Der Benachrichtigungs-Editor für die Massenbearbeitung ist ausschließlich in den Essentials- und Plus-Plänen verfügbar. Weitere Informationen findest du auf unserer Preisseite.
Wofür sich diese Funktion am besten eignet
- In den meisten Fällen erhalten Benutzer, die direkt an einem Abwesenheitsantrag beteiligt sind — zum Beispiel als Antragsteller, der zugewiesene Genehmiger oder der zugewiesene Vertreter — automatisch die relevanten Benachrichtigungen.
- Zusätzlich können Abteilungsleiter regelmäßige Updates über die Abwesenheiten der Mitarbeiter in ihrer Abteilung über die wöchentlichen Update-Benachrichtigungen erhalten.
- Der Benachrichtigungs-Editor für die Massenbearbeitung eignet sich jedoch am besten für Anwendungsfälle, in denen bestimmte Personen oder zentrale Postfächer (z. B. Mitglieder der HR-Abteilung oder eine zentrale E-Mail-Adresse) über Anträge bestimmter Benutzer informiert werden sollen – unabhängig davon, ob sie selbst am Antrag beteiligt sind.
So bearbeitest du Benachrichtigungen in Massen
So gehst du vor:- Navigiere zu Einstellungen → Benutzer.
- Wähle aus, wie du Benutzer auswählen möchtest:
- Verwende den Abteilungs-Filter, um nur Benutzer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen, und klicke dann auf Alle auswählen.
- Oder markiere manuell die Kontrollkästchen neben den einzelnen Benutzern, die du bearbeiten möchtest.
- Klicke im Menü für Massenaktionen auf Benachrichtigungen bearbeiten.
1. Alle bestehenden Benachrichtigungen löschen
Mit dieser Option kannst du alle abwesenheitsbezogenen Benachrichtigungen entfernen, die derzeit für die ausgewählten Benutzer konfiguriert sind.- Alle Benachrichtigungsregeln werden gelöscht.
- Diese Aktion ist irreversibel, also sei vorsichtig.
- Klicke auf Speichern, um zu bestätigen.
2. Neue Benachrichtigungen für ausgewählte Benutzer hinzufügen
Mit dieser Option kannst du zusätzliche Benachrichtigungen zu den bestehenden Regeln hinzufügen, ohne diese zu überschreiben.- Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten aus der Dropdown-Liste.
- Lege fest, bei welchen Benachrichtigungsstufen eine E-Mail ausgelöst wird:
- Wenn Antrag eingereicht wird
- Nachdem der Antrag genehmigt wurde
- Bei jeder Änderung im Genehmigungsprozess
- Gib eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen im Feld Empfänger E-Mail ein (mehrere Adressen durch Komma trennen).
- Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Best Practices
- Alle neuen Benachrichtigungen, die in Massen hinzugefügt werden, werden mit den bestehenden Regeln zusammengeführt. Achte darauf, doppelte Konfigurationen zu vermeiden.
- Erhält ein Empfänger keine E-Mail-Benachrichtigungen, wirf einen Blick in unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung bei E-Mail-Zustellungen.
- Möchtest du die Benachrichtigungen nur für einen einzelnen Benutzer verwalten? Erfahre, wie du Benachrichtigungseinstellungen pro Benutzer bearbeiten kannst.