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Mit der Out-of-Office-Funktion von absentify kannst du automatische Abwesenheitsnachrichten für deine Benutzer zentral verwalten und konfigurieren. Diese Funktion sorgt für eine klare und einheitliche Kommunikation, indem Vorlagen direkt in den Outlook-Einstellungen der Benutzer angewendet werden.
Hinweis: Diese Funktion ist nur im Plus-Plan verfügbar. Damit können Admins Vorlagen für Abwesenheitsnotizen zentral erstellen und für alle Benutzer verwalten. In anderen Plänen konfigurieren Benutzer ihre Abwesenheitsnachrichten selbst. Die Anleitung für Mitarbeiter findest du hier.

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Vorteile der zentralen Verwaltung

  • Einheitlichkeit: Sorgt für eine konsistente Kommunikation im gesamten Unternehmen.
  • Kontrolle: Du kannst verhindern, dass Benutzer die Vorlagen bearbeiten, für einen einheitlichen, professionellen Ton.
  • Automatisierung: Vorlagen werden automatisch während geplanter Abwesenheiten angewendet und nach dem Ende deaktiviert.
  • Personalisierung: Mit Platzhaltern passt sich die Nachricht individuell an, bleibt aber im definierten Format.
Wichtig: Wenn jemand die Antwort in Outlook ändert, liest absentify diese Änderung nicht zurück. Die nächste Synchronisierung kann sie mit der absentify-Vorlage überschreiben.

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Voraussetzungen

  1. Plus-Plan: Diese Funktion steht nur im Plus-Plan zur Verfügung.
  2. Microsoft Tenant Admin-Rechte: Für die Aktivierung benötigst du entsprechende Rechte. Lies dazu den Leitfaden zu den Out-of-Office-Berechtigungen.
  3. Postfachberechtigung eingeschaltet: Outlook Abwesenheitsnotiz muss in absentify unter Einstellungen > Microsoft eingeschaltet sein. Wenn sie nicht eingeschaltet ist, wirst du durch einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht.
absentify nutzt die Microsoft Graph API mit der Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite. Diese wird ausschließlich verwendet, um Abwesenheitsnotizen zu setzen. Andere Postfachdaten werden nicht gelesen oder gespeichert.

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Berechtigung auf Benutzerebene bei Massenbearbeitungen

Wenn du mehrere Benutzer für die Massenbearbeitung von Abwesenheitsvorlagen auswählst, prüft absentify automatisch die Berechtigung jedes einzelnen Benutzers. Ein Benutzer ist nur berechtigt, wenn:
  • Sein Microsoft-Konto mit absentify verknüpft ist.
  • Die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für seinen Microsoft-Tenant verfügbar ist.
Nicht berechtigte Benutzer werden automatisch herausgefiltert und ein Warnhinweis listet die ausgeschlossenen Benutzer mit dem jeweiligen Grund auf (zum Beispiel Kein Microsoft-Konto verknüpft oder Postfachberechtigung fehlt für Benutzer-Tenant). Wenn alle ausgewählten Benutzer nicht berechtigt sind, erklärt der Dialog, warum die Aktion nicht durchgeführt werden kann.
In Multi-Tenant-Umgebungen muss die Admin-Zustimmung für jeden Tenant einzeln erteilt werden. Wenn einige Benutzer zu einem Tenant gehören, für den die Berechtigung nicht erteilt wurde, werden diese Benutzer aus der Massenbearbeitung ausgeschlossen.

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Automatische Out-of-Office-Nachrichten einrichten

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Benutzerverwaltung öffnen

  • Melde dich bei absentify an und gehe zu Einstellungen > Benutzer.
  • Wähle die Benutzer aus, für die du Abwesenheitsvorlagen bearbeiten möchtest.
  • Klicke auf Massenbearbeitung und wähle Verwalten von automatische Abwesenheitsnotitzen.
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Abwesenheitsarten auswählen

  • Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten, für die du eine Vorlage festlegen möchtest.
    Alle ausgewählten Benutzer erhalten dieselbe Vorlage für die gewählten Abwesenheitsarten.
  • Fahre mit der Erstellung der Vorlage fort.
3

Outlook-Synchronisierung verwalten oder Vorlagen löschen

Mit Outlook-Synchronisierung aktiv kannst du die Synchronisierung für die ausgewählten Benutzer und Abwesenheitsarten pausieren oder fortsetzen. Beim Pausieren überträgt absentify keine automatischen Antworten an Outlook, die gespeicherten Nachrichten bleiben jedoch erhalten. Ist für eine laufende Abwesenheit bereits eine Antwort aktiv, entfernt absentify sie aus Outlook.Wenn die Synchronisierung für alle ausgewählten Abwesenheitsarten pausiert ist, wird der Editor abgedunkelt und Test-E-Mail senden sowie Speichern sind deaktiviert. Enthält die Auswahl aktive und pausierte Abwesenheitsarten, zeigt absentify einen Hinweis zur teilweise pausierten Synchronisierung an. Gespeicherte Änderungen gelten weiterhin für alle ausgewählten Abwesenheitsarten.Um die gespeicherten Nachrichten stattdessen dauerhaft zu entfernen, klicke auf Vorlagen löschen und bestätige den Vorgang. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Ist für diese Abwesenheitsarten bereits eine Antwort in Outlook aktiv, schaltet absentify sie ebenfalls aus.
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Nachricht mit dem Vorlagen-Editor bearbeiten

Nutze den Rich-Text-Editor, um die Nachricht zu formatieren (Schriftart, Größe, Fett, Listen und Links). Werte fügst du über die Variablen unterhalb des Editors ein. absentify füllt sie aus jeder Abwesenheit, sobald die Antwort aktiv ist.Benutzer- und Abwesenheitsinformationen:
  • Vorname, Nachname, Vollständiger Name
  • Name der Abwesenheitsart
  • Startdatum, Startzeit
  • Enddatum, Endzeit
  • Datum der Rückkehr, Zeitpunkt der Rückkehr
Genehmiger-Variablen:
  • Genehmigername und E-Mail des Genehmigers setzen den ersten Genehmiger ein.
Vertreter-Variablen:Diese Platzhalter erscheinen nur, wenn jede ausgewählte Abwesenheitsart einen Vertreter verlangt oder optional zulässt. Weitere Infos findest du im Leitfaden zur Vertreter-Pflicht.
  • Name des Vertreters und E-Mail des Vertreters setzen den ersten Vertreter ein.
Wenn Outlook die Antwort sendet, nennt sie die Vertreter auf der Abwesenheitsanfrage dieses Benutzers, die noch ausstehen oder bereits genehmigt sind, in derselben Reihenfolge wie auf der Anfrage. Wird ein Vertreter ersetzt, erscheint der neue Vertreter an seiner Stelle. Archivierte Benutzer bleiben unberücksichtigt. Bleibt niemand übrig, verwendet die Antwort die Vertreter aus dem Profil des Benutzers, in der dort festgelegten Reihenfolge. Genehmiger folgen der Reihenfolge auf der Anfrage. Vorlagen aus der Massenbearbeitung folgen denselben Regeln wie Vorlagen pro Benutzer.
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Bedingte Vorlagen verwenden

Öffne Bedingte Vorlagen, um einen Block einzufügen, der nur erscheint, wenn die Daten vorhanden sind.
  • Falls Vertreter: Zeigt den Block nur, wenn mindestens ein Vertreter genannt wird.
  • Falls Genehmiger: Zeigt den Block nur, wenn mindestens ein Genehmiger genannt wird.
  • Mehrere Vertreter: Listet jeden Vertreter, in derselben Reihenfolge wie in der echten Antwort.
  • Mehrere Genehmiger: Listet jeden Genehmiger, in derselben Reihenfolge wie in der echten Antwort.
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Nachricht testen und überprüfen

Klicke im Editor auf Vorschau, um das Layout zu prüfen. Klicke auf Test-E-Mail senden, um den aktuellen Entwurf an dein Postfach zu senden. Der Test verwendet die Vertreter und Genehmiger aus dem Profil eines ausgewählten Benutzers. Wenn du mehrere Benutzer ausgewählt hast, wähle diesen Benutzer unter Vorschau für:. Archivierte Benutzer bleiben unberücksichtigt. Die echte Outlook-Antwort verwendet weiterhin die Vertreter und Genehmiger auf jeder Abwesenheitsanfrage.
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Externe Antworten konfigurieren

  • Aktiviere die Option Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden, wenn externe Kontakte benachrichtigt werden sollen.
  • Aktiviere zusätzlich Antworten nur an Kontakte senden, um die Benachrichtigungen auf bekannte Kontakte zu beschränken.
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Anpassung durch Benutzer erlauben oder einschränken

  • Entscheide, ob Benutzer ihre Out-of-Office-Nachrichten selbst anpassen dürfen:
    • Aktiviere die Checkbox, wenn Anpassungen durch Benutzer erlaubt sein sollen. Sende ihnen diese Anleitung, um weitere Informationen zur Einrichtung zu erhalten.
    • Deaktiviere sie, um ausschließlich deine Vorlage zu verwenden.
Das Deaktivieren dieser Einstellung verhindert nicht, dass Benutzer ihre Abwesenheitsnotiz direkt in den Outlook-Einstellungen ändern.
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Änderungen speichern

Klicke auf Speichern, um die aktualisierten Abwesenheitsvorlagen zu übernehmen.
Möchtest du die Abwesenheitsnotiz eines einzelnen Benutzers bearbeiten oder die aktuell gesetzte Vorlage einsehen? Sieh dir unsere Anleitung zum Bearbeiten einzelner Abwesenheitsnotizen an.

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Wie automatische Abwesenheitsnotizen funktionieren

absentify schreibt anhand der gewählten Abwesenheitsart und Vorlage eine geplante Antwort in Outlook. Outlook sendet die Antwort dann. absentify versendet die Nachrichten nicht selbst. Wenn du eine Vorlage speicherst, während eine Abwesenheit bereits läuft, aktualisiert absentify die Outlook-Antwort entsprechend.
absentify versendet keine Abwesenheitsnotizen selbst.
Alle Antworten werden nach Anwendung der Einstellungen durch Microsoft Outlook und Azure ausgelöst und verarbeitet.

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Häufige Probleme und wie du sie beheben kannst

  • „Die Microsoft-Postfachberechtigungen sind nicht aktiviert. Bitte aktiviere sie in den Microsoft-Integrationseinstellungen.“ Diese Fehlermeldung erscheint, wenn die Postfachberechtigung in absentify nicht eingeschaltet ist. Gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere Outlook Abwesenheitsnotiz. Details findest du im Berechtigungsleitfaden.
  • „Wir konnten die Berechtigung für die Outlook-Abwesenheitsnotiz noch nicht überprüfen. Warte einen Moment und lade diese Seite neu, um es erneut zu versuchen. Wenn das Problem weiterhin besteht, stelle sicher, dass ein Microsoft 365-Administrator die Berechtigung erteilt hat.“ Diese Meldung erscheint, wenn du Outlook Abwesenheitsnotiz einschaltest und die Microsoft-Zustimmung noch nicht bereit ist. Warte, lade Einstellungen > Microsoft neu und versuche es erneut.
  • „Wir konnten die Aktivierung der Outlook-Abwesenheitsantworten nicht abschließen. Warte einen Moment und lade diese Seite neu, um es erneut zu versuchen.“ Diese Meldung erscheint, wenn absentify das Einschalten der Postfachberechtigung nicht abschließen kann. Warte, lade die Seite neu und versuche es erneut.
  • „Outlook-Abwesenheitsnotizen sind für [Benutzernamen] nicht verfügbar, da das Microsoft-Konto nicht verknüpft ist oder die erforderliche Outlook-Postfach-Berechtigung für den Microsoft-Tenant des Benutzers nicht vorhanden ist.“ Ein oder mehrere ausgewählte Benutzer sind nicht für automatische Abwesenheitsnotizen berechtigt. Das passiert, wenn:
    • Das Konto des Benutzers nicht mit einem Microsoft 365 / Entra ID-Konto verknüpft ist, oder
    • Die erforderliche Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für den Microsoft-Tenant des Benutzers nicht erteilt wurde.
    Der Dialog zeigt außerdem Einige Benutzer wurden automatisch herausgefiltert mit einem Grund wie Kein Microsoft-Konto verknüpft oder Postfachberechtigung fehlt für Benutzer-Tenant. Stelle sicher, dass alle betroffenen Benutzer ihre Microsoft-Konten in absentify verknüpft haben und dass der Tenant-Admin die notwendigen Berechtigungen erteilt hat.
  • Manuelle Änderungen in Outlook Wenn jemand die Antwort in Outlook ändert, liest absentify diese Änderung nicht zurück. Die nächste Synchronisierung kann sie mit der absentify-Vorlage überschreiben.
  • Automatische Antwort konnte nicht gesetzt werden Wenn absentify die automatische Antwort nicht setzen kann, erhält der betroffene Benutzer eine E-Mail mit Anweisungen zur manuellen Einrichtung. Auch Administratoren werden per E-Mail über den fehlgeschlagenen Versuch benachrichtigt.
  • Abwesenheitsnotiz wird nicht versendet
    Wenn keine Abwesenheitsantworten aus dem Postfach eines Benutzers gesendet werden, der Synchronisierungs-Log aber eine erfolgreiche Konfiguration zeigt, liegt das Problem bei Microsoft Outlook, nicht bei absentify.     So kannst du vorgehen:
    1. Gehe zu Einstellungen > Microsoft > Sync-Protokolle anzeigen oder öffne die Microsoft-Sync-Logs.
    2. Suche den Log-Eintrag des Benutzers und das relevante Datum der genehmigten Abwesenheit.
    3. Wenn der Eintrag als Erfolgreich angezeigt wird, bestätigt das, dass absentify die Abwesenheitsnotiz korrekt in Outlook konfiguriert hat.
    In diesem Fall kannst du:
    • Mail-Flow-Regeln, Postfachberechtigungen oder bedingte Outlook-Einstellungen überprüfen.
    • Das Problem intern an deinen Microsoft 365-Administrator oder direkt an den Microsoft-/Azure-Support weitergeben, da es außerhalb des Einflussbereichs von absentify liegt.