Benachrichtigungen über ausstehende Anfragen
Wenn du als Genehmiger oder Vertreter einer Abwesenheitsanfrage zugewiesen wurdest, wirst du über das Glockensymbol oben rechts in der Navigationsleiste benachrichtigt.Die eingeblendete Zahl zeigt an, wie viele Anfragen aktuell auf deine Aktion warten – unabhängig davon, ob du als Genehmiger oder Vertreter eingetragen bist. Diese Benachrichtigungen erscheinen nur für Abwesenheitsanfragen, bei denen du explizit zugewiesen wurdest.
Vertretungsanfragen anzeigen und verwalten
Wenn du als Vertreter für eine Abwesenheit ausgewählt wurdest, musst du deine Zuweisung bestätigen, bevor die Anfrage an den Genehmiger weitergeleitet werden kann. Sobald die erforderliche Anzahl an Vertretern (falls mehr als einer) die Zuweisung bestätigt hat, wird die Abwesenheitsanfrage zur Genehmigung an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet. So überprüfst und beantwortest du Vertretungsanfragen:- Klicke auf das Glockensymbol oben rechts.
- Wenn Vertretungsanfragen für dich offen sind, werden sie dort aufgelistet.
- Für jede Anfrage kannst du:
- Details ansehen: Sieh dir die Informationen zur Abwesenheit an.
- Zustimmen: Bestätige, dass du während der Abwesenheit als Vertretung einspringen kannst.
- Ablehnen: Lehn die Vertretung ab, wenn du nicht verfügbar bist oder die Verantwortung nicht übernehmen kannst.
Verarbeitung von Vertretungsanfragen bei wiederkehrenden Abwesenheiten
Wenn du eine Stellvertretungsanfrage für eine wiederkehrende Abwesenheit erhältst und sie annimmst oder ablehnst, gilt deine Entscheidung für alle Termine in der Serie. Es ist nicht möglich, einzelne Tage innerhalb derselben Anfrage separat zu akzeptieren oder abzulehnen.Genehmigungsanfragen anzeigen und verwalten
Wenn du als Genehmiger einer Person zugewiesen bist, bist du dafür verantwortlich, alle Abwesenheitsanfragen zu prüfen und zu bearbeiten, die genehmigungspflichtig sind. So kannst du Genehmigungsanfragen verwalten:- Klicke auf das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke.
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Eine Liste der ausstehenden Anfragen wird angezeigt, mit folgenden Details:
- Der Name des Mitarbeitenden, der die Anfrage gestellt hat.
- Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage erstellt wurde.
- Der Abwesenheitstyp und die beantragte Dauer.
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Für jede Anfrage kannst du folgende Aktionen ausführen:
- Details: Weitere Informationen zur Anfrage anzeigen, z. B. den Abwesenheitstyp und die Dauer.
- Genehmigen: Die Anfrage genehmigen, wenn alles in Ordnung ist.
- Ablehnen: Die Anfrage ablehnen und im entsprechenden Feld einen Grund angeben, bevor du die Aktion bestätigst.
Verarbeitung von wiederkehrenden Abwesenheitsanfragen
Wenn eine wiederkehrende Abwesenheitsanfrage genehmigt oder abgelehnt wird, gilt die Entscheidung für alle Termine in der Serie. Es ist nicht möglich, einzelne Vorkommen einer Serie separat zu genehmigen oder abzulehnen.Erweiterte Sichtbarkeit für Genehmiger und Vertreter
Je nach Rolle im Genehmigungsprozess erhältst du Zugriff auf unterschiedliche Informationen zur Abwesenheitsanfrage: Wenn du als Vertreter zugewiesen wurdest, kannst du sehen:- Abwesenheitsart: Der spezifische Grund der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Homeoffice).
- Anfragedetails: Eine vollständige Übersicht über den Abwesenheitszeitraum, einschließlich Start- und Endzeit.
- Verbleibendes Kontingent: Wie viele Tage oder Stunden dem Mitarbeitenden im jeweiligen Kontingent noch zur Verfügung stehen.
Hinweis: Der Umfang der angezeigten Informationen richtet sich nach deiner Rolle. Genehmiger erhalten alle relevanten Details für eine fundierte Entscheidung. Vertreter sehen nur die Angaben, die für die Bestätigung ihrer Vertretung notwendig sind. Du hast nur Zugriff auf Anfragen, für die du direkt zugewiesen bist – es sei denn, du bist zusätzlich als Abteilungsleiter eingetragen.
Wichtige Hinweise
- Zugriffsrechte: Bei Anfragen mit aktiviertem Datenschutz kannst du nur diejenigen Anfragen sehen und verarbeiten, bei denen du ausdrücklich als Genehmiger oder Vertreter zugewiesen bist.
- Benachrichtigungen: Wenn du eine Anfrage genehmigst oder ablehnst, wird der anfragende Mitarbeitende darüber informiert.
- Ablehnungsgründe: Wenn du eine Anfrage als Genehmiger ablehnst, wird dein Grund dokumentiert und dem Mitarbeitenden angezeigt. Vertreter müssen bei einer Ablehnung keinen Grund angeben.
- Datenschutz: Die erweiterte Sichtbarkeit beschränkt sich auf den Genehmigungsprozess und gewährt keinen allgemeinen Zugriff auf andere Mitarbeiterdaten.