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Die Funktion Automatische Abwesenheitsantworten in absentify ermöglicht es dir, deine Outlook-Abwesenheitsnotizen automatisch für geplante Abwesenheiten zu verwalten. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn die Administratoren deines Unternehmens absentify die notwendigen Microsoft-Berechtigungen für den Zugriff auf Outlook-Einstellungen erteilt haben. Du kannst sie in jedem Plan nutzen.

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So funktionieren automatische Abwesenheitsnotizen

Wenn du eine Vorlage für eine Abwesenheitsart hast und Outlook-Synchronisierung aktiv eingeschaltet ist, plant absentify deine Abwesenheitsnotiz anhand deiner Abwesenheitsdaten, deiner Arbeitszeiten und des Workspace-Zeitplans.
  • Wenn du Abwesenheiten unmittelbar vor oder nach einem bestehenden Zeitraum hinzufügst oder entfernst, aktualisiert absentify die Outlook-Antwort, damit sie den neuen Zeitraum abdeckt.
  • Wenn du eine Vorlage speicherst, während eine Abwesenheit bereits läuft, aktualisiert absentify die Outlook-Antwort entsprechend.
  • Wenn ein Administrator dein Konto archiviert, schaltet absentify deine Outlook-Antwort aus. Wird dein Konto später wieder aktiviert, kommt die Antwort für Abwesenheiten zurück, die noch laufen oder erst bevorstehen.
Wenn du die Option Automatische Abwesenheitsantworten unter Deine Einstellungen nicht siehst, oder ein Banner erklärt, was fehlt, kann dies folgende Gründe haben:
  • Dein Administrator hat die Postfachberechtigung in den Microsoft-Integrationseinstellungen von absentify noch nicht aktiviert.
  • Dein Microsoft-Konto ist nicht mit deinem absentify-Profil verknüpft.
  • Die erforderliche Outlook-Postfachberechtigung ist für deinen Microsoft-Tenant nicht verfügbar.
  • Ein Administrator hat eingeschränkt, wer Abwesenheitsnotizen bearbeiten darf.
Ein Warnhinweis mit dem Titel Outlook-Abwesenheitsnotiz nicht konfigurierbar erscheint, wenn die Berechtigung fehlt. Wenn ein Admin die Vorlage gesperrt hat, siehst du Aufmerksamkeit erforderlich. Bitte kontaktiere deinen Administrator oder leite ihm die Anleitung zur Aktivierung weiter.

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Outlook-Abwesenheitsvorlage bearbeiten

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Klicke auf Automatische Abwesenheitsantworten

Gehe zu Deine Einstellungen in absentify. Wenn aktiviert, siehst du die Option Automatische Abwesenheitsantworten im Menü.
Wenn du die Option Automatische Abwesenheitsantworten unter Deine Einstellungen nicht siehst, oder ein Banner erklärt, was fehlt, kann einer der folgenden Gründe zutreffen:
  • Die Postfachberechtigung ist nicht aktiviert.
  • Dein Microsoft-Konto ist nicht verknüpft.
  • Die erforderliche Berechtigung fehlt für deinen Tenant.
Bitte wende dich an deinen Administrator oder leite ihm die Anleitung zur Aktivierung weiter, damit das für deinen Workspace eingerichtet werden kann.
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Abwesenheitsarten auswählen

Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten aus dem Dropdown aus (zum Beispiel Urlaub oder Krankmeldung).Wenn du mehrere Abwesenheitsarten auswählst, wird dieselbe Vorlage auf alle ausgewählten Abwesenheitsarten angewendet.
Wenn du unterschiedliche Vorlagen pro Abwesenheitsart verwenden möchtest, bearbeite zuerst eine Abwesenheitsart, klicke auf Speichern, entferne sie anschließend aus der Auswahl und wähle dann die nächste Abwesenheitsart aus, die du bearbeiten möchtest.
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Outlook-Synchronisierung verwalten oder Vorlagen löschen

Mit Outlook-Synchronisierung aktiv kannst du die Synchronisierung für die ausgewählten Abwesenheitsarten pausieren oder fortsetzen, sobald eine Vorlage existiert. Beim Pausieren überträgt absentify keine automatischen Antworten an Outlook, deine gespeicherten Nachrichten bleiben jedoch erhalten. Ist für eine laufende Abwesenheit bereits eine Antwort aktiv, entfernt absentify sie aus Outlook.Wenn die Synchronisierung für alle ausgewählten Abwesenheitsarten pausiert ist, wird der Editor abgedunkelt und Test-E-Mail senden sowie Speichern sind deaktiviert. Enthält deine Auswahl aktive und pausierte Abwesenheitsarten, zeigt absentify einen Hinweis zur teilweise pausierten Synchronisierung an. Gespeicherte Änderungen gelten weiterhin für alle ausgewählten Abwesenheitsarten.Um die gespeicherten Nachrichten stattdessen dauerhaft zu entfernen, klicke auf Vorlagen löschen und bestätige den Vorgang. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Ist für diese Abwesenheitsarten bereits eine Antwort in Outlook aktiv, schaltet absentify sie ebenfalls aus.
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Nachricht mit dem Vorlagen-Editor bearbeiten

Nutze den Rich-Text-Editor, um die Nachricht zu formatieren (Schriftart, Größe, Fett, Listen und Links). Werte fügst du über die Variablen unterhalb des Editors ein.Benutzer- und Abwesenheitsinformationen:
  • Vorname, Nachname, Vollständiger Name
  • Name der Abwesenheitsart
  • Startdatum, Startzeit
  • Enddatum, Endzeit
  • Datum der Rückkehr, Zeitpunkt der Rückkehr
Genehmiger-Variablen:
  • Genehmigername und E-Mail des Genehmigers setzen den ersten Genehmiger ein.
Vertreter-Variablen:Diese Platzhalter erscheinen nur, wenn jede ausgewählte Abwesenheitsart einen Vertreter verlangt oder optional zulässt. Wenn du sie erwartest und sie fehlen, bitte deinen Administrator, die Vertreter-Einstellung für diese Abwesenheitsarten zu prüfen.
  • Name des Vertreters und E-Mail des Vertreters setzen den ersten Vertreter ein.
Wenn Outlook die Antwort sendet, nennt sie die Vertreter auf dieser Abwesenheitsanfrage, die noch ausstehen oder bereits genehmigt sind, in derselben Reihenfolge wie auf der Anfrage. Wird ein Vertreter ersetzt, erscheint der neue Vertreter an seiner Stelle. Archivierte Benutzer bleiben unberücksichtigt. Bleibt niemand übrig, verwendet die Antwort die Vertreter aus deinem Profil, in der Reihenfolge, die du festgelegt hast. Genehmiger folgen der Reihenfolge auf der Anfrage.
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Bedingte Vorlagen verwenden

Öffne Bedingte Vorlagen, um einen Block einzufügen, der nur erscheint, wenn die Daten vorhanden sind.
  • Falls Vertreter: Zeigt den Block nur, wenn mindestens ein Vertreter genannt wird.
  • Falls Genehmiger: Zeigt den Block nur, wenn mindestens ein Genehmiger genannt wird.
  • Mehrere Vertreter: Listet jeden Vertreter, in derselben Reihenfolge wie in der echten Antwort.
  • Mehrere Genehmiger: Listet jeden Genehmiger, in derselben Reihenfolge wie in der echten Antwort.
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Vorlagen für interne und externe Absender bearbeiten

Für jede Abwesenheitsart kannst du zwei Versionen der Nachricht konfigurieren:
  • Vorlage für Antworten innerhalb deiner Organisation: Wird an Kollegen innerhalb deiner Organisation gesendet.
  • Vorlage für Nachrichten außerhalb deiner Organisation: Wird an externe Absender gesendet.
    • Sobald das aktiviert ist, kannst du zusätzlich Antworten nur an Kontakte senden auswählen.
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Nachricht prüfen und testen

Klicke auf Test-E-Mail senden. absentify speichert die Vorlage und sendet die Nachricht an dein Postfach. Der Test verwendet die Vertreter und Genehmiger aus deinem Profil, nicht eine bestimmte Abwesenheitsanfrage. Archivierte Benutzer bleiben unberücksichtigt.
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Änderungen speichern

Wenn du mit der Nachricht zufrieden bist, klicke auf Speichern, um deine Einstellungen zu übernehmen.
Wenn du den absentify-Hinweis am Ende deiner automatischen Antwort entfernen möchtest, braucht dein Workspace mindestens den Essentials-Plan. Siehe Plan-Feature-Matrix. Wende dich dazu an deinen Administrator.

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Manuelles Aktualisieren von Abwesenheitsnotizen in Outlook oder Teams

Falls absentify die automatische Nachricht nicht setzen kann, kannst du die Nachricht direkt in Outlook oder Microsoft Teams manuell bearbeiten. Wenn du die Antwort in Outlook änderst, liest absentify diese Änderung nicht zurück. Die nächste Synchronisierung kann sie mit der absentify-Vorlage überschreiben.
  • In Outlook: Folge Microsofts Anleitung, um die Nachricht manuell zu setzen.
  • In Teams: Du kannst auch einen Abwesenheitsstatus einstellen, der mit Outlook synchronisiert wird. Folge dieser Anleitung für die manuelle Anpassung in Teams.
Mit automatischen Abwesenheitsnotizen stellst du sicher, dass alle, die dich während deiner Abwesenheit kontaktieren, aktuelle Informationen zu deinem Rückkehrdatum und alternativen Kontaktmöglichkeiten erhalten. Falls du weitere Unterstützung benötigst, wende dich bitte an deine HR-Abteilung oder sende ihnen den Link mit den Hinweisen zur Fehlerbehebung, den du hier findest.