Mit absentify können HR-Admins Outlook-Abwesenheitsnachrichtenvorlagen zentral für einzelne Benutzer und bestimmte Abwesenheitsarten verwalten. So wird eine präzise Kommunikation ermöglicht – mit optionaler, benutzerspezifischer Anpassung der automatischen Antwort während einer Abwesenheit.

Diese Funktion setzt voraus, dass die Outlook-Antwort bei Abwesenheit-Integration unter Einstellungen > Microsoft aktiviert ist und ist nur im Plus-Plan verfügbar.

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So bearbeitest du die Outlook-Abwesenheitsnachricht eines Benutzers

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Navigiere zu den Benutzereinstellungen

Gehe zu Einstellungen > Benutzer und wähle den gewünschten Benutzer aus. Es öffnet sich das Benutzerprofil, in dem du verschiedene Einstellungen konfigurieren kannst – darunter auch die Outlook-Abwesenheitsnachrichtenvorlagen.

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Öffne den Bereich für OOO-Vorlagen

Im Profil des Benutzers findest du den Tab OOO-Vorlagen. Dort siehst du eine Dropdown-Liste mit den verfügbaren Abwesenheitsarten.

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Wähle die Abwesenheitsart und konfiguriere die Nachricht

Wähle eine Abwesenheitsart aus dem Dropdown-Menü (z. B. Urlaub, Krankmeldung). Nun kannst du die zugehörige automatische Nachricht mit Platzhaltern wie {firstName}, {returnDate} usw. bearbeiten.

Entscheide, ob der Benutzer die Nachricht selbst anpassen darf, indem du das Kontrollkästchen Benutzer dürfen Abwesenheitsnachricht anpassen aktivierst oder deaktivierst.

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Vorlagen für interne und externe Absender bearbeiten

Für jede Abwesenheitsart kannst du zwei Versionen der automatischen Nachricht konfigurieren:

  • Vorlage für interne Kontakte: Nachricht für Kollegen innerhalb deiner Organisation.
  • Vorlage für externe Kontakte: Nachricht für Empfänger außerhalb deiner Organisation.

Beim Bearbeiten der Vorlage für externe Kontakte kannst du zusätzlich festlegen:

  • Ob Antworten an Personen außerhalb deiner Organisation senden aktiviert oder deaktiviert ist.
  • Wenn aktiviert, ob Antworten nur an Kontakte oder an alle externen Absender gesendet werden sollen.

Diese Einstellungen sorgen für eine angemessene Kommunikation und Datenschutz beim Kontakt mit externen Empfängern.

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Änderungen speichern

Nachdem du die Nachrichtenvorlagen und Einstellungen konfiguriert hast, klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

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Admin-Kontrolle und Benutzerrechte

Als HR-Admin profitierst du von zentraler Steuerung mit folgenden Optionen:

Im Plus-Plan kannst du:

  • Den Inhalt der Abwesenheitsnachrichtenvorlage für jeden Benutzer und jede Abwesenheitsart vollständig verwalten.
  • Pro Abwesenheitsart festlegen, ob Benutzer ihre automatische Antwort selbst anpassen dürfen.
  • Die persönliche Nachrichtenvorlage eines Benutzers einsehen, sofern die Anpassung für die gewählte Abwesenheitsart nicht deaktiviert wurde. Weitere Infos dazu, wie Benutzer ihre Nachrichten selbst verwalten, findest du im Mitarbeiter-Guide zu automatischen Antworten.

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Vorteile der individuellen Steuerung

Individuelle Outlook-Abwesenheitsnachrichtenvorlagen je Benutzer und Abwesenheitsart ermöglichen eine klarere und konsistentere externe Kommunikation. So erhalten Kunden und Kollegen je nach Abwesenheitskontext (z. B. Krankmeldung vs. Urlaub) präzise Informationen. Für das Verwalten von Nachrichten im größeren Maßstab siehe den Guide zu unternehmensweiten Nachrichtenvorlagen.