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Mit absentify können HR-Admins Outlook-Abwesenheitsvorlagen zentral für einzelne Benutzer und bestimmte Abwesenheitsarten verwalten. So wird eine präzise Kommunikation ermöglicht, mit optionaler, benutzerspezifischer Anpassung der automatischen Antwort während einer Abwesenheit. Vergleiche individuelle und zentrale Vorlagen in der Plan-Feature-Matrix. In Plänen unter Plus erscheint oben im Tab ein Banner. Du kannst Vorlagen bearbeiten, aber Speichern, Test-E-Mail senden und Löschen öffnen ein Upgrade-Modal. Die Outlook-Antwort bei Abwesenheit muss unter Einstellungen > Microsoft aktiviert sein. Der Benutzer braucht ein verknüpftes Microsoft-Konto, und die Postfachberechtigung muss für seinen Microsoft-Tenant verfügbar sein. Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, erklärt ein Banner in absentify, warum die Funktion für den ausgewählten Benutzer nicht verfügbar ist. Benutzer können in Deine Einstellungen > Automatische Abwesenheitsantworten weiterhin eigene Antworten setzen, unabhängig vom Plan.

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Admin-Kontrolle und Benutzerrechte

Als HR-Admin kannst du:
  • Den Inhalt der Abwesenheitsnachrichtenvorlage für jeden Benutzer und jede Abwesenheitsart vollständig verwalten.
  • Pro Abwesenheitsart festlegen, ob Benutzer ihre automatische Antwort selbst anpassen dürfen.
  • Die persönliche Nachrichtenvorlage eines Benutzers einsehen, sofern die Anpassung für die gewählte Abwesenheitsart nicht deaktiviert wurde. Weitere Infos dazu, wie Benutzer ihre Nachrichten selbst verwalten, findest du im Mitarbeiter-Guide zu automatischen Antworten.
  • Abwesenheitsnotizen für mehrere Benutzer gleichzeitig in einer Sammelbearbeitung bearbeiten. Weitere Informationen findest du im Leitfaden zur Sammelbearbeitung von Abwesenheitsnotizen.
  • Dieselben Nachrichten aus einem anderen System heraus über die REST-API verwalten.

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Outlook-Abwesenheitsvorlage eines Benutzers bearbeiten

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Zu den Benutzereinstellungen navigieren

Gehe zu Einstellungen > Benutzer und wähle anschließend den Benutzer aus, den du verwalten möchtest. Dadurch öffnet sich das Benutzerprofil, in dem du die Outlook-Abwesenheitsvorlagen konfigurieren kannst.
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Bereich für Abwesenheitsvorlagen öffnen

Öffne im Benutzerprofil den Tab OOO-Vorlagen. Dort siehst du ein Dropdown zur Auswahl einer oder mehrerer Abwesenheitsarten sowie den Editor für die Vorlagen.
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Abwesenheitsarten auswählen

Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten aus dem Dropdown aus (zum Beispiel Urlaub oder Krankmeldung).Wenn du mehrere Abwesenheitsarten auswählst, wird dieselbe Vorlage auf alle ausgewählten Abwesenheitsarten angewendet.
Wenn du unterschiedliche Vorlagen pro Abwesenheitsart verwenden möchtest, bearbeite zuerst eine Abwesenheitsart, klicke auf Speichern, entferne sie anschließend aus der Auswahl und wähle dann die nächste Abwesenheitsart aus, die du bearbeiten möchtest.
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Outlook-Synchronisierung verwalten oder Vorlagen löschen

Mit Outlook-Synchronisierung aktiv kannst du die Synchronisierung für diesen Benutzer und die ausgewählten Abwesenheitsarten pausieren oder fortsetzen. Beim Pausieren überträgt absentify keine automatischen Antworten an Outlook, die gespeicherten Nachrichten des Benutzers bleiben jedoch erhalten. Ist für eine laufende Abwesenheit bereits eine Antwort aktiv, entfernt absentify sie aus Outlook.Wenn die Synchronisierung für alle ausgewählten Abwesenheitsarten pausiert ist, wird der Editor abgedunkelt und Test-E-Mail senden sowie Speichern sind deaktiviert. Enthält die Auswahl aktive und pausierte Abwesenheitsarten, zeigt absentify einen Hinweis zur teilweise pausierten Synchronisierung an. Gespeicherte Änderungen gelten weiterhin für alle ausgewählten Abwesenheitsarten.Um die gespeicherten Nachrichten des Benutzers stattdessen dauerhaft zu entfernen, klicke auf Vorlagen löschen und bestätige den Vorgang. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Ist für diese Abwesenheitsarten bereits eine Antwort in Outlook aktiv, schaltet absentify sie ebenfalls aus.
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Anpassung durch Benutzer erlauben oder einschränken

Entscheide mit Erlaube die Anpassung der Abwesenheitsnachricht durch die Mitarbeiter, ob Benutzer ihre Abwesenheitsnotiz anpassen dürfen:
  • Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn Anpassungen erlaubt sein sollen. Sende ihnen diese Anleitung für weitere Informationen zur Einrichtung.
  • Deaktiviere die Option, um die von Admins vorgegebene Vorlage strikt zu verwenden.
Das Deaktivieren dieser Einstellung verhindert nicht, dass Benutzer ihre Abwesenheitsnotiz direkt in den Outlook-Einstellungen ändern.
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Nachricht mit dem Vorlagen-Editor bearbeiten

Nutze den Rich-Text-Editor, um die Nachricht zu formatieren (Schriftart, Größe, Fett, Listen und Links). Werte fügst du über die Variablen unterhalb des Editors ein.Benutzer- und Abwesenheitsinformationen:
  • Vorname, Nachname, Vollständiger Name
  • Name der Abwesenheitsart
  • Startdatum, Startzeit
  • Enddatum, Endzeit
  • Datum der Rückkehr, Zeitpunkt der Rückkehr
Genehmiger-Variablen:
  • Genehmigername und E-Mail des Genehmigers setzen den ersten Genehmiger ein.
Vertreter-Variablen:Diese Platzhalter erscheinen nur, wenn jede ausgewählte Abwesenheitsart einen Vertreter verlangt oder optional zulässt. Weitere Infos findest du im Leitfaden zur Vertreter-Pflicht.
  • Name des Vertreters und E-Mail des Vertreters setzen den ersten Vertreter ein.
Wenn Outlook die Antwort sendet, nennt sie die Vertreter auf der Abwesenheitsanfrage dieses Benutzers, die noch ausstehen oder bereits genehmigt sind, in derselben Reihenfolge wie auf der Anfrage. Wird ein Vertreter ersetzt, erscheint der neue Vertreter an seiner Stelle. Archivierte Benutzer bleiben unberücksichtigt. Bleibt niemand übrig, verwendet die Antwort die Vertreter aus dem Profil des Benutzers, in der dort festgelegten Reihenfolge. Genehmiger folgen der Reihenfolge auf der Anfrage.
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Bedingte Vorlagen verwenden

Öffne Bedingte Vorlagen, um einen Block einzufügen, der nur erscheint, wenn die Daten vorhanden sind.
  • Falls Vertreter: Zeigt den Block nur, wenn mindestens ein Vertreter genannt wird.
  • Falls Genehmiger: Zeigt den Block nur, wenn mindestens ein Genehmiger genannt wird.
  • Mehrere Vertreter: Listet jeden Vertreter, in derselben Reihenfolge wie in der echten Antwort.
  • Mehrere Genehmiger: Listet jeden Genehmiger, in derselben Reihenfolge wie in der echten Antwort.
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Vorlagen für interne und externe Absender bearbeiten

Für jede Abwesenheitsart kannst du zwei Versionen der Nachricht konfigurieren:
  • Vorlage für Antworten innerhalb deiner Organisation: Wird an Kollegen innerhalb deiner Organisation gesendet.
  • Vorlage für Nachrichten außerhalb deiner Organisation: Wird an externe Absender gesendet.
    • Sobald das aktiviert ist, kannst du zusätzlich Antworten nur an Kontakte senden auswählen.
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Nachricht prüfen und testen

Klicke auf Test-E-Mail senden. absentify speichert die Vorlage und sendet die Nachricht an dein Postfach. Der Test verwendet die Vertreter und Genehmiger aus dem Profil dieses Benutzers, nicht eine bestimmte Abwesenheitsanfrage. Archivierte Benutzer bleiben unberücksichtigt. Die echte Outlook-Antwort verwendet weiterhin die Vertreter und Genehmiger auf der Abwesenheitsanfrage.
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Änderungen speichern

Klicke auf Speichern, um die aktualisierten Abwesenheitsvorlagen zu übernehmen.
Möchtest du Vorlagen für mehrere Benutzer gleichzeitig aktualisieren?
Dann sieh dir unseren Leitfaden zur zentralen Verwaltung von Abwesenheitsnotizen an.

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Wie automatische Abwesenheitsnotizen funktionieren

absentify schreibt anhand der gewählten Abwesenheitsart und Vorlage eine geplante Antwort in Outlook. Outlook sendet die Antwort dann. absentify versendet die Nachrichten nicht selbst. Wenn du eine Vorlage speicherst, während eine Abwesenheit bereits läuft, aktualisiert absentify die Outlook-Antwort entsprechend.
absentify versendet keine Abwesenheitsnotizen selbst.
Alle Antworten werden nach Anwendung der Einstellungen durch Microsoft Outlook und Azure ausgelöst und verarbeitet.

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Häufige Probleme und wie du sie beheben kannst

  • Manuelle Änderungen in Outlook
    Wenn jemand die Antwort in Outlook ändert, liest absentify diese Änderung nicht zurück. Die nächste Synchronisierung kann sie mit der absentify-Vorlage überschreiben.
  • Automatische Antwort konnte nicht gesetzt werden
    Wenn absentify die automatische Antwort nicht setzen kann, erhält der betroffene Benutzer eine E-Mail mit Anweisungen zur manuellen Einrichtung.
    Auch Administratoren werden per E-Mail über den fehlgeschlagenen Versuch benachrichtigt.
  • Abwesenheitsnotiz wird nicht versendet
    Wenn keine Abwesenheitsantworten aus dem Postfach eines Benutzers gesendet werden, der Synchronisierungs-Log aber eine erfolgreiche Konfiguration zeigt, liegt das Problem bei Microsoft Outlook, nicht bei absentify.     So kannst du vorgehen:
    1. Gehe zu Einstellungen > Microsoft > Sync-Protokolle anzeigen oder öffne die Microsoft-Sync-Logs.
    2. Suche den Log-Eintrag des Benutzers und das relevante Datum der genehmigten Abwesenheit.
    3. Wenn der Eintrag als Erfolgreich angezeigt wird, bestätigt das, dass absentify die Abwesenheitsnotiz korrekt in Outlook konfiguriert hat.
    In diesem Fall kannst du:
    • Mail-Flow-Regeln, Postfachberechtigungen oder bedingte Outlook-Einstellungen überprüfen.
    • Das Problem intern an deinen Microsoft 365-Administrator oder direkt an den Microsoft-/Azure-Support weitergeben, da es außerhalb des Einflussbereichs von absentify liegt.