Das Exportieren von Abwesenheitsdaten in absentify ist äußerst hilfreich, um Abwesenheiten zu analysieren, zu dokumentieren oder für Audits aufzubereiten. Egal ob du in der HR arbeitest oder Abteilungsleiter bist – mit dem Excel-Export kannst du ganz einfach strukturierte Berichte generieren und deine Daten revisionssicher speichern.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So exportierst du Abwesenheitsdaten

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du einen Export durchführst und welche Informationen du in der Excel-Datei erwarten kannst.

  1. Export-Funktion aufrufen

    Gehe in deinem absentify-Dashboard zu Einstellungen > Export.

  2. Zeitraum auswählen

    Wähle den Zeitraum für deinen Export aus. Du kannst Daten für einen bestimmten Monat oder ein ganzes Geschäftsjahr exportieren – egal, ob vergangenes, aktuelles oder kommendes Jahr.

    Der Export sollte innerhalb von 12 Monaten nach Ende eines Geschäftsjahres erfolgen – andernfalls gehen die Daten dauerhaft verloren. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die Abwesenheitsdaten für Audits oder interne Prüfungen benötigen.

  3. Abteilung auswählen

    Nach der Auswahl des Zeitraums kannst du entweder nach bestimmten Abteilungen filtern oder alle Abteilungen auswählen, um Daten für das gesamte Unternehmen zu exportieren. Dies ist besonders nützlich, wenn verschiedene Abteilungen separate Berichte benötigen.

    Wenn ein Benutzer zum Zeitpunkt der Abwesenheit in einer Abteilung war, aber später in eine andere Abteilung gewechselt ist, erscheint er nicht mehr im Export für die ursprüngliche Abteilung.

  4. Excel-Datei herunterladen

    Sobald alle gewünschten Parameter eingestellt sind, klicke auf Daten exportieren, um deine Datei zu generieren. Die Excel-Datei wird automatisch heruntergeladen und enthält drei verschiedene Tabellenblätter mit relevanten Details.

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Exportoptionen

Die Option, Daten monatlich zu exportieren, ist nur mit einem Upgrade auf mindestens den Mini-Plan verfügbar. Weitere Informationen findest du unter Preise.

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Was ist in der exportierten Excel-Datei enthalten?

Die exportierte Excel-Datei enthält drei Tabellenblätter:

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1. Kontingent

Diese Tabelle zeigt eine Übersicht über Nutzerkontingente sowie deren genutzte Abwesenheiten im ausgewählten Zeitraum.

  • Benutzer-ID: Die app-spezifische Benutzer-ID.
  • Benutzerdefinierte Id: Die von deiner Organisation vergebene Benutzer-ID.
  • Name: Der vollständige Name des Mitarbeiters, für den die Abwesenheit eingetragen wurde.
  • E-Mail: Die E-Mail-Adresse des betreffenden Mitarbeiters.
  • Status: Gibt an, ob der Nutzer aktiv, inaktiv oder archiviert ist.
  • Datum des Beginns der Beschäftigung: Das offizielle Eintrittsdatum des Mitarbeiters.
  • Enddatum der Beschäftigung: Das Austrittsdatum – nur gefüllt bei archivierten Nutzern.
  • Abteilung: Wenn mehrere Abteilungen zugewiesen sind, werden sie durch Kommas getrennt. Bei Export einzelner Abteilungen erscheinen nur Nutzer dieser Abteilung.
  • Kontingent: Bezeichnung der Kontingentart.
  • Kontingent Einheit: Gibt an, ob das Kontingent in Tagen oder Minuten geführt wird.
  • Limit ignorieren: Gibt (true oder false) an, ob der Nutzer sein Kontingent überschreiten darf. Diese Einstellung wird im jeweiligen Kontingent definiert.

Die folgenden fünf Spalten verwenden dieselbe Einheit (Tage oder Minuten) wie das zugehörige Kontingent und beziehen sich auf das gewählte Geschäftsjahr.

  • Übertrag: Vom Vorjahr übernommene Kontingenttage oder -minuten.
  • Kontingent: Gesamtanspruch im ausgewählten Zeitraum.
  • Ausgleichszeit: Gutschriften für geleistete Überstunden im ausgewählten Zeitraum.
  • Genommen: Bisher genutzter Anteil des Kontingents.
  • Restguthaben: Noch verfügbares Restkontingent.

Im Anschluss werden alle in deiner Organisation erstellten Abwesenheitsarten als separate Spalten dargestellt. Gelöschte Abwesenheitsarten sind mit (gelöscht) markiert. Die Zellen zeigen, wie viele Einheiten pro Abwesenheitsart genutzt wurden.

Jede Zeile steht für ein bestimmtes Kontingent eines Nutzers. Hat jemand mehrere, erscheinen zwei Zeilen mit jeweiligen Werten.

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Unterschiede beim Monatsexport

Im Monatsexport fehlen folgende Spalten:

  • Übertrag
  • Kontingent
  • Ausgleichstage
  • Genommen
  • Verbleibend

Stattdessen erscheint eine Spalte Vom Kontingent abgezogen mit der Anzahl der im Monat angerechneten Einheiten.

Der Monatsexport eignet sich ideal für die kurzfristige Auswertung, z. B. für Monatsberichte oder Gehaltsabrechnung.

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2. Abwesenheiten

Diese Tabelle enthält detaillierte Informationen zu Abwesenheitsanfragen.

  • ID: Die eindeutige ID des Abwesenheitsantrags.
  • Benutzer-ID: App-interne Nutzer-ID.
  • Benutzerdefinierte Id: Organisationsspezifische Nutzer-ID.
  • Name: Der Name des Mitarbeiters, für den die Abwesenheit eingetragen wurde.
  • E-Mail: Die zugehörige E-Mail-Adresse.

Diese Angaben beziehen sich auf den betroffenen Mitarbeiter – also die Person, die abwesend war. Wer die Anfrage eingereicht hat (z. B. der Abteilungsleiter), steht separat in der Spalte Erstellt von.

  • Abwesenheitsart: Die gebuchte Abwesenheitsart.
  • Startdatum: Startdatum der Abwesenheit. Bei stundenbasierter Buchung inkl. Uhrzeit.
  • Startpunkt: Uhrzeit oder Zeitblock (z. B. „Morgen“ oder „Nachmittag“) bei Tagesbuchung.
  • Enddatum: Enddatum der Abwesenheit. Bei stundenbasierter Buchung inkl. Uhrzeit.
  • Ende um: Uhrzeit oder Zeitblock (z. B. „Mittagspause“, „Ende des Arbeitstags“).
  • Arbeitszeit Abwesenheit: Die tatsächliche Abwesenheitsdauer innerhalb der Arbeitszeit.
  • Dauer: Gesamtdauer der Abwesenheit inklusive Feiertagen oder Wochenenden.
  • Kontingent Einheit: Zeigt an, ob die Abwesenheit in Tagen oder Minuten geführt wird.
  • Grund: Optionaler Abwesenheitsgrund, falls angegeben.
  • Erstellt am: Zeitstempel der Anfrage.
  • Erstellt von: Der Nutzer, der die Anfrage erstellt hat.
  • Status: Gibt an, ob die Anfrage genehmigt, abgelehnt, storniert oder noch offen ist.
  • Genehmigungsverfahren: Konfiguration des Genehmigungsprozesses.
  • Genehmigt am: Zeitpunkt der Genehmigung.
  • Genehmigt von: Genehmiger, der die Anfrage freigegeben hat.
  • Storniert um: Zeitpunkt der Stornierung.
  • Storniert von: Nutzer, der die Anfrage storniert hat.
  • Grund für Stornierung: Begründung, falls vom Nutzer angegeben.
  • Abgelehnt um: Zeitpunkt der Ablehnung.
  • Abgelehnt von: Nutzer, der die Anfrage abgelehnt hat.
  • Ablehnungsgrund: Begründung zur Ablehnung.
  • Vom Kontingent abgezogen: (true oder false), ob die Abwesenheit vom Kontingent abgezogen wurde.
  • Kontingent: Name des Kontingents, sofern das Kontingent belastet wurde.

Ob eine Abwesenheit auf ein Kontingent angerechnet wird, hängt von den Einstellungen der Abwesenheitsart ab (z. B. ob Feiertage oder arbeitsfreie Tage ignoriert werden).
Details findest du unter Abwesenheitsart konfigurieren.

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3. Abwesenheiten pro Tag

Dieses Blatt bietet eine tagesgenaue Aufschlüsselung der Abwesenheiten.

  • Benutzer-ID: App-spezifische Nutzer-ID.
  • Benutzerdefinierte Id: Organisationsspezifische Nutzer-ID.
  • Name: Name des betroffenen Mitarbeiters.
  • E-Mail: Zugehörige E-Mail-Adresse.

Diese Angaben beziehen sich auf die Person, die an dem Tag abwesend war.
Wer die Anfrage eingereicht, genehmigt, abgelehnt oder storniert hat, findest du im Tabellenblatt Abwesenheiten.

  • Abwesenheitsart: Die jeweilige Abwesenheitsart.
  • Datum: Das konkrete Datum der Abwesenheit.
  • Monat: Monat der Abwesenheit.
  • Wochentag: Der Wochentag des Datums.
  • Ganzer Tag:
    • Bei Stundenbuchung: zeigt Start- und Endzeit.
    • Bei Tagesbuchung: zeigt „Ganzer Tag“, „Morgen“ oder „Nachmittag“.
  • Status: Status der Abwesenheit an dem Tag: Offen, Genehmigt oder Feiertag.
    Abgelehnte oder stornierte Anfragen werden nicht angezeigt, da keine tatsächliche Abwesenheit vorliegt.
  • Vom Kontingent abgezogen: Gibt an, ob die Abwesenheit auf ein Kontingent angerechnet wurde (true oder false).

Auch bei deduktiven Abwesenheitsarten kann false erscheinen, wenn z. B. nur an Feiertagen oder außerhalb der Arbeitszeiten gebucht wurde.

  • Arbeitszeit Abwesenheit: Abwesenheitsdauer laut Arbeitszeitmodell.
  • Dauer: Dauer für den einzelnen Tag in Tagen oder Minuten.
  • Kontingent Einheit: Einheit des zugeordneten Kontingents.
  • Kontingent: Der Name des zugeordneten Kontingents (wenn angerechnet); sonst leer.

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Vorteile der Export-Funktion

  • Flexible Berichte: Exportiere gezielt nach Abteilungen und Zeiträumen.
  • Detaillierte Einblicke: Erhalte eine umfassende Analyse zu Abwesenheitsmustern, Genehmigungen und Trends in einzelnen Abteilungen.
  • Audit- und Compliance-konform: Halte Unternehmensrichtlinien ein und stelle sicher, dass deine Abwesenheitsdaten für Prüfungen sicher gespeichert sind.