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Nutze das volle Potenzial deines Organisationsmanagements mit der Synchronisierung von Teams- und Entra ID-Gruppen. Vereinfache die Benutzerverwaltung, Abteilungszuweisungen und Rollen-Konfigurationen, indem du absentify mit Microsoft Entra ID und Teams-Gruppen integrierst.
Diese Funktion ermöglicht es HR-Admins, Benutzerkonten automatisch zu erstellen, Abteilungszugehörigkeiten zu verwalten und Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter zu synchronisieren. Dies reduziert manuelle Aufgaben und sorgt für Genauigkeit.
Benötigst du mehr Kontrolle? Wenn du genau festlegen möchtest, welche Benutzer und Gruppen zu absentify bereitgestellt werden, oder wenn du einen Nicht-Microsoft Identity Provider verwendest, ziehe die SCIM 2.0 Bereitstellung in Betracht.

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Vorteile der Synchronisierung

  • Automatisierte Benutzerverwaltung: Erstelle und aktualisiere Benutzerkonten in absentify automatisch.
  • Effiziente Abteilungsaktualisierungen: Synchronisiere Änderungen in Microsoft-Gruppen in Echtzeit mit absentify-Abteilungen.
  • Manager-Synchronisierung: Richte Gruppenbesitzer in Microsoft als Abteilungsleiter in absentify ein.
  • Optimiertes Onboarding und Offboarding: Vereinfache Prozesse und halte das System aktuell.
Durch die Nutzung dieser Integration können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und sicherstellen, dass die Teammanagement-Prozesse sowohl effizient als auch präzise sind.

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Voraussetzungen

Stelle vor Beginn Folgendes sicher:
  • Ein absentify-Konto mit Administratorrechten.
  • Zugriff auf Microsoft Entra ID mit Administratorrechten.
  • Aktivierte Microsoft Teams- und Entra ID-Integrationen. Sieh dir unseren Leitfaden zu den Teams- und Entra ID-Berechtigungen an.

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Erste Schritte

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Schritt 1: Synchronisierungseinstellungen aufrufen

  1. Navigiere in absentify zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Entra ID/Teams-Gruppensynchronisierung.
  2. Klicke auf Konfiguration und wähle Microsoft Entra ID/Teams-Gruppensynchronisierung hinzufügen.

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Schritt 2: Synchronisierung konfigurieren

  1. Benennung der Synchronisierung:
    • Verwende einen Namen, der mit der Gruppe in Microsoft und den zugehörigen Abteilungen in absentify übereinstimmt, um eine einfache Identifizierung zu gewährleisten.
  2. Microsoft-Gruppe auswählen:
    • Wähle die Gruppe aus Microsoft Entra ID oder Teams aus, die du synchronisieren möchtest.
  3. Abteilungen in absentify auswählen:
    • Wähle die absentify-Abteilungen für diese Gruppe aus. Alle Gruppenmitglieder werden jeder ausgewählten Abteilung hinzugefügt.
    • Wenn Benutzer in unterschiedliche Abteilungen gehören, verwende für jede Abteilung eine eigene Microsoft-Gruppe.

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Anpassbare Synchronisierungsoptionen

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Automatische Benutzerkontenerstellung aktivieren

Erstelle automatisch absentify-Benutzerkonten für Mitglieder von Microsoft-Gruppen, die noch nicht im System sind. Neue Konten starten als inaktiv. Ein Administrator kann sie aktivieren, oder du schaltest Benutzer automatisch an ihrem Eintrittsdatum aktivieren ein. Dann aktiviert absentify sie am Eintrittsdatum aus Microsoft Entra ID, und sie erhalten die Willkommens-E-Mail.
  1. Aktiviere den Schalter Automatisches Anlegen von Benutzerkonten aktivieren. Wenn dieser Schalter an ist, erscheint darunter Benutzer automatisch an ihrem Eintrittsdatum aktivieren. Wenn du die automatische Erstellung ausschaltest, wird auch die automatische Aktivierung ausgeschaltet.
  2. Füge Mitglieder in der Microsoft-Gruppe unter Admin Center > Gruppen > Mitglieder hinzu.
  3. Benutzer erscheinen unter Einstellungen > Benutzer als inaktive Konten, die bereit für die Profilerstellung und Aktivierung sind. Sie erhalten ein anteiliges Kontingent, basierend auf den Standardwerten und ihrem Eintrittsdatum (dem Einstellungsdatum in Microsoft Entra ID, wenn eines gesetzt ist).
Wichtige Hinweise:
  • Benutzer bereits im Workspace vorhanden: Wenn Benutzer, die bereits im absentify Workspace vorhanden sind, zu einer synchronisierten Gruppe hinzugefügt werden, werden sie jeder Abteilung hinzugefügt, die mit der Gruppe verknüpft ist. Bestehende Abteilungszuweisungen bleiben erhalten, und ihre Genehmiger-Einstellungen ändern sich nicht.
  • Benutzer noch nicht im Workspace vorhanden: Wenn Benutzer, die noch nicht im absentify Workspace sind, zu einer synchronisierten Entra ID-Gruppe hinzugefügt werden, werden sie als inaktive Benutzer angelegt und jeder Abteilung hinzugefügt, die mit der Gruppe verknüpft ist. Ihre Genehmiger sind die Manager der alphabetisch ersten dieser Abteilungen, die einen Manager hat. Alle aktiven Workspace-Administratoren erhalten eine E-Mail über den neuen Benutzer. Wenn die automatische Aktivierung aus ist, bittet die E-Mail darum, das Profil zu prüfen und das Konto auf aktiv zu setzen. Wenn die automatische Aktivierung an ist, sagt die E-Mail, ob die Aktivierung für das Eintrittsdatum geplant ist, oder dass sie läuft, weil dieses Datum bereits erreicht ist.
  • Manuelle Abteilungsänderungen: Wenn Abteilungszugehörigkeit bei Gruppenaktualisierungen verwalten und Benutzer archivieren, die keiner Abteilung zugeordnet sind aktiviert ist, kannst du Benutzer einer synchronisierten Abteilung nicht manuell hinzufügen oder daraus entfernen. Ist der Schalter deaktiviert, geht das, aber bei der nächsten Änderung der Microsoft-Gruppe werden ihre Mitglieder wieder jeder verknüpften Abteilung hinzugefügt.
  • Deaktivierte Konten werden gefiltert: absentify synchronisiert nur Benutzer, deren Microsoft Entra ID-Konto aktiviert ist (accountEnabled: true). Deaktivierte Konten – wie etwa von ausgeschiedenen oder nicht lizenzierten Benutzern – werden automatisch von der Synchronisierung ausgeschlossen und erscheinen nicht im Benutzerverzeichnis.
Wenn Benutzer automatisch an ihrem Eintrittsdatum aktivieren an ist, bleiben Benutzer ohne Eintrittsdatum inaktiv. Wenn du diese Option für eine Gruppe einschaltest, die bereits inaktive synchronisierte Benutzer hat, wird die Aktivierung für diejenigen geplant, deren Eintrittsdatum heute oder später ist. Benutzer, deren Eintrittsdatum bereits vergangen ist, bleiben inaktiv, damit es zu keiner Massenaktivierung kommt. Neue Benutzer, die eine spätere Synchronisierung anlegt, werden sofort aktiviert, wenn ihr Eintrittsdatum bereits vergangen ist. Wenn diese spätere Synchronisierung viele Benutzer anlegt, deren Eintrittsdatum bereits vergangen ist, bleiben sie inaktiv. Aktiviere sie selbst. Um die automatische Aktivierung für einen inaktiven Benutzer zu stoppen, öffne diesen Benutzer unter Zugang & Berechtigungen und klicke auf Automatische Aktivierung stoppen. Wenn Automatisches Anlegen von Benutzerkonten aktivieren an ist, setzt die Gruppensynchronisierung einen archivierten Benutzer in der Microsoft-Gruppe auf Aktiv. Wenn absentify diesen Benutzer nach seinem letzten Arbeitstag automatisch archiviert hat (Nach dem letzten Arbeitstag automatisch archivieren im Profil), bleibt er archiviert. In den Microsoft-Sync-Logs erscheint dann Mitglied reaktivieren als Übersprungen. Wenn das Eintrittsdatum in Microsoft Entra ID nach diesem letzten Arbeitstag liegt, setzt die Gruppensynchronisierung ihn auf Aktiv.

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Abteilungszugehörigkeit verwalten und Benutzer archivieren

Halte absentify-Abteilungen synchron mit Änderungen in Microsoft-Gruppen. Wenn Benutzer aus einer Microsoft-Gruppe entfernt werden, werden sie automatisch in absentify archiviert oder deren Abteilungszuweisung wird entfernt.
  1. Aktiviere den Schalter Abteilungszugehörigkeit bei Gruppenaktualisierungen verwalten und Benutzer archivieren, die keiner Abteilung zugeordnet sind.
  2. Aktualisiere die Gruppenzugehörigkeit im Microsoft 365 Admin Center unter Gruppe > Mitglieder.
  3. Synchronisiere die aktualisierte Gruppe mit der gewünschten Abteilung in absentify.
Wichtige Hinweise:
  • Benutzer mit weiteren Abteilungszuweisungen: Wenn Benutzer aus einer synchronisierten Entra ID-Gruppe entfernt werden, aber weiterhin anderen Abteilungen zugewiesen sind, werden sie nur aus der synchronisierten Abteilung entfernt. Sie bleiben im Workspace aktiv und behalten ihre übrigen Abteilungszuweisungen.
  • Benutzer ohne weitere Abteilungszuweisungen: Wenn Benutzer aus einer synchronisierten Entra ID-Gruppe entfernt werden und keine weiteren Abteilungszuweisungen mehr haben, werden sie automatisch im Workspace archiviert.
Archivierte Benutzer behalten ihre Abteilungszuweisungen aus der letzten Synchronisierung bei. Die automatische Archivierung erfolgt 10 Minuten nach Gruppenaktualisierungen. Eine kurze Verzögerung bei der Archivierung kann auftreten, wenn dieselbe Person in kurzer Abfolge aus mehreren Gruppen entfernt wird. Beim ersten Entfernen wird ein Archivierungsprozess mit einer Verzögerung von 10 Minuten eingeplant. Erfolgt innerhalb dieses Zeitfensters eine weitere Entfernung, wird der ursprüngliche Prozess abgebrochen und ein neuer gestartet — der 10-Minuten-Timer beginnt erneut. Durch dieses wiederholte Abbrechen und Neustarten kann es zu einer leichten Verzögerung bei der Archivierung kommen.

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Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter synchronisieren

Ordne automatisch Microsoft-Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter in absentify zu. Dies gewährleistet, dass Leitungsrollen mit organisatorischen Änderungen konsistent bleiben.
  1. Aktiviere den Schalter Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter synchronisieren.
  2. Bearbeite die Gruppenbesitzer im Microsoft 365 Admin Center unter Gruppe > Besitzer.
  3. Synchronisiere die aktualisierte Gruppe mit der gewünschten Abteilung in absentify.
Der Gruppenbesitzer muss im Workspace vorhanden sein. Wenn ein Gruppenbesitzer in Entra ID nicht Teil des absentify Workspace ist, deaktiviert absentify automatisch die Manager-Synchronisierung für diese Gruppe und lässt das Feld für den Abteilungsmanager für manuelle Aktualisierungen editierbar. Der Admin, der die Synchronisierung konfiguriert hat (oder alle Workspace-Admins), erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über das Problem.So stellst du die automatische Manager-Synchronisierung wieder her:
  1. Korrigiere den Gruppenbesitzer in Entra ID, sodass er Mitglied des absentify Workspace ist.
  2. Gehe zu Einstellungen > Integrationen > Gruppensynchronisierung und aktiviere den Schalter Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter synchronisieren manuell wieder.

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Fehlerbehebung

Wenn die Synchronisierung von Microsoft Entra ID- oder Teams-Gruppen nicht wie erwartet funktioniert, helfen dir folgende Schritte bei der Fehleranalyse:
  • Benutzer wurde nicht erstellt oder aktualisiert: Stelle sicher, dass der Benutzer korrekt als Mitglied der ausgewählten Microsoft-Gruppe geführt wird und dass die Berechtigungen für Entra ID in absentify korrekt konfiguriert sind.
  • Abteilungen wurden nicht synchronisiert: Überprüfe, ob die richtige Abteilung in der Synchronisierungskonfiguration zugeordnet und gespeichert wurde.
  • Benutzer wurde nach Entfernung nicht archiviert: Die Archivierung kann sich verzögern, wenn Benutzer kurz hintereinander aus mehreren Gruppen entfernt werden. Warte 10–15 Minuten und prüfe erneut.
  • Benutzer kann nicht zum Workspace hinzugefügt werden: Ein Benutzer kann nur in einem absentify-Workspace existieren. Wenn der Benutzer bereits in einem anderen Workspace vorhanden ist, kann er nicht automatisch hinzugefügt werden. Im Sync-Log erscheint ein übersprungener Eintrag mit Name und E-Mail-Adresse des Benutzers, und der Admin, der die Synchronisierung konfiguriert hat, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie mehrere Workspaces innerhalb desselben Tenants verwaltet werden, sieh dir unseren Leitfaden zur Einschränkung der Erstellung mehrerer Workspaces pro Tenant an.
  • Manager-Synchronisierung wurde automatisch deaktiviert: Wenn ein Gruppenbesitzer nicht Teil des absentify Workspace ist, wird die Manager-Synchronisierung automatisch deaktiviert und das Feld für den Abteilungsmanager wird editierbar. Korrigiere den Gruppenbesitzer in Entra ID und aktiviere dann den Schalter Gruppenbesitzer als Abteilungsleiter synchronisieren in den Gruppensynchronisierungseinstellungen erneut.
  • Benutzer bleibt archiviert, obwohl er wieder in der Gruppe ist: Wenn absentify ihn nach seinem letzten Arbeitstag automatisch archiviert hat, lässt die Gruppensynchronisierung ihn archiviert. Öffne die Microsoft-Sync-Logs und suche nach Mitglied reaktivieren mit Status Übersprungen. Aktualisiere die Beschäftigungsdaten und setze Benutzerkonto Status auf Aktiv.
  • Synchronisierung funktioniert weiterhin nicht wie erwartet? Überprüfe die Microsoft-Sync-Logs, um zu sehen, ob die Synchronisierung ausgelöst wurde, erfolgreich war und ob Fehlermeldungen oder übersprungene Einträge zu Benutzer- oder Gruppenänderungen vorliegen. Die automatische Aktivierung erscheint dort als Aktivierung planen, Mitglied aktivieren oder Aktivierung abbrechen.