Abwesenheitsdaten exportieren

Das Exportieren von Abwesenheitsdaten in absentify ist äußerst nützlich, um Mitarbeiterabwesenheiten nachzuverfolgen, zu analysieren und zu dokumentieren. Egal, ob du Teamleiter bist oder in der Personalabteilung arbeitest – es ist wichtig, genaue Abwesenheitsdaten für bestimmte Zeiträume abrufen zu können.

Mit der Excel-Export-Funktion kannst du detaillierte Berichte erstellen, um deine Aufzeichnungen organisiert und konform zu halten. In dieser Anleitung erfährst du, wie du Abwesenheitsdaten exportierst und was dich in der exportierten Excel-Datei erwartet.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So exportierst du Abwesenheitsdaten

1. Export-Funktion aufrufen

   Gehe in deinem absentify-Dashboard zu Einstellungen > Export.

2. Zeitraum auswählen

   Wähle den Zeitraum für deinen Export aus. Du kannst Daten für einen bestimmten Monat oder ein ganzes Geschäftsjahr exportieren – egal, ob vergangenes, aktuelles oder kommendes Jahr.

   Der Export sollte innerhalb von 12 Monaten nach Ende eines Geschäftsjahres erfolgen – andernfalls gehen die Daten dauerhaft verloren. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die Abwesenheitsdaten für Audits oder interne Prüfungen benötigen.

3. Abteilung auswählen

   Nach der Auswahl des Zeitraums kannst du entweder nach bestimmten Abteilungen filtern oder alle Abteilungen auswählen, um Daten für das gesamte Unternehmen zu exportieren. Dies ist besonders nützlich, wenn verschiedene Abteilungen separate Berichte benötigen.

   Wenn ein Benutzer zum Zeitpunkt der Abwesenheit in einer Abteilung war, aber später in eine andere Abteilung gewechselt ist, erscheint er nicht mehr im Export für die ursprüngliche Abteilung.

4. Excel-Datei herunterladen

   Sobald alle gewünschten Parameter eingestellt sind, klicke auf Daten exportieren, um deine Datei zu generieren. Die Excel-Datei wird automatisch heruntergeladen und enthält drei verschiedene Tabellenblätter mit relevanten Details.

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Export-Optionen

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Inhalt der exportierten Excel-Datei

Die exportierte Excel-Datei enthält drei Tabellenblätter:

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Allowance

Dieses Tabellenblatt bietet eine Übersicht über die Abwesenheitskontingente der Benutzer im ausgewählten Zeitraum. Enthaltene Spalten:

• Benutzer-ID

• Benutzerdefinierte ID

• Name

• E-Mail

• Status

• Beschäftigungsbeginn

• Beschäftigungsende

• Abteilung (bei mehreren Abteilungen durch Komma getrennt; wenn vor dem Export nur eine Abteilung ausgewählt wurde, werden nur Benutzer aus dieser Abteilung angezeigt)

• Kontingenttyp

• Kontingenteinheit (Tage oder Minuten)

• Kontingentgrenze ignorieren (true/false)

• Übertrag (vom Vorjahr vor dem gewählten Jahr)

• Kontingent (gewähltes Jahr)

• Ausgleichstage

• Genommen

• Verbleibend

• Alle erstellten Abwesenheitstypen (einschließlich gelöschter, die mit (gelöscht) gekennzeichnet werden)

  Im “Allowance”-Tabellenblatt werden nur abzugsfähige Abwesenheiten angezeigt. Dazu gehören Abwesenheitstypen, die früher mit einem Kontingent verknüpft waren, aber nicht mehr sind.

Beim monatlichen Export ist die Struktur gleich, mit folgenden Ausnahmen:

• Die Spalten “Übertrag”, “Kontingent”, “Ausgleichstage”, “Genommen” und “Verbleibend” entfallen.
• Stattdessen wird die Spalte “Vom Kontingent abgezogen” hinzugefügt.

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Leave

Dieses Tabellenblatt enthält detaillierte Informationen zu Abwesenheitsanträgen mit folgenden Spalten:

• Benutzer-ID

• Benutzerdefinierte ID

• Name

• E-Mail

• Abwesenheitstyp

• Startdatum

• Startzeit

• Enddatum

• Endzeit

• Dauer (Arbeitstag)

• Gesamtdauer

• Kontingenteinheit

• Grund

• Erstellt am

• Erstellt von

• Status

• Genehmigungsprozess

• Genehmigt am

• Genehmigt von

• Storniert am

• Storniert von

• Abgelehnt am

• Abgelehnt von

• Ablehnungsgrund

• Vom Kontingent abziehen (true/false)

• Kontingenttyp (wenn true in der vorherigen Spalte)

  Die Spalte “Vom Kontingent abziehen” wird durch die Einstellungen des Abwesenheitstyps beeinflusst. Wenn “Arbeitszeit ignorieren” oder “Feiertage ignorieren” aktiviert ist, kann sich dies darauf auswirken, ob die Abwesenheit wie erwartet abgezogen wird.

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Abwesenheiten pro Tag

Dieses Tabellenblatt zeigt eine Übersicht der Abwesenheiten pro Tag mit folgenden Spalten:

• Benutzer-ID
• Benutzerdefinierte ID
• Name
• E-Mail
• Abwesenheitstyp
• Datum
• Monat
• Wochentag
• Ganzer Tag (zeigt die genaue angeforderte Zeit in Stunden an, wenn die Kontingenteinheit auf Stunden gesetzt ist, oder “Ganzer Tag”, “Vormittag” oder “Nachmittag”, wenn die Einheit auf Tage gesetzt ist)
• Status
• Vom Kontingent abziehen (true/false)
• Dauer (Arbeitstag) (abhängig vom Arbeitszeitplan des Nutzers)
• Gesamtdauer (abhängig von der Abwesenheit)
• Kontingenteinheit
• Kontingent

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Vorteile der Export-Funktion

• Individuelle Berichte: Passe deinen Export an, indem du bestimmte Abteilungen und Zeiträume auswählst.
• Detaillierte Einblicke: Erhalte eine umfassende Analyse zu Abwesenheitsmustern, Genehmigungen und Trends in einzelnen Abteilungen.
• Audit- und Compliance-konform: Halte Unternehmensrichtlinien ein und stelle sicher, dass deine Abwesenheitsdaten für Prüfungen sicher gespeichert sind.