Im Bereich Kontingente unter Einstellungen kannst du Guthaben wie Urlaubstage, Überstunden oder andere abwesenheitsbezogene Kontingente verwalten. Diese Kontingente können mit spezifischen Abwesenheitsarten verknüpft werden, um automatische Nachverfolgung und Abzüge zu ermöglichen.

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Wann Kontingente sinnvoll sind

Kontingente sind besonders nützlich, wenn du:

  • Urlaubskontingente verwalten möchtest: Sicherstellen, dass Mitarbeitende nicht mehr Urlaub nehmen können, als ihnen zusteht.
  • Urlaubsguthaben überwachen möchtest: Nachverfolgen, wie viele Tage oder Stunden bereits genutzt wurden und wie viel noch verfügbar ist.
  • Spezifische Quoten verwalten möchtest: Zuweisung bestimmter Tage oder Stunden für bestimmte Abwesenheitsarten, wie z. B. “Urlaub” oder “Überstunden”.

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Beispiel: Wann Kontingente nicht erforderlich sind

Für manche Abwesenheitsarten, wie z. B. Krankheit, ist ein festes Kontingent oft nicht notwendig. In solchen Fällen reicht es aus, die Nutzung zu verfolgen, indem du:

  • Abwesenheiten nachverfolgst: Verwende die Übersicht eines Mitarbeitenden in absentify, um alle erfassten Abwesenheiten für eine spezifische Abwesenheitsart anzuzeigen.
  • Daten exportierst: Nutze die Funktion Excel-Export, um detaillierte Berichte zu erstellen, die zeigen, wie viele Tage für eine bestimmte Abwesenheitsart in einem ausgewählten Zeitraum genommen wurden.

Für Abwesenheitsarten wie Krankheit, die in der Regel unbegrenzt sind, sind Kontingente nicht erforderlich. Nutze die Übersicht der Mitarbeitenden oder exportiere Berichte, um die Nutzung klar zu dokumentieren.

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Ein Kontingent erstellen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Kontingente und klicke auf + Neues Kontingent.

  2. Fülle die folgenden Details aus:

    • Name: Gib den Namen des Kontingents ein (z. B. “Urlaub” oder “Überstunden”).

    • Kontingent in Tagen oder Stunden: Wähle die Einheit für die Nachverfolgung (z. B. Tage oder Stunden).

    • Maximaler Übertrag: Konfiguriere, wie viel ungenutztes Kontingent ins nächste Geschäftsjahr übertragen werden kann und wie lange es gültig bleibt:

      Maximaler Übertrag

      • Maximale Übertragstage:

        • Gibt an, wie viele ungenutzte Tage (oder Stunden) ins nächste Geschäftsjahr übertragen werden können.
        • Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender 10 ungenutzte Tage hat und der Übertrag auf 5 Tage begrenzt ist, werden nur 5 Tage ins nächste Jahr übertragen.

      • Monate nach Geschäftsjahr:

        • Gibt an, wie viele Monate Mitarbeitende ihr übertragenes Kontingent nach Ende des Geschäftsjahres nutzen können.
        • Beispiel: Wenn das Geschäftsjahr am 31.12. endet und der Übertrag 3 Monate gültig ist, können Mitarbeitende ihr übertragenes Kontingent bis zum 31.03. des Folgejahres nutzen.

      Beispiele:

      • Kein Übertrag:
        • Maximale Übertragstage: 0
        • Monate nach Geschäftsjahr: 0
        • Alle ungenutzten Kontingente verfallen am 31.12..
      • Voller Übertrag bis zu einem festen Datum:
        • Maximale Übertragstage: 0
        • Monate nach Geschäftsjahr: 3
        • Mitarbeitende können ihr volles ungenutztes Guthaben bis zum 31.03. nutzen. Nicht genutzte Tage nach diesem Datum verfallen.
      • Teilübertrag mit verlängerter Gültigkeit:
        • Maximale Übertragstage: 5
        • Monate nach Geschäftsjahr: 3
        • Mitarbeitende können ihr volles Guthaben bis zum 31.03. nutzen. Danach behalten sie Zugriff auf bis zu 5 Tage, die nicht verfallen.
      • Spezifischer Übertrag mit fester Frist:
        • Maximale Übertragstage: 0.5
        • Monate nach Geschäftsjahr: 4
        • Mitarbeitende können ihr volles Guthaben bis zum 01.04. nutzen. Danach behalten sie Zugriff auf bis zu 0,5 Tage, die unbegrenzt gültig bleiben, sofern sie nicht manuell angepasst werden.

    • Limit ignorieren: Aktiviere diese Option, um Mitarbeitenden zu erlauben, mehr Urlaub zu nehmen, als ihnen zusteht.

    • Standardkontingent für das laufende Jahr:

      • Setze das Jahresguthaben für das aktuelle Jahr. Dieser Wert wird automatisch allen Mitarbeitenden bei der Erstellung des Kontingents zugewiesen.
      • Beispiel: Wenn du den Standardwert auf 20 Tage setzt, erhält jeder Mitarbeitende zunächst 20 Tage für das aktuelle Geschäftsjahr.

    • Standardkontingent für das nächste Jahr:

      • Setze das Jahresguthaben für das nächste Geschäftsjahr. Dieser Wert wird automatisch allen Mitarbeitenden für das folgende Geschäftsjahr zugewiesen.
      • Beispiel: Wenn du den Standardwert auf 20 Tage setzt, werden allen Mitarbeitenden 20 Tage Kontingent für das nächste Geschäftsjahr zugewiesen.

      Diese Standardwerte gelten universell für alle Mitarbeitenden bei der Erstellung des Kontingents. Sie können später individuell angepasst werden unter Einstellungen > Benutzer*innen > Bearbeiten > Kontingente.

    Die Zeiteinheit (Tage oder Stunden) kann nach der Erstellung des Kontingents nicht mehr geändert werden. Stelle sicher, dass die richtige Einheit gewählt wird.

  3. Klicke auf Speichern, um das Kontingent zu erstellen.

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Mehrere Kontingente pro Mitarbeitendem verwalten

In absentify kann jedem Mitarbeitenden mehr als ein Kontingent zugewiesen werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeitender separate Quoten für Urlaub, Überstunden oder andere Abwesenheiten haben.

So verwaltest du individuelle Kontingente für einen Mitarbeitenden:

  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer*innen.
  2. Wähle den Mitarbeitenden aus und klicke auf Bearbeiten.
  3. Im Bereich Kontingente kannst du:
    • Das individuelle Guthaben für jedes Kontingent anpassen.
    • Bestimmte Kontingente deaktivieren: Nutze den Sichtbarkeitsschalter, um ein Kontingent für den Mitarbeitenden auszublenden oder zu deaktivieren.

Wenn ein Kontingent für einen Mitarbeitenden deaktiviert wird, werden alle Abwesenheitsarten, die mit diesem Kontingent verknüpft sind, ebenfalls ausgeblendet. Der Mitarbeitende kann diese Abwesenheitsarten nicht sehen oder nutzen.

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Ein Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpfen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Bearbeite eine bestehende Abwesenheitsart oder erstelle eine neue.
  3. Scrolle zu Von Kontingent abziehen und aktiviere den Schalter.
  4. Wähle das Kontingent aus dem Dropdown-Menü.
  5. Speichere deine Änderungen.

Abwesenheitsarten, die mit demselben Kontingent verknüpft sind, teilen sich das Guthaben. Stelle sicher, dass für getrennte Quoten separate Kontingente erstellt werden.

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Kontingente für neue Benutzer*innen anpassen

Beim Hinzufügen neuer Benutzer*innen berechnet absentify automatisch das Kontingent für das laufende Geschäftsjahr basierend auf:

  • Dem Startdatum desr Benutzerin.
  • Dem anteiligen Anteil des Geschäftsjahres.

Admins können diese Werte unter Einstellungen > Benutzer*innen > Bearbeiten manuell überprüfen und anpassen.

Wenn Kontingente manuell angepasst werden, müssen weitere Änderungen ebenfalls manuell vorgenommen werden, falls das Startdatum oder die Abteilung aktualisiert wird.

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Ein Kontingent löschen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Kontingente und klicke auf das Papierkorbsymbol neben dem Kontingent.
  2. Wenn das Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpft ist, entferne die Verbindung, indem du die Abwesenheitsart bearbeitest und Von Kontingent abziehen deaktivierst.
  3. Speichere die Abwesenheitsart und lösche anschließend das Kontingent.

Kontingente, die mit aktiven Abwesenheitsarten verknüpft sind, können nicht gelöscht werden. Stelle sicher, dass alle Verknüpfungen entfernt sind, bevor du versuchst, ein Kontingent zu löschen.

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Abwesenheiten ohne Kontingente nachverfolgen

Auch wenn kein Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpft ist, bietet absentify detaillierte Nachverfolgungsoptionen:

  • Mitarbeiterübersicht: Sieh, wie viel Urlaub ein Mitarbeitender genommen hat, aufgeschlüsselt nach Abwesenheitsart.
  • Excel-Export: Erstelle Berichte, um zu prüfen, wie viele Tage oder Stunden Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum oder Geschäftsjahr genommen haben.

Kontingente sind für die Nachverfolgung nicht erforderlich. Nutze die integrierten Berichte, um Abwesenheiten ohne Quoten zu überwachen.

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Wichtige Überlegungen

  • Kontingente in Tagen oder Stunden: Wähle die richtige Zeiteinheit für jedes Kontingent, da diese später nicht geändert werden kann.
  • Übertragungsgrenzen: Konfiguriere klare Übertragungsrichtlinien, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
  • Geteilte Kontingente: Mehrere Abwesenheitsarten können dasselbe Kontingent teilen. Falls getrennte Nachverfolgung erforderlich ist, erstelle separate Kontingente.
  • Mitarbeiter*innen-spezifische Kontingente: Mitarbeitende können mehrere Kontingente haben, und individuelle Kontingente können mit dem Sichtbarkeitsschalter angepasst oder deaktiviert werden. Deaktivierte Kontingente blenden auch die verknüpften Abwesenheitsarten aus.
  • Alternative zu Kontingenten: Für Abwesenheitsarten wie Krankheit, die keine Quoten erfordern, kannst du die Mitarbeiterübersicht oder Exporttools für die Nachverfolgung nutzen.

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