Abwesenheitsdaten exportieren

Das Exportieren von Abwesenheitsdaten in absentify ist äußerst nützlich, um Mitarbeiterabwesenheiten zu verfolgen, zu analysieren und Berichte zu erstellen. Ob als Abteilungsleiter*in oder in der HR-Abteilung – die Fähigkeit, genaue Abwesenheitsberichte für bestimmte Zeiträume zu erstellen, ist entscheidend.

Mit der Excel-Exportfunktion von absentify kannst du detaillierte Berichte erstellen, um deine Unterlagen organisiert und regelkonform zu halten. In dieser Anleitung erfährst du, wie du Abwesenheitsdaten exportierst und was die exportierte Excel-Datei enthält.

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Schritt-für-Schritt: So exportierst du Abwesenheitsdaten

1. Exportfunktion aufrufen

   Gehe im absentify-Dashboard zu Einstellungen > Export.

2. Zeitraum auswählen

   Wähle den genauen Zeitraum für deinen Export. Du kannst Daten für einen bestimmten Monat oder ein ganzes Geschäftsjahr exportieren – sei es das vorherige, aktuelle oder kommende Jahr.

   Der Export muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt werden – andernfalls gehen die Daten dauerhaft verloren. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Abwesenheitsdaten für Prüfungen oder interne Überprüfungen benötigen.

3. Abteilung auswählen

   Nach der Auswahl des Zeitraums kannst du entweder spezifische Abteilungen filtern oder alle Abteilungen auswählen, um Daten für das gesamte Unternehmen zu exportieren. Diese Flexibilität ist besonders hilfreich, wenn verschiedene Abteilungen separate Berichte benötigen.

4. Excel-Datei herunterladen

   Sobald die gewünschten Parameter festgelegt sind, klicke auf Daten exportieren, um deine Datei zu erstellen. Eine Excel-Datei wird automatisch heruntergeladen, die drei verschiedene Tabellen mit relevanten Details enthält.

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Inhalte der exportierten Excel-Datei

Die Excel-Datei bietet eine detaillierte Aufschlüsselung der Abwesenheitsdaten auf drei Tabellen:

1. Kontingentübersicht

   Diese Tabelle bietet eine umfassende Ansicht aller Benutzer*innen in den ausgewählten Abteilungen, einschließlich:

   • Benutzer-ID
   • Benutzerdefinierte ID
   • E-Mail-Adresse
   • Beschäftigungsstatus (aktiv oder archiviert)
   • Einstellungs- und Enddatum der Beschäftigung
   • Zugewiesene Abteilungen
   • Zugewiesene Kontingente
   • Übersicht der Abwesenheiten, einschließlich verbleibender Tage für den ausgewählten Zeitraum.

2. Details zu Abwesenheitsanfragen

   Diese Tabelle enthält detaillierte Informationen zu einzelnen Abwesenheitsanfragen, wie z. B.:

   • Abwesenheitsart
   • Start- und Enddatum/-zeit
   • Dauer der Abwesenheit an Arbeitstagen
   • Gesamtdauer
   • Einheit des Kontingents
   • Grund für die Abwesenheit
   • Erstellerin und Genehmigender (mit Zeitstempeln)
   • Details zu Stornierungen/Ablehnungen (falls zutreffend)
   • Ob die Abwesenheit vom Kontingent abgezogen wurde.

3. Abwesenheiten pro Tag

   Diese Tabelle zeigt eine Tagesübersicht der Abwesenheiten, einschließlich:

   • Abwesenheitsart
   • Datum
   • Monat
   • Wochentag
   • Ganztägig (Ja/Nein)
   • Status der Abwesenheit
   • Abzugsstatus vom Kontingent.

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Vorteile der Exportfunktion

• Individuell anpassbare Berichte: Passe deinen Datenexport an, indem du spezifische Abteilungen und Zeiträume auswählst.
• Detaillierte Einblicke: Erhalte ein tiefgehendes Verständnis für Abwesenheitsmuster, Genehmigungen und abteilungsspezifische Trends.
• Prüfungs- und Überprüfungsbereitschaft: Sichere die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Prüfungsanforderungen, indem du deine Abwesenheitsdaten sicher speicherst.