neue Benachrichtigungen für ausgewählte Benutzer hinzufügen

Mit dieser Option kannst du zusätzliche Benachrichtigungen zu den bestehenden Regeln hinzufügen, ohne diese zu überschreiben.
  • Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten aus der Dropdown-Liste.
  • Lege fest, bei welchen Benachrichtigungsstufen eine E-Mail ausgelöst wird:
    • Wenn Antrag eingereicht wird
    • Nachdem der Antrag genehmigt wurde
    • Bei jeder Änderung im Genehmigungsprozess
  • Gib eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen im Feld Empfänger E-Mail ein (mehrere Adressen durch Komma trennen).
  • Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Best Practices

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