Der Bereich Abteilungen in absentify ermöglicht Administratorinnen, Mitarbeitende in Gruppen zu organisieren, Managerinnen für Abwesenheitsgenehmigungen zuzuweisen und abteilungsspezifische Einstellungen wie maximale Abwesenheiten und Standardkontingente zu konfigurieren.

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Übersicht über Abteilungen

Auf der Seite Abteilungen findest du eine Liste aller Abteilungen deiner Organisation. Für jede Abteilung kannst du Folgendes einsehen:
  • Name: Der Name der Abteilung.
  • Manager*innen: Genehmigende für Abwesenheitsanfragen der Abteilungsmitglieder.
  • Maximale Abwesenheit: Die maximale Anzahl an Mitarbeitenden, die gleichzeitig abwesend sein dürfen.
  • Microsoft Entra ID/Teams-Synchronisierung: Gibt den Synchronisierungsstatus mit Microsoft-Diensten an.

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Neue Abteilung hinzufügen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abteilungen und klicke auf + Neue Abteilung hinzufügen.
  2. Fülle die Abteilungsdetails aus:

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Allgemeine Informationen

  • Name: Gib den Namen der Abteilung ein.
  • Manager*in: Füge einen oder mehrere Abteilungsmanagerinnen hinzu. Manager*innen fungieren als Standardgenehmigende für Abwesenheitsanfragen der Mitarbeitenden in dieser Abteilung.

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Genehmigungsprozess

  • Wähle den Genehmigungsablauf für Abwesenheitsanfragen:
    • Linear – Alle müssen zustimmen: Anfragen werden nacheinander gesendet und erfordern die Zustimmung aller Manager*innen.
    • Linear – Eine*r muss zustimmen: Anfragen werden nacheinander gesendet und mit der Zustimmung einer/s Manager*in genehmigt.
    • Parallel – Alle müssen zustimmen: Alle Manager*innen werden gleichzeitig benachrichtigt, und alle müssen zustimmen.
    • Parallel – Eine*r muss zustimmen: Alle Managerinnen werden gleichzeitig benachrichtigt, und die Zustimmung einer/s Managerin genügt.

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Maximale Abwesenheit

  • Lege die maximale Anzahl gleichzeitiger Abwesenheiten in der Abteilung fest:
    • Kein Limit: Keine Einschränkungen für die Anzahl der gleichzeitig abwesenden Mitarbeitenden.
    • Benutzerdefinierter Wert: Gib die maximale Anzahl abwesender Mitarbeitender an.
Admins können das definierte maximale Abwesenheitslimit beim Erstellen von Anfragen außer Kraft setzen – sowohl bei Einzelanfragen als auch bei Gruppenanfragen. Dies bietet Flexibilität in Ausnahmefällen, in denen das konfigurierte Limit einer Abteilung überschritten werden muss.

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Erweiterte Einstellungen

  • Standard-Abwesenheitskontingente: Lege Standardkontingente (z. B. Urlaubstage) für Mitarbeitende in dieser Abteilung fest. Diese Kontingente werden automatisch für das aktuelle und das nächste Geschäftsjahr angewendet.
  1. Klicke auf Speichern, um die Abteilung zu erstellen.
Die Standardkontingente in den erweiterten Einstellungen erleichtern die Kontingentverwaltung für neue Mitarbeitende. Diese können später im Profil des*r Mitarbeitenden angepasst werden.

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Abteilung bearbeiten

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abteilungen.
  2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der Abteilung, die du bearbeiten möchtest.
  3. Aktualisiere die Einstellungen der Abteilung, z. B. das Hinzufügen/Entfernen von Manager*innen, die Anpassung des Genehmigungsprozesses oder die Aktualisierung der Kontingente.
  4. Klicke auf Speichern, um die Änderungen anzuwenden.
Änderungen an den Abteilungseinstellungen können bestehende Abwesenheitsanfragen und Kontingente beeinflussen. Überprüfe die potenziellen Auswirkungen sorgfältig, bevor du speicherst.

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Abteilung löschen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abteilungen.
  2. Klicke auf das Papierkorbsymbol neben der Abteilung, die du löschen möchtest.
  3. Bestätige die Löschung.
Abteilungen können nicht gelöscht werden, wenn sie aktive Mitglieder haben. Wechsle die Mitarbeitenden in eine andere Abteilung, bevor du die Abteilung löschst.

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Mitarbeitende innerhalb von Abteilungen verwalten

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Benutzer*innen zu einer Abteilung hinzufügen oder verschieben

  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
  2. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Benutzer, den du aktualisieren möchtest.
  3. Wähle im Dropdown-Menü Abteilung die gewünschte(n) Abteilung(en) aus.
  4. Klicke auf Speichern, um den Benutzer der ausgewählten Abteilung zuzuweisen.
Du kannst Nutzer*innen keiner Abteilung zuordnen, wenn die Abteilung mit einer Entra ID-Gruppe synchronisiert wurde. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.

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Datenschutzeinstellungen: Abteilungsübergreifende Sichtbarkeit

Standardmäßig können Mitarbeitende nur Abwesenheiten ihrer eigenen Abteilung sehen. Um die Sichtbarkeit abteilungsübergreifender Abwesenheiten zu aktivieren:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Allgemein > Datenschutz.
  2. Aktiviere den Schalter für Abteilungsübergreifende Sichtbarkeit.
Wenn die abteilungsübergreifende Sichtbarkeit aktiviert ist, sehen Mitarbeitende Abwesenheiten aller Abteilungen auf der Übersichtsseite. Für mehr Kontrolle kannst du diese Einstellung deaktiviert lassen.

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Best Practices für die Abteilungsverwaltung

  • Mehrere Manager*innen zuweisen: Stelle sicher, dass Genehmigungsanfragen abgedeckt sind, indem du mehr als einen Managerin einer Abteilung zuweist.
  • Maximale Abwesenheitsgrenzen konfigurieren: Vermeide Störungen, indem du angemessene Abwesenheitsgrenzen für jede Abteilung festlegst.
  • Kontingente standardisieren: Nutze erweiterte Einstellungen, um einheitliche Kontingente für alle neuen Mitarbeitenden in einer Abteilung festzulegen.
Überprüfe und aktualisiere regelmäßig die Abteilungskonfigurationen, um sie an organisatorische Änderungen anzupassen.