Mit der Outlook-Abwesenheitsnotiz-Funktion von absentify werden die Abwesenheitsnotizen von Mitarbeitern in Outlook automatisch basierend auf ihren geplanten Abwesenheiten in absentify eingerichtet. Diese Funktion spart Zeit, standardisiert die Kommunikation und erhöht die Effizienz in der gesamten Organisation. Um diese Funktion zu aktivieren, sind Berechtigungen für die absentify Mailbox Settings Microsoft 365 Enterprise-App (App-ID: 93de2041-932f-4c44-ad8e-dea2cf55be00) erforderlich, die die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite nutzen.

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Vorteile der Berechtigung für Abwesenheitsnotizen

Das Erteilen der Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite an die App absentify Mailbox Settings bietet bedeutende Vorteile:

  • Zeitersparnis für Mitarbeiter: Abwesenheitsnotizen werden basierend auf Abwesenheitsarten und -daten in absentify automatisch eingerichtet, sodass Mitarbeiter diese nicht mehr manuell erstellen oder anpassen müssen.

  • Konsistente Kommunikation: Mit dem Plus-Plan ermöglicht absentify die zentrale Verwaltung von Abwesenheitsnotizvorlagen. HR-Admins können standardisierte Vorlagen für verschiedene Abwesenheitsarten definieren, um sicherzustellen, dass alle Abwesenheitsnotizen einheitlich und professionell sind.

  • Weniger Fehler: Automatisierte Abwesenheitsnotizen reduzieren die Wahrscheinlichkeit von fehlenden oder falsch eingerichteten Nachrichten, sodass sowohl Kunden als auch Kollegen rechtzeitig korrekte Informationen über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter erhalten.

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Standardfunktionalität ohne Berechtigung

Wenn die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite nicht erteilt wird, steht die automatische Funktion für Abwesenheitsnotizen nicht zur Verfügung. In diesem Fall müssen Mitarbeiter ihre Abwesenheitsnotizen manuell in Outlook einstellen, was zeitaufwändig sein kann und zu Inkonsistenzen oder fehlenden Aktualisierungen führen könnte.

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So verwendet absentify die Berechtigung MailboxSettings

Um Transparenz und Vertrauen zu fördern, hier eine Übersicht, wie absentify die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite nutzt:

  • Eingeschränkter Zugriff: Die Berechtigung wird ausschließlich verwendet, um basierend auf geplanten Abwesenheiten in absentify Abwesenheitsnotizen in Outlook zu erstellen, zu aktualisieren oder zu deaktivieren. Es wird kein Zugriff auf andere E-Mail-Einstellungen oder Inhalte des Postfachs gewährt.

  • Vorlagenanpassung: absentify greift nur auf die Abwesenheitsnotiz-Einstellungen zu, die für Abwesenheiten konfiguriert sind. Andere E-Mail- oder Postfachdaten werden nicht beeinflusst.

  • Datensicherheit: Wie bei allen Microsoft-Integrationen wird der Zugriff von absentify streng verwaltet, und es werden nur die notwendigen Berechtigungen angefordert.

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Sicherheit und Datenschutz

absentify priorisiert die Datensicherheit deiner Organisation und erfüllt hohe Datenschutzstandards:

  • ISO 27001-Zertifizierung: absentify ist ISO 27001-zertifiziert und entspricht internationalen Standards für Informationssicherheitsmanagement.

  • Microsoft 365 App-Zertifizierung: Die App absentify Mailbox Settings ist Microsoft 365 App-zertifiziert und erfüllt die strengen Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft. Diese Zertifizierung bestätigt, dass die Datenverarbeitungs- und Sicherheitspraktiken von absentify den Branchenstandards entsprechen.

  • Sicheres Schlüsselmanagement: absentify verwendet sichere Schlüsselmanagementpraktiken und speichert Anwendungsschlüssel in einem Azure Key Vault, auf das nur autorisiertes Personal der BrainCore Solutions GmbH zugreifen kann. Unbefugter Zugriff ist ausgeschlossen.

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Automatische Abwesenheitsnotizen aktivieren

So aktivierst du die automatischen Abwesenheitsnotizen:

  1. Berechtigungen erteilen: Beginne mit der Erteilung der erforderlichen Berechtigungen über das Microsoft 365 Admin-Portal. Nutze den folgenden Link, um den Einwilligungsprozess zu starten:
    Berechtigungen erteilen

  2. Funktion in absentify aktivieren: Gehe zu Einstellungen > Integrationen > Outlook Abwesenheitsnotiz und aktiviere die Funktion.

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Individuelle Einrichtung durch den Benutzer

Mitarbeiter können persönliche Abwesenheitsvorlagen für jede Abwesenheitsart einrichten:

  1. Gehe zu Meine Einstellungen > Automatische Antworten.
  2. Passe die Nachrichtenvorlage für jede Abwesenheitsart individuell an.

Für weitere Informationen siehe unseren Leitfaden für Abwesenheitsnotizen.

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Zentrale Einrichtung durch den Admin (Plus-Plan)

Im Plus-Plan können HR-Admins zentral Abwesenheitsnotizvorlagen für alle Mitarbeiter konfigurieren, um eine einheitliche Kommunikation innerhalb der Organisation zu gewährleisten.

  1. Gehe zu Einstellungen > Integrationen > Outlook Abwesenheitsnotiz.
  2. Definiere Nachrichtenvorlagen nach Abteilung und Abwesenheitsart, um eine standardisierte Kommunikation zu gewährleisten.

Erfahre mehr über die zentrale Konfiguration von Abwesenheitsnotizen hier.

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Berechtigungen widerrufen

Falls die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für die App absentify Mailbox Settings widerrufen werden soll, befolge diese Schritte:

  1. Azure Active Directory aufrufen: Melde dich mit deinem Microsoft 365-Administratorkonto im Azure-Portal an.

  2. Zu Unternehmensanwendungen navigieren: Wähle im linken Menü Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen.

  3. absentify Mailbox Settings auswählen: Finde die App absentify Mailbox Settings (App-ID: 93de2041-932f-4c44-ad8e-dea2cf55be00) in der Liste der Anwendungen.

  4. Berechtigungen verwalten: Gehe im App-Übersichtsfeld zu Berechtigungen oder Berechtigungen und Einwilligung, um die gewährten Berechtigungen anzuzeigen und zu verwalten.

  5. Berechtigungen widerrufen: Wähle die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite aus und widerrufe den Zugriff, um die Möglichkeit von absentify zu entfernen, Abwesenheitsnotizen in Outlook zu verwalten.

Durch das Erteilen und, falls erforderlich, Widerrufen der Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für die App absentify Mailbox Settings behältst du die volle Kontrolle über die Abwesenheitsnotizen und stellst gleichzeitig sicher, dass die Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien deiner Organisation eingehalten werden.

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