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Im Bereich Kontingente unter Einstellungen kannst du Guthaben wie Urlaubstage, Überstunden oder andere abwesenheitsbezogene Kontingente verwalten. Diese Kontingente können mit spezifischen Abwesenheitsarten verknüpft werden, um automatische Nachverfolgung und Abzüge zu ermöglichen.

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Wann Kontingente sinnvoll sind

Kontingente sind besonders nützlich, wenn du:
  • Urlaubskontingente verwalten möchtest: Sicherstellen, dass Mitarbeiter nicht mehr Urlaub nehmen können, als ihnen zusteht.
  • Urlaubsguthaben überwachen möchtest: Nachverfolgen, wie viele Tage oder Stunden bereits genutzt wurden und wie viel noch verfügbar ist.
  • Spezifische Quoten verwalten möchtest: Zuweisung bestimmter Tage oder Stunden für bestimmte Abwesenheitsarten, wie z. B. “Urlaub” oder “Überstunden”.
Beispiel: Wann Kontingente nicht erforderlich sind
Für manche Abwesenheitsarten, wie z. B. Krankheit, ist ein festes Kontingent oft nicht notwendig. In solchen Fällen reicht es aus, die Nutzung zu verfolgen, indem du:
  • Abwesenheiten nachverfolgst: Verwende die Übersicht eines Mitarbeiters in absentify, um alle erfassten Abwesenheiten für eine spezifische Abwesenheitsart anzuzeigen.
  • Daten exportierst: Nutze die Funktion Excel-Export, um detaillierte Berichte zu erstellen, die zeigen, wie viele Tage für eine bestimmte Abwesenheitsart in einem ausgewählten Zeitraum genommen wurden.
Für Abwesenheitsarten wie Krankheit, die in der Regel unbegrenzt sind, sind Kontingente nicht erforderlich. Nutze die Übersicht der Mitarbeiter oder exportiere Berichte, um die Nutzung klar zu dokumentieren.

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Ein Kontingent erstellen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Kontingente und klicke auf + Neues Kontingent.
  2. Fülle die folgenden Details aus:
    • Name: Gib den Namen des Kontingents ein (z. B. “Urlaub” oder “Überstunden”).
    • Kontingent in Tagen oder Stunden: Wähle die Einheit für die Nachverfolgung (z. B. Tage oder Stunden).
Die gewählte Abwesenheitseinheit kann später nicht geändert werden. Der Abwesenheitstyp passt sich automatisch der Einheit des verknüpften Kontingents an. Wurde bereits eine Anfrage mit einer anderen Einheit gestellt, ist eine Verknüpfung nicht möglich.
  • Maximaler Übertrag: Konfiguriere, wie viel ungenutztes Kontingent ins nächste Geschäftsjahr übertragen werden kann und wie lange es gültig bleibt:

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    Maximaler Übertrag

    • Maximale Übertragstage:
      • Gibt an, wie viele ungenutzte Tage (oder Stunden) ins nächste Geschäftsjahr übertragen werden können.
      • Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter 10 ungenutzte Tage hat und der Übertrag auf 5 Tage begrenzt ist, werden nur 5 Tage ins nächste Jahr übertragen.
    • Monate nach Geschäftsjahr:
      • Gibt an, wie viele Monate Mitarbeiter ihr übertragenes Kontingent nach Ende des Geschäftsjahres nutzen können.
      • Beispiel: Wenn das Geschäftsjahr am 31.12. endet und der Übertrag 3 Monate gültig ist, können Mitarbeiter ihr übertragenes Kontingent bis zum 31.03. des Folgejahres nutzen.

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    Beispiele:

    • Kein Übertrag:
      • Maximale Übertragstage: 0
      • Monate nach Geschäftsjahr: 0
      • Alle ungenutzten Kontingente verfallen am 31.12..
    • Voller Übertrag bis zu einem festen Datum:
      • Maximale Übertragstage: 0
      • Monate nach Geschäftsjahr: 3
      • Mitarbeiter können ihr volles ungenutztes Guthaben bis zum 31.03. nutzen. Nicht genutzte Tage nach diesem Datum verfallen.
    • Teilübertrag mit verlängerter Gültigkeit:
      • Maximale Übertragstage: 5
      • Monate nach Geschäftsjahr: 3
      • Mitarbeiter können ihr volles Guthaben bis zum 31.03. nutzen. Danach behalten sie Zugriff auf bis zu 5 Tage, die nicht verfallen.
    • Spezifischer Übertrag mit fester Frist:
      • Maximale Übertragstage: 0.5
      • Monate nach Geschäftsjahr: 4
      • Mitarbeiter können ihr volles Guthaben bis zum 01.04. nutzen. Danach behalten sie Zugriff auf bis zu 0,5 Tage, die unbegrenzt gültig bleiben, sofern sie nicht manuell angepasst werden.
  • Limit ignorieren: Aktiviere diese Option, um Mitarbeitern zu erlauben, mehr Urlaub zu nehmen, als ihnen zusteht.
  • Standardkontingent für das laufende Jahr:
    • Setze das Jahresguthaben für das aktuelle Jahr. Dieser Wert wird automatisch allen Mitarbeitern bei der Erstellung des Kontingents zugewiesen.
    • Beispiel: Wenn du den Standardwert auf 20 Tage setzt, erhält jeder Mitarbeiter zunächst 20 Tage für das aktuelle Geschäftsjahr.
  • Standardkontingent für das nächste Jahr:
    • Setze das Jahresguthaben für das nächste Geschäftsjahr. Dieser Wert wird automatisch allen Mitarbeitern für das folgende Geschäftsjahr zugewiesen.
    • Beispiel: Wenn du den Standardwert auf 20 Tage setzt, werden allen Mitarbeitern 20 Tage Kontingent für das nächste Geschäftsjahr zugewiesen.
    Diese Standardwerte gelten universell für alle Mitarbeiter bei der Erstellung des Kontingents. Sie können später individuell angepasst werden unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingente.
Die Zeiteinheit (Tage oder Stunden) kann nach der Erstellung des Kontingents nicht mehr geändert werden. Stelle sicher, dass die richtige Einheit gewählt wird.
  1. Klicke auf Speichern, um das Kontingent zu erstellen.

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Mehrere Kontingente pro Mitarbeiter verwalten

In absentify kann jedem Mitarbeiter mehr als ein Kontingent zugewiesen werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter separate Quoten für Urlaub, Überstunden oder andere Abwesenheiten haben. So verwaltest du individuelle Kontingente für einen Mitarbeiter:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
  2. Wähle den Mitarbeiter aus und klicke auf Bearbeiten.
  3. Im Bereich Kontingente kannst du:
    • Das individuelle Guthaben für jedes Kontingent anpassen.
    • Bestimmte Kontingente deaktivieren: Nutze den Sichtbarkeitsschalter, um ein Kontingent für den Mitarbeiter auszublenden oder zu deaktivieren.
Wenn ein Kontingent für einen Mitarbeiter deaktiviert wird, werden alle Abwesenheitsarten, die mit diesem Kontingent verknüpft sind, ebenfalls ausgeblendet. Der Mitarbeiter kann diese Abwesenheitsarten nicht sehen oder nutzen.

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Kontingente für neue Benutzer anpassen

Beim Hinzufügen neuer Benutzer berechnet absentify automatisch das Kontingent für das laufende Geschäftsjahr basierend auf:
  • Dem Startdatum des Benutzers.
  • Dem anteiligen Anteil des Geschäftsjahres.
Admins können diese Werte unter Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten manuell überprüfen und anpassen.
Wenn Kontingente manuell angepasst werden, müssen weitere Änderungen ebenfalls manuell vorgenommen werden, falls das Startdatum oder die Abteilung aktualisiert wird.

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Ein Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpfen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Bearbeite eine bestehende Abwesenheitsart oder erstelle eine neue.
  3. Scrolle zu Von Kontingent abziehen und aktiviere den Schalter.
  4. Wähle das Kontingent aus dem Dropdown-Menü.
  5. Speichere deine Änderungen.
Abwesenheitsarten, die mit demselben Kontingent verknüpft sind, teilen sich das Guthaben. Stelle sicher, dass für getrennte Quoten separate Kontingente erstellt werden.

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Abwesenheiten ohne Kontingente nachverfolgen

Auch wenn kein Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpft ist, bietet absentify detaillierte Nachverfolgungsoptionen:
  • Mitarbeiterübersicht: Sieh, wie viel Urlaub ein Mitarbeiter genommen hat, aufgeschlüsselt nach Abwesenheitsart.
  • Excel-Export: Erstelle Berichte, um zu prüfen, wie viele Tage oder Stunden Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum oder Geschäftsjahr genommen haben.
Kontingente sind für die Nachverfolgung nicht erforderlich. Nutze die integrierten Berichte, um Abwesenheiten ohne Quoten zu überwachen.

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Reihenfolge der Kontingente bearbeiten

So kannst du die Anzeigereihenfolge der Kontingente in absentify aktualisieren:
  1. Gehe zu Einstellungen > Kontingente und klicke auf das Raster-Symbol neben dem gewünschten Kontingent.
  2. Ziehe das Kontingent per Drag-and-Drop an die gewünschte Position. Änderungen werden automatisch gespeichert.

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Wo diese Änderungen sichtbar sind

  • Im Bereich Kontingente innerhalb der Benutzerprofile.
  • In der Reihenfolge der Kontingente, die im Kalender jedes Benutzers angezeigt werden.
  • Die geänderte Reihenfolge gilt nur für Kontingente, die für den jeweiligen Benutzer aktiviert und sichtbar sind.
Änderungen an der Reihenfolge der Kontingente beeinflussen nicht die Reihenfolge der Abwesenheitstypen, die angezeigt wird, wenn Benutzer eine neue Abwesenheit erstellen. Um die Reihenfolge der Abwesenheitstypen zu aktualisieren, lies unseren Leitfaden zur Verwaltung der Abwesenheitstypen-Reihenfolge.

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Ein Kontingent löschen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Kontingente und klicke auf das Papierkorbsymbol neben dem Kontingent.
  2. Wenn das Kontingent mit einer Abwesenheitsart verknüpft ist, entferne die Verbindung, indem du die Abwesenheitsart bearbeitest und Von Kontingent abziehen deaktivierst.
  3. Speichere die Abwesenheitsart und lösche anschließend das Kontingent.
Kontingente, die mit aktiven Abwesenheitsarten verknüpft sind, können nicht gelöscht werden. Stelle sicher, dass alle Verknüpfungen entfernt sind, bevor du versuchst, ein Kontingent zu löschen.

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Wichtige Überlegungen

  • Kontingente in Tagen oder Stunden: Wähle die richtige Zeiteinheit für jedes Kontingent, da diese später nicht geändert werden kann.
  • Übertragungsgrenzen: Konfiguriere klare Übertragungsrichtlinien, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
  • Geteilte Kontingente: Mehrere Abwesenheitsarten können dasselbe Kontingent teilen. Falls getrennte Nachverfolgung erforderlich ist, erstelle separate Kontingente.
  • Mitarbeiter-spezifische Kontingente: Mitarbeiter können mehrere Kontingente haben, und individuelle Kontingente können mit dem Sichtbarkeitsschalter angepasst oder deaktiviert werden. Deaktivierte Kontingente blenden auch die verknüpften Abwesenheitsarten aus.
  • Alternative zu Kontingenten: Für Abwesenheitsarten wie Krankheit, die keine Quoten erfordern, kannst du die Mitarbeiterübersicht oder Exporttools für die Nachverfolgung nutzen.