In absentify können Mitarbeitende je nach Organisationseinstellung auch als Genehmigende für die Abwesenheitsanfragen ihrer Kolleg*innen fungieren. Diese Anleitung erklärt, wie Mitarbeitende solche Anfragen verwalten, genehmigen oder ablehnen und zusätzliche Details als Genehmigende einsehen können.

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Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungsanfragen

Wenn du als Genehmigende*r für eine Abwesenheitsanfrage eines anderen Mitarbeitenden zugewiesen bist, zeigt dir das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke der Navigationsleiste an, ob es ausstehende Anfragen gibt. Dabei gilt:

  • Ein roter Punkt signalisiert, dass Genehmigungsanfragen auf deine Aktion warten.
  • Eine Zahl zeigt an, wie viele Anfragen du prüfen musst.

Diese Benachrichtigungen beziehen sich ausschließlich auf Anfragen, bei denen du als Genehmigende*r zugewiesen bist.

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Genehmigungsanfragen anzeigen und verwalten

So kannst du Genehmigungsanfragen verwalten:

  1. Klicke auf das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke.

  2. Eine Liste der ausstehenden Anfragen wird angezeigt, mit folgenden Details:

    • Der Name des Mitarbeitenden, der die Anfrage gestellt hat.
    • Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage erstellt wurde.
    • Der Abwesenheitstyp und die beantragte Dauer.

  3. Für jede Anfrage kannst du folgende Aktionen ausführen:

    • Details: Weitere Informationen zur Anfrage anzeigen, z. B. den Abwesenheitstyp und die Dauer.
    • Genehmigen: Die Anfrage genehmigen, wenn alles in Ordnung ist.
    • Ablehnen: Die Anfrage ablehnen und im entsprechenden Feld einen Grund angeben, bevor du die Aktion bestätigst.

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Zusätzliche Einsichten für Genehmigende

Wenn du Genehmigende*r einer Anfrage bist, erhältst du Zugriff auf zusätzliche Details zur Abwesenheitsanfrage, darunter:

  • Abwesenheitstyp: Du kannst den genauen Grund der Abwesenheit einsehen (z. B. Urlaub, Krankheit, Homeoffice).
  • Verbleibendes Kontingent: Du siehst, wie viele Tage oder Stunden der Mitarbeitende noch im Abwesenheitskontingent hat.
  • Anfragedetails: Du kannst eine vollständige Übersicht der Abwesenheit, einschließlich Start- und Endzeiten, einsehen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hinweis: Diese erweiterten Einsichten sind nur für Anfragen verfügbar, die du genehmigen sollst. Für andere Mitarbeitende hast du keinen Zugriff auf Abwesenheitsdetails, es sei denn, du bist auch ihre Führungskraft.

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Wichtige Hinweise

  • Zugriffsbegrenzung: Mitarbeitende können nur Anfragen einsehen und verwalten, bei denen sie ausdrücklich als Genehmigende zugewiesen wurden.
  • Benachrichtigungen: Wenn du eine Anfrage genehmigst oder ablehnst, wird der Mitarbeitende, der die Anfrage gestellt hat, benachrichtigt.
  • Ablehnungsgründe: Wenn du eine Anfrage ablehnst, wird dein Grund protokolliert und für den Mitarbeitenden zur Transparenz sichtbar gemacht.
  • Datenschutz: Die erweiterten Einsichten sind auf den Genehmigungsprozess beschränkt und gewähren keinen allgemeinen Zugriff auf die Details anderer Mitarbeitender außerhalb der Anfrage.

Falls du weitere Unterstützung benötigst oder Probleme bei der Verwaltung von Genehmigungsanfragen auftreten, wende dich an deine Führungskraft oder die HR-Abteilung.

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