Die Feiertage-Funktion in absentify ermöglicht es dir, Feiertagssets für dein Team zu verwalten und anzupassen. So stellst du sicher, dass Abwesenheiten korrekt berechnet werden und Mitarbeitende in verschiedenen Regionen oder Ländern passende Konfigurationen erhalten.

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Ein Feiertagsset hinzufügen

So erstellst du ein neues Feiertagsset:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Feiertage und klicke auf + Feiertag hinzufügen.
  2. Fülle die erforderlichen Details aus:
    • Name: Gib einen beschreibenden Namen für das Feiertagsset ein (z. B. “Baden-Württemberg”).
    • Land: Wähle das Land aus dem Dropdown-Menü.
    • Region (optional): Wähle eine spezifische Region oder Unterteilung, falls erforderlich.
  3. Klicke auf Speichern, um das Feiertagsset zu erstellen.
    Das System fügt die Feiertage für das ausgewählte Land oder die Region automatisch hinzu.
Du kannst die Einträge bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen, um das Feiertagsset vollständig an die Anforderungen deiner Organisation anzupassen.

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Feiertage bearbeiten

Du kannst ein manuell erstelltes Feiertagsset wie folgt anpassen:
  1. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Feiertagsset auf der Seite Feiertage.
  2. Nimm Änderungen vor, wie z. B.:
    • Feiertage hinzufügen: Nutze die Option + Datum hinzufügen, um neue Feiertage zu erstellen. Gib den Namen, das Datum und die Dauer (ganztägig, erste Hälfte, zweite Hälfte) an.
    • Feiertage bearbeiten: Klicke auf einen Eintrag, um dessen Namen, Datum oder Übersetzungen für mehrsprachige Benutzer*innen zu ändern.
    • Feiertage löschen: Entferne nicht benötigte Feiertage, indem du auf das Papierkorbsymbol neben dem Eintrag klickst.
Übersetzungen stellen sicher, dass Feiertage in der richtigen Sprache für Benutzer*innen mit unterschiedlichen Spracheinstellungen angezeigt werden. Hinweis: Übersetzungen und Bearbeitungen sind nur für benutzerdefinierte Feiertagseinträge verfügbar. Vordefinierte Feiertagssets von absentify können nicht bearbeitet, sondern nur vollständig gelöscht werden.

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Übersetzungen hinzufügen

Du kannst Übersetzungen für Feiertagsnamen hinzufügen oder bearbeiten:
  1. Wähle einen Feiertag aus der Liste und öffne den Dialog Feiertag bearbeiten.
  2. Wähle die Sprache aus dem Dropdown-Menü.
  3. Gib den übersetzten Feiertagsnamen ein und klicke auf Speichern.
Diese Funktion ist nur für benutzerdefinierte Feiertagseinträge verfügbar, nicht für vordefinierte Sets.

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Feiertage Benutzer*innen zuweisen

So weist du einem Feiertagsset bestimmte Mitarbeitende zu:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer*innen und klicke auf das Stiftsymbol neben dem Benutzer, den du bearbeiten möchtest.
  2. Wähle im Dropdown-Menü Feiertage das passende Feiertagsset aus.
  3. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Die Zuweisung regionalspezifischer Feiertagssets sorgt für korrekte Abwesenheitsberechnungen für Mitarbeitende an verschiedenen Standorten.

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Ein Feiertagsset löschen

So löschst du ein Feiertagsset:
  1. Gehe zu Einstellungen > Feiertage und klicke auf das Papierkorbsymbol neben dem Feiertagsset.
  2. Bestätige die Löschung.
Das Löschen eines Feiertagssets entfernt es für alle zugewiesenen Benutzer*innen. Bestehende Abwesenheiten, die diese Feiertage enthalten, bleiben im Abwesenheitsverlauf unverändert, werden jedoch nicht mehr in zukünftigen Berechnungen berücksichtigt. Stelle sicher, dass das Set nicht mehr verwendet wird, bevor du es löschst.

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Outlook-Kalendersynchronisation für Feiertage

Feiertagseinträge werden ab dem Essentials Plan (Essentials und Plus Plan) automatisch mit den Outlook-Kalendern der Mitarbeitenden synchronisiert.
  • Die Synchronisation kann einige Zeit in Anspruch nehmen, da alle Mitarbeitenden im Workspace aktualisiert werden.
  • Microsoft setzt Einschränkungen für die Anzahl der erstellbaren Kalendereinträge pro Tenant.

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Outlook-Kalendersynchronisation aktivieren

So aktivierst du die Synchronisation von Feiertagen mit Outlook-Kalendern:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Microsoft.
  2. Stelle sicher, dass die Berechtigung Outlook-Kalendersynchronisation aktiviert ist.
  3. Prüfe, ob die Feiertagssets korrekt zugewiesen wurden.
Wenn ein Feiertagsset aktualisiert wird, werden die Änderungen automatisch in den Outlook-Kalendern der Mitarbeitenden reflektiert.

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Best Practices für die Verwaltung von Feiertagen

  • Regionale Genauigkeit: Weise Mitarbeitenden die richtigen Feiertagssets basierend auf ihrem Standort zu, um Berechnungsfehler zu vermeiden.
  • Benutzerdefinierte Feiertage: Füge unternehmensspezifische Feiertage wie zusätzliche bezahlte freie Tage hinzu, um besondere Richtlinien abzubilden.
  • Regelmäßige Überprüfung: Absentify aktualisiert vordefinierte Feiertage jährlich, aber durch Überprüfungen und Anpassungen sicherst du deren Genauigkeit.
  • Übersetzungen verwenden: Für globale Teams füge Übersetzungen zu benutzerdefinierten Feiertagsnamen hinzu, um den Spracheinstellungen der Mitarbeitenden zu entsprechen.
Feiertage werden automatisch aktualisiert, um neue Kalenderjahre zu reflektieren. Du kannst Einträge bei Bedarf manuell hinzufügen oder anpassen, um organisatorische Anforderungen zu erfüllen.