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Individuelle automatische Abwesenheitsnotizen sind in jedem Plan enthalten. Das Entfernen des absentify-Hinweises erfordert Essentials oder Plus, zentrale Vorlagen erfordern Plus. Siehe Plan-Feature-Matrix. Mit der Outlook-Abwesenheitsnotiz-Funktion von absentify werden die Abwesenheitsnotizen von Benutzern in Outlook automatisch basierend auf ihren geplanten Abwesenheiten in absentify eingerichtet. Diese Funktion spart Zeit, standardisiert die Kommunikation und erhöht die Effizienz in der gesamten Organisation. Um diese Funktion zu aktivieren, sind Berechtigungen für die absentify Mailbox Settings Microsoft 365 Enterprise-App (App-ID: 93de2041-932f-4c44-ad8e-dea2cf55be00) erforderlich, die die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite nutzen.

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Vorteile der Berechtigung für Abwesenheitsnotizen

Das Erteilen der Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite an die App absentify Mailbox Settings bietet bedeutende Vorteile:
  • Zeitersparnis für Benutzer: Abwesenheitsnotizen werden basierend auf Abwesenheitsarten und -daten in absentify automatisch eingerichtet, sodass Benutzer diese nicht mehr manuell erstellen oder anpassen müssen.
  • Konsistente Kommunikation: Mit dem Plus-Plan ermöglicht absentify die zentrale Verwaltung von Abwesenheitsnotizvorlagen. HR-Admins können standardisierte Vorlagen für verschiedene Abwesenheitsarten definieren, um sicherzustellen, dass alle Abwesenheitsnotizen einheitlich und professionell sind.
  • Weniger Fehler: Automatisierte Abwesenheitsnotizen reduzieren die Wahrscheinlichkeit von fehlenden oder falsch eingerichteten Nachrichten, sodass sowohl Kunden als auch Kollegen rechtzeitig korrekte Informationen über die Verfügbarkeit der Benutzer erhalten.

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Standardfunktionalität ohne Berechtigung

Wenn die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite nicht erteilt wird, steht die automatische Funktion für Abwesenheitsnotizen nicht zur Verfügung. In diesem Fall müssen Benutzer ihre Abwesenheitsnotizen manuell in Outlook einstellen, was zeitaufwändig sein kann und zu Inkonsistenzen oder fehlenden Aktualisierungen führen könnte.

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Voraussetzungen auf Benutzerebene

Auch wenn die Postfachberechtigung auf Workspace-Ebene aktiviert wurde, muss jeder einzelne Benutzer folgende Voraussetzungen erfüllen, um automatische Abwesenheitsnotizen nutzen zu können:
  • Verknüpftes Microsoft-Konto: Der Benutzer muss ein Microsoft-Konto mit seinem absentify-Profil verbunden haben.
  • Tenant-Zustimmung: Die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite muss für den Microsoft-Tenant des Benutzers erteilt worden sein (über die Admin-Zustimmung).
Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, gilt der Benutzer als nicht berechtigt und erhält eine Meldung, die erklärt, warum die Funktion nicht verfügbar ist. Bei Massenbearbeitungen werden nicht berechtigte Benutzer automatisch herausgefiltert und dem Admin wird eine Zusammenfassung angezeigt. absentify prüft diese Voraussetzungen, bevor eine Abwesenheitsnotiz erstellt, bearbeitet, getestet oder gesendet wird. Wenn sie nicht erfüllt sind, sehen Benutzer und Admins:
  • „Die Microsoft-Postfachberechtigungen sind nicht aktiviert. Bitte aktiviere sie in den Microsoft-Integrationseinstellungen.“: Die Postfachberechtigung ist in absentify unter Einstellungen > Microsoft noch nicht eingeschaltet. Schalte Outlook Abwesenheitsnotiz ein, bevor jemand Antworten verwalten kann.
  • „Outlook-Abwesenheitsnotizen sind für [Benutzernamen] nicht verfügbar, da das Microsoft-Konto nicht verknüpft ist oder die erforderliche Outlook-Postfach-Berechtigung für den Microsoft-Tenant des Benutzers nicht vorhanden ist.“: Die aufgeführten Benutzer sind nicht berechtigt, weil ihr Microsoft-Konto nicht in absentify verknüpft ist oder die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für ihren Microsoft-Tenant nicht erteilt wurde.
Wenn du Outlook Abwesenheitsnotiz einschaltest, versucht absentify außerdem erneut, Antworten zu setzen, die zuvor an der fehlenden Berechtigung gescheitert sind. Wenn dieser Schritt nicht abgeschlossen werden kann, siehst du eine dieser Meldungen:
  • „Wir konnten die Berechtigung für die Outlook-Abwesenheitsnotiz noch nicht überprüfen. Warte einen Moment und lade diese Seite neu, um es erneut zu versuchen. Wenn das Problem weiterhin besteht, stelle sicher, dass ein Microsoft 365-Administrator die Berechtigung erteilt hat.“
  • „Wir konnten die Aktivierung der Outlook-Abwesenheitsantworten nicht abschließen. Warte einen Moment und lade diese Seite neu, um es erneut zu versuchen.“
Wenn Benutzer in deiner Organisation über mehrere Microsoft-Tenants verteilt sind, muss die Admin-Zustimmung für jeden Tenant separat erteilt werden. Du kannst die Tenant-Zustimmung überprüfen, indem du prüfst, ob die Enterprise-App absentify Mailbox Settings (App-ID: 93de2041-932f-4c44-ad8e-dea2cf55be00) mit der Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite im Entra ID-Portal des jeweiligen Tenants angezeigt wird.

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So verwendet absentify die Berechtigung MailboxSettings

Um Transparenz und Vertrauen zu fördern, hier eine Übersicht, wie absentify die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite nutzt:
  • Eingeschränkter Zugriff: Die Berechtigung wird ausschließlich verwendet, um basierend auf geplanten Abwesenheiten in absentify Abwesenheitsnotizen in Outlook zu erstellen, zu aktualisieren oder zu deaktivieren. Es wird kein Zugriff auf andere E-Mail-Einstellungen oder Inhalte des Postfachs gewährt.
  • Vorlagenanpassung: absentify greift nur auf die Abwesenheitsnotiz-Einstellungen zu, die für Abwesenheiten konfiguriert sind. Andere E-Mail- oder Postfachdaten werden nicht beeinflusst.
  • Datensicherheit: Wie bei allen Microsoft-Integrationen wird der Zugriff von absentify streng verwaltet, und es werden nur die notwendigen Berechtigungen angefordert.

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Sicherheit und Datenschutz

absentify priorisiert die Datensicherheit deiner Organisation und erfüllt hohe Datenschutzstandards:
  • ISO 27001-Zertifizierung: absentify ist ISO 27001-zertifiziert und entspricht internationalen Standards für Informationssicherheitsmanagement.
  • Microsoft 365 App-Zertifizierung: Die App absentify Mailbox Settings ist Microsoft 365 App-zertifiziert und erfüllt die strengen Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft. Diese Zertifizierung bestätigt, dass die Datenverarbeitungs- und Sicherheitspraktiken von absentify den Branchenstandards entsprechen.
  • Sicheres Schlüsselmanagement: absentify verwendet sichere Schlüsselmanagementpraktiken und speichert Anwendungsschlüssel in einem Azure Key Vault, auf das nur autorisiertes Personal der absentify GmbH zugreifen kann. Unbefugter Zugriff ist ausgeschlossen.

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Automatische Abwesenheitsnotizen aktivieren

Erteile MailboxSettings.ReadWrite für die App absentify Mailbox Settings aus absentify. Öffne keine öffentliche Microsoft-Zustimmungs-URL. Gehe zu Einstellungen > Microsoft und schalte die Funktion ein. Wenn die Microsoft-Berechtigung fehlt, öffnet sich Erforderliche Berechtigungen. Wenn dir jemand einen Zustimmungslink von dieser Seite geschickt hat, öffne stattdessen diesen Link. Wenn du Tenant Administrator bist, wähle Ich bin Tenant Administrator und dann Berechtigungen jetzt gewähren. Du brauchst ein verknüpftes Microsoft-Konto. Microsoft öffnet sich, damit du die Berechtigung erteilen kannst. Wenn du kein Tenant-Administrator bist, wähle Ich bin kein Tenant-Administrator. Wähle Vorausgefüllte E-Mail öffnen oder Zustimmungslink kopieren und sende die Anfrage an dein IT-Team. Im Browser führt Berechtigungen jetzt gewähren dich zu Microsoft. Du verlässt absentify und kommst mit einem Ergebnisbanner zu Einstellungen > Microsoft zurück. Wenn Microsoft die Zustimmung bestätigt hat, die Berechtigung aber noch nicht für absentify sichtbar ist, zeigt Einstellungen > Microsoft Warten auf Microsoft… und Microsoft hat die Zustimmung bestätigt. Die Berechtigung wird normalerweise innerhalb einer Minute angezeigt; diese Seite überprüft alle paar Sekunden. Wähle Jetzt überprüfen. In Microsoft Teams oder SharePoint öffnet sich Microsoft in einem anderen Fenster. Einstellungen > Microsoft zeigt dann Warten auf Microsoft… und Erteile die Berechtigung im geöffneten Fenster und komme dann hierher zurück. Wähle Ich habe sie erteilt. Ein Banner auf Einstellungen > Microsoft zeigt das Ergebnis, wenn du aus dem Browser zurückkommst. Kopierte oder per E-Mail gesendete Links und das Fenster in Microsoft Teams oder SharePoint öffnen stattdessen eine Ergebnisseite. Diese Seite kann Berechtigung erteilt, Fast geschafft, Berechtigung wurde nicht erteilt, Falscher Microsoft 365-Mandant, Dieser Link ist nicht mehr gültig oder Etwas ist schiefgelaufen zeigen. Wenn die Funktion in absentify ausgeschaltet war, siehst du Berechtigung wurde nicht aktiviert. Wenn du Microsoft schließt, bevor die Zustimmung erteilt wurde, oder wenn die Zustimmung abgelehnt wird, ändert sich nichts. Die Erteilung dieser Berechtigung erfordert einen Microsoft 365-Administrator. Ein kopierter oder per E-Mail gesendeter Link gehört zu deinem Workspace und läuft nach 14 Tagen ab. Eine Anfrage, die du in der App startest, läuft nach 15 Minuten ab. Alte öffentliche Microsoft-Zustimmungs-URLs scheitern mit Dieser Link ist nicht mehr gültig. Starte erneut von absentify. Wenn dein Tenant die Berechtigung später widerruft, zeigt die Zeile eine Warnung und Erneut erteilen. Outlook Abwesenheitsnotiz muss unter Einstellungen > Microsoft eingeschaltet sein. Wenn du von dieser Seite gestartet hast, schaltet eine erfolgreiche Erteilung die Funktion ein. Wenn du einen kopierten Link verwendet hast, nachdem die Funktion ausgeschaltet war, muss ein absentify-Administrator sie wieder einschalten.
Die Microsoft-Berechtigung allein reicht nicht aus. Outlook Abwesenheitsnotiz muss in absentify unter Einstellungen > Microsoft eingeschaltet sein. Ohne das bleiben die Abwesenheitsnotiz-Funktionen für alle Benutzer nicht verfügbar.

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Individuelle Einrichtung durch den Benutzer

Benutzer können persönliche Abwesenheitsvorlagen für jede Abwesenheitsart einrichten:
  1. Gehe zu Deine Einstellungen > Automatische Abwesenheitsantworten.
  2. Passe die Nachrichtenvorlage für jede Abwesenheitsart individuell an.
Für weitere Informationen siehe unseren Leitfaden für Abwesenheitsnotizen.

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Zentrale Einrichtung durch den Admin (Plus-Plan)

Im Plus-Plan können HR-Admins zentral Abwesenheitsnotizvorlagen konfigurieren.
  1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer, wähle die Benutzer aus, klicke auf Massenbearbeitung und dann auf Verwalten von automatische Abwesenheitsnotitzen.
  2. Lege Nachrichtenvorlagen für die ausgewählten Benutzer und Abwesenheitsarten fest.
Erfahre mehr im Leitfaden zur Massenbearbeitung von Abwesenheitsnotizen.

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Berechtigungen widerrufen

Falls die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für die App absentify Mailbox Settings widerrufen werden soll, befolge diese Schritte:
  1. Entra ID aufrufen: Melde dich mit deinem Microsoft 365-Administratorkonto im Azure-Portal an.
  2. Zu Unternehmensanwendungen navigieren: Wähle im linken Menü Entra ID > Unternehmensanwendungen.
  3. absentify Mailbox Settings auswählen: Finde die App absentify Mailbox Settings (App-ID: 93de2041-932f-4c44-ad8e-dea2cf55be00) in der Liste der Anwendungen.
  4. Berechtigungen verwalten: Gehe im App-Übersichtsfeld zu Berechtigungen oder Berechtigungen und Einwilligung, um die gewährten Berechtigungen anzuzeigen und zu verwalten.
  5. Berechtigungen widerrufen: Wähle die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite aus und widerrufe den Zugriff, um die Möglichkeit von absentify zu entfernen, Abwesenheitsnotizen in Outlook zu verwalten.
Durch das Erteilen und, falls erforderlich, Widerrufen der Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für die App absentify Mailbox Settings behältst du die volle Kontrolle über die Abwesenheitsnotizen und stellst gleichzeitig sicher, dass die Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien deiner Organisation eingehalten werden.