Die Funktion Automatische Antworten in absentify ermöglicht es dir, deine Outlook-Abwesenheitsnotizen automatisch für geplante Abwesenheiten zu verwalten. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn die Administrator*innen deines Unternehmens absentify die notwendigen Microsoft-Berechtigungen für den Zugriff auf Outlook-Einstellungen erteilt haben.
Hinweis: Wenn dein Unternehmen einen Plus-Plan hat, können Administrator*innen die Abwesenheitsnotizen zentral für alle Mitarbeitenden verwalten und konfigurieren. In diesem Fall kannst du deine automatischen Abwesenheitseinstellungen nur einsehen, aber nicht bearbeiten. Zusätzlich wird in der Abwesenheitsnotiz der Hinweis “Created by absentify” nicht angezeigt.

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Zugriff auf automatische Antworten

So greifst du auf Automatische Antworten zu:
  1. Gehe zu Deine Einstellungen in absentify.
  2. Wenn aktiviert, siehst du die Option Automatische Antworten im Menü.
Wenn du die Option Abwesenheitsnotiz in deinen Einstellungen nicht siehst, wurde diese Funktion möglicherweise noch nicht für euren Workspace aktiviert. Bitte kontaktiere deine Administratorin oder leite ihr die Anleitung zur Aktivierung weiter.

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So funktionieren automatische Abwesenheitsnotizen

absentify aktiviert deine Abwesenheitsnotiz automatisch zum exakten Startzeitpunkt deiner Abwesenheit, wie in deiner Anfrage angegeben. Die Nachricht wird automatisch zum Endzeitpunkt der Abwesenheit deaktiviert.
  • Aktualisierung der Nachricht: Wenn du Abwesenheiten unmittelbar vor oder nach einem bestehenden Zeitraum hinzufügst oder entfernst, wird die Abwesenheitsnotiz entsprechend angepasst.
  • Vorlagenänderungen: Wenn du die Vorlage für automatische Antworten in Automatische Antworten änderst, während eine Abwesenheit bereits aktiv ist, wirkt sich die aktualisierte Vorlage nicht auf die aktuelle Nachricht aus. Um die neue Vorlage anzuwenden, kannst du:
    • Die Abwesenheitsanfrage stornieren und neu erstellen.
    • Alternativ die Abwesenheit verlängern, indem du eine Anfrage direkt vor oder nach dem bestehenden Zeitraum hinzufügst, um die Abwesenheitsnotiz zu aktualisieren.
    • Oder die Abwesenheitsnotiz manuell direkt in Outlook oder Teams bearbeiten.

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Vorlagen für Abwesenheitsnotizen konfigurieren

Du kannst benutzerdefinierte Vorlagen für jeden Abwesenheitstyp erstellen, sodass absentify die Nachricht automatisch für zukünftige geplante Abwesenheiten verwendet. Verfügbare Vorlagen umfassen:
  • Vorlage für interne Kontakte: Diese Nachricht wird an deine internen Kontakte gesendet.
  • Vorlage für externe Kontakte: Diese Nachricht wird an externe Kontakte gesendet.

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Platzhalter einrichten

Füge Platzhalter in deine Vorlagen ein, um deine Nachricht automatisch mit spezifischen Details zu jeder Abwesenheit zu füllen, wie Start- und Endzeiten, Informationen zu Genehmigenden und Rückkehrdatum. Verfügbare Platzhalter sind:
  • Basis-Platzhalter:
    • {{startDate}}: Startdatum deiner Abwesenheit
    • {{startTime}}: Startzeit deiner Abwesenheit
    • {{dateOfReturn}}: Datum deiner Rückkehr
    • {{timeOfReturn}}: Uhrzeit deiner Rückkehr
    • {{name}}: Dein vollständiger Name
  • Platzhalter für Genehmigende:
    • {{approverName}} und {{approverMail}}: Zeigt den Namen und die E-Mail-Adresse des letzten Genehmigenden in der festgelegten Reihenfolge an.
    • Spezifische Genehmigende: Nutze Platzhalter wie {{approverName[1]}}, {{approverMail[1]}}, {{approverName[2]}}, usw., um individuelle Genehmigende anzugeben. Zum Beispiel:
      • {{approverName[1]}} und {{approverMail[1]}} zeigen die Informationen des ersten Genehmigenden.
      • {{approverName[2]}} und {{approverMail[2]}} zeigen die Informationen des zweiten Genehmigenden usw.
    • Falls ein spezifischer Genehmigender nicht verfügbar ist, bleibt der Platzhalter leer.
Genehmigende werden in der vom Administrator festgelegten Reihenfolge aufgelistet. Wenn keine Genehmigenden-Daten vorhanden sind, bleibt der Platzhalter leer.

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Manuelles Aktualisieren von Abwesenheitsnotizen in Outlook oder Teams

Falls absentify die automatische Nachricht nicht setzen kann oder du weitere Anpassungen vornehmen möchtest, kannst du die Nachricht direkt in Outlook oder Microsoft Teams manuell bearbeiten.
  • In Outlook: Folge Microsofts Anleitung, um die Nachricht manuell zu setzen.
  • In Teams: Du kannst auch einen Abwesenheitsstatus einstellen, der mit Outlook synchronisiert wird. Folge dieser Anleitung für die manuelle Anpassung in Teams.

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Testen und Speichern deiner Vorlage

  1. Nachdem du deine Vorlage konfiguriert hast, klicke auf Test-E-Mail senden, um das Layout deiner Abwesenheitsnotiz zu prüfen.
  2. Wenn du mit der Nachricht zufrieden bist, klicke auf Speichern, um deine Einstellungen zu übernehmen.
Mit automatischen Abwesenheitsnotizen stellst du sicher, dass alle, die dich während deiner Abwesenheit kontaktieren, aktuelle Informationen zu deinem Rückkehrdatum und alternativen Kontaktmöglichkeiten erhalten. Falls du weitere Unterstützung benötigst, wende dich bitte an deine HR-Abteilung.