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Mit der Out-of-Office-Funktion von absentify kannst du automatische Abwesenheitsnachrichten für deine Mitarbeitenden zentral verwalten und konfigurieren. Diese Funktion sorgt für eine klare und einheitliche Kommunikation, indem Vorlagen direkt in den Outlook-Einstellungen der Mitarbeitenden angewendet werden.
Hinweis: Diese Funktion ist nur im Plus-Plan verfügbar. Damit können Admins Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten zentral erstellen und für alle Mitarbeitenden verwalten. In anderen Plänen konfigurieren Mitarbeitende ihre Abwesenheitsnachrichten selbst. Die Anleitung für Mitarbeitende findest du hier.

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Vorteile der zentralen Verwaltung

  • Einheitlichkeit: Sorgt für eine konsistente Kommunikation im gesamten Unternehmen.
  • Kontrolle: Du kannst verhindern, dass Mitarbeitende die Vorlagen bearbeiten – für einen einheitlichen, professionellen Ton.
  • Automatisierung: Vorlagen werden automatisch bei Beginn der Abwesenheit aktiviert und nach dem Ende deaktiviert.
  • Personalisierung: Mit Platzhaltern passt sich die Nachricht individuell an, bleibt aber im definierten Format.
Wichtig: absentify setzt die Out-of-Office-Nachrichten direkt in Outlook. Mitarbeitende können diese jedoch jederzeit manuell in Outlook ändern oder deaktivieren. absentify hat darauf keinen Einfluss.

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Voraussetzungen

  1. Plus-Plan: Diese Funktion steht nur im Plus-Plan zur Verfügung.
  2. Microsoft Tenant Admin-Rechte: Für die Aktivierung benötigst du entsprechende Rechte. Lies dazu den Leitfaden zu den Out-of-Office-Berechtigungen.
absentify nutzt die Microsoft Graph API mit der Berechtigung Mail.ReadWrite. Diese wird ausschließlich verwendet, um Out-of-Office-Nachrichten zu setzen – andere Postfachdaten werden nicht gelesen oder gespeichert.

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Automatische Out-of-Office-Nachrichten einrichten

1

Nutzerverwaltung öffnen

  • Melde dich bei absentify an und gehe zu Einstellungen > Nutzer.
  • Wähle die Mitarbeitenden aus, für die du Out-of-Office-Vorlagen bearbeiten möchtest.
  • Klicke auf Massenbearbeitung und wähle Verwalte von automatische Abwesenheitsnotizen.
2

Abwesenheitsarten auswählen

  • Wähle eine oder mehrere Abwesenheitsarten, für die du eine Vorlage festlegen möchtest.
    Alle ausgewählten Mitarbeitenden erhalten dieselbe Vorlage für die gewählten Abwesenheitsarten.
  • Fahre mit der Erstellung der Vorlage fort.
3

Vorlage erstellen

Verfasse die interne und – optional – externe Out-of-Office-Nachricht. Alle Platzhalter werden automatisch durch die entsprechenden Daten der Abwesenheit ersetzt, sobald die Nachricht aktiviert wird.
  • Allgemeine Platzhalter:
    • {{startDate}}: Startdatum der Abwesenheit
    • {{startTime}}: Startzeit der Abwesenheit
    • {{dateOfReturn}}: Datum der Rückkehr
    • {{timeOfReturn}}: Zeitpunkt der Rückkehr
    • {{name}}: Vollständiger Name des Mitarbeitenden
    • {{firstName}}: Vorname des Mitarbeitenden
    • {{lastName}}: Nachname des Mitarbeitenden
  • Platzhalter für Genehmigende:
    • {{approverName}} und {{approverMail}}: Zeigt den Namen und die E-Mail-Adresse des letzten Genehmigenden in der festgelegten Reihenfolge an.
    • Spezifische Genehmigende: Nutze Platzhalter wie {{approverName[1]}}, {{approverMail[1]}}, {{approverName[2]}}, usw., um individuelle Genehmigende anzugeben. Zum Beispiel:
      • {{approverName[1]}} und {{approverMail[1]}} zeigen die Informationen des ersten Genehmigenden.
      • {{approverName[2]}} und {{approverMail[2]}} zeigen die Informationen des zweiten Genehmigenden usw.
Genehmiger werden in der vom Administrator festgelegten Reihenfolge angezeigt. Falls ein spezifischer Genehmigender nicht verfügbar ist, bleibt der Platzhalter leer.
  • Vertreter-Platzhalter:
    Diese Platzhalter sind nur verfügbar, wenn im gewählten Abwesenheitstyp die Auswahl eines Vertreters verpflichtend ist. Weitere Infos findest du im Leitfaden zur Vertreter-Pflicht.
    • {{representativeName}}: Name des Vertreters
    • {{representativeEmail}}: E-Mail-Adresse des Vertreters
4

Nachricht testen und überprüfen

  • Nutze die Vorschau, um das Ergebnis zu überprüfen.
  • Klicke auf Test-E-Mail senden, um die Nachricht in deinem Posteingang zu sehen.
5

Externe Antworten konfigurieren

  • Aktiviere die Option Antworten an Personen außerhalb deiner Organisation senden, wenn externe Kontakte benachrichtigt werden sollen.
  • Aktiviere zusätzlich Antworten nur an Kontakte senden, um die Benachrichtigungen auf bekannte Kontakte zu beschränken.
6

Anpassung durch Mitarbeitende erlauben oder einschränken

  • Entscheide, ob Mitarbeitende ihre Out-of-Office-Nachrichten selbst anpassen dürfen:
    • Aktiviere die Checkbox, wenn Anpassungen durch Mitarbeitende erlaubt sein sollen. Sende ihnen diese Anleitung, um weitere Informationen zur Einrichtung zu erhalten.
    • Deaktiviere sie, um ausschließlich deine Vorlage zu verwenden.
Das Deaktivieren dieser Einstellung verhindert nicht, dass Mitarbeitende ihre Abwesenheitsnotiz direkt in den Outlook-Einstellungen ändern.
Möchtest du die Abwesenheitsnotiz eines einzelnen Mitarbeiters bearbeiten oder die aktuell gesetzte Vorlage einsehen?
Sieh dir unsere Anleitung zum Bearbeiten einzelner Abwesenheitsnotizen an.

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Wie automatische Abwesenheitsnotizen funktionieren

absentify ermöglicht es dir, automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook basierend auf der gewählten Abwesenheitsart und vordefinierten Vorlagen zu automatisieren.
Diese Nachrichten werden nicht direkt von absentify versendet – stattdessen konfiguriert absentify die Einstellungen in Outlook über die Microsoft Graph API.
absentify versendet keine Abwesenheitsnotizen selbst.
Alle Antworten werden nach Anwendung der Einstellungen durch Microsoft Outlook und Azure ausgelöst und verarbeitet.

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Häufige Probleme und wie du sie beheben kannst

  • Manuelle Änderungen in Outlook
    Wenn ein Benutzer die Abwesenheitsnotiz direkt in Outlook manuell deaktiviert oder bearbeitet, kann absentify die Vorlage erst bei der nächsten genehmigten Abwesenheit erneut anwenden.
    Manuelle Änderungen überschreiben die von absentify gesetzte Konfiguration.
  • Automatische Antwort konnte nicht gesetzt werden
    Wenn absentify die automatische Antwort nicht setzen kann, erhält der betroffene Benutzer eine E-Mail mit Anweisungen zur manuellen Einrichtung.
    Auch Administratoren werden per E-Mail über den fehlgeschlagenen Versuch benachrichtigt.
  • Abwesenheitsnotiz wird nicht versendet
    Wenn keine Abwesenheitsantworten aus dem Postfach eines Benutzers gesendet werden, der Synchronisierungs-Log aber eine erfolgreiche Konfiguration zeigt, liegt das Problem bei Microsoft Outlook – nicht bei absentify.     So kannst du vorgehen:
    1. Gehe zu Einstellungen > Microsoft > Sync-Logs anzeigen oder öffne die Microsoft-Sync-Logs.
    2. Suche den Log-Eintrag des Benutzers und das relevante Datum der genehmigten Abwesenheit.
    3. Wenn der Eintrag als „erfolgreich“ angezeigt wird, bestätigt das, dass absentify die Abwesenheitsnotiz korrekt in Outlook konfiguriert hat.
    In diesem Fall kannst du:
    • Mail-Flow-Regeln, Postfachberechtigungen oder bedingte Outlook-Einstellungen überprüfen.
    • Das Problem intern an deinen Microsoft 365-Administrator oder direkt an den Microsoft-/Azure-Support weitergeben, da es außerhalb des Einflussbereichs von absentify liegt.