Diese Funktion ermöglicht es HR-Admins, Benutzerkonten automatisch zu erstellen, Abteilungszugehörigkeiten zu verwalten und Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter zu synchronisieren. Dies reduziert manuelle Aufgaben und sorgt für Genauigkeit.
Vorteile der Synchronisierung
- Automatisierte Benutzerverwaltung: Erstelle und aktualisiere Benutzerkonten in absentify automatisch.
- Effiziente Abteilungsaktualisierungen: Synchronisiere Änderungen in Microsoft-Gruppen in Echtzeit mit absentify-Abteilungen.
- Manager-Synchronisierung: Richte Gruppenbesitzer in Microsoft als Abteilungsleiter in absentify ein.
- Optimiertes Onboarding und Offboarding: Vereinfache Prozesse und halte das System aktuell.
Voraussetzungen
Stelle vor Beginn Folgendes sicher:- Ein absentify-Konto mit Administratorrechten.
- Zugriff auf Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) mit Administratorrechten.
- Aktivierte Microsoft Teams- und Entra ID-Integrationen. Sieh dir unseren Leitfaden zu den Teams- und Entra ID-Berechtigungen an.
Erste Schritte
Schritt 1: Synchronisierungseinstellungen aufrufen
- Navigiere in absentify zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Entra ID/Teams-Gruppensynchronisierung.
- Klicke auf Konfiguration und wähle Microsoft Entra ID/Teams-Gruppensynchronisierung hinzufügen.
Schritt 2: Synchronisierung konfigurieren
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Benennung der Synchronisierung:
- Verwende einen Namen, der mit der Gruppe in Microsoft und den zugehörigen Abteilungen in absentify übereinstimmt, um eine einfache Identifizierung zu gewährleisten.
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Microsoft-Gruppe auswählen:
- Wähle die Gruppe aus Microsoft Entra ID oder Teams aus, die du synchronisieren möchtest.
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Abteilung in absentify auswählen:
- Verknüpfe die ausgewählte Microsoft-Gruppe mit den entsprechenden Abteilungen in absentify.
Anpassbare Synchronisierungsoptionen
Automatische Benutzerkontenerstellung aktivieren
Erstelle automatisch absentify-Benutzerkonten für Mitglieder von Microsoft-Gruppen, die noch nicht im System sind. Neue Konten werden als inaktiv markiert, bis sie von einem Admin aktiviert werden.- Aktiviere den Schalter Automatische Erstellung von Benutzerkonten aktivieren.
- Füge Mitglieder in der Microsoft-Gruppe unter Admin Center > Gruppen > Mitglieder hinzu.
- Nutzer erscheinen unter Einstellungen > Nutzer als inaktive Konten, die bereit für die Profilerstellung und Aktivierung sind. Sie erhalten ein anteiliges Kontingent, basierend auf den Standardwerten und ihrem Startdatum (dem Datum, an dem sie der Gruppe hinzugefügt wurden).
Wichtige Hinweise
- Nutzer bereits im Workspace vorhanden: Wenn Nutzer, die bereits im absentify Workspace vorhanden sind, zu einer synchronisierten Gruppe hinzugefügt werden, werden sie zusätzlich der entsprechenden synchronisierten Abteilung zugewiesen – bestehende Abteilungszuweisungen bleiben erhalten.
- Nutzer noch nicht im Workspace vorhanden: Wenn Nutzer, die noch nicht im absentify Workspace sind, zu einer synchronisierten Entra ID-Gruppe hinzugefügt werden, werden sie als inaktive Nutzer angelegt und der entsprechenden synchronisierten Abteilung zugewiesen. Außerdem erhalten die Gruppenbesitzer eine E-Mail-Benachrichtigung über den neuen Nutzer mit der Aufforderung zur Aktivierung.
- Manuelle Zuweisung zu synchronisierten Abteilungen nicht möglich: Du kannst Nutzer*innen keine Abteilung manuell zuweisen, wenn diese Abteilung Teil einer Synchronisierung mit einer Entra ID-Gruppe ist.
Abteilungszugehörigkeit verwalten und Nutzer archivieren
Halte absentify-Abteilungen synchron mit Änderungen in Microsoft-Gruppen. Wenn Mitarbeitende aus einer Microsoft-Gruppe entfernt werden, werden sie automatisch in absentify archiviert oder deren Abteilungszuweisung wird entfernt.- Aktiviere den Schalter Abteilungszugehörigkeit bei Gruppenaktualisierungen verwalten und Nutzer archivieren, die keiner Abteilung zugeordnet sind.
- Aktualisiere die Gruppenzugehörigkeit im Microsoft 365 Admin Center unter Gruppe > Mitglieder.
- Synchronisiere die aktualisierte Gruppe mit der gewünschten Abteilung in absentify.
Wichtige Hinweise
- Nutzer mit weiteren Abteilungszuweisungen: Wenn Nutzer aus einer synchronisierten Entra ID-Gruppe entfernt werden, aber weiterhin anderen Abteilungen zugewiesen sind, werden sie nur aus der synchronisierten Abteilung entfernt. Sie bleiben im Workspace aktiv und behalten ihre übrigen Abteilungszuweisungen.
- Nutzer ohne weitere Abteilungszuweisungen: Wenn Nutzer aus einer synchronisierten Entra ID-Gruppe entfernt werden und keine weiteren Abteilungszuweisungen mehr haben, werden sie automatisch im Workspace archiviert.
Archivierte Nutzer behalten ihre Abteilungszuweisungen aus der letzten Synchronisierung bei. Die automatische Archivierung erfolgt 10 Minuten nach Gruppenaktualisierungen.
Eine kurze Verzögerung bei der Archivierung kann auftreten, wenn dieselbe Person in kurzer Abfolge aus mehreren Gruppen entfernt wird. Beim ersten Entfernen wird ein Archivierungsprozess mit einer Verzögerung von 10 Minuten eingeplant. Erfolgt innerhalb dieses Zeitfensters eine weitere Entfernung, wird der ursprüngliche Prozess abgebrochen und ein neuer gestartet — der 10-Minuten-Timer beginnt erneut. Durch dieses wiederholte Abbrechen und Neustarten kann es zu einer leichten Verzögerung bei der Archivierung kommen.
Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter synchronisieren
Ordne automatisch Microsoft-Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter in absentify zu. Dies gewährleistet, dass Leitungsrollen mit organisatorischen Änderungen konsistent bleiben.- Aktiviere den Schalter Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter synchronisieren.
- Bearbeite die Gruppenbesitzer im Microsoft 365 Admin Center unter Gruppe > Besitzer.
- Synchronisiere die aktualisierte Gruppe mit der gewünschten Abteilung in absentify.
Fehlerbehebung
Wenn die Synchronisierung von Microsoft Entra ID- oder Teams-Gruppen nicht wie erwartet funktioniert, helfen dir folgende Schritte bei der Fehleranalyse:- Benutzer wurde nicht erstellt oder aktualisiert: Stelle sicher, dass der Benutzer korrekt als Mitglied der ausgewählten Microsoft-Gruppe geführt wird und dass die Berechtigungen für Entra ID in absentify korrekt konfiguriert sind.
- Abteilungen wurden nicht synchronisiert: Überprüfe, ob die richtige Abteilung in der Synchronisierungskonfiguration zugeordnet und gespeichert wurde.
- Benutzer wurde nach Entfernung nicht archiviert: Die Archivierung kann sich verzögern, wenn Benutzer kurz hintereinander aus mehreren Gruppen entfernt werden. Warte 10–15 Minuten und prüfe erneut.
- Synchronisierung funktioniert weiterhin nicht wie erwartet? Überprüfe die Microsoft-Sync-Logs, um zu sehen, ob die Synchronisierung ausgelöst wurde, erfolgreich war und ob Fehlermeldungen oder übersprungene Einträge zu Benutzer- oder Gruppenänderungen vorliegen.