Outlook-Abwesenheitsnotizen

Mit der Outlook-Abwesenheitsnotizen-Funktion von absentify werden die Abwesenheitsnotizen der Mitarbeiter in Outlook automatisch basierend auf den in absentify geplanten Abwesenheiten gesetzt. Diese Funktion spart Zeit, standardisiert die Kommunikation und erhöht die Effizienz in der gesamten Organisation. Für die Aktivierung sind Berechtigungen für die Microsoft 365 Enterprise App absentify Mailbox Settings (App-ID: 93de2041-932f-4c44-ad8e-dea2cf55be00) erforderlich, die die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite verwendet.

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Vorteile der Berechtigungen für Abwesenheitsnotizen

Die Erteilung der MailboxSettings.ReadWrite-Berechtigung an die absentify Mailbox Settings-App bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis für Mitarbeiter: Abwesenheitsnotizen werden automatisch basierend auf Abwesenheitstypen und -daten in absentify erstellt, sodass Mitarbeiter ihre Notizen nicht manuell erstellen oder anpassen müssen.
• Einheitliche Kommunikation: Im Plus-Plan ermöglicht absentify die zentrale Verwaltung von Vorlagen für Abwesenheitsnotizen. HR-Administratoren können standardisierte Vorlagen für verschiedene Abwesenheitstypen definieren, wodurch die Antworten aller Mitarbeiter einheitlich in Format und Ton bleiben – ein wichtiger Faktor für die Konsistenz in der externen Kommunikation.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Abwesenheitsnotizen minimieren das Risiko von vergessenen oder falsch eingestellten Nachrichten, sodass Kunden und Kollegen stets rechtzeitig und korrekt über die Verfügbarkeit informiert werden.

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Standardfunktionalität ohne Berechtigungen

Ohne die Erteilung der MailboxSettings.ReadWrite-Berechtigung steht die automatische Abwesenheitsnotizen-Funktion nicht zur Verfügung. In diesem Fall müssen Mitarbeiter ihre Abwesenheitsnotizen in Outlook manuell erstellen und verwalten, was zeitaufwändig ist und zu Inkonsistenzen oder vergessenen Updates führen kann.

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So verwendet absentify die MailboxSettings-Berechtigung

Zur Gewährleistung von Transparenz und Vertrauen wird die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite der absentify Mailbox Settings-App ausschließlich wie folgt genutzt:

• Eingeschränkter Zugriff: Die Berechtigung wird ausschließlich verwendet, um Abwesenheitsnotizen in Outlook basierend auf geplanten Abwesenheiten in absentify zu erstellen, zu aktualisieren oder zu deaktivieren. Es werden keine anderen E-Mail-Einstellungen oder Inhalte des Postfachs abgerufen.
• Vorlagenanpassung: absentify greift nur auf die für Abwesenheiten konfigurierten Abwesenheitsnotizen zu und interagiert nicht mit anderen E-Mails oder Postfachdaten.
• Datensicherheit: Wie bei allen Microsoft-Integrationen wird der Zugriff von absentify strikt verwaltet, und es werden nur die erforderlichen Berechtigungen angefordert.

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Sicherheit und Datenschutz

Wir legen großen Wert auf die Datensicherheit deiner Organisation und halten hohe Standards ein:

• ISO 27001-Zertifizierung: absentify ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt internationale Standards für Informationssicherheitsmanagement.
• Microsoft 365 App-Zertifizierung: Die absentify Mailbox Settings-App ist Microsoft 365-zertifiziert und entspricht den strengen Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft.
• Sichere Schlüsselverwaltung: Anwendungsschlüssel werden sicher in einem Azure Key Vault gespeichert, der nur autorisiertem Personal der BrainCore Solutions GmbH (Entwickler und Eigentümer von absentify) zugänglich ist. Es gibt keine externen Kopien oder unbefugten Zugriff.

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Automatische Abwesenheitsnotizen aktivieren

So aktivierst du die automatischen Abwesenheitsnotizen:

1. Berechtigungen erteilen: Beginne mit der Erteilung der erforderlichen Berechtigungen über das Microsoft 365-Admin-Portal. Nutze den folgenden Link, um den Berechtigungsprozess zu starten:
   Berechtigungen erteilen
2. Funktion in absentify aktivieren: Gehe zu Einstellungen > Integrationen > Outlook-Abwesenheitsnotizen und aktiviere die Funktion.

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Individuelle Einrichtung für Benutzer

Mitarbeiter können persönliche Vorlagen für Abwesenheitsnotizen für jeden Abwesenheitstyp einrichten:

1. Gehe zu Meine Einstellungen > Automatische Antworten.
2. Passe die Vorlage für jeden Abwesenheitstyp an.

Weitere Anleitungen findest du in unserem Guide zur Erstellung von Abwesenheitsnotizen.

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Zentrale Einrichtung durch Admins (Plus-Plan)

Im Plus-Plan können HR-Administratoren Vorlagen für Abwesenheitsnotizen zentral für alle Mitarbeiter konfigurieren, um eine konsistente Kommunikation über Abteilungen und Teams hinweg zu gewährleisten:

1. Gehe zu Einstellungen > Integrationen > Outlook-Abwesenheitsnotizen.
2. Definiere Vorlagen nach Abteilung und Abwesenheitstyp, um eine standardisierte Kommunikation in der gesamten Organisation sicherzustellen.

Weitere Informationen zur zentralen Einrichtung findest du hier.

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Berechtigungen widerrufen

Falls du die Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für die absentify Mailbox Settings-App widerrufen möchtest, gehe wie folgt vor:

1. Zugriff auf Azure Active Directory: Melde dich im Azure-Portal mit deinem Microsoft 365-Administratorkonto an.
2. Navigiere zu Unternehmensanwendungen: Wähle im linken Menü Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen aus.
3. absentify Mailbox Settings auswählen: Suche die App absentify Mailbox Settings (App-ID: 93de2041-932f-4c44-ad8e-dea2cf55be00) in der Liste der Anwendungen und wähle sie aus.
4. Berechtigungen verwalten: Gehe zu den Einstellungen Berechtigungen oder Berechtigungen und Zustimmung, um die erteilten Berechtigungen einzusehen und zu verwalten.
5. Berechtigungen widerrufen: Wähle die MailboxSettings.ReadWrite-Berechtigung aus und widerrufe sie, um die Fähigkeit von absentify zur Verwaltung von Abwesenheitsnotizen in Outlook zu entfernen.

Das Widerrufen dieser Berechtigungen deaktiviert die automatische Abwesenheitsnotizen-Funktion. Mitarbeiter müssen ihre Abwesenheitsnotizen dann manuell verwalten.

Durch die Erteilung und, falls erforderlich, den Widerruf der Berechtigung MailboxSettings.ReadWrite für die absentify Mailbox Settings-App behältst du die volle Kontrolle über den Zugriff auf Outlook-Abwesenheitsnotizen und kannst sowohl Sicherheit als auch betriebliche Flexibilität in deiner Organisation gewährleisten.

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