Hinweis: Diese Funktion ist nur im Plus-Plan verfügbar. Damit können Admins Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten zentral erstellen und für alle Mitarbeitenden verwalten.
In anderen Plänen konfigurieren Mitarbeitende ihre Abwesenheitsnachrichten selbst. Die Anleitung für Mitarbeitende findest du hier.
Vorteile der zentralen Verwaltung
- Einheitlichkeit: Sorgt für eine konsistente Kommunikation im gesamten Unternehmen.
- Kontrolle: Du kannst verhindern, dass Mitarbeitende die Vorlagen bearbeiten – für einen einheitlichen, professionellen Ton.
- Automatisierung: Vorlagen werden automatisch bei Beginn der Abwesenheit aktiviert und nach dem Ende deaktiviert.
- Personalisierung: Mit Platzhaltern passt sich die Nachricht individuell an, bleibt aber im definierten Format.
Wichtig: absentify setzt die Out-of-Office-Nachrichten direkt in Outlook. Mitarbeitende können diese jedoch jederzeit manuell in Outlook ändern oder deaktivieren. absentify hat darauf keinen Einfluss.
Voraussetzungen
- Plus-Plan: Diese Funktion steht nur im Plus-Plan zur Verfügung.
- Microsoft Tenant Admin-Rechte: Für die Aktivierung benötigst du entsprechende Rechte. Lies dazu den Leitfaden zu den Out-of-Office-Berechtigungen.
Automatische Out-of-Office-Nachrichten einrichten
Schritt 1: Nutzerverwaltung öffnen
- Melde dich bei absentify an und gehe zu Einstellungen > Nutzer.
- Wähle die Mitarbeitenden aus, für die du Out-of-Office-Vorlagen bearbeiten möchtest.
- Klicke auf Massenbearbeitung und wähle Verwalte von automatische Abwesenheitsnotizen.
Schritt 2: Abwesenheitsarten auswählen
- Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten, für die du eine Vorlage festlegen möchtest. Alle ausgewählten Mitarbeitenden erhalten dieselbe Vorlage für die gewählten Abwesenheitsarten.
- Fahre mit der Erstellung der Vorlage fort.
Schritt 3: Vorlage erstellen
Verfasse die interne und – optional – externe Out-of-Office-Nachricht. Alle Platzhalter werden automatisch durch die entsprechenden Daten der Abwesenheit ersetzt, sobald die Nachricht aktiviert wird.-
Allgemeine Platzhalter:
{{startDate}}: Startdatum der Abwesenheit{{startTime}}: Startzeit der Abwesenheit{{dateOfReturn}}: Datum der Rückkehr{{timeOfReturn}}: Zeitpunkt der Rückkehr{{name}}: Vollständiger Name des Mitarbeitenden{{firstName}}: Vorname des Mitarbeitenden{{lastName}}: Nachname des Mitarbeitenden
-
Platzhalter für Genehmigende:
{{approverName}}und{{approverMail}}: Zeigt den Namen und die E-Mail-Adresse des letzten Genehmigenden in der festgelegten Reihenfolge an.- Spezifische Genehmigende: Nutze Platzhalter wie
{{approverName[1]}},{{approverMail[1]}},{{approverName[2]}}, usw., um individuelle Genehmigende anzugeben. Zum Beispiel:{{approverName[1]}}und{{approverMail[1]}}zeigen die Informationen des ersten Genehmigenden.{{approverName[2]}}und{{approverMail[2]}}zeigen die Informationen des zweiten Genehmigenden usw.
Genehmiger werden in der vom Administrator festgelegten Reihenfolge angezeigt. Falls ein spezifischer Genehmigender nicht verfügbar ist, bleibt der Platzhalter leer.
- Vertreter-Platzhalter:
Diese Platzhalter sind nur verfügbar, wenn im gewählten Abwesenheitstyp die Auswahl eines Vertreters verpflichtend ist. Weitere Infos findest du im Leitfaden zur Vertreter-Pflicht.{{representativeName}}: Name des Vertreters{{representativeEmail}}: E-Mail-Adresse des Vertreters
Schritt 4: Nachricht testen und überprüfen
- Nutze die Vorschau, um das Ergebnis zu überprüfen.
- Klicke auf Test-E-Mail senden, um die Nachricht in deinem Posteingang zu sehen.
Schritt 5: Externe Antworten konfigurieren
- Aktiviere die Option Antworten an Personen außerhalb deiner Organisation senden, wenn externe Kontakte benachrichtigt werden sollen.
- Aktiviere zusätzlich Antworten nur an Kontakte senden, um die Benachrichtigungen auf bekannte Kontakte zu beschränken.
Schritt 6: Anpassung durch Mitarbeitende erlauben oder einschränken
- Entscheide, ob Mitarbeitende ihre Out-of-Office-Nachrichten selbst anpassen dürfen:
- Aktiviere die Checkbox, wenn Anpassungen durch Mitarbeitende erlaubt sein sollen. Sende ihnen diese Anleitung, um weitere Informationen zur Einrichtung zu erhalten.
- Deaktiviere sie, um ausschließlich deine Vorlage zu verwenden.
Das Deaktivieren dieser Einstellung verhindert nicht, dass Mitarbeitende ihre Abwesenheitsnotiz direkt in den Outlook-Einstellungen ändern.
Fehlerbehebung
-
Manuelle Änderungen in Outlook:
Wenn eine Mitarbeitender die Out-of-Office-Nachricht direkt in Outlook ändert oder deaktiviert, kann absentify die Vorlage erst bei der nächsten genehmigten Abwesenheit erneut setzen. Änderungen außerhalb von absentify überschreiben die automatisierte Konfiguration. -
Automatische Antwort konnte nicht gesetzt werden:
Wenn absentify die Out-of-Office-Nachricht nicht setzen kann, erhält die betroffene Person eine E-Mail mit der Aufforderung, die Nachricht manuell zu konfigurieren. Du wirst als Administrator ebenfalls über das Problem informiert. -
Out-of-Office-Nachrichten werden nicht versendet:
Wichtig: absentify versendet keine Nachrichten selbst, sondern richtet lediglich die automatische Antwort im Outlook-Konto der ausgewählten Person ein.
- Gehe zu Einstellungen > Microsoft > Sync-Protokolle anzeigen oder rufe direkt die Microsoft-Sync-Logs auf.
- Suche das Sync-Protokoll für die betreffende Person und das Datum, an dem der Abwesenheitsantrag genehmigt wurde.
- Wenn der Eintrag den Status „erfolgreich“ zeigt, hat absentify die automatische Antwort korrekt in Outlook hinterlegt.
- In diesem Fall liegt das Problem innerhalb der Outlook-Einstellungen der Person und sollte intern (z. B. an die Microsoft 365-Administration) weitergeleitet werden, da absentify keinen direkten Einfluss auf die Zustellung von Nachrichten in Outlook hat.