In absentify können Mitarbeitende je nach Konfiguration deines Unternehmens als Genehmiger oder Vertreter für Abwesenheitsanfragen ihrer Kolleg:innen zugewiesen werden. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du diese Anfragen verwalten, genehmigen oder ablehnen kannst und welche Informationen dir in deiner jeweiligen Rolle zur Verfügung stehen.

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Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungs- oder Vertretungsanfragen

Wenn du als Genehmiger oder Vertreter einer Abwesenheitsanfrage zugewiesen wurdest, erhältst du eine Benachrichtigung über das Glockensymbol oben rechts in der Navigationsleiste. Das bedeuten die Hinweise:

  • Ein roter Punkt zeigt an, dass Anfragen auf deine Aktion warten.
  • Eine Zahl gibt an, wie viele Anfragen du insgesamt prüfen musst (als Genehmiger oder Vertreter).

Diese Benachrichtigungen erscheinen nur für Abwesenheitsanfragen, bei denen du explizit als Genehmiger oder Vertreter zugewiesen wurdest.

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Vertretungsanfragen anzeigen und verwalten

Wenn du als Vertreter für eine Abwesenheit ausgewählt wurdest, musst du deine Zuweisung bestätigen, bevor die Anfrage an den Genehmiger weitergeleitet werden kann.

So überprüfst und beantwortest du Vertretungsanfragen:

  1. Klicke auf das Glockensymbol oben rechts.
  2. Wenn Vertretungsanfragen für dich offen sind, werden sie dort aufgelistet.
  3. Für jede Anfrage kannst du:
    • Details ansehen: Sieh dir die Informationen zur Abwesenheit an.
    • Zustimmen: Bestätige, dass du während der Abwesenheit als Vertretung einspringen kannst.
    • Ablehnen: Lehn die Vertretung ab, wenn du nicht verfügbar bist oder die Verantwortung nicht übernehmen kannst.

Sobald die erforderliche Anzahl an Vertretern (falls mehr als einer) die Zuweisung bestätigt hat, wird die Abwesenheitsanfrage zur Genehmigung an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

Vertreter sind ein wichtiger Teil der Genehmigungskette. Wenn du nicht auf eine Vertretungsanfrage reagierst, kann die zugehörige Abwesenheitsanfrage nicht weiterbearbeitet werden.

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Genehmigungsanfragen anzeigen und verwalten

So kannst du Genehmigungsanfragen verwalten:

  1. Klicke auf das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke.

  2. Eine Liste der ausstehenden Anfragen wird angezeigt, mit folgenden Details:

    • Der Name des Mitarbeitenden, der die Anfrage gestellt hat.
    • Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anfrage erstellt wurde.
    • Der Abwesenheitstyp und die beantragte Dauer.

  3. Für jede Anfrage kannst du folgende Aktionen ausführen:

    • Details: Weitere Informationen zur Anfrage anzeigen, z. B. den Abwesenheitstyp und die Dauer.
    • Genehmigen: Die Anfrage genehmigen, wenn alles in Ordnung ist.
    • Ablehnen: Die Anfrage ablehnen und im entsprechenden Feld einen Grund angeben, bevor du die Aktion bestätigst.

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Erweiterte Sichtbarkeit für Genehmiger und Vertreter

Je nach Rolle im Genehmigungsprozess erhältst du Zugriff auf unterschiedliche Informationen zur Abwesenheitsanfrage:

Wenn du als Vertreter zugewiesen wurdest, kannst du sehen:

  • Abwesenheitsart: Der spezifische Grund der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Homeoffice).
  • Anfragedetails: Eine vollständige Übersicht über den Abwesenheitszeitraum, einschließlich Start- und Endzeit.

Wenn du der Genehmiger einer Anfrage bist, siehst du alle oben genannten Informationen sowie zusätzlich:

  • Verbleibendes Kontingent: Wie viele Tage oder Stunden dem Mitarbeitenden im jeweiligen Kontingent noch zur Verfügung stehen.

Hinweis: Der Umfang der angezeigten Informationen richtet sich nach deiner Rolle. Genehmiger erhalten alle relevanten Details für eine fundierte Entscheidung. Vertreter sehen nur die Angaben, die für die Bestätigung ihrer Vertretung notwendig sind. Du hast nur Zugriff auf Anfragen, für die du direkt zugewiesen bist – es sei denn, du bist zusätzlich als Abteilungsleiter eingetragen.

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Wichtige Hinweise

  • Zugriffsrechte: Bei Anfragen mit aktiviertem Datenschutz kannst du nur diejenigen Anfragen sehen und verarbeiten, bei denen du ausdrücklich als Genehmiger oder Vertreter zugewiesen bist.
  • Benachrichtigungen: Wenn du eine Anfrage genehmigst oder ablehnst, wird der anfragende Mitarbeitende darüber informiert.
  • Ablehnungsgründe: Wenn du eine Anfrage als Genehmiger ablehnst, wird dein Grund dokumentiert und dem Mitarbeitenden angezeigt. Vertreter müssen bei einer Ablehnung keinen Grund angeben.
  • Datenschutz: Die erweiterte Sichtbarkeit beschränkt sich auf den Genehmigungsprozess und gewährt keinen allgemeinen Zugriff auf andere Mitarbeiterdaten.

Wende dich an deinen Abteilungsleiter oder Administrator, wenn du Hilfe beim Verwalten von Genehmigungs- oder Vertretungsanfragen benötigst.