Diese Funktion setzt voraus, dass die Outlook-Antwort bei Abwesenheit-Integration unter Einstellungen > Microsoft aktiviert ist und ist nur im Plus-Plan verfügbar.
Admin-Kontrolle und Benutzerrechte
Im Plus-Plan profitierst du von zentraler Steuerung mit folgenden Optionen:- Den Inhalt der Abwesenheitsnachrichtenvorlage für jeden Benutzer und jede Abwesenheitsart vollständig verwalten.
- Pro Abwesenheitsart festlegen, ob Benutzer ihre automatische Antwort selbst anpassen dürfen.
- Die persönliche Nachrichtenvorlage eines Benutzers einsehen, sofern die Anpassung für die gewählte Abwesenheitsart nicht deaktiviert wurde. Weitere Infos dazu, wie Benutzer ihre Nachrichten selbst verwalten, findest du im Mitarbeiter-Guide zu automatischen Antworten.
So bearbeitest du die Outlook-Abwesenheitsnachricht eines Benutzers
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Navigiere zu den Benutzereinstellungen
Gehe zu Einstellungen > Benutzer und wähle den gewünschten Benutzer aus. Es öffnet sich das Benutzerprofil, in dem du verschiedene Einstellungen konfigurieren kannst – darunter auch die Outlook-Abwesenheitsnachrichtenvorlagen.
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Öffne den Bereich für OOO-Vorlagen
Im Profil des Benutzers findest du den Tab OOO-Vorlagen. Dort siehst du eine Dropdown-Liste mit den verfügbaren Abwesenheitsarten.
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Wähle die Abwesenheitsart und konfiguriere die Nachricht
Wähle eine Abwesenheitsart aus dem Dropdown-Menü (z. B. Urlaub, Krankmeldung). Nun kannst du die zugehörige automatische Nachricht mit Platzhaltern wie
{firstName}, {returnDate} usw. bearbeiten.-
Allgemeine Platzhalter:
{{startDate}}: Startdatum der Abwesenheit{{startTime}}: Startzeit der Abwesenheit{{dateOfReturn}}: Datum der Rückkehr{{timeOfReturn}}: Zeitpunkt der Rückkehr{{name}}: Vollständiger Name des Mitarbeitenden{{firstName}}: Vorname des Mitarbeitenden{{lastName}}: Nachname des Mitarbeitenden
-
Platzhalter für Genehmigende:
{{approverName}}und{{approverMail}}: Zeigt den Namen und die E-Mail-Adresse des letzten Genehmigenden in der festgelegten Reihenfolge an.- Spezifische Genehmigende: Nutze Platzhalter wie
{{approverName[1]}},{{approverMail[1]}},{{approverName[2]}}, usw., um individuelle Genehmigende anzugeben. Zum Beispiel:{{approverName[1]}}und{{approverMail[1]}}zeigen die Informationen des ersten Genehmigenden.{{approverName[2]}}und{{approverMail[2]}}zeigen die Informationen des zweiten Genehmigenden usw.
Genehmiger werden in der vom Administrator festgelegten Reihenfolge angezeigt. Falls ein spezifischer Genehmigender nicht verfügbar ist, bleibt der Platzhalter leer.
- Vertreter-Platzhalter:
Diese Platzhalter sind nur verfügbar, wenn im gewählten Abwesenheitstyp die Auswahl eines Vertreters verpflichtend ist. Weitere Infos findest du im Leitfaden zur Vertreter-Pflicht.{{representativeName}}: Name des Vertreters{{representativeEmail}}: E-Mail-Adresse des Vertreters
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Anpassung durch Mitarbeitende erlauben oder einschränken
- Entscheide, ob Mitarbeitende ihre Abwesenheitsnotiz anpassen dürfen:
- Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn Anpassungen erlaubt sein sollen. Sende ihnen diese Anleitung für weitere Informationen zur Einrichtung.
- Deaktiviere die Option, um die von Admins vorgegebene Vorlage strikt zu verwenden.
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Vorlagen für interne und externe Absender bearbeiten
Für jede Abwesenheitsart kannst du zwei Versionen der automatischen Nachricht konfigurieren:
- Vorlage für interne Kontakte: Nachricht für Kollegen innerhalb deiner Organisation.
- Vorlage für externe Kontakte: Nachricht für Empfänger außerhalb deiner Organisation.
- Ob Antworten an Personen außerhalb deiner Organisation senden aktiviert oder deaktiviert ist.
- Wenn aktiviert, ob Antworten nur an Kontakte oder an alle externen Absender gesendet werden sollen.
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Änderungen speichern
Nachdem du die Nachrichtenvorlagen und Einstellungen konfiguriert hast, klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Wie automatische Abwesenheitsnotizen funktionieren
absentify ermöglicht es dir, automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook basierend auf der gewählten Abwesenheitsart und vordefinierten Vorlagen zu automatisieren.Diese Nachrichten werden nicht direkt von absentify versendet – stattdessen konfiguriert absentify die Einstellungen in Outlook über die Microsoft Graph API.
absentify versendet keine Abwesenheitsnotizen selbst.
Alle Antworten werden nach Anwendung der Einstellungen durch Microsoft Outlook und Azure ausgelöst und verarbeitet.
Alle Antworten werden nach Anwendung der Einstellungen durch Microsoft Outlook und Azure ausgelöst und verarbeitet.
Häufige Probleme und wie du sie beheben kannst
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Manuelle Änderungen in Outlook
Wenn ein Benutzer die Abwesenheitsnotiz direkt in Outlook manuell deaktiviert oder bearbeitet, kann absentify die Vorlage erst bei der nächsten genehmigten Abwesenheit erneut anwenden.
Manuelle Änderungen überschreiben die von absentify gesetzte Konfiguration. -
Automatische Antwort konnte nicht gesetzt werden
Wenn absentify die automatische Antwort nicht setzen kann, erhält der betroffene Benutzer eine E-Mail mit Anweisungen zur manuellen Einrichtung.
Auch Administratoren werden per E-Mail über den fehlgeschlagenen Versuch benachrichtigt. -
Abwesenheitsnotiz wird nicht versendet
Wenn keine Abwesenheitsantworten aus dem Postfach eines Benutzers gesendet werden, der Synchronisierungs-Log aber eine erfolgreiche Konfiguration zeigt, liegt das Problem bei Microsoft Outlook – nicht bei absentify. So kannst du vorgehen:- Gehe zu Einstellungen > Microsoft > Sync-Logs anzeigen oder öffne die Microsoft-Sync-Logs.
- Suche den Log-Eintrag des Benutzers und das relevante Datum der genehmigten Abwesenheit.
- Wenn der Eintrag als „erfolgreich“ angezeigt wird, bestätigt das, dass absentify die Abwesenheitsnotiz korrekt in Outlook konfiguriert hat.
- Mail-Flow-Regeln, Postfachberechtigungen oder bedingte Outlook-Einstellungen überprüfen.
- Das Problem intern an deinen Microsoft 365-Administrator oder direkt an den Microsoft-/Azure-Support weitergeben, da es außerhalb des Einflussbereichs von absentify liegt.